行政采購管理制度及流程

行政采購管理制度及流程一、制定目的及范圍為提升行政采購的規(guī)范性與效率，確保采購活動的透明度與公正性，特制定本制度。該制度適用于公司所有行政采購活動，包括日常辦公用品、設(shè)備采購、服務(wù)采購等，旨在明確采購流程、職責(zé)分工及相關(guān)要求。二、采購原則行政采購應(yīng)遵循以下原則：1.公正性：所有采購活動應(yīng)在公平、公正的基礎(chǔ)上進行，確保各供應(yīng)商有平等的競爭機會。2.透明性：采購過程應(yīng)公開透明，確保信息的及時傳遞與共享。3.合理性：采購決策應(yīng)基于實際需求，綜合考慮質(zhì)量、價格及服務(wù)等因素，確保采購的合理性與經(jīng)濟性。4.合法性：所有采購活動必須遵循相關(guān)法律法規(guī)，確保采購行為的合法合規(guī)。三、采購流程1.采購申請各部門在進行采購前，需對現(xiàn)有庫存進行核查，確認是否存在可用物資。若需采購，填寫《采購申請表》，并附上相關(guān)需求說明，提交至行政部。2.申請審核行政部收到采購申請后，需對申請內(nèi)容進行審核，確認采購的必要性及預(yù)算的合理性。審核通過后，行政部將申請轉(zhuǎn)交至財務(wù)部進行預(yù)算審核。3.預(yù)算審核財務(wù)部對采購申請的預(yù)算進行審核，確保符合公司財務(wù)管理規(guī)定。審核通過后，財務(wù)部將申請返回行政部，進入下一步流程。4.詢價與比價行政部負責(zé)對符合條件的供應(yīng)商進行詢價，至少獲取三家供應(yīng)商的報價。報價信息需記錄在《詢價記錄表》中，并進行比價分析，選擇性價比最高的供應(yīng)商。5.審批流程行政部將詢價結(jié)果及推薦供應(yīng)商信息整理后，填寫《采購審批表》，提交公司管理層進行審批。審批通過后，方可進行采購。6.采購實施在獲得審批后，行政部與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物資的規(guī)格、數(shù)量、價格及交貨時間等條款。合同簽署后，行政部負責(zé)跟進采購進度，確保物資按時到貨。7.驗收與入庫物資到貨后，相關(guān)部門需對采購物資進行驗收，確認其數(shù)量與質(zhì)量符合合同要求。驗收合格后，填寫《驗收報告》，并將物資入庫，更新庫存記錄。8.付款與報銷在物資驗收合格后，行政部需及時向財務(wù)部提交付款申請，附上相關(guān)合同、發(fā)票及驗收報告。財務(wù)部審核無誤后，進行付款處理。采購物資的報銷需在貨到后一個月內(nèi)完成，逾期不予受理。四、備案與存檔所有采購活動結(jié)束后，行政部需將相關(guān)文件進行整理，包括《采購申請表》、《詢價記錄表》、《采購審批表》、《驗收報告》及發(fā)票等，復(fù)印兩份，一份交財務(wù)部存檔，另一份留存于行政部，以備后續(xù)查閱。五、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人員職責(zé)采購人員需建立供應(yīng)商檔案，定期進行市場調(diào)研，確保采購物資的質(zhì)量與服務(wù)。同時，需遵循公司采購紀(jì)律，維護公司利益。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的任何形式的賄賂、回扣或其他不正當(dāng)利益，違者將受到嚴肅處理，情節(jié)嚴重者將依法追究責(zé)任。六、反饋與改進機制為確保采購流程的有效性與適應(yīng)性，需定期對采購流程進行評估與反饋。各部門可根據(jù)實際情況提出改進建議，行政部將匯總意見，進行流程優(yōu)化，確保采購管理制度的持續(xù)改進與完善。七、總結(jié)本行政采購管理制度旨在通過規(guī)范化的流程與明確的職責(zé)分工，提高采購效率，降低采購成本，確保采購