人事部人事檔案規(guī)定管理模版（2篇）

人事部人事檔案規(guī)定管理模版一、人事檔案管理目標與準則1.管理目標：旨在規(guī)范、統(tǒng)一人事檔案的管理，以提供有效的人力資源管理支持。2.管理準則：完整性：確保人事檔案內(nèi)容全面、準確、完整，涵蓋個人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓記錄、表彰與處分等。保密性：對人事檔案實施嚴格保密控制，保護個人隱私及企業(yè)利益。便利性：優(yōu)化檔案存儲和檢索方式，提高管理效率。延續(xù)性：持續(xù)保管和維護人事檔案，保證其完整性和可用性。二、人事檔案的建立與完善1.建立時間：員工入職時即建立人事檔案，包括簽訂勞動合同、提交入職申請等相關材料。2.建立內(nèi)容：個人基本信息：如姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式等。學歷與工作經(jīng)歷：包括學歷證書、工作經(jīng)歷證明、聘任文件等。培訓記錄：記錄培訓課程、培訓機構、培訓時間等信息。獎懲記錄：包括表彰獎勵、紀律處分等記錄。其他：其他與員工工作和個人發(fā)展相關的材料，如任職資格證書等。三、人事檔案的保管與管理1.保管地點：人事檔案存放在專門的檔案室，確保安全、防火、防塵和濕度適宜。2.保管責任：人事部門負責人擔任檔案保管責任人，負責檔案的存放、領用、歸還和銷毀等事務。3.檔案登記與借閱：檔案登記：對新建立的檔案進行登記，包括檔案編號、名稱、存放位置等信息。檔案借閱：檔案保管責任人負責審核借閱申請，確保借閱檔案的安全和完整性。四、人事檔案的使用與查詢1.使用權限：僅授權人事工作人員在必要時使用人事檔案，禁止私自查閱或提供給外部人員。2.檔案查詢：授權人員可通過檔案查詢系統(tǒng)進行相關檔案查詢和資料提取。3.檔案復印與歸還：查詢或提取資料后，需正確復印并及時歸還檔案。五、人事檔案的保密措施1.檔案保管：檔案室需具備防火、防盜等安全措施，防止檔案受損或丟失。2.訪問權限：僅授權人員可訪問人事檔案，并按權限等級進行管理。3.數(shù)據(jù)備份：定期對人事檔案進行數(shù)據(jù)備份，確保檔案的安全性和可恢復性。六、人事檔案的維護與更新1.檔案維護：定期維護：檔案保管責任人定期進行檔案整理、清理和維護，保證檔案的完整性和可用性。培訓提升：加強人事工作人員的檔案管理培訓，確保管理規(guī)定的有效執(zhí)行。2.檔案更新：當員工工作、培訓、任職等情況變更時，應及時更新人事檔案并記錄變更信息。七、人事檔案的銷毀1.銷毀條件：根據(jù)檔案保管年限和公司政策，達到規(guī)定年限的人事檔案可進行銷毀。2.銷毀流程：檔案篩選：檔案保管責任人對即將銷毀的檔案進行篩選，剔除重復、無效或過期檔案。銷毀審批：編制銷毀清單，經(jīng)上級主管部門批準后進行銷毀。安全銷毀：按照公司規(guī)定的方式，安全、合法地銷毀人事檔案。以上為人事部人事檔案管理模板，旨在規(guī)范企業(yè)人事檔案管理，確保檔案的完整性、安全性和可用性，提升人力資源管理的效率和質(zhì)量。人事部人事檔案規(guī)定管理模版（二）一、目標與背景本規(guī)定旨在規(guī)范公司內(nèi)部人力資源部門人事檔案的管理，確保人事信息的精確性、保密性和完整性，提升人事管理效率，保障公司人力資源的正常運行。二、適用范圍本規(guī)定適用于公司所有人事檔案的管理，涵蓋員工入職前及入職后的信息。三、人事檔案分類1.根據(jù)存儲介質(zhì)，人事檔案分為紙質(zhì)檔案、電子檔案和混合檔案。1.1紙質(zhì)檔案：以紙質(zhì)形式保存的人事檔案，需存放在安全防潮的環(huán)境中，便于查閱和保管。1.2電子檔案：以電子文件形式存儲的人事檔案，要求存儲設備具備高安全性和穩(wěn)定性。1.3混合檔案：包含紙質(zhì)和電子檔案的人事檔案，要求統(tǒng)一管理并保持信息同步更新。2.根據(jù)內(nèi)容，人事檔案分為基本檔案、任職檔案、離職檔案和其他檔案。2.1基本檔案：包括身份證明、學歷證明、聘用合同、個人簡歷等與員工身份和背景相關的信息。2.2任職檔案：涵蓋員工在職期間的資料，如調(diào)動記錄、培訓記錄、獎懲記錄等。2.3離職檔案：包含員工離職前提供的相關材料，如辭職申請、離職審核、薪資結算等。2.4其他檔案：涉及人事管理但不屬于基本檔案和任職檔案的其他信息。四、人事檔案的建立與維護1.檔案創(chuàng)建1.1招聘與入職：招聘人員應按照公司規(guī)定收集求職者信息，建立相應人事檔案。1.2入職審批：入職審批完成后，人事部門應整理歸檔入職人員資料，并錄入電子檔案系統(tǒng)。2.檔案維護2.1定期更新：人事部門需設定檔案更新規(guī)則，定期更新人事檔案，確保信息準確及時。2.2檔案轉(zhuǎn)遞：員工調(diào)動時，原部門需將檔案轉(zhuǎn)遞給新部門，確保檔案的連續(xù)性和完整性。2.3檔案歸檔：離職員工的檔案應妥善保管，按規(guī)定期限歸檔，保證檔案的安全性和可查詢性。五、人事檔案的保密與安全1.保密原則：人事部門應對員工個人信息保密，不得泄露或濫用信息。2.安全措施：人事部門應采取相應措施確保檔案安全，包括：2.1紙質(zhì)檔案：采取防火、防潮、防盜措施，存放在安全的檔案柜或保險柜中。2.2電子檔案：采用密碼保護和權限控制，防止非法訪問和篡改。六、人事檔案的查詢與使用1.查詢權限：僅限授權的人員和部門負責人可查詢?nèi)耸聶n案。2.查詢申請：查詢檔案需填寫申請，注明查詢目的和范圍。3.檔案使用：檔案使用應遵守相關法律法規(guī)和公司規(guī)定，禁止濫用或非法使用信息。七、人事檔案的保管與銷毀1.保管期限：人事檔案的保管期限遵循國家法律法規(guī)和公司制度。2.銷毀程序：到期檔案應按程序銷