物業(yè)管理檔案的 管理- 周成07課件講解

物業(yè)管理檔案的管理主講—周成學房地產經營與管理資源庫物業(yè)管理檔案的管理1.綜合考慮檔案的保存價值和保存期限

各物業(yè)管理企業(yè)可結合自身實際情況和管理要求綜合確定有關檔案保存期限的劃分標準。一、物業(yè)管理檔案的保存物業(yè)管理檔案的管理某物業(yè)管理企業(yè)檔案保存期限的劃分標準保存期限時間劃分標準備注永久無限期凡是記載和反映物業(yè)、大型或重要附屬設施設備及物業(yè)管理活動的基本歷史情況，對物業(yè)維護和使用以及科學研究有長遠研究參考價值的文件1．有關所管物業(yè)及重要的附屬設施設備的基礎性文件資料，有關更新改造、大中小修的會議決議的文件、記錄、驗收報告和技術參數(shù)等文件；2．有關物業(yè)管理工作中產生的重要決議、決定、合同協(xié)議、通知、記錄、工作計劃、統(tǒng)計報表及相關的請示、報告等；3．業(yè)主及業(yè)主大會的基礎資料、會議決議、決定、請示報告記錄等文件長期15～60年凡是在相當長的時間內對所管理的物業(yè)及物業(yè)管理工作需要進行查考、經驗總結的文件與記錄1．有關物業(yè)管理工作中的年度季度計劃、總結、報告；2．與物業(yè)相關的附屬設施設備(工作壽命在5年以上10年以內)的基本技術和商業(yè)資料，維修維護合同和記錄，大中小修、更新改造記錄和會議決議等文件；3．物業(yè)本體及大型或重要附屬設施設備的維護記錄短期15年以內其他只在較短時期內有查考意義的文件與記錄1．小型設施設備的更新、維修記錄；2．有關物業(yè)管理服務和運行記錄的相關文件和記錄物業(yè)管理檔案的管理2．檔案保存注意事項(1)

物業(yè)承接查驗期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎資料檔案，是物業(yè)管理檔案中最重要和基礎性的檔案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用設施設備的檢測、檢修與運行記錄檔案，在分析房屋主體安全、設備運行狀況和事故分析中有時起著十分關鍵性的作用，因此這類檔案的真實性和保存期限應有明確規(guī)定，一般不能低于設備的使用年限的2倍。一、物業(yè)管理檔案的保存物業(yè)管理檔案的管理(3)各類小型設備的運行和維護記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期限較短。這類檔案應有一個銷毀的管理方案和程序，以騰出空間，避免檔案室空間被無謂占用。一、物業(yè)管理檔案的保存物業(yè)管理檔案的管理1．檔案安全管理2．檔案信息安全二、物業(yè)管理檔案的安全管理物業(yè)管理檔案的管理1．檔案安全管理檔案毀損有人為的原因和自然的因素。人為原因的毀損，如遺失、損壞、被盜、不當使用和故意毀損等自然的因素有：介質和記錄方式隨時間的推移而產生自然失效；環(huán)境的影響，如火、水、潮濕、蟲鼠啃咬、紫外線以及機械磨損等檔案保管應注意室內空氣流通，經常采取防霉、防潮、防蟲、防水、防火、防盜等安全措施。二、物業(yè)管理檔案的安全管理物業(yè)管理檔案的管理2.檔案信息使用安全檔案的安全包括：檔案本身不受到損壞與丟失；檔案信息不被非法復制、查閱和傳播。由于檔案載體的不同，保障檔案信息安全的方式也有不同。但均應制訂文件的密級體制，嚴格借閱、復制制度。二、物業(yè)管理檔案的安全管理物業(yè)管理檔案的管理

檔案的查閱、外借、復制和銷毀等方面制訂詳細的制度，設定權限。

對無權查閱、外借和復制的人員，管理人員不得私自給予查閱、外借或復制。

有權限的人員在查閱、外借時必須承擔保管責任。復制必須由檔案管理人員進行，并須獲得相應授權方可實行。

銷毀檔案時，應經上級批準，并在主管領導和部門主管的監(jiān)督下采用適當?shù)姆绞戒N毀。

(1)、紙介質檔案的信息安全物業(yè)管理檔案的管理

通過設立嚴格的多級權限機制和密碼保管制度，嚴格進入檢索系統(tǒng)、復制和下載的管理；對進