檔案管理與信息歸檔管理制度

檔案管理與信息歸檔管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范企業(yè)檔案管理與信息歸檔管理工作，保障企業(yè)信息的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率和管理水平，特訂立本規(guī)章制度。本規(guī)章制度的訂立依據(jù)包含《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度。第二條適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部全部部門和人員，包含全體員工、各級管理人員以及外聘人員。第三條定義檔案：指企業(yè)在日常工作中產(chǎn)生的各類非電子化和電子化的文件、資料和記錄。檔案管理：指對企業(yè)檔案的全過程管理，包含檔案的歸檔、保管、檢索、利用、銷毀等各項(xiàng)活動(dòng)。信息歸檔管理：指對企業(yè)電子化資料和文件進(jìn)行整理、分類、歸檔、備份等管理活動(dòng)。第二章檔案管理第四條檔案歸檔的原則歸檔原則：依照檔案的種類、形式、用途等特點(diǎn)進(jìn)行分類歸檔，確保檔案的整理有序、易于管理和檢索。定期歸檔原則：依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，依照肯定的時(shí)限和程序進(jìn)行檔案歸檔，確保檔案的及時(shí)性和有效性。安全性原則：對于涉及企業(yè)核心機(jī)密或個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取特殊的安全措施進(jìn)行保護(hù)。第五條檔案的歸檔程序檔案歸檔登記：對每份檔案進(jìn)行登記，記錄檔案的名稱、形式、數(shù)量、來源、歸檔時(shí)間等基本信息。檔案整理分類：依照檔案歸檔原則，對檔案進(jìn)行整理和分類，確保檔案的有序性和便捷性。檔案存儲(chǔ)：將整理分類好的檔案存放到專用的檔案柜、檔案室或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并標(biāo)明歸檔位置和編號。檔案管理：建立檔案管理制度，明確檔案管理責(zé)任人，訂立檔案保管和檢索流程，確保檔案的安全性和有效性。檔案調(diào)閱和借閱：依據(jù)工作需要，員工可以申請調(diào)閱或借閱檔案，但需經(jīng)過授權(quán)，并在歸還后及時(shí)辦理相應(yīng)手續(xù)。第六條檔案的銷毀和備份銷毀審批：對于無需保存的檔案，應(yīng)依照規(guī)定的銷毀周期和審批流程進(jìn)行銷毀，確保檔案信息的安全和合規(guī)。銷毀方式：采取物理銷毀、數(shù)字化銷毀等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)和利用。電子檔案備份：緊要的電子檔案應(yīng)在定期備份的基礎(chǔ)上，進(jìn)行離線存儲(chǔ)和定期驗(yàn)證，以防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。第三章信息歸檔管理第七條信息歸檔的目標(biāo)整理和分類業(yè)務(wù)信息：對企業(yè)內(nèi)部各類業(yè)務(wù)信息進(jìn)行整理、分類和歸檔，確保信息的有序性和易于管理。保護(hù)和備份電子資料：對企業(yè)緊要的電子化資料進(jìn)行保護(hù)和備份，以防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。提高信息檢索效率：通過規(guī)范的信息歸檔管理，提高信息檢索的效率和準(zhǔn)確性，縮短工作時(shí)間。第八條信息歸檔的程序信息整理和分類：依據(jù)業(yè)務(wù)類型，對各類信息資料進(jìn)行整理和分類，并訂立相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。信息歸檔和編號：將整理分類好的信息進(jìn)行歸檔，并予以唯一的編號。信息存儲(chǔ)和備份：將歸檔好的信息存儲(chǔ)到指定的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份和驗(yàn)證。信息歸檔管理：建立信息歸檔管理制度，明確責(zé)任人，訂立管理流程和權(quán)限掌控，確保信息的安全性和完整性。信息調(diào)閱和提取：依據(jù)業(yè)務(wù)需要，經(jīng)過授權(quán)后，員工可以申請調(diào)閱或提取歸檔的信息。第九條信息歸檔的安全保護(hù)訪問權(quán)限掌控：對歸檔的信息進(jìn)行權(quán)限掌控，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員可以進(jìn)行訪問和操作。數(shù)據(jù)加密和傳輸：對涉及機(jī)密信息的歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)據(jù)在傳輸過程中的安全性。災(zāi)備和恢復(fù)本領(lǐng)：建立完備的災(zāi)備和恢復(fù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保障業(yè)務(wù)的連續(xù)性。第四章違規(guī)和懲罰第十條違規(guī)行為未依照規(guī)定進(jìn)行檔案歸檔、管理和銷毀的。未經(jīng)授權(quán)擅自調(diào)閱或提取檔案或信息的。有意竄改、銷毀、泄露檔案或信息的。第十一條懲罰措施警告：對于違反規(guī)定的細(xì)小違規(guī)行為，予以口頭或書面警告。通報(bào)批判：對于較為嚴(yán)重的違規(guī)行為，予以通報(bào)批判，并記入個(gè)人檔案。追究責(zé)任：對于嚴(yán)重違規(guī)行為，依法追究相應(yīng)責(zé)任人的法律責(zé)任，并做出相應(yīng)處理。第五章附則第十二條本制度的解釋權(quán)和修訂本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。本制度如需修訂，須經(jīng)企業(yè)管理負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行公示和告知。