外部溝通流程制度

外部溝通流程制度為了加強與外部合作伙伴的溝通和合作，提高公司業(yè)務(wù)的效率和推動公司的發(fā)展，特訂立本《外部溝通流程制度》。本制度適用于公司全部員工和外部合作伙伴。1.定義外部溝通是指公司內(nèi)部員工與外部合作伙伴（包含客戶、供應(yīng)商、合作伙伴等）之間的信息溝通和溝通活動。外部溝通的目的是建立良好的合作關(guān)系，促進雙方的合作和發(fā)展。2.溝通原則2.1協(xié)作性：外部溝通應(yīng)建立在互信、互利和互惠的原則基礎(chǔ)上，雙方應(yīng)樂觀自動地進行合作。2.2及時性：及時回復(fù)和處理外部合作伙伴的溝通懇求和問題，確保信息的準(zhǔn)確傳遞和反饋。2.3私密性：在溝通中涉及到有關(guān)公司業(yè)務(wù)的敏感信息時，要注意保密，確保信息的安全性。2.4清楚度：溝通內(nèi)容要明確、具體，避開產(chǎn)生歧義和誤會。3.溝通渠道3.1電子郵件：電子郵件是常用的溝通工具，可以特別好地記錄溝通內(nèi)容和傳遞附件。員工可以將相關(guān)溝通內(nèi)容通過公司供應(yīng)的電子郵件系統(tǒng)進行溝通。3.2電話：電話是快速溝通的有效工具，特別適用于緊急情況或需要直接溝通的事項。3.3會議：會議是面對面溝通的一種形式，適用于涉及多方參加或需要進行討論和決策的事項。3.4視頻會議：視頻會議可以實現(xiàn)遠(yuǎn)程溝通和協(xié)作，有助于解決地域限制和時間差的問題。3.5其他渠道：依據(jù)具體情況，可以使用其他溝通渠道，如即時通訊工具、在線協(xié)作平臺等。4.溝通流程4.1接受外部溝通懇求：當(dāng)外部合作伙伴通過電話、郵件或其他溝通渠道與員工進行溝通時，員工應(yīng)及時回復(fù)或供應(yīng)反饋。4.2確定溝通目的和內(nèi)容：在溝通中，員工應(yīng)與外部合作伙伴明確溝通目的、內(nèi)容和所需料子，并確保溝通內(nèi)容的準(zhǔn)確和明晰。4.3布置溝通方式和時間：依據(jù)溝通目的和內(nèi)容的緊急程度，員工應(yīng)選擇合適的溝通方式（如電話、會議等），并與外部合作伙伴協(xié)商確定溝通時間。4.4溝通執(zhí)行和記錄：在溝通過程中，員工應(yīng)依照溝通內(nèi)容進行有效地溝通和協(xié)商，記錄溝通要點和結(jié)果，以備后續(xù)參考和追蹤。4.5反饋和跟進：外部溝通完成后，員工應(yīng)及時向外部合作伙伴供應(yīng)必需的反饋和跟進，確保問題得到妥當(dāng)解決和落實。5.溝通準(zhǔn)則5.1敬重和禮貌：在外部溝通中，員工應(yīng)敬重對方，并用禮貌的方式進行溝通，避開使用不適當(dāng)?shù)恼Z言和行為。5.2可靠性和誠信：員工應(yīng)依照承諾和商定的事項進行溝通，確保信息的準(zhǔn)確和可靠。5.3透亮度和公正：在與外部合作伙伴溝通時，員工應(yīng)保持信息的透亮和公正，避開隱瞞、失實或鄙視性的言論。5.4團隊合作：外部溝通往往需要多方協(xié)調(diào)和合作，員工應(yīng)樂觀自動地與其他團隊成員合作，共同推動溝通事務(wù)的進展和解決。5.5處理投訴和糾紛：若在外部溝通中顯現(xiàn)問題、投訴或糾紛時，員工應(yīng)及時匯報，并搭配相關(guān)部門進行調(diào)查和處理。6.溝通培訓(xùn)和評估為了提高員工的溝通本領(lǐng)和效率，公司將定期開展溝通培訓(xùn)，包含溝通技巧、溝通工具的使用和溝通流程的理解。同時，公司將對員工的溝通本領(lǐng)進行評估，以便改進和進一步提升溝通質(zhì)量。7.角色和責(zé)任7.1員工：員工是外部溝通的重要執(zhí)行者，應(yīng)遵守本制度的要求，認(rèn)真履行溝通流程中的各項義務(wù)和責(zé)任。7.2部門負(fù)責(zé)人：各部門負(fù)責(zé)人是溝通流程的監(jiān)督者，應(yīng)確保員工依照規(guī)定的溝通流程進行溝通，并監(jiān)督溝通結(jié)果的落實和反饋。7.3人力資源部門：人力資源部門是溝通流程的協(xié)調(diào)者和維護者，負(fù)責(zé)訂立和監(jiān)督溝通培訓(xùn)計劃，并收集、整理員工的溝通反饋和評估結(jié)果。8.附則8.1本制度的解釋權(quán)和修訂權(quán)歸公司全部。8.2本制度自頒布之日起生效，各部門應(yīng)搭配人力資源部門對員工進行培訓(xùn)和宣傳，確保員工理解和遵守本制度。8.3對于違反本制度的行為，公司將視情節(jié)輕重予以相應(yīng)的紀(jì)律懲罰或法律追訴。注意：本制度自擬定之日起供