差旅報銷制度及流程

差旅報銷制度及流程一、制定目的及范圍為規(guī)范公司差旅報銷管理，確保差旅費用的合理性與合規(guī)性，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工的差旅報銷，涵蓋差旅申請、費用報銷、審批流程等環(huán)節(jié)。二、差旅報銷原則1.差旅費用應(yīng)遵循“合理、必要、合規(guī)”的原則，確保費用支出符合公司預(yù)算。2.差旅期間的所有費用需提供合法有效的票據(jù)，未提供票據(jù)的費用不予報銷。3.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)差旅報銷工作，確保流程的順暢與高效。三、差旅流程1.差旅申請流程1.1差旅計劃制定：員工在出差前需制定詳細的差旅計劃，包括出差目的、行程安排及預(yù)算。1.2填寫差旅申請表：員工需填寫《差旅申請表》，詳細列明出差時間、地點、目的及預(yù)計費用。1.3部門審批：差旅申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核，確認出差的必要性及預(yù)算的合理性。1.4報備財務(wù)部：經(jīng)部門審批后，差旅申請表需報備財務(wù)部，以便于后續(xù)費用的管理與控制。2.差旅費用報銷流程2.1費用收集：員工在出差期間需妥善保管所有相關(guān)票據(jù)，包括機票、酒店、交通及餐飲等費用的發(fā)票。2.2填寫報銷申請表：出差結(jié)束后，員工需填寫《差旅報銷申請表》，并附上所有相關(guān)票據(jù)。2.3部門審核：報銷申請表需經(jīng)部門負責(zé)人審核，確認費用的合理性及合規(guī)性。2.4財務(wù)審核：經(jīng)部門審核后，報銷申請表需提交財務(wù)部進行審核，財務(wù)部將核對票據(jù)的真實性及合規(guī)性。2.5報銷支付：財務(wù)部審核通過后，將根據(jù)公司財務(wù)流程進行報銷支付，員工可在規(guī)定時間內(nèi)收到報銷款項。3.特殊情況處理3.1緊急出差：如因突發(fā)情況需緊急出差，員工可在事后補充填寫差旅申請表，并附上相關(guān)證明材料。3.2費用超支：如實際費用超出預(yù)算，員工需提供合理解釋，并經(jīng)部門負責(zé)人及財務(wù)部的雙重審核方可報銷。3.3未報銷票據(jù)處理：如因特殊原因未能及時報銷的票據(jù)，員工需在報銷申請表中說明情況，并提供相關(guān)證明。四、備案與存檔所有差旅報銷申請及相關(guān)票據(jù)需進行備案，財務(wù)部應(yīng)妥善保存報銷申請表、票據(jù)及審核記錄，以備后續(xù)審計及查閱。五、差旅紀律1.員工職責(zé)：員工應(yīng)遵循公司差旅政策，合理安排差旅，確保費用的合規(guī)性與合理性。2.報銷人員行為規(guī)范：報銷人員不得偽造票據(jù)或虛報費用，違者將受到公司紀律處分。六、流程反饋與改進機制為確保差旅報銷流程的有效性與適應(yīng)性，定期收集員工對差旅報銷流程的反饋意見，財務(wù)部應(yīng)根據(jù)實際情況進行流程優(yōu)化與調(diào)整，確保流程的高效與順