政府單位會議平板管理制度

政府單位會議平板管理制度第一章總則

第一條目的

為了加強政府單位會議管理，提高會議效率，確保會議決策的有效實施，根據(jù)相關法律法規(guī)，結合我單位實際，制定本制度。

第二條適用范圍

本制度適用于政府單位內(nèi)部各類會議的管理，包括但不限于：工作會議、座談會、匯報會、研討會等。

第三條會議平板管理原則

（一）統(tǒng)一管理：會議平板由單位統(tǒng)一購買、配置和管理，確保會議設備的合理使用和有效維護。

（二）規(guī)范使用：會議平板使用應遵循相關法律法規(guī)和單位規(guī)章制度，確保會議內(nèi)容的保密性和安全性。

（三）高效便捷：充分利用會議平板的便捷性，提高會議效率，減少紙質(zhì)文件的使用，實現(xiàn)綠色辦公。

（四）持續(xù)改進：根據(jù)會議需求和技術發(fā)展，不斷優(yōu)化會議平板的管理和使用，提升會議質(zhì)量。

第四條職責分工

（一）會議管理部門：負責會議平板的日常管理、維護、更新和配置。

（二）參會人員：負責妥善使用會議平板，遵守會議紀律，確保會議內(nèi)容的保密和安全。

（三）信息技術部門：負責會議平板的技術支持，包括系統(tǒng)升級、故障排除等。

第五條會議平板配置標準

會議平板的配置應滿足以下標準：

（一）性能穩(wěn)定，運行速度快，滿足會議需求。

（二）具備良好的信息安全防護措施，確保會議內(nèi)容的安全。

（三）具備便捷的會議功能，如電子簽到、會議議程推送、文件共享等。

（四）易于操作，降低參會人員的學習成本。

第六條會議平板使用培訓

單位應定期組織會議平板使用培訓，確保參會人員熟練掌握會議平板的操作方法，提高會議效率。

第七條本制度的解釋權歸政府單位所有。

第八條本制度自發(fā)布之日起實施。如有未盡事宜，可根據(jù)實際情況予以補充和修訂。

第二章會議流程

一、會議籌備

1.會議主題確定：明確會議目的、議題和預期成果，報請單位領導批準。

2.會議通知：根據(jù)會議主題和參會人員范圍，發(fā)送會議通知，包括會議時間、地點、議程等。

3.會議資料準備：整理會議相關資料，通過會議平板提前發(fā)送給參會人員，減少紙質(zhì)文件的使用。

4.會議設備檢查：提前檢查會議平板、投影儀、音響等設備，確保設備正常運行。

二、會議簽到

1.采用電子簽到方式，參會人員通過會議平板進行簽到，方便快捷。

2.簽到時，會議平板自動推送會議議程、日程安排等相關信息。

三、會議議程

1.主持人宣讀會議議程，明確會議主題、議題和預期目標。

2.按照議程安排，依次進行各項議題的討論和決策。

四、會議討論與決策

1.各議題負責人對議題進行詳細匯報，參會人員針對議題展開討論。

2.討論過程中，充分利用會議平板的實時互動功能，如投票、問卷調(diào)查等，提高決策效率。

3.會議決策結果通過會議平板記錄，由主持人總結并形成會議紀要。

五、會議總結

1.主持人對會議進行總結，梳理會議成果和待解決問題。

2.分配工作任務，明確責任人和完成時限。

六、會議紀要

1.會議紀要應在會議結束后及時整理，確保內(nèi)容準確、完整。

2.會議紀要通過會議平板發(fā)送給參會人員，由責任人簽字確認。

3.會議紀要應包括會議時間、地點、議程、討論內(nèi)容、決策結果等內(nèi)容。

七、會議后續(xù)工作

1.責任人按照會議紀要的要求，及時推進工作，確保會議決策的落實。

2.會議管理部門對會議效果進行評估，收集參會人員的意見和建議，不斷優(yōu)化會議流程。

八、會議流程的持續(xù)改進

1.定期對會議流程進行回顧和總結，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足。

2.根據(jù)實際情況和參會人員反饋，調(diào)整和優(yōu)化會議流程，提高會議效率。

第三章會議紀要的跟蹤落實

一、會議紀要的發(fā)布與通知

1.會議紀要應在會議結束后24小時內(nèi)完成整理，并由會議主持人審核確認。

2.會議紀要發(fā)布前，應通過會議平板系統(tǒng)通知所有參會人員，確保每位參會人員都能及時收到紀要內(nèi)容。

二、會議紀要的內(nèi)容要求

1.會議紀要應詳細記錄會議的時間、地點、參會人員、討論議題、決策結果等信息。

2.對于重大決策和關鍵性問題，會議紀要中應明確責任人和完成時限。

3.會議紀要應保持簡潔明了，便于理解和執(zhí)行。

三、會議紀要的簽字確認

1.責任人收到會議紀要后，應在規(guī)定時間內(nèi)進行簽字確認，表示已了解并承諾按紀要執(zhí)行。

2.會議紀要的簽字確認可通過會議平板進行電子簽名，便于存檔和管理。

四、會議決策的跟蹤落實

1.會議管理部門應建立會議決策跟蹤機制，對會議紀要中的決策事項進行定期跟蹤。

2.責任人應按照會議紀要的要求，及時推進工作，確保會議決策的落實。

3.會議管理部門可通過會議平板系統(tǒng)對責任人的執(zhí)行情況進行監(jiān)控和提醒。

五、會議決策的反饋與評估

1.責任人需在規(guī)定時限內(nèi)向會議管理部門反饋決策執(zhí)行情況。

2.會議管理部門對反饋結果進行評估，了解決策落實的進度和效果。

3.根據(jù)評估結果，對未按期完成或執(zhí)行效果不佳的事項，采取相應措施，確保會議決策的最終落實。

六、會議紀要的歸檔與查閱

1.會議紀要應按照單位檔案管理規(guī)定進行歸檔，便于日后查閱。

2.會議平板系統(tǒng)應具備會議紀要的查詢功能，方便參會人員隨時查看和回顧。

七、會議紀要的修訂與補充

1.如會議決策在執(zhí)行過程中發(fā)生變化，應及時修訂會議紀要，并通知相關責任人。

2.對于新增的任務和議題，會議紀要應進行補充記錄，確保內(nèi)容的完整性和準確性。

八、會議紀要的監(jiān)督與問責

1.單位應建立會議紀要執(zhí)行情況的監(jiān)督機制，對未按要求執(zhí)行的責任人進行問責。

2.監(jiān)督與問責結果納入個人和部門的績效考核，促使參會人員高度重視會議紀要的執(zhí)行。

第四章會議室管理規(guī)定

一、會議室預訂

1.會議室預訂采用線上預約方式，通過會議平板系統(tǒng)進行預訂。

2.預訂人需提前填寫會議主題、時間、參會人數(shù)等信息，確保會議室資源的合理分配。

3.會議室預訂成功后，系統(tǒng)自動向預訂人發(fā)送確認信息，并提供會議所需設備清單。

二、會議室布局與設備

1.會議室應根據(jù)會議類型和參會人數(shù)進行合理布局，確保舒適度和實用性。

2.會議室應配備必要的設備，如會議平板、投影儀、音響、白板等，以滿足不同會議需求。

3.定期檢查會議室設備，確保設備正常運行，提高會議效率。

三、會議室使用規(guī)范

1.參會人員應遵守會議室使用規(guī)范，按時參加會議，愛護會議室設備。

2.會議室使用過程中，禁止吸煙、喧嘩、進食等不文明行為。

3.會議結束后，預訂人應負責檢查會議室，確保設備歸位、物品整潔。

四、會議室清潔與維護

1.定期對會議室進行清潔和消毒，保持室內(nèi)環(huán)境整潔。

2.會議室設備應定期進行保養(yǎng)和維護，確保設備性能穩(wěn)定。

3.遇到設備故障，應及時報修，避免影響會議的正常進行。

五、會議室安全管理

1.會議室應采取必要的安全措施，如消防設施、緊急疏散通道等。

2.會議期間，禁止攜帶易燃、易爆、危險品進入會議室。

3.會議室鑰匙和設備應由專人負責管理，防止丟失或損壞。

六、會議室資源調(diào)配

1.會議室資源應根據(jù)實際需求進行動態(tài)調(diào)整，提高利用率。

2.對于重要會議和緊急會議，會議管理部門有權進行會議室資源的調(diào)配。

3.會議室使用情況應定期進行統(tǒng)計和分析，為會議室管理提供依據(jù)。

七、會議室管理制度的修訂與完善

1.定期收集參會人員對會議室管理的意見和建議，不斷優(yōu)化管理制度。

2.根據(jù)實際情況和單位需求，對會議室管理制度進行修訂和完善。

3.修