保密管理控制程序

XXX泵業(yè)制造有限公司LOGO保密管理控制程序文件編號XX-XX-XX-XX版本A/0受控狀態(tài)密級生效日期2022-4-9頁數(shù)6修訂履歷序號版本修訂內(nèi)容修訂人生效日期審核批準目的為了規(guī)范保密管理工作，對保密過程進行有效控制，防止泄密行為的發(fā)生，特制定本管理程序。適用范圍2.1適用于本公司保密事項全過程的管理。參考文件GB/T29490-2013《企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理規(guī)范》IPGL-05商業(yè)秘密管理制度術(shù)語及定義絕密：最重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害。機密：重要的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受嚴重的損害。秘密：一般的公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受損害。秘密載體：是指以文字、數(shù)據(jù)、符號、圖形、圖像、聲音等方式記載企業(yè)秘密信息的紙介質(zhì)、磁介質(zhì)、光盤等各類物品。磁介質(zhì)載體包括計算機硬盤、軟盤和錄音帶、錄像帶等。泄密：指使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉的，或使公司秘密超過了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。商業(yè)秘密：指不為公眾所知悉，能為公司帶來經(jīng)濟利益，具有實用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。職責(zé)5.1知識產(chǎn)權(quán)部：負責(zé)開展公司的整體保密管理工作，負責(zé)保密事項的歸口管理，負責(zé)對公司范圍內(nèi)的保密管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。5.2人力資源部：負責(zé)與員工簽訂保密責(zé)任書（保密協(xié)議）。5.3相關(guān)部門（以下統(tǒng)稱涉密部門）：負責(zé)本部門保密管理具體工作，負有嚴格遵守公司保密制度的責(zé)任和義務(wù)。程序內(nèi)容6.1保密工作開展和檢查6.1.1保密工作歸口部門知識產(chǎn)權(quán)部負責(zé)開展公司的整體保密管理工作，負責(zé)保密事項的歸口管理，負責(zé)對公司范圍內(nèi)的保密管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。6.1.2保密工作的開展開展保密工作前，由知識產(chǎn)權(quán)部起草下發(fā)知識產(chǎn)權(quán)管理文件，通知企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)管理體系覆蓋的所有部門從即日起按照《保密管理程序》的要求開展保密工作。各部門負責(zé)界定各自的涉密人員、涉密載體、涉密設(shè)備，并開展日常管理。涉密區(qū)域由知識產(chǎn)權(quán)部負責(zé)界定，并要求涉密區(qū)域所在部門開展日常管理。6.1.3保密工作的檢查保密工作的檢查由知識產(chǎn)權(quán)部負責(zé)，檢查在知識產(chǎn)權(quán)管理體系內(nèi)部審核前完成。檢查內(nèi)容涉及各部門涉密人員管理、涉密設(shè)備管理、涉密載體管理和涉密區(qū)域管理，并填寫《保密工作檢查表》，對檢查出現(xiàn)問題的部門，知識產(chǎn)權(quán)部簽發(fā)《保密工作問題整改通知》，限期整改。6.2涉密人員管理6.2.1本程序中所稱的涉密人員是指在工作中產(chǎn)生、掌握、管理和大量接觸企業(yè)秘密的人員，由知識產(chǎn)權(quán)部匯總登記《涉密人員清單》。6.2.2在涉及絕密級企業(yè)秘密崗位工作或承擔(dān)任務(wù)的人員為核心涉密人員，可接觸絕密級、機密級、秘密級信息載體；在涉及機密級企業(yè)秘密崗位上工作或承擔(dān)任務(wù)的人員為重要涉密人員，重要涉密人員可接觸機密級、秘密級信息載體；在涉及秘密級企業(yè)秘密崗位上工作或承擔(dān)任務(wù)的人員為一般涉密人員，可接觸秘密級信息載體。6.2.3涉密人員崗位定密程序：涉密人員的涉密等級界定，由各有關(guān)部門根據(jù)承擔(dān)工作任務(wù)人員的實際涉密情況，提出人員涉密等級名單，填寫《涉密人員清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核確定后提交知識產(chǎn)權(quán)部匯總。6.2.4公司對涉密人員實行動態(tài)管理。涉密人員所在部門根據(jù)涉密人員實際工作崗位、工作任務(wù)、職責(zé)范圍的變化，及時提出調(diào)整涉密等級的初審意見，填寫《涉密人員清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報送知識產(chǎn)權(quán)部匯總登記。6.2.5知識產(chǎn)權(quán)部將匯總登記的《涉密人員清單》及時報備人力資源部，所有涉密人員應(yīng)簽訂《保密協(xié)議》，明確自己應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任、義務(wù)。相關(guān)協(xié)議應(yīng)由知識產(chǎn)權(quán)部簽訂并存檔保管。6.3涉密設(shè)備管理各部門應(yīng)該對本部門可能造成知識產(chǎn)權(quán)流失的設(shè)備進行識別，識別對象包括計算機、傳真機、打印機等。規(guī)定其使用目的、人員和方式，并對此設(shè)備張貼“涉密設(shè)備”標識，做好登記在冊記錄，填寫《涉密設(shè)備清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報送知識產(chǎn)權(quán)部匯總登記。涉密設(shè)備只允許授權(quán)使用人使用，可以通過自動控制授權(quán)使用的不用登記使用記錄，不能自動控制的要做好使用登記，填寫《涉密設(shè)備使用記錄表》；非授權(quán)人使用需經(jīng)過批準方可使用，并登記《涉密設(shè)備使用記錄表》。6.4涉密載體管理6.4.1密級及范圍公司保密事項分為絕密、機密和秘密三種密級：專利技術(shù)、專有技術(shù)、引進技術(shù)的核心部分為絕密級；公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料、公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況等為機密級；公司知識產(chǎn)權(quán)管理體系一、二、三級文件，人事檔案，合同、協(xié)議（涉及公司重要信息的），員工工資收入，尚未進入市場或未公開的各類信息為秘密級；公司一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料、規(guī)章制度等內(nèi)部文件不屬于保密范圍。6.4.2保密期限一般絕密級事項保密期限為10年，機密級事項保密期限為5年，秘密級事項保密期限為3年。6.4.3涉密載體定密程序由秘密載體材料起草人在秘密載體制作之前，根據(jù)相關(guān)規(guī)定提出密級意見，并進行密級標識。填寫《涉密信息清單》，經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報送知識產(chǎn)權(quán)部匯總登記。6.4.4涉密載體的控制1）涉密載體的管理原則：秘密載體管理遵循“嚴格管理、嚴密防范、確保安全、方便工作”的原則。2）涉密載體的制作：制作秘密載體，應(yīng)當注明密級。文件形式的公司秘密事項應(yīng)在封面（或者首頁）的左上角標明密級；非書面形式的秘密載體或密品，能夠標明密級，應(yīng)以標簽的方式標明（如：磁介質(zhì)、光盤等）。3）涉密載體的收發(fā)與傳遞a.各業(yè)務(wù)部門收發(fā)涉密載體，應(yīng)當履行清點、登記、編號、簽收等手續(xù)。分發(fā)、借閱涉密載體，需填寫《涉密載體收發(fā)記錄表》。b.涉密部門收到涉密載體后，由部門負責(zé)人根據(jù)涉密載體的密級和制發(fā)單位的要求及工作的實際需要，確定本部門知悉該秘密的人員范圍。任何部門和個人不得擅自擴大企業(yè)秘密的知悉范圍。4）涉密載體的保存a.保存涉密載體，應(yīng)當選擇安全保密的場所和部位。工作人員離開辦公場所，應(yīng)當將涉密載體存放在保密設(shè)備里。b.需要歸檔的涉密載體，應(yīng)當按照公司檔案管理規(guī)定歸檔。c.各部門對自己保存的涉密載體要登記《涉密信息清單》，并經(jīng)部門負責(zé)人審核后，報送知識產(chǎn)權(quán)部匯總。5）涉密載體的銷毀a.銷毀涉密載體，由主辦人員填寫《文件處理審批單》，經(jīng)本部門負責(zé)人審核批準，并履行清點、登記手續(xù)后報知識產(chǎn)權(quán)部審核批準后定期進行批量處理。b.銷毀涉密載體，應(yīng)當確保秘密信息無法還原。c.銷毀紙介質(zhì)涉密載體，應(yīng)當采用焚毀、化漿等方法處理；使用碎紙機銷毀的，應(yīng)當使用符合保密要求的碎紙機。d.銷毀磁介質(zhì)、光盤等涉密載體，應(yīng)當采用物理或化學(xué)的方法徹底銷毀。e.禁止將涉密載體作為廢品出售。6.5保密要害部門、部位管理6.5.1知識產(chǎn)權(quán)部應(yīng)確定保密要害部門、部位，并實施保密管理。確定保密要害部門、部位遵循最少化和最小化原則。6.5.2公司內(nèi)部業(yè)務(wù)工作中經(jīng)?；虼罅可婕皺C密級、秘密級公司秘密，涉密人員多的部門應(yīng)確定為保密要害部門。公司內(nèi)部進行研發(fā)、集中存儲秘密載體的專門場所應(yīng)確定為保密要害部位。本公司具體保密要害部門、部位、及參訪允許活動范圍界定后知識產(chǎn)權(quán)部要及時登記入《涉密區(qū)域列表》，并在相關(guān)區(qū)域入口張貼或懸掛“涉密區(qū)域”標識。6.5.3保密要害部門、部位應(yīng)設(shè)立門禁系統(tǒng)或特別通行證對內(nèi)部人員進行進入識別管理。外部和外來人員進入要向知識產(chǎn)權(quán)部提出申請，填寫《涉密區(qū)域參訪申請表》，經(jīng)批準后，佩戴臨時特別通行證，在保密要害部門、部位向?qū)Ｈ颂峤弧渡婷軈^(qū)域參訪申請表》，進行身份確認及信息登記，登記《涉密區(qū)域參訪記錄》，并需由該部門指定內(nèi)部人員全程陪同方可進入?！渡婷軈^(qū)域參訪記錄》表由保密要害部門、部位指定專人登記保管。6.6涉密事件報告和查處涉密事件是指公司有關(guān)部門和個人因違反有關(guān)保密法規(guī)，使公司秘密被不應(yīng)知悉者知悉，或者未經(jīng)許可超出了限定的接觸范圍而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的事件。6.6.1涉密事件報告1）各部門負責(zé)人負責(zé)報告本部門發(fā)生的泄密事件。各部門發(fā)現(xiàn)泄密事件后，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)填寫《內(nèi)部聯(lián)系單》，上報公司知識產(chǎn)權(quán)部，并立即采取補救措施，積極組織力量查找，以挽回或減少泄密造成的損失。2）在泄密事件情況尚不十分清楚時，可在規(guī)定的時限內(nèi)先以口頭形式報告公司知識產(chǎn)權(quán)部，而后在12小時內(nèi)填寫泄密事件報告登記表，報公司知識產(chǎn)權(quán)部。3）發(fā)生泄密事件上報期限為：——涉及絕密級和向境外的機構(gòu)和人員泄露或出賣公司秘密的應(yīng)立即上報；——涉及機密級的應(yīng)在2小時內(nèi)上報；——涉及秘密級的應(yīng)在4小時內(nèi)上報。6.6.2泄密事件查處1）查明所泄露的秘密事項的內(nèi)容、密級、危害程度、主要情節(jié)和有關(guān)責(zé)任者；2）積極采取必要的補救措施，防止事態(tài)擴大；3）依據(jù)國家的有關(guān)法律、法規(guī)和公司管理制度，對泄密責(zé)任人提出處理意見；4）針對泄密事件暴露出的問題，提出改進和加強保密管理工作的意見。相關(guān)記錄7.1表單記錄序號表格名稱表格編號使用部門相關(guān)部門歸檔部門1涉密人員清單XXXX-66各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部2涉密設(shè)備清單XXXX-67各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部3涉密設(shè)備使用記錄表XXXX-70各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部4涉密信息清單XXXX-68各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部5涉密載體收發(fā)記錄表XXXX-88各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部6涉密區(qū)域列表XXXX-69各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部7涉密區(qū)域參訪申請表XXXX-90知識產(chǎn)權(quán)部各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部8涉密區(qū)域參訪記錄表XXXX-71各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部9保密工作檢查表XXXX-91-1知識產(chǎn)權(quán)部各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部10保密工作問題整改通知XXXX-91-2知識產(chǎn)權(quán)部各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部11內(nèi)部聯(lián)系單XXXX-42各執(zhí)行部門各執(zhí)行部門知識產(chǎn)權(quán)部附錄8.1《保密協(xié)議》流程圖OKOKNGOKNG涉密信息獲取秘密載體制作涉密信息定密者終止秘密載體收發(fā)與傳遞秘密載體保存秘密載體銷毀者實施銷毀確定（調(diào)整）涉密人員等級確定（調(diào)整）涉密人員等級批準涉密設(shè)備清單OKNG涉密人員清單涉密設(shè)備使用記錄確定（調(diào)整）涉密區(qū)域批準涉密區(qū)域列表OKNG涉密區(qū)域參訪記錄NGOK批準簽訂保密協(xié)議確定（調(diào)整）涉密設(shè)備批準涉密設(shè)備清單OKNG涉密人員清單涉密設(shè)備使用記錄確定（調(diào)整）涉密區(qū)域批準涉密區(qū)域列表OKNG涉密區(qū)域參訪記錄NGOK批準簽訂保密協(xié)議確定（調(diào)整）涉密設(shè)備附錄1.保密協(xié)議范本第一條乙方為甲方的聘用員工。乙方應(yīng)理解甲方擁有的商業(yè)秘密事項和其他知識產(chǎn)權(quán)是甲方生產(chǎn)、市場競爭和經(jīng)濟增長的關(guān)鍵所在。因此，忠誠保護屬于甲方的商業(yè)秘密事項和其他知識產(chǎn)權(quán)是甲方聘用乙方的重要條件之一，乙方同意簽訂并嚴格遵守本協(xié)議。第二條本協(xié)議所稱知識產(chǎn)權(quán)系指以下內(nèi)容：(一)專利權(quán)：是指發(fā)明、實用新型、外觀設(shè)計；(二)商標權(quán)：是公司及所屬公司擁有的注冊商標、商號等：(三)著作權(quán)：是指利用公司的物質(zhì)技木條件創(chuàng)作，并由公司承擔(dān)責(zé)任的工程設(shè)計、產(chǎn)品設(shè)計圖及其說明、計算機軟件、集成電路布圖設(shè)計、科學(xué)技術(shù)著作等；(四)商業(yè)秘密：是指不為公眾所知，能為公司帶來經(jīng)濟效益，具有實用性并經(jīng)公司采取保密措施的技術(shù)信息和經(jīng)營信息。技術(shù)秘密是指公司新產(chǎn)品、產(chǎn)品配方、工廠自制設(shè)備及對設(shè)備的改進、工藝配方、生產(chǎn)技術(shù)報告、工程設(shè)計、產(chǎn)品設(shè)計圖紙及其說明、計算機軟件、涉及公司技術(shù)秘密的攝影、錄像等。經(jīng)營秘密是指本公司制定的產(chǎn)銷策略、往來客戶名單及其購銷合同、協(xié)議、檔案、市場、價格、財務(wù)經(jīng)營信息以及公司特有的管理方式。第三條乙方受聘為甲方工作服務(wù)而接觸的各種資訊，均推定為甲方的知識產(chǎn)權(quán)，但乙方能舉證非屬甲方知識產(chǎn)權(quán)者不在此內(nèi)。第四條雙方同意乙方在受聘期間的職務(wù)智力勞動成果，或在甲方企劃下開發(fā)、創(chuàng)作、生產(chǎn)、制造、銷售的任何發(fā)明、發(fā)現(xiàn)、構(gòu)思、概念、公式、程序、制造技術(shù)、著作、商業(yè)秘密、創(chuàng)意或改進等，不論可否取得專利權(quán)、商標專用權(quán)、著作權(quán)、科技成果等知識產(chǎn)權(quán)，均歸甲方所有。乙方同意依甲方要求，采取一切甲方認為取得及保持前述知識產(chǎn)權(quán)所需的一切行為，包括申請、注冊、登記等，并同意依甲方的指示，出具必要的措施確認甲方的知識產(chǎn)權(quán)。乙方同意在未獲得甲方事先書面同意時，不得將甲方的知識產(chǎn)權(quán)透露給任何第三人。第五條乙方在簽訂協(xié)議時，應(yīng)告知甲方在簽訂本協(xié)議前自己所有的各項發(fā)明、專利、著作或?qū)ｉT技術(shù)，以及對他人負有法令上或契約上使用或交付的有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)的義務(wù)。乙方在受聘期間，或在甲方的企劃下，如有上述第四條所述職務(wù)知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)生或創(chuàng)作時，乙方應(yīng)立即書面呈知甲方。第六條乙方同意且承諾在執(zhí)行職務(wù)時，不使用未經(jīng)他人合法授權(quán)的資料，并保證不致有抄襲模仿他人的知識產(chǎn)權(quán)的事情發(fā)生。若乙方違反此承諾而侵犯他人的知識產(chǎn)權(quán)，應(yīng)由乙方自負其責(zé)，若乙方的行為導(dǎo)致甲方受第三人指控和起訴等造成甲方聲譽和經(jīng)濟直接和間接損失時，乙方承擔(dān)一切經(jīng)濟和法律責(zé)任。第七條乙方應(yīng)遵守甲方有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)方面的規(guī)章制度，遵守政府及其代理人或國內(nèi)外其他任何公司、組織與甲方簽訂的有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)保護合同等契約。第八條乙方因職務(wù)上的關(guān)系所持有的一切記錄或含有知識產(chǎn)權(quán)方面的文件、資料、圖表或其他媒體等各種資料皆歸甲方所有，乙方在離職或者在甲方請求時，應(yīng)立即全部交還甲方指定的公司和人員，并辦妥相關(guān)手續(xù)。第九條乙方應(yīng)采取必要措施維護其在受聘期間所接觸的事項以保持其秘密性。除因其職務(wù)范圍內(nèi)容需要，