管理文件手冊（海運(yùn)）《SMS文件編寫導(dǎo)則》

修改號(hào)：2.0

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1目的

本文件對公司安全管理體系文件編寫的格式和具體要求作出規(guī)定，旨在確保公司安全管理

體系文件編寫的規(guī)范化和一致性。

2適用范圍

本文件適用于公司進(jìn)入SMS的領(lǐng)導(dǎo)及處室進(jìn)行SMS文件編制的相關(guān)人員。

3定義和縮寫

3.1《安全管理手冊》的“定義和縮寫”適用于本文件；

3.2《SMS文件編寫導(dǎo)則》簡稱《導(dǎo)則》。

4職責(zé)

4.1體系辦負(fù)責(zé)《SMS文件編寫導(dǎo)則》的編寫和修改并監(jiān)督其實(shí)施；

4.2相關(guān)處室應(yīng)嚴(yán)格按照《SMS文件編寫導(dǎo)則》的具體要求編寫體系文件；

4.3相關(guān)處室負(fù)責(zé)SMS文件的編寫、審核；主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)相關(guān)SMS文件的批準(zhǔn)；

4.4安全總監(jiān)負(fù)責(zé)《安全管理手冊》的審核，總經(jīng)理負(fù)責(zé)《安全管理手冊》的批準(zhǔn)；

4.5總經(jīng)理負(fù)責(zé)簽發(fā)運(yùn)行令。

5體系文件結(jié)構(gòu)概述

公司SMS文件是由《安全管理手冊》和程序文件、須知文件組成。其中《安全管理手冊》

是公司的綱領(lǐng)性文件；全部的程序文件匯編為《程序文件手冊》；所有的須知文件，按管理層次

及特殊要求分別匯編成《管理文件手冊》、《操作維護(hù)手冊》及《應(yīng)急手冊》。所有記錄表格都是

文件的組成部分。

6基本要求

6.1手冊編寫的通用內(nèi)容的規(guī)定

6.1.1手冊的封面內(nèi)容

封面內(nèi)容包括：公司名稱、手冊名稱、公司所在地域。

6.1.2手冊的首頁內(nèi)容

首頁內(nèi)容包括：手冊名稱、版次、編號(hào)、持有者、受控狀態(tài)、發(fā)布日期、生效日期及公司

名稱。其中：

6.1.2.1“手冊名稱”則表示此手冊的名稱；

6.1.2.2“版次第一版”表示此手冊版次為公司SMS文件的第一版版本；

6.1.2.3“編號(hào)”則表示此手冊順序編號(hào)；

6.1.2.4“持有者”則表示此手冊屬某領(lǐng)導(dǎo)、處室、船舶所持有；

6.1.2.5"受控狀態(tài)”此空格內(nèi)蓋“受控”或“非受控”印章以示受控與否；

6.1.2.6“發(fā)布日期、生效三期”是指該手冊版本的發(fā)布和生效日期；

6.1.2.7“公司名稱”則表示公司的全稱（上海華泰海運(yùn)有限公司）。

6.1.3手冊的頁眉頁腳

手冊的封面和首頁不使用頁眉和頁腳，此外統(tǒng)一使用以下格式（圖一）：

發(fā)布日期：編號(hào)：

標(biāo)題修改號(hào)：

生效R期：頁次：頁碼/頁粒

圖一

手冊的頁腳統(tǒng)一使用以下格式（圖二）:

修改號(hào)：2.0

頁次：2/5

上海華泰海運(yùn)有限公司手冊名稱

圖二

5.1.3.1發(fā)布日期、生效日期：是指本文件新版、修改或改版的發(fā)布和生效日期；

5.1.3.2標(biāo)題：則表示該頁的文件名稱；

5.1.3.3編號(hào)：則表示該頁的文件編號(hào)：

5.1.3.4修改號(hào)：則表示該頁文件的修改版次；

5.1.3.5頁次1/4則表示該頁在文件總頁（共4頁）的第1頁；

5.1.3.6上海華泰海運(yùn)有限公司一則表示公司的名稱；

5.1.3.7手冊名稱：則表示該頁文件名稱。

5.1.4手冊的修改控制頁格式及內(nèi)容

修改控制頁的首行標(biāo)識(shí)章號(hào)和“某某手冊修改控制頁”文字；統(tǒng)一使用如下表格，具體格

式及設(shè)置項(xiàng)目見（圖三）:

文件編號(hào)修改號(hào)生效日期主要修改內(nèi)容編寫人審核人批準(zhǔn)人

圖三

5.1.4.1文件編號(hào)：則表示該手冊所有文件編號(hào)；

5.1.4.2修改號(hào)：由個(gè)位數(shù)（指版本數(shù)）和小數(shù)點(diǎn)后一位數(shù)（指章節(jié)或文件修改次數(shù)）組

成。例如“修改號(hào)1.1"則表示該文件是第一版本的第一次修改（以下同）；

5.1.4.3生效日期：是指章節(jié)或文件修改后生效的日期；

5.1.4.4主要修改內(nèi)容則指該文件是新版、修改或改版；

5.1.4.5編寫人：則表示該文件的編寫人；

5.1.4.6審核人：則表示該文件的審核人；

5.1.4.7批準(zhǔn)入：則表示該文件的批準(zhǔn)人；

5.1.4.8所有手冊修改控制頁在頁眉編號(hào)中以“修改控制頁”表述；

5.1.5手冊的目錄頁格式及內(nèi)容

5.1.5.1目錄頁的首行標(biāo)識(shí)章號(hào)和“目錄頁”文字；

5.1.5.2所有手冊的目錄頁在頁眉編號(hào)中以“目錄頁”表述；

5.1.5.3《安全管理手冊》的目錄以章號(hào)、章名按順序排列組成；

5.1.5.4其他手冊的目錄按程序或須知文件編號(hào)順序編排。

5.1.6手冊正文內(nèi)容及編排

5.1.6.1《安全管理手冊》按目錄所標(biāo)識(shí)順序編排各章節(jié)內(nèi)容；

5.1.6.2《程序文件手冊》按NSM規(guī)則條款順序編排各類程序文件；

5.1.6.3《管理文件手冊》、《操作維護(hù)手冊》、及《應(yīng)急手冊》等三本手冊按各自須知文件

目錄順序編排。

3.2《安全管理手冊》的編寫及內(nèi)容規(guī)定

除以上6.1條款已描述的通用部分之外，按下列要求編寫：

—修改號(hào)：2.0

頁次：3/5

6.2.1《安全管理手冊》編入的章號(hào)及內(nèi)容

《安全管理手冊》的內(nèi)容應(yīng)覆蓋NSM規(guī)則諸要素，《安全管理手冊》第一至十二章號(hào)及內(nèi)容

應(yīng)與NSM規(guī)則（第一部分）章號(hào)內(nèi)容基本相對應(yīng)排列組成，并對應(yīng)諸要素內(nèi)容逐章進(jìn)行描述；《安

全管理手冊》第十三至十六章的內(nèi)容按照NSM規(guī)則（第二部分）內(nèi)容進(jìn)行描述。

6.2.2“公司概況”頁

按照法人四要素，簡要介紹公司的最新狀況，全面表述公司的聯(lián)系地址及聯(lián)系方式。

6.2.3“運(yùn)行令”頁

表述總經(jīng)理發(fā)布的SMS運(yùn)行命令。

6.2.4”定義和縮寫”頁

則表示與SMS文件內(nèi)容有關(guān)的主要術(shù)語的定義、含義和縮寫。

6.2.5《安全管理手冊》中的附錄頁在本文件頁眉編號(hào)中以“附錄”表述。

6.3《程序文件手冊》的編寫及內(nèi)容編排格式

《程序文件手冊》全部由程序文件匯編而成，其中包括管理程序文件、操作維護(hù)程序文件

和應(yīng)急程序文件，并對程序文件的編寫格式內(nèi)容規(guī)定如下：

6.3.1程序文件的頁眉和天腳

每個(gè)程序文件的頁眉和頁腳（包括附錄頁）與6.1.3相同：

6.3.2程序文件的內(nèi)容及編寫格式

程序文件內(nèi)容基本設(shè)置以下幾個(gè)項(xiàng)目，在撰寫體系文件時(shí)可以選擇使用。

6.3.2.1“標(biāo)題”項(xiàng)：

文件名稱一般由管理的對象和業(yè)務(wù)特性兩部分組成。如《內(nèi)審及糾正程序》等；

6.3.2.2“目的”項(xiàng)：

簡要說明通過采取什么樣措施開展活動(dòng)，及應(yīng)達(dá)到的目的和要求。書寫形式可采用“本程

序?qū)Α鞒鲆?guī)定，旨在……”的方式描述；

6.3.2.3“適用范圍”項(xiàng)：

指本程序活動(dòng)所涉及的范圍，可以指時(shí)間、過程、地點(diǎn)、人員及組織等；

6.3.2.4“參照文件”項(xiàng)：

制訂該程序所依據(jù)的文件，包括文件的編號(hào)、名稱以及引用的章節(jié)條款號(hào)：

6.3.2.5”定義和縮寫”項(xiàng)：

指與該文件內(nèi)容有關(guān)的主要術(shù)語的定義、含義和縮寫；

6.3.2.6“總則”項(xiàng)：

（如有必要時(shí)）需說明實(shí)施本程序的前提條件，必須遵循的準(zhǔn)則，問題處理原則，與其他程

序的關(guān)系等；

6.3.2.7“職責(zé)”：

規(guī)定實(shí)施此項(xiàng)程序的處室、人員的責(zé)任及其相互關(guān)系；

6.3.2.8"實(shí)施步驟或管理原則”項(xiàng)：

按照活動(dòng)的邏輯順序描述活動(dòng)的細(xì)節(jié)，規(guī)定各環(huán)節(jié)之間的輸入輸出內(nèi)容，要具體規(guī)定由誰、

在何時(shí)、做什么、做到什么程度、達(dá)到什么要求、如何控制、有何記錄、必要時(shí)可用流程圖說

明：

6.3.2.9"記錄與歸檔”項(xiàng):

修改號(hào)：2.0

頁次：4/5

執(zhí)行程序所形成的所有記錄、歸檔及保存期限；

5.3.2.10“附錄”項(xiàng)：

主要是標(biāo)明記錄表格的順序標(biāo)號(hào)及名稱，以及其他對該文件內(nèi)容進(jìn)行解釋或說明的資料及

必要時(shí)對程序流程圖的描述等。

5.4《管理文件手冊》、《操作維護(hù)手冊》及《應(yīng)急手冊》編寫格式及內(nèi)容

上述三本手冊全部由須知文件組成，對須知文件（單船設(shè)備操作須知的編寫見6.6.3）的編

寫作如下規(guī)定：

5.4.1須知文件的內(nèi)容及編寫格式可參照6.3條款內(nèi)容的規(guī)定執(zhí)行。

5.4.2“檢查清單”可以是須知的一個(gè)組成部分或全部。

5.4.3須知文件不必繪制流程圖.

5.5記錄表格的編制要求

記錄表格是體系文件的一個(gè)重要蛆成部分，記錄表格都以體系文件的附件形式存在，在設(shè)

置記錄表格時(shí)應(yīng)滿足如下要求：

5.5.1記錄表格的設(shè)計(jì)應(yīng)盡量做到系統(tǒng)、完整、統(tǒng)一；

6.5.2在設(shè)計(jì)表格時(shí)，應(yīng)規(guī)定其填報(bào)要求，為方便操作，各表格樣式、填寫內(nèi)容、登記手

續(xù)、傳遞程序等應(yīng)盡量簡化。

5.5.3每份記錄都應(yīng)設(shè)置填表的處室（地點(diǎn)）、日期、填表人或負(fù)責(zé)人簽名欄目。必要時(shí)須

規(guī)定汜錄的傳遞流程和歸檔要求，保證每份記錄易查、易找，具有可檢索性。

5.6程序和須知文件及附錄的編號(hào)方法

5.6.1程序文件編號(hào)規(guī)定（見示圖四）。

CX0604

二------文件順序編號(hào)

-------------------相對應(yīng)主手冊章號(hào)

------------------------------程序文件代號(hào)

圖四

其中CX是“程序”二字漢語拼音的第一個(gè)字母。

上例表示：此文件是支持主手冊《安全管理手冊》第六章的第4個(gè)程序文件。

5.6.2須知文件的編號(hào)規(guī)定（見示圖五）。

XZ0604

——P------文件順序編號(hào)

-------------------相對應(yīng)主手冊章號(hào)

------------------------------須知文件代號(hào)

圖五

其中XZ是“須知”二字漢語拼音的第一個(gè)字母。

上例表示：此須知文件為支持主手冊《安全管理手冊》第六章中有關(guān)程序文件的第4個(gè)須

知文件。

5.6.3單船設(shè)備操作須知的編號(hào)規(guī)定（見示圖六）。

修改號(hào):2.0

頁次:5y5

-XZ--Q?_CHJLm_

----------文件順序編號(hào)

----------------船名漢語拼音的第一個(gè)字母

------------------------相對應(yīng)主手冊章號(hào)

------------------------------須知文件代號(hào)

圖六

其中XZ是“須