北京市綜合檔案館檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式

北京市綜合檔案館檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式〔北京市檔案局2007年2月2日印發(fā)，京檔發(fā)〔2007〕3號〕1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了全宗索引、文書檔案、婚姻登記檔案、招工檔案、知青檔案、房產(chǎn)檔案、照片檔案、錄音錄像檔案的目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)、使用說明與數(shù)據(jù)交換格式。本標(biāo)準(zhǔn)適用于北京市各級綜合檔案館檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建立和數(shù)據(jù)交換,專業(yè)檔案館和檔案室可參照執(zhí)行。2引用標(biāo)準(zhǔn)GB/T15418-94檔案分類標(biāo)引規(guī)那么GB/T11821-2002照片檔案管理標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)DA/T13-1994檔號編制規(guī)那么DA/T18-1999檔案著錄規(guī)那么DA/T19-1999檔案主題標(biāo)引規(guī)那么DA/T1-2000檔案工作根本術(shù)語DA/T22-2000歸檔文件整理規(guī)那么DA/T33-2005明清檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標(biāo)準(zhǔn)明清檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式3定義按照一定的次序編排而成的條目聚集,是檔案管理、檢索和報(bào)道的工具。在編制檔案目錄時(shí)，對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程。將檔案目錄信息以一定的組織方式存儲在一起的相關(guān)數(shù)據(jù)的集合。描述著錄條目中某一特定屬性的數(shù)據(jù)單元。目錄著錄工程的內(nèi)容和顯示的中文名稱。字段名稱的代碼。是指數(shù)據(jù)字段的根本屬性。本標(biāo)準(zhǔn)使用兩種字段類型：字符型和邏輯型。是指字段所包含字符的最大個(gè)數(shù)。是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)上或以磁帶、光盤等作為載體所進(jìn)行的跨平臺、跨系統(tǒng)的交換。4檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及使用說明本標(biāo)準(zhǔn)對各數(shù)據(jù)庫使用說明的解釋如有相同，不再重復(fù)。建庫時(shí)，應(yīng)包括表中所有所列字段名。全宗索引數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)全宗索引數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6全宗名稱QZMC字符型254曾用名稱CYMC字符型254起始時(shí)間QSSJ字符型8終止時(shí)間ZZSJ字符型8全宗索引使用說明.1檔案館名稱：檔案館全稱。.2全宗號：檔案館賦予立檔單位的代碼。全宗號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，缺乏位數(shù)補(bǔ)“0”。.3全宗名稱：全宗構(gòu)成者的名稱，須用全稱或通用簡稱。.4曾用名稱：全宗構(gòu)成者所有曾用名稱或通用簡稱,按時(shí)間順序著錄，曾用名稱之間用“、〞號相隔，須用全稱。.5時(shí)間：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，年代4位、月份2位、日期2位，“年〞、“月〞、“日〞省略，原文無法確定的時(shí)間補(bǔ)“0”。案卷目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)案卷目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型8案卷號AJH字符型6檔號DH字符型30檔案復(fù)制類型及編號*DAFZH字符型100案卷題名AJTM字符型254卷內(nèi)文件起始時(shí)間WQS字符型8卷內(nèi)文件終止時(shí)間WZS字符型8頁數(shù)YS字符型4保管期限BGQX字符型4開放狀態(tài)KFZT邏輯型2案卷目錄使用說明.1目錄號：全宗內(nèi)案卷目錄類別的代號。目錄號由三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，缺乏位數(shù)補(bǔ)“0”。.2案卷號：案卷目錄內(nèi)每一個(gè)案卷的代號。案卷號由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，缺乏位數(shù)補(bǔ)“0”。.3檔案復(fù)制類型及編號：與本卷檔案有密切聯(lián)系的其他載體檔案的編號，如檔案縮微號、檔案掃描號、電子文檔號等。.4案卷題名：案卷題名應(yīng)揭示案卷檔案的主要內(nèi)容。一般應(yīng)照錄原案卷題名；案卷沒有題名或題名不能揭示案卷主要內(nèi)容或過于冗長，應(yīng)重新擬寫題名或加以修改后再著錄。案卷題名是第二種語言文字的，須另著錄其漢語題名。.5卷內(nèi)文件起始、終止時(shí)間：案卷內(nèi)檔案文件的起止時(shí)間。.6頁數(shù)：案卷內(nèi)的總頁數(shù)。.7保管期限：案卷所劃定的保管期限。.8開放狀態(tài)：案卷是否開放，如“是〞或“否〞。文書檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)文書檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型8案卷〔盒〕號AJH字符型6冊號*CH字符型6頁〔件〕號YH字符型4檔案復(fù)制類型及編號*DAFZH字符型100責(zé)任者ZRZ字符型100文件題名WJTM字符型254文號WH字符型50文件形成日期XCRQ字符型8分類號*FLH字符型50主題詞*ZTC字符型200保管期限BGQX字符型4開放狀態(tài)KFZT邏輯型2密級MJ字符型4文書檔案文件使用說明.1案卷〔盒〕號：案卷目錄內(nèi)每一個(gè)案卷的代號，立卷改革后著錄案卷目錄內(nèi)一個(gè)歸檔盒的代號。案卷號〔盒號〕由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，缺乏位數(shù)補(bǔ)“0”。.2冊號：案卷目錄內(nèi)每一個(gè)案卷中多冊的代號。二位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，缺乏位數(shù)補(bǔ)“0”。.3頁〔件〕號：檔案文件的首頁號或件號。頁〔件〕號由三位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，缺乏位數(shù)補(bǔ)“0”。.4檔案復(fù)制類型及編號：與本件檔案有密切聯(lián)系的其他載體檔案的編號，如檔案縮微號、檔案掃描號等。.5責(zé)任者：團(tuán)體責(zé)任者和個(gè)人責(zé)任者全稱。.6文件題名：題名應(yīng)揭示卷內(nèi)檔案文件中心內(nèi)容。.7文號：原文件編號。.8文件形成日期：用8位阿拉伯?dāng)?shù)字著錄文件的形成日期，如19730608。.9分類號：檔案主題內(nèi)容和檔案信息分類體系中的類目代碼。.10主題詞：是用以表達(dá)主題概念的標(biāo)準(zhǔn)或非標(biāo)準(zhǔn)詞和詞組。.11保管期限：案卷所劃定的保管期限。.12開放狀態(tài)：文件是否開放，如“是〞或“否〞。.13密級：文件保密程度的等級?；橐龅怯洐n案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)婚姻登記檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型8案卷號AJH字符型6頁號YH字符型6檔案復(fù)制類型及編號*DAFZH字符型100申請人姓名XM字符型50申請人身份證號*SFZH字符型50登記日期DJRQ字符型8登記性質(zhì)DJXZ字符型4結(jié)〔離〕婚證書字號ZSZH字符型50承辦機(jī)關(guān)名稱CBJGMC字符型50保管期限BGQX字符型4婚姻登記檔案使用說明.1姓名：結(jié)婚〔離婚〕雙方當(dāng)事人姓名，著錄時(shí)將男女方姓名用空格隔開。.2申請人身份證號：結(jié)婚〔離婚〕雙方當(dāng)事人身份證件號碼，著錄時(shí)將男女方身份證號用空格隔開。.3登記日期：結(jié)婚〔離婚〕登記具體日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字著錄，如19730608。.4登記性質(zhì)：結(jié)婚、離婚或補(bǔ)證。.5結(jié)〔離〕婚證書字號：證書字號，按原文照實(shí)著錄。.6承辦機(jī)關(guān)名稱：婚姻登記的辦理機(jī)關(guān)名稱。招工檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)招工檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型8案卷號AJH字符型6頁號YH字符型6保管期限BGQX字符型4密級MJ字符型4檔案復(fù)制類型及編號*DAFZ字符型100招工單位ZGDW字符型100單位性質(zhì)*DWXZ字符型4原單位*YDW字符型100招工日期ZGRQ字符型8姓名XM字符型20性別XB字符型2開放狀態(tài)KFZT邏輯型2招工檔案使用說明.1招工單位：招工單位全稱。.2單位性質(zhì)：招工單位性質(zhì)，全民或集體。.3原單位：招工前所在單位全稱。.4招工日期：招工審批日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字著錄，如19741123。.5姓名：招工當(dāng)事人姓名，以個(gè)人為單位分別著錄。知青檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)知青下鄉(xiāng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表(表-1)字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型8案卷號AJH字符型6頁號YH字符型6保管期限BGQX字符型4密級MJ字符型4檔案復(fù)制類型及編號*DAFZ字符型100姓名XM字符型20性別XB字符型2學(xué)校XX字符型50下鄉(xiāng)時(shí)間XXSJ字符型8下鄉(xiāng)地點(diǎn)XXDD字符型100開放狀態(tài)KFZT邏輯型2知青返城檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表(表-2)字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型8案卷號AJH字符型6頁號YH字符型6保管期限BGQX字符型4密級MJ字符型4檔案復(fù)制類型及編號*DAFZ字符型100姓名XM字符型20性別XB字符型2學(xué)校XX字符型50返城時(shí)間FCSJ字符型8入戶時(shí)間RHSJ字符型8入戶地址RHDZ字符型100開放狀態(tài)KFZT邏輯型2知青檔案使用說明.1姓名：當(dāng)事人姓名，以個(gè)人為單位分別著錄。.2學(xué)校：當(dāng)事人所在學(xué)校全稱。.3下鄉(xiāng)時(shí)間：文件所記錄時(shí)間，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字著錄，如19661021。.4下鄉(xiāng)地點(diǎn)：當(dāng)事人下鄉(xiāng)具體地點(diǎn)。.5回城時(shí)間：批準(zhǔn)回城時(shí)間。.6入戶時(shí)間：戶口辦理完結(jié)時(shí)間。.7入戶地址：具體戶口所在地。房產(chǎn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)房產(chǎn)檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型4案卷號AJH字符型10頁號YH字符型6檔案復(fù)制類型及編號*DAFZ字符型100業(yè)主YZ字符型20地址DZ字符型100房產(chǎn)證號FCZH字符型20發(fā)證日期FZRQ字符型8房產(chǎn)檔案使用說明.1業(yè)主：房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)人姓名。.2地址：房屋所在詳細(xì)地址。.3房產(chǎn)證號：完整的房產(chǎn)證證號。.4發(fā)證日期：房產(chǎn)證發(fā)放日期，用8位阿拉伯?dāng)?shù)字著錄，如19551206。照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)照片檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型4冊號CH字符型6頁號YH字符型6照片號ZPH字符型6數(shù)字影像號*SZYXH字符型10底片〔翻轉(zhuǎn)片〕號*DPH字符型20參見號*CJH字符型20攝影者SYZ字符型10顏色YS字符型4來源*LY字符型40題名TM字符型160文字說明WZSM字符型254開放狀態(tài)KFZT邏輯型2照片檔案使用說明.1照片號：一組照片或單張照片的編號。.2數(shù)字影象號：數(shù)字化照片存儲編號。.3底片〔翻轉(zhuǎn)片〕號：與照片相對應(yīng)的底片或翻轉(zhuǎn)片編號。.4參見號：與本組照片有密切聯(lián)系的其他檔案的編號。.5攝影者：照片的拍攝單位和拍攝人。.6顏色：黑白或彩色。.7來源：照片的提供單位或個(gè)人。.8題名：本組照片的標(biāo)題。.9文字說明：本組照片的說明，包括事由、時(shí)間、人物、地點(diǎn)、背景等要素。錄音錄像檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)錄音錄像檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及字段表字段名稱字段名字段類型字段長度檔案館名稱DAGMC字符型20全宗號QZH字符型6目錄號MLH字符型4盤號PH字符型6文件編號*WJBH字符型4軌道號*GDH字符型10參見號*CJH字符型20載體類型ZTLX字符型4保管期限BGQX字符型4密級MJ字符型4文字說明WZSM字符型254開放狀態(tài)KFZT邏輯型2錄音錄像檔案使用說明.1盤號：同案卷號。.2文件編號：本盤錄音或錄像帶內(nèi)的假設(shè)干文件的編號。.3軌道號：指帶內(nèi)文件存儲位置。.4參見號：與本盤錄音或錄像帶有密切聯(lián)系的其他檔案的編號。.5載體類型：錄音帶、錄像帶。.6文字說明：本盤