簽署合同與協(xié)議管理制度

簽署合同與協(xié)議管理制度1.前言本《簽署合同與協(xié)議管理制度》（下稱“本制度”）旨在確保公司內(nèi)部簽署合同與協(xié)議的規(guī)范性、合法性和有效性。本制度適用于我司全部員工，包含全職員工、兼職員工以及臨時(shí)工。為了保證公司利益和員工權(quán)益，全部員工必需遵守本制度。2.定義2.1合同合同是指公司與外部單位或個(gè)人之間就特定事項(xiàng)達(dá)成的書(shū)面協(xié)議，具有法律管束力。2.2協(xié)議協(xié)議是指公司與外部單位或個(gè)人之間就特定事項(xiàng)達(dá)成的口頭或書(shū)面協(xié)議，具有肯定管束力。3.合同與協(xié)議的簽署權(quán)限3.1簽署權(quán)限的劃分依據(jù)員工職位和職責(zé)不同，簽署合同與協(xié)議的權(quán)限劃分如下：職位簽署權(quán)限高級(jí)管理層全權(quán)簽署合同與協(xié)議部門(mén)經(jīng)理部門(mén)內(nèi)相關(guān)合同與協(xié)議員工僅可參加合同與協(xié)議的談判與審批3.2權(quán)限的授權(quán)方式3.2.1高級(jí)管理層的簽署權(quán)限由董事會(huì)進(jìn)行授權(quán)，并進(jìn)行書(shū)面記錄。3.2.2部門(mén)經(jīng)理的簽署權(quán)限由高級(jí)管理層授權(quán)，并進(jìn)行書(shū)面記錄。3.2.3員工參加合同與協(xié)議的談判與審批需要獲得部門(mén)經(jīng)理的授權(quán)，并進(jìn)行書(shū)面記錄。3.3權(quán)限的回收與調(diào)整公司在特定情況下有權(quán)回收或調(diào)整員工的簽署權(quán)限，例如：?jiǎn)T工離職、職位調(diào)整等?；厥栈蛘{(diào)整簽署權(quán)限必需經(jīng)過(guò)適當(dāng)?shù)某绦蚝驼酵ㄖ?.合同和協(xié)議的審批流程4.1合同和協(xié)議的起草與準(zhǔn)備4.1.1合同或協(xié)議的起草應(yīng)經(jīng)過(guò)合法授權(quán)人員進(jìn)行，并確保符合法律法規(guī)和公司政策。4.1.2合同或協(xié)議的起草人員應(yīng)認(rèn)真記錄合同的重要條款和內(nèi)容，并保管相關(guān)備份文件。4.2合同和協(xié)議的談判與審批4.2.1合同的談判與審批由授權(quán)人員負(fù)責(zé)進(jìn)行。4.2.2在談判和審批過(guò)程中，必需充分考慮公司利益、風(fēng)險(xiǎn)掌控和合規(guī)要求。如有需要，可請(qǐng)相關(guān)部門(mén)的法務(wù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員進(jìn)行評(píng)估和看法供應(yīng)。4.2.3談判和審批過(guò)程中的溝通記錄應(yīng)保管，并與最終合同或協(xié)議一起存檔。4.3合同和協(xié)議的簽署與歸檔4.3.1符合審批要求的合同和協(xié)議，應(yīng)由授權(quán)人員進(jìn)行簽署，并確保簽署人具備相應(yīng)的簽署權(quán)限。4.3.2簽署合同和協(xié)議的員工應(yīng)認(rèn)真核對(duì)相關(guān)內(nèi)容，并在合同或協(xié)議上簽署姓名、職位和日期。4.3.3簽署完成后，合同和協(xié)議應(yīng)及時(shí)歸檔并進(jìn)行備份，確保管檔完整和可檢索。4.4合同和協(xié)議的存儲(chǔ)與保密4.4.1合同和協(xié)議的存儲(chǔ)應(yīng)采用電子文檔存檔和實(shí)體文檔存檔相結(jié)合的方式，確保文檔的安全性和可追溯性。4.4.2合同和協(xié)議的存儲(chǔ)位置應(yīng)設(shè)有限制訪問(wèn)權(quán)限，只允許授權(quán)人員進(jìn)行查閱和處理。4.4.3合同和協(xié)議涉及到商業(yè)機(jī)密和敏感信息的，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格掌控訪問(wèn)權(quán)限。5.合同和協(xié)議的更改和停止5.1更改合同和協(xié)議的程序5.1.1對(duì)已簽署的合同和協(xié)議進(jìn)行任何更改，必需經(jīng)過(guò)相應(yīng)授權(quán)人員的審批和簽署，并依照相關(guān)流程進(jìn)行記錄和存檔。5.1.2合同和協(xié)議的更改應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，并確保更改后的合同和協(xié)議符合法律法規(guī)和公司政策的要求。5.2停止合同和協(xié)議的程序5.2.1對(duì)已簽署的合同和協(xié)議進(jìn)行停止，必需經(jīng)過(guò)相應(yīng)授權(quán)人員的審批和簽署，并依照相關(guān)流程進(jìn)行記錄和存檔。5.2.2合同和協(xié)議的停止應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員，并確保停止后的合同和協(xié)議符合法律法規(guī)和公司政策的要求。6.合同和協(xié)議管理的監(jiān)督與評(píng)估6.1合同和協(xié)議管理的監(jiān)督6.1.1公司內(nèi)設(shè)合同和協(xié)議管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)公司內(nèi)部合同和協(xié)議的管理、監(jiān)督和評(píng)估。6.1.2合同和協(xié)議管理部門(mén)應(yīng)對(duì)公司內(nèi)部合同和協(xié)議的簽署、審批和存檔情況進(jìn)行定期檢查和審核，確保合規(guī)、規(guī)范和有效。6.2合同和協(xié)議管理的評(píng)估6.2.1公司應(yīng)定期對(duì)合同和協(xié)議管理制度進(jìn)行評(píng)估，依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行必需的調(diào)整和優(yōu)化。6.2.2公司應(yīng)定期對(duì)合同和協(xié)議管理的執(zhí)行效果進(jìn)行評(píng)估，提出改進(jìn)看法和措施，不絕優(yōu)化管理流程，提高管理效率。7.違規(guī)處理和糾紛解決7.1違反制度的處理7.1.1對(duì)于嚴(yán)重違反本制度的行為，公司將依據(jù)公司相關(guān)制度進(jìn)行相應(yīng)的紀(jì)律處理，包含但不限于警告、處分、辭退等。7.1.2對(duì)于細(xì)小違反本制度的行為，公司將采取適當(dāng)?shù)某C正措施，并進(jìn)行相應(yīng)的教育和培訓(xùn)。7.2糾紛解決7.2.1對(duì)于因合同和協(xié)議引起的糾紛，公司將依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和合同商定進(jìn)行解決，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。7.2.2在糾紛解決中，公司將充分調(diào)查相關(guān)事實(shí)，并依據(jù)實(shí)際情況采取合適的解決方式，包含談判、調(diào)解、訴訟等。8.附則8.1本制度的訂立和修改8.1.1本制度由公司高級(jí)管理層負(fù)責(zé)訂立和修訂，并進(jìn)行內(nèi)部公示。8.1.2本制度的修改應(yīng)經(jīng)過(guò)相應(yīng)程序的審批和公示，確保全部員工能夠了解并遵守新的制度要求。8.2本制度的解釋和適用8.2.1本制度的解釋權(quán)