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文檔簡(jiǎn)介
中國(guó)華電新能源發(fā)展有限公司甘肅分公司
基建工程檔案要求細(xì)則與分類(lèi)
1.總則
為了更好地貫徹執(zhí)行國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目工程檔案管理有關(guān)規(guī)定,使工程檔案管理與工程建
設(shè)實(shí)現(xiàn)同步管理,確保工程文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔,實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程高水平
達(dá)標(biāo),為今后生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理工作服務(wù),根據(jù)中國(guó)華電新能源發(fā)展有限公司甘肅分公司(以
下簡(jiǎn)稱(chēng)“華電新能源甘肅分公司”)基建工程的實(shí)際情況,特制訂本制度。
2.引用標(biāo)準(zhǔn)
2.1《中華人民共和國(guó)檔案法》及《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》
2.2《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008
2.3《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》DA/T28-2002
2.4《中國(guó)華電集團(tuán)公司風(fēng)電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》(2010年版)
2.5《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》DL/T5229-2005
2.6《風(fēng)電企業(yè)檔案分類(lèi)表6-9大類(lèi)》
3.適用范圍
本制度適用于華電新能源甘肅分公司各基建工程項(xiàng)目,各參建單位及分公司各部門(mén)。
在工程建設(shè)活動(dòng)中所形成的應(yīng)歸檔材料,均應(yīng)達(dá)到《中國(guó)華電集團(tuán)公司風(fēng)電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)
考核辦法(2010年版)》中有關(guān)“工程資料與檔案管理”考評(píng)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)與本辦法的要求。
4.組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)分工
華電新能源甘肅分公司基建工程檔案管理工作按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則,由建
設(shè)單位全面負(fù)責(zé),組織成立由監(jiān)理、施工、設(shè)計(jì)、調(diào)試、設(shè)備等單位(部門(mén))參加的工程
檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,及時(shí)研究、解決工程檔案管理中存在的問(wèn)題。
華電新能源甘肅分公司成立綜合檔案室,負(fù)責(zé)對(duì)公司各基建工程檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、
檢查和指導(dǎo),各工程項(xiàng)目公司成立項(xiàng)目檔案室,并配備兼職檔案管理人員,其他各參建單
位也應(yīng)成立相應(yīng)的工程檔案管理機(jī)構(gòu)和配備相應(yīng)的工程檔案管理人員負(fù)責(zé)工程中形成的
檔案的積累、整理工作,并按照《華電集團(tuán)公司風(fēng)電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法》(2010版)
規(guī)定的時(shí)間將項(xiàng)目有關(guān)的全部資料按時(shí)向項(xiàng)目公司檔案機(jī)構(gòu)移交歸檔。
工程檔案管理是工程建設(shè)管理的有機(jī)組成部分,各參建單位應(yīng)把工程檔案管理工作納
入工程目標(biāo)管理規(guī)劃及工作計(jì)劃,納入工程質(zhì)量保證體系,納入有關(guān)人員的職責(zé)范圍或崗
位經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。
為保證工程檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性,華電新能源甘肅分公司基建工程執(zhí)行檔
案保證金制度并在招標(biāo)文件和合同文件中明確檔案管理職責(zé),檔案保證金為合同項(xiàng)目結(jié)算
價(jià)的1%。檔案保證金的提留和支付由建設(shè)單位項(xiàng)目公司、建設(shè)管理部、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)實(shí)施。
對(duì)不按本規(guī)定移交檔案的合同項(xiàng)目,視為合同違約,不返還檔案保證金。對(duì)按規(guī)定移交檔
案的單位,檔案保證金預(yù)以返還。
5.歸檔內(nèi)容
各參建單位歸檔內(nèi)容詳細(xì)內(nèi)容見(jiàn)附件1:《風(fēng)電企業(yè)科技文件歸檔范圍與6-9大類(lèi)檔案
分類(lèi)及保管期限劃分表》
6.工程竣工檔案的編制及質(zhì)量要求
6.1總體要求
6.L1用于工程技術(shù)管理的所有文字材料、各種記錄表格、試驗(yàn)檢驗(yàn)記錄等均一律采用國(guó)
際標(biāo)準(zhǔn)A4(210mmX297mm)規(guī)格的70克以上白色書(shū)寫(xiě)紙(復(fù)印紙);圖幅大于A4的圖表
或圖紙,應(yīng)折疊成A4幅面,小于A4的須粘貼在A4復(fù)印紙上。
6.1.2紙質(zhì)歸檔材料應(yīng)設(shè)定適當(dāng)頁(yè)邊距,原則上裝訂邊25mm,其它三邊各為上25mm、右
15mm、下15mm左右。
6.1.3各類(lèi)工程施工、技術(shù)記錄等文字材料、表格及圖紙均需用激光打印機(jī)打印,用藍(lán)黑
墨水或黑色簽字筆填寫(xiě);為保證字跡的耐久性,填寫(xiě)時(shí)不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料(如紅
墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆及復(fù)寫(xiě)紙等)書(shū)寫(xiě)或繪制。
6.L4歸檔的文件材料要作到內(nèi)容準(zhǔn)確、可靠,字跡端正、圖文清晰,圖面整潔,簽字手
續(xù)完備,簽名真實(shí)、規(guī)范;技術(shù)數(shù)據(jù)如需改動(dòng),可用杠改,并由改動(dòng)人在該處蓋章確認(rèn),
不得使用修正液。
6.1.5施工技術(shù)記錄、驗(yàn)評(píng)記錄等表式要符合電力行業(yè)規(guī)定的表式要求,部分電力系統(tǒng)沒(méi)
有的表式則根據(jù)合同規(guī)定的施工和驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn),由施工單位提供其本行業(yè)的表式,經(jīng)工程監(jiān)
理審核,規(guī)范表式的格式后統(tǒng)一使用。施工總結(jié)、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等資料要求編寫(xiě)規(guī)范、內(nèi)容
齊全,要有編寫(xiě)、審核、批準(zhǔn)人員簽名,要注明編制單位和編制日期。
6.1.6工程竣工檔案必須以正本、原件移交建設(shè)單位歸檔(移交的竣工文件材料中必須有
一套是原件)。施工中形成的技術(shù)文件、施工記錄、工程簽證單、設(shè)計(jì)變更通知單、工程
聯(lián)系單、材料半成品試驗(yàn)單、質(zhì)量驗(yàn)評(píng)及簽證、試運(yùn)記錄等,由相關(guān)人員親筆簽字即作為
原件。材質(zhì)證明、外委試驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備缺陷處理單、洽商、索賠、咨詢(xún)單、材料代用單等,
均應(yīng)為原件歸檔;鋼材質(zhì)量證明單若為復(fù)印件,則需在該復(fù)印件上注明原件所在單位或部
n,并由供貨、填發(fā)單位在該件上加蓋公章,可視為原件。施工方案、聯(lián)系單中如果有附
圖的,則附圖必須為打印件,清晰、可靠。
6.1.7設(shè)備缺陷、施工缺陷、檢驗(yàn)及質(zhì)檢、監(jiān)理提出需整改問(wèn)題、工程聯(lián)系單必須閉環(huán)。
6.1.8每個(gè)單位工程中所有材料質(zhì)保書(shū)與復(fù)驗(yàn)報(bào)告應(yīng)一一對(duì)應(yīng)放置。所有記錄、驗(yàn)評(píng)表格
均要填寫(xiě)齊全,確實(shí)不需填寫(xiě)的項(xiàng)目均應(yīng)打杠或加蓋“以下空白”章。
6.1.9凡合同、協(xié)議、試運(yùn)后簽證、機(jī)組啟動(dòng)驗(yàn)收交接書(shū)、機(jī)組移交試生產(chǎn)交接書(shū)、機(jī)組
移交生產(chǎn)交接書(shū)等文件材料均應(yīng)為正本(即必須由各方代表符合規(guī)定的親筆簽名,有單位
蓋章欄目的還必須加蓋單位公章)歸檔。主送和抄送本單位的文件材料應(yīng)以紅頭文件歸檔
移交。
項(xiàng)目招投標(biāo)中形成招標(biāo)過(guò)程文件及中標(biāo)單位的投標(biāo)書(shū)30年、10年保管,未中標(biāo)的投標(biāo)書(shū)
正本作為10年保管。
6.1.11所有金屬探傷底片均應(yīng)用塑料(牛皮)袋單張?zhí)籽b,再用專(zhuān)用底片袋按系統(tǒng)分裝,
并按底片袋上要求詳細(xì)填寫(xiě)完整,編上袋號(hào)后方可移交。
6.2分類(lèi)與組卷
6.2.1工程檔案組卷要遵循科技文件材料的形成規(guī)律,保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系,
并要便于檔案保管和利用。案卷厚度一般不超過(guò)3cm為宜。同一內(nèi)容或問(wèn)題的文件材料一
卷裝不下時(shí),可按問(wèn)題細(xì)分的方法組成多卷。不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷,分類(lèi)存放。
6.2.2工程竣工檔案
6.2.2.1工程施工及調(diào)試完成后,施工單位、監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定以及建設(shè)單位的要
求編制工程竣工文件??⒐の募墒┕挝回?fù)責(zé)編制,監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。
6.2.2.2質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定表分部分項(xiàng)的排列順序應(yīng)一一對(duì)應(yīng),一個(gè)分部對(duì)應(yīng)下屬若干分項(xiàng),
每個(gè)分項(xiàng)下為若干檢驗(yàn)批,排完后再排下一個(gè)分部,與“施工質(zhì)量檢驗(yàn)與評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)”規(guī)定
的順序一一對(duì)應(yīng),同時(shí)其填寫(xiě)數(shù)據(jù)應(yīng)具體,不得出現(xiàn)“符合自檢”“符合設(shè)計(jì)”“符合要求”
等字樣,簽字不得以蓋章代替,也不得他人代簽。
6.2.2.3工程竣工檔案組卷方法依據(jù)《風(fēng)電企業(yè)檔案分類(lèi)表(6?9大類(lèi))》”的規(guī)定組卷,
工程竣工文件列入第8大類(lèi)。
6.2.3設(shè)備檔案
6.2.3.1設(shè)備生產(chǎn)廠家及安裝單位協(xié)同基建工程項(xiàng)目公司做好所有設(shè)備開(kāi)箱資料(主設(shè)備
及主要輔助設(shè)備技術(shù)文件內(nèi)容包括:設(shè)備出廠說(shuō)明書(shū)、總裝、試驗(yàn)記錄、合格證件、手冊(cè)、
圖紙等)、材質(zhì)證書(shū)、產(chǎn)品合格證、商檢記錄等文件材料的收集及歸檔。
6.2.3.2設(shè)備廠家提供的產(chǎn)品合格證、說(shuō)明書(shū)、試驗(yàn)報(bào)告、檢測(cè)報(bào)告、商檢記錄等文件材
料必須為原件,且用合格的紙張和書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)。有些尺寸過(guò)小的證件,如產(chǎn)品合格證等
應(yīng)統(tǒng)一粘貼在與說(shuō)明書(shū)紙張規(guī)格相同的紙張上。
6.2.3.3設(shè)備檔案以臺(tái)、件為組卷單位,主設(shè)備和主要輔助設(shè)備資料不得少于兩套。設(shè)備
檔案資料列入第9大類(lèi)。
6.3竣工圖的編制
6.3.1設(shè)計(jì)單位受建設(shè)單位委托負(fù)責(zé)本單位設(shè)計(jì)范圍的編制。施工、調(diào)試和建設(shè)單位應(yīng)在
施工及啟動(dòng)調(diào)試過(guò)程中及時(shí)、準(zhǔn)確地做好變更記錄,見(jiàn)表7。
6.3.2竣工圖應(yīng)按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》中竣工圖編制要
求進(jìn)行編制??⒐D應(yīng)完整、準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范、修改到位,真實(shí)反映工程竣工時(shí)的實(shí)際
情況。設(shè)計(jì)單位各專(zhuān)業(yè)工地代表應(yīng)及時(shí)做好本專(zhuān)業(yè)的設(shè)計(jì)變更記錄,收集施工、建設(shè)單位
的設(shè)計(jì)變更單,并將變更情況及時(shí)反映在設(shè)計(jì)藍(lán)圖上。在出竣工圖之前,組織各專(zhuān)業(yè)對(duì)變
更資料進(jìn)行核實(shí),以保證竣工圖的質(zhì)量。
6.3.3應(yīng)編制“竣工圖編制總說(shuō)明”,在總說(shuō)明中應(yīng)說(shuō)明竣工圖的編制原則、各專(zhuān)業(yè)的竣工
圖卷冊(cè)目錄以及編制情況。對(duì)每?jī)?cè)修改圖紙,應(yīng)編制分冊(cè)說(shuō)明,內(nèi)容包括:修改內(nèi)容、修
改原因、變更單號(hào)、提供修改資料單位等。
6.3.4沒(méi)有設(shè)計(jì)變更的施工圖用作竣工圖時(shí),編制單位應(yīng)逐張審核,確認(rèn)與現(xiàn)場(chǎng)相符后直
接在藍(lán)圖上加蓋“竣工圖”圖章;經(jīng)修改或變更的施工圖應(yīng)重新編制竣工圖,重繪圖按原
圖號(hào)編,末尾加注“竣”字,或在新圖標(biāo)內(nèi)注明“竣工圖階段”加蓋“竣工圖”圖章,因
此規(guī)定,風(fēng)力發(fā)電場(chǎng)建設(shè)以及技術(shù)改造項(xiàng)目形成的竣工圖,應(yīng)按DA/T28規(guī)定加蓋并簽署
期旦
規(guī)定
6.3.5所有竣工圖應(yīng)由編制單位逐張加蓋并簽署竣工圖章??⒐D章中的內(nèi)容填寫(xiě)齊全、
清楚,不得代簽。不管是施工圖作為竣工圖,還是新制作的竣工圖,均應(yīng)加蓋“竣工圖”
章c如果施工圖作為竣工圖的,加蓋的“竣工圖”章,設(shè)計(jì)單位與監(jiān)理單位必須簽字;重
新出“竣工圖”的,則“竣工圖”上加蓋的“竣工圖”章,設(shè)計(jì)單位可不再簽字,但監(jiān)理
單位仍要簽字??⒐D章蓋在標(biāo)題欄附近的空白處或右下角向上折疊后空白處;竣工圖章
應(yīng)使用不褪色紅印泥。
6.3.6建設(shè)單位應(yīng)負(fù)責(zé)或委托有資質(zhì)的單位編制工程總平面圖和綜合管線(xiàn)竣工圖。
6.3.7與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)更改、現(xiàn)場(chǎng)洽商和材料變更單等文件材料單獨(dú)組卷。在填寫(xiě)卷
內(nèi)文件目錄時(shí),以“圖號(hào)”作為文件編號(hào)。
6.3.8竣工圖按GB/T10609.3-1989《技術(shù)用圖復(fù)制圖的折疊方法》,手風(fēng)琴式統(tǒng)一折疊成
A4圖幅,圖標(biāo)朝外。
6.3.9國(guó)外引進(jìn)項(xiàng)目、引進(jìn)技術(shù)或由外方承包的建設(shè)項(xiàng)目,外方提供的竣工圖應(yīng)由外方簽
字確認(rèn)。
竣工圖內(nèi)容應(yīng)與施工圖設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)變更、洽商、材料變更、施工及質(zhì)檢記錄相符合。
竣工圖編制完后的審核,監(jiān)理單位應(yīng)督促和協(xié)助竣工圖編制單位檢查其竣工圖編制情況,
發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確或短缺時(shí)要及時(shí)修改和補(bǔ)充。
竣工圖電子文件應(yīng)以不可涂改式光盤(pán)為長(zhǎng)期存儲(chǔ)介質(zhì)(竣工圖電子文件的命名應(yīng)與圖紙編
號(hào)一致,以保證其唯一性)移交建設(shè)單位。
6.4聲像檔案
6.4.1照片檔案
6.4.1.1照片檔案按單位另外整理成冊(cè),照片整理、編目整理應(yīng)根據(jù)GB/T11821-2002《照
片檔案管理規(guī)范》規(guī)定;工程結(jié)束時(shí),各承包方在移交竣工資料的同時(shí),應(yīng)移交紙質(zhì)照片
和數(shù)碼照片檔案各2套。
6.4.1.2照片檔案用統(tǒng)一的照片檔案盒,應(yīng)有照片檔案編制說(shuō)明、目錄,并對(duì)每張照片進(jìn)
行標(biāo)注,標(biāo)注項(xiàng)包括題名、照片號(hào)、光盤(pán)號(hào)(底片號(hào))、參見(jiàn)號(hào)、時(shí)間、攝影者、文字說(shuō)
明等要素,按規(guī)定要求填入固定的表格,其中文字說(shuō)明應(yīng)將照片的事由、時(shí)間、人物、背
景、攝影者的信息按“六要素''要求填寫(xiě),照片統(tǒng)一為5寸彩照。
6.4.L3照片檔案內(nèi)容應(yīng)齊全,應(yīng)有開(kāi)工到結(jié)束全過(guò)程照片,并分專(zhuān)業(yè)整理,含全貌、關(guān)
鍵進(jìn)度、隱蔽工程照片等。
6.4.2錄像檔案
各承包方應(yīng)編制反映該工程的錄像資料,一式兩份,聲像檔案按磁性載體檔案管理與
保護(hù)規(guī)范整理,DA/T15-1995:<,
6.5電子檔案
6.5.1電子檔案歸檔時(shí)應(yīng)把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中,拷貝至耐久性好的載體上,一
式3套,一套封存保管,一套供查閱使用,一套異地保存。對(duì)于加密電子文件,則應(yīng)在解
密后再制作拷貝。
6.5.2國(guó)家推薦采用的載體,按優(yōu)先順序依次為:只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、磁帶、可擦寫(xiě)
光盤(pán)、硬磁盤(pán)等。不允許用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。
6.5.3存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽,標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類(lèi)別
號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等,歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。
6.5.4特殊格式的電子文件,應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。
6.5.5電子檔案整理依據(jù)電子文件歸檔與管理規(guī)范整理,GB/T11821-2002
6.6工程檔案的編號(hào)
案卷編號(hào)為:目錄號(hào)+分類(lèi)號(hào)+案卷流水號(hào),采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí),各段之間用“一”
號(hào)分隔:一級(jí)類(lèi)目。二級(jí)類(lèi)目等不同級(jí)分類(lèi)號(hào),中間直接連接不設(shè)分隔。
示例:
0000-000-000
,)?7A1*t-
二爾來(lái)日總
I-tI~~t
/-wI-tI-t
6.6.1第6大類(lèi)電力生產(chǎn)和第7大類(lèi)科學(xué)技7日凝縣;
的科研項(xiàng)目年度看應(yīng)為課題立項(xiàng)年度。
6.6.28大類(lèi)建(設(shè)項(xiàng)目和第9大類(lèi)設(shè)備儀器目錄號(hào)由工期號(hào)和機(jī)組號(hào)組成。第一位數(shù)代
表“工期”,后三位代表“機(jī)組”各期工程的機(jī)組號(hào)連續(xù)。
0000-000-000
AIAr.
Zk來(lái)旦
Lr九rI―I
6.6.2.1工程公用部分前一位表示“工期”,后丁期旦
“1000”二期公用部分為:“2000”以此類(lèi)推。
6.6.2.2機(jī)組部分前一位表示“工期”后三位表示機(jī)組號(hào)。例:一期工程1號(hào)機(jī)組為“1001”
2號(hào)機(jī)組為“1002”20號(hào)機(jī)組為“1020”,以此類(lèi)推。
6.7案卷的整理
6.7.1卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)
6.7.1.1卷內(nèi)文件均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置:?jiǎn)蚊鏁?shū)寫(xiě)文件在右下
角;雙面書(shū)寫(xiě)文件,正面在右下角,背面在左下角;圖紙的頁(yè)號(hào)編在右下角或標(biāo)題欄外右
上角;成套圖紙或印刷成冊(cè)文件,不必重新編頁(yè)號(hào);各卷之間一般不連續(xù)編頁(yè)號(hào)。
6.7.1.2為使編制標(biāo)準(zhǔn)化,竣工檔案編制時(shí)可暫以鉛筆在頁(yè)面左下角編寫(xiě),待審核通過(guò)后
在案卷裝訂前再用黑色油墨打號(hào)機(jī)打號(hào)。
6.7.2案卷封面
6.7.2.1案卷采用案卷外封面和卷內(nèi)封面兩種形式(封面樣式見(jiàn)表1)。
6?7.2.2案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示案卷文件的內(nèi)容。主要包括項(xiàng)目名稱(chēng)、代字、代號(hào)
及結(jié)構(gòu)、部件、階段的代號(hào)和名稱(chēng)等;項(xiàng)目名稱(chēng)應(yīng)與核準(zhǔn)項(xiàng)目名稱(chēng)保持一致,設(shè)計(jì)(包括
代號(hào))相符,應(yīng)由建設(shè)單位同意規(guī)定,可填寫(xiě)全稱(chēng)也可填寫(xiě)簡(jiǎn)稱(chēng)。項(xiàng)目名稱(chēng)發(fā)生變更時(shí),
應(yīng)有上級(jí)主管單位出具項(xiàng)目名稱(chēng)變更的文件。外文歸檔材料的案卷題名應(yīng)譯成中文。
6.7.2.3立卷單位,填寫(xiě)案卷整理單位的全稱(chēng)。
6.7.2.4起止日期,填寫(xiě)卷內(nèi)最早形成文件的日期與最終形成文件的日期。
6.7.2.5保管期限,填寫(xiě)規(guī)定的保管期限,同卷中存有不同保管期限者,保管期限從長(zhǎng)。
6.7.2.6密級(jí),應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保密規(guī)定劃定,同一案卷內(nèi)文件密級(jí)不同的,應(yīng)從高。
6.7.2.7檔號(hào),由項(xiàng)目代號(hào)(年度)、分類(lèi)號(hào)、案卷流水號(hào)組成。
6.7.3卷內(nèi)目錄
卷內(nèi)目錄主要包含括檔號(hào)、序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁(yè)數(shù)/頁(yè)號(hào)、
備注等內(nèi)容,每頁(yè)行數(shù)為15行(樣式見(jiàn)表2)。
6.7.3.1序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注,應(yīng)依次標(biāo)注文件在卷內(nèi)排列的順序,各案卷之
間序號(hào)不連續(xù)。
6.7.3.2文件題名,填文件標(biāo)題的全稱(chēng)。對(duì)按單位工程整理的,每份文件題名前宜填寫(xiě)單
位工程名稱(chēng);對(duì)文件標(biāo)題不明確、不準(zhǔn)確、不完整的、應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容重新擬寫(xiě)
或補(bǔ)充。
6.7.3.3文件編號(hào),應(yīng)填寫(xiě)文件的文號(hào)或編號(hào)、圖樣的圖號(hào)等。
6.7.3.4日期,應(yīng)填寫(xiě)流轉(zhuǎn)結(jié)束最終責(zé)任人(單位)簽署蓋章的日期。填寫(xiě)形成文件的年、
月、日要求是8位數(shù),如:2012.05.12
6.7.3.5頁(yè)數(shù)/頁(yè)號(hào),應(yīng)按裝訂形式分別填寫(xiě),應(yīng)填寫(xiě)每份文件起始頁(yè)號(hào),最后一個(gè)文件填
寫(xiě)起止頁(yè)號(hào);按件裝訂的,應(yīng)按件填寫(xiě)每份文件的頁(yè)數(shù)。
6.7.3.6責(zé)任者,應(yīng)填寫(xiě)文件形成的單位的全稱(chēng)或規(guī)范的簡(jiǎn)稱(chēng)。合同文件應(yīng)填寫(xiě)主要主要責(zé)
任方;報(bào)驗(yàn)文件宜填寫(xiě)報(bào)驗(yàn)責(zé)任單位。
6.7.3.6,應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況填寫(xiě)與這條目文件有關(guān)需要說(shuō)明的信息。
6.7.4卷內(nèi)備考表(樣式見(jiàn)表3)
卷內(nèi)備考表應(yīng)填寫(xiě)案卷文件的總件數(shù)和總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供利用中需要說(shuō)明
的問(wèn)題。備考表排列在卷內(nèi)文件之后,不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。立卷人和檢查人應(yīng)分別簽署姓名和時(shí)
間,
6.7.5案卷目錄編制
6.7.5.1案卷目錄應(yīng)填寫(xiě)序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、總頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。案卷目錄格式見(jiàn)附
錄表5.并進(jìn)行案卷脊背編制。
6.7.5案卷裝訂
6.7.5.1文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式,圖紙可不裝訂。單份文件裝
訂卷要按卷內(nèi)文件目錄次序排列,并在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)右上方加蓋、填寫(xiě)檔號(hào)章。整卷
裝訂卷內(nèi)不同尺寸文件要統(tǒng)一折疊成A4幅面;永久、30年保存案卷不得有金屬物(不銹
鋼釘除外),裝訂時(shí)要求裝訂邊和下邊對(duì)齊,無(wú)倒頁(yè),不漏訂。
6.7.5.2字跡不清的重要文件,應(yīng)進(jìn)行復(fù)制(打印或復(fù)?。?,并與原件一起立卷。復(fù)制件在
前、原件在后。
6.7.5.3案卷采用三孔一線(xiàn)裝訂,裝訂線(xiàn)長(zhǎng)度為18cm,裝訂結(jié)實(shí)、整齊、美觀。
6.7.5.4外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序、文號(hào)及裝訂形式。
6.7.5.5歸檔文件應(yīng)在卷內(nèi)每份文件首頁(yè)右上方加蓋填寫(xiě)檔號(hào)章,圖紙?jiān)跇?biāo)題欄上方的空
白加蓋檔號(hào)章。檔號(hào)章樣式如下:
檔號(hào)序號(hào)
101
3515
<-----------------<------------------------>
7.1歸檔移交時(shí)間:各參建單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體竣工后三個(gè)月內(nèi)將整理完畢的項(xiàng)目檔案移交
建設(shè)單位歸檔。尾工形成的檔案應(yīng)在尾工完工后及時(shí)移交。
7.2檔案移交份數(shù):施工單位編制的竣工檔案一式兩套(其中一套必須是原件)、需移交城
建檔案館的應(yīng)增加一套。需電子版兩套(包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄、工程照片電子版,竣
工資料掃描后形成的電子版文件);移交的電子版文件中所有目錄必須有一套為excel電
子表格形式;設(shè)計(jì)單位編制的竣工圖提供兩套紙質(zhì)版或按合同約定份數(shù)提供,同時(shí)提供掃
描件電子版兩套,電子文件移交套數(shù)應(yīng)按GB/T18894執(zhí)行。
7.3歸檔案卷的審查,工程檔案的移交一般通過(guò)自檢、審核、移交三個(gè)步驟。
7.3.1施工單位、監(jiān)理單位等各參建單位在項(xiàng)目竣工文件收集、編制和整理后,首先組織
本單位有關(guān)的管理人員、工程技術(shù)人員、安全質(zhì)監(jiān)人員、檔案管理人員進(jìn)行自檢,確認(rèn)歸
檔文件齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),能夠反映工程建設(shè)活動(dòng)的全過(guò)程,案卷質(zhì)量符合國(guó)家、
行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及本制度上述各條款的規(guī)定。
7.3.2竣工文件及案卷經(jīng)文件編制單位自檢合格后,填寫(xiě)《案卷質(zhì)量審核表》,再由監(jiān)理單
位對(duì)所有擬歸檔的案卷逐卷審查,審查的主要內(nèi)容:歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、
真實(shí)性、規(guī)范性,竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等是否符合國(guó)家、行業(yè)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、規(guī)
定以及各專(zhuān)業(yè)的技術(shù)要求,是否有遺留問(wèn)題等,并在《竣工檔案案卷質(zhì)量審核表》上簽署
審核意見(jiàn)(樣式見(jiàn)表4)。
7.3.3經(jīng)監(jiān)理單位審簽確認(rèn)的擬歸檔案卷,建設(shè)單位相關(guān)管理人員、各專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員審核
相應(yīng)專(zhuān)業(yè)的歸檔文件材料,確保歸檔文件材料完整性、準(zhǔn)確性??⒐D應(yīng)圖物相符,真實(shí)
反映工程竣工驗(yàn)收時(shí)的實(shí)際情況,并簽署審核意見(jiàn)。
7.3.4勘察、設(shè)計(jì)、質(zhì)監(jiān)、調(diào)試、監(jiān)理等單位的擬歸檔檔案經(jīng)自檢合格后履行前款規(guī)定。
7.3.5檔案專(zhuān)業(yè)人員對(duì)擬歸檔的案卷進(jìn)行審查,主要按國(guó)家及行業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、要求
及本細(xì)則的規(guī)定對(duì)文件質(zhì)量、歸檔范圍、案卷整理質(zhì)量、案卷封面、卷內(nèi)目錄、文件的排
列順序、裝訂質(zhì)量、字跡的書(shū)寫(xiě)材料、卷內(nèi)備考表、竣工圖章等有關(guān)檔案內(nèi)容、案卷質(zhì)量
進(jìn)行審查,并簽署審核意見(jiàn)。
736上述審查均合格的擬歸檔檔案符合向建設(shè)單位檔案室移交的條件后,檔案移交單位可
將案卷質(zhì)量審核表裝訂在每一卷相對(duì)的卷內(nèi)目錄下面,算一件,在卷內(nèi)目錄中體現(xiàn)。并編
制全引目錄,全引目錄由案卷目錄和卷內(nèi)目錄合并裝訂而成,卷內(nèi)目錄用打號(hào)機(jī)編寫(xiě)頁(yè)碼,
并將頁(yè)號(hào)填寫(xiě)在案卷目錄的確“頁(yè)號(hào)”欄。
全引目錄中案卷目錄格式如下:
案卷目錄
序號(hào)檔號(hào)案卷題名頁(yè)號(hào)保管期限備注
完成以上程序后,檔案移交單位編制《風(fēng)電項(xiàng)目檔案交接簽證》,經(jīng)移交單位、監(jiān)理單位、
建設(shè)單位三方會(huì)審后,將所有歸檔材料向建設(shè)單位檔案室移交,且填寫(xiě)的《風(fēng)電項(xiàng)目檔案
交接簽證》應(yīng)一式三份,建設(shè)、施工、監(jiān)理交接各方應(yīng)留存一份歸檔。檔案移交簽證格式
見(jiàn)表6。
檔案人員接收時(shí)既要對(duì)移交工程檔案的數(shù)量進(jìn)行認(rèn)真清點(diǎn)、核實(shí),做到帳物相符,又要對(duì)
檔案質(zhì)量進(jìn)行抽查(移交數(shù)量在100卷以?xún)?nèi)的抽查40%,數(shù)量在100卷以上的抽查30%),對(duì)
不符合要求的案卷退回整改。
8.項(xiàng)目檔案的排架與保管
8.1設(shè)置與檔案工作相適應(yīng)的庫(kù)房。檔案庫(kù)房采取有效防火、防盜、防塵、防光、防潮、
防有害生物和溫濕度控制措施,庫(kù)房環(huán)境符合JGJ25-2000《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》的要求。
8.2檔案庫(kù)房與閱覽、辦公用房分開(kāi)。
8.3檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具牢固、美觀、質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。檔案盒應(yīng)采用無(wú)
酸牛皮紙制做,外表尺寸為310mmX220mm,厚度可根據(jù)需要設(shè)為20、30、40、50、60mm。
案卷內(nèi)封面用牛皮紙軟卷皮,按華電新能源甘肅分公司要求制作。
9.4檔案部門(mén)要采取有效措施保證檔案實(shí)體和信息安全。
10.附則
10.1本制度未涉及的有關(guān)其它規(guī)定參照有關(guān)國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
10.2本制度從頒布之日起執(zhí)行。
風(fēng)電企業(yè)科技文件歸檔范圍與6-9大類(lèi)檔案分類(lèi)及保管期限劃分表
6大類(lèi)電力生產(chǎn)
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
電力
6
生產(chǎn)
綜合生產(chǎn)
60
部門(mén)
總的電力業(yè)許電監(jiān)
永電監(jiān)會(huì)
部分可證(電會(huì)、
600久令(第
力生產(chǎn))生產(chǎn)
9號(hào))
部門(mén)
生產(chǎn)生產(chǎn)準(zhǔn)備生產(chǎn)
10
準(zhǔn)備部門(mén)成立準(zhǔn)備
年
601文件部門(mén)
生產(chǎn)準(zhǔn)備
30
大綱、計(jì)
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
劃及報(bào)批
文件
生產(chǎn)人員
10
培訓(xùn)計(jì)
年
劃、教材
觀測(cè)全廠沉降相關(guān)
與監(jiān)觀測(cè)、水單
測(cè)文、氣象、位、
602環(huán)保、觀30生產(chǎn)
測(cè)(監(jiān)測(cè))部門(mén)
記錄與報(bào)
a
61生產(chǎn)
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
運(yùn)行
有
具
610綜合
電
發(fā)
運(yùn)行日10含試運(yùn)
管
理
志、交接年行和生
職
運(yùn)行能
611班記錄、產(chǎn)考核
的
記錄部
工作票、期
、
「
操作票等—
發(fā)電
612發(fā)電記錄
記錄
度
調(diào)
日
613志
運(yùn)行方案、措30
614
技術(shù)施、專(zhuān)題年
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
文件總結(jié)
設(shè)備缺陷10含試運(yùn)
設(shè)備
及處理記年行和生
615缺陷
錄產(chǎn)考核
管理
生產(chǎn)
62
技術(shù)
620綜合具有
月度運(yùn)行生產(chǎn)
技術(shù)經(jīng)濟(jì)技術(shù)
指標(biāo)10
621指標(biāo)統(tǒng)計(jì)管理
分析年
與分析報(bào)職能
2E的部
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
年度運(yùn)行門(mén)
指標(biāo)統(tǒng)計(jì)
30
與分析報(bào)
年
告、專(zhuān)題
總結(jié)
有
風(fēng)機(jī)布置具
產(chǎn)
30生
圖
術(shù)
技
運(yùn)行風(fēng)機(jī)編碼
管
理
622系統(tǒng)明細(xì)含試運(yùn)
職
10能
圖系統(tǒng)圖和生產(chǎn)
的
年部
考核期
i「
技術(shù)技術(shù)監(jiān)督10具有
623
監(jiān)督文件年生產(chǎn)
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
技術(shù)—
靠
可管理
管
性10
624
電職能
理年
的部
門(mén)
并
網(wǎng)機(jī)組并網(wǎng)電監(jiān)
安
全
運(yùn)行安全10會(huì)
性
625評(píng)
個(gè)性評(píng)價(jià)文
伊年
件
規(guī)程
行檢
運(yùn)
、
制定
規(guī)
修
程
技術(shù)
、
部門(mén)
木
技
標(biāo)
術(shù)30
626規(guī)程
不
準(zhǔn)
小年
規(guī)
則
導(dǎo)
條
、
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
例等
物資
63
管理
630綜合
備
設(shè)設(shè)備與備具有
備
及品備件米物資
備
品購(gòu)招投30管理
631
采
件標(biāo)、詢(xún)價(jià)年職能
勾
貝文件、合的部
同文件門(mén)
物資物資進(jìn)、
10
632管理入庫(kù)清
年
臺(tái)賬單、庫(kù)房
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
管理臺(tái)賬
等
技改
64與檢
修
檢修總結(jié)30
640綜合
年
有
具
設(shè)備定期30缺陷處
備
設(shè)
維護(hù)檢修理記錄
修
檢修檢
記錄、設(shè)指全年
護(hù)
641與維維
備更換零檢、班
能
護(hù)職
的
部件記部年檢、
錄、設(shè)備特檢
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
異常、缺門(mén)
陷處理記
錄
有
重大、小具
生
型技改文產(chǎn)
才
件、設(shè)備支
術(shù)
變更文件、
質(zhì)
技改等量
監(jiān)
64230督
項(xiàng)目
管
理
職
能
的
部
、
—1
69其他
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
7大類(lèi)科學(xué)技術(shù)研究
科學(xué)
7技術(shù)
科技科技
創(chuàng)新主管
70及技部門(mén)
術(shù)進(jìn)
步
700綜合
專(zhuān)利申報(bào)永專(zhuān)利
久
成果及證書(shū)局
701申報(bào)工法、成評(píng)審
30
材料果獎(jiǎng)項(xiàng)申單位
年
報(bào)及獲獎(jiǎng)
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
文件
應(yīng)
新
用
四
報(bào)
告
查
新
文
定
及
鑒
設(shè)
新
件1
10
材
新
備
、
技年
新
料
、
工
新
術(shù)
、
藝>
非立項(xiàng)科科技
一般技成果報(bào)主管
30
702科技部
年
成果等文件門(mén)、
鑒定
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
單位
科技
科研
71主管
課題
部門(mén)
電
風(fēng)
永立項(xiàng)
研
科
久(合
710題
課
作)
課題研單位
究、可研鑒
研究永
報(bào)告、課定、
準(zhǔn)備久
題方案論評(píng)獎(jiǎng)
階段
證及立項(xiàng)單位
審批文件
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
課題任務(wù)
書(shū)、與合
作方來(lái)往永
文件及會(huì)久
議紀(jì)要、
合同、協(xié)
議等
科研大
綱、設(shè)計(jì)
方案、試永
研究
驗(yàn)方案、久
階段
技術(shù)方案
等技術(shù)文
件
歸檔范圍文件
保
分(主要?dú)w來(lái)源
類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
女
臺(tái)記
原
驗(yàn)
錄
試
、
計(jì)
報(bào)
告
永
、
算
及
料
材
久
文
十
設(shè)t
紙
圖
件
、
等
重要試驗(yàn)
分析報(bào)
告、工藝永
久
文件、技
術(shù)說(shuō)明等
文件
總結(jié)科研結(jié)果永
歸檔范圍文件
保
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類(lèi)目管
類(lèi)檔文件)/歸備注
名稱(chēng)期
號(hào)檔單
限
位
鑒定申報(bào)及審久
批文件、
獲獎(jiǎng)證書(shū)
科研鑒定
報(bào)告、鑒
定會(huì)紀(jì)要
(鑒定人
員名單簽永
久
字)、鑒定
意見(jiàn)、技
術(shù)鑒定文
件(證書(shū))
等
項(xiàng)目總永
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結(jié)、論文、久
專(zhuān)注等
科
研
目
項(xiàng)
經(jīng)
決
算
永
、
報(bào)
濟(jì)
久
分
析
告
等
推廣應(yīng)用
方案、經(jīng)
應(yīng)用永
濟(jì)與社會(huì)
于推久
效益證
廣
明、轉(zhuǎn)讓
合同等
生產(chǎn)定型
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限
位
鑒定材
料、專(zhuān)題
報(bào)告及交
流材料、
用戶(hù)反饋
意見(jiàn)等
8大類(lèi)建設(shè)項(xiàng)目
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8項(xiàng)目
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限
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建設(shè)
項(xiàng)目
80立項(xiàng)
文件
項(xiàng)目
800
核準(zhǔn)
改
發(fā)
目
立
項(xiàng)
項(xiàng)
委
請(qǐng)
項(xiàng)
示1
、
立
目
報(bào)
請(qǐng)
項(xiàng)
申
永
單
位
告
準(zhǔn)
核
).久
復(fù)
批
件
文
資
融
上
、
電
網(wǎng)
等
價(jià)
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限
位
文件
特許權(quán)相永地方
目招標(biāo)及久政府
相關(guān)文件
建設(shè)項(xiàng)目地方
選址意見(jiàn)規(guī)劃
書(shū)以及地部
永
方選址有門(mén)、
久
關(guān)單位審行政
批文件主管
(文物、部門(mén)
礦產(chǎn)等)
項(xiàng)目前期永
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文件久
建
801究
永
電場(chǎng)
風(fēng)
預(yù)設(shè)計(jì)
久
性
研
可
行審查
可
行
究
、單位
究
報(bào)
性
研
審
查
告
及
紀(jì)
義
會(huì)t
查
審
要
、
意
見(jiàn)
接入系統(tǒng)永設(shè)計(jì)
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限
位
單
可行性研久華
位
究報(bào)告文、
電
件及審查網(wǎng)
公
司
會(huì)議紀(jì)
要、審查
意見(jiàn)
項(xiàng)目
802
評(píng)估
風(fēng)電項(xiàng)目評(píng)估
評(píng)估及風(fēng)永單位
能資源評(píng)久
估論證文
件
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永
環(huán)境影響環(huán)保
久
報(bào)告書(shū)及部門(mén)
永
審批文件
久
水土保持永水利
方案及審久部門(mén)
批文件
也
地震安全“
質(zhì)
永
性評(píng)價(jià)、、
地
震
地質(zhì)災(zāi)害久
管
理
評(píng)價(jià)及評(píng)
部
門(mén)
審意見(jiàn)
安全預(yù)評(píng)永安監(jiān)
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價(jià)及評(píng)久部門(mén)
審、備案
文件
職業(yè)病為永衛(wèi)生
好評(píng)價(jià)及久部門(mén)
評(píng)審文件
809其他
計(jì)
設(shè)
件
81文
810綜合
基礎(chǔ)
811
設(shè)計(jì)
建設(shè)用地永勘
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勘察報(bào)告久
及圖紙、設(shè)計(jì)
巖土工程單位
勘察報(bào)告
水文地質(zhì)勘
勘察報(bào)告永
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