星級酒店采購流程

星級酒店采購流程一、制定目的及范圍為提升星級酒店的采購效率，確保物資質量，降低采購成本，特制定本采購流程。本流程適用于酒店日常運營所需的各類物資采購，包括但不限于客房用品、餐飲原料、清潔用品及設備等。二、采購原則采購工作應遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保選擇優(yōu)質供應商。2.所有采購物資需從合法商家采購，并要求開具正規(guī)發(fā)票。3.各部門需指定專人負責采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程1.采購需求確認各部門根據實際需求，定期評估物資庫存情況，明確采購需求。部門負責人需對采購需求進行審核，確保需求的合理性和必要性。2.采購申請部門負責人填寫“采購申請單”，詳細列明所需物資的名稱、規(guī)格、數量及預算金額。申請單需附上相關的需求依據，如庫存清單、使用計劃等。3.申請審批采購申請單提交至酒店采購部進行審核。采購部需對申請的合理性、預算的合規(guī)性進行評估，必要時可要求申請部門提供補充材料。審核通過后，采購申請單將進入下一環(huán)節(jié)。4.詢價與比價采購部根據審核通過的申請，進行市場調研，至少聯系三家合格供應商進行詢價。詢價時需明確物資的質量標準、交貨時間及售后服務等要求。將各供應商的報價及相關信息整理成“詢價報告”。5.核價與選擇供應商采購部對各供應商的報價進行分析，參考歷史采購價格及市場行情，填寫“核價單”。根據綜合評估結果，選擇最優(yōu)供應商，并將選擇理由記錄在案。6.審批流程核價完成后，采購部需將“詢價報告”和“核價單”提交至酒店管理層進行審批。管理層需對供應商的選擇及價格進行審核，確保符合酒店的采購政策。7.采購實施審批通過后，采購部與選定的供應商簽訂采購合同，明確交貨時間、付款方式及違約責任等條款。合同簽署后，采購部下達采購訂單，供應商根據訂單要求進行備貨。8.驗收與入庫物資到貨后，相關部門需對到貨物資進行驗收，檢查數量、質量及包裝情況。驗收合格后，填寫“驗收單”，并將物資入庫。若發(fā)現問題，需及時與供應商溝通處理。9.付款與報銷驗收合格后，采購部需將相關單據（如采購合同、驗收單、發(fā)票等）提交財務部進行付款。財務部在審核無誤后，按照合同約定進行付款。采購物資的報銷需在貨到后一個月內完成，逾期不予受理。10.檔案管理所有采購相關文件（如采購申請單、詢價報告、核價單、合同、驗收單及發(fā)票等）需進行歸檔管理，以備后續(xù)查閱和審計。采購部需定期對檔案進行整理和更新，確保信息的準確性和完整性。四、特殊采購流程針對特殊情況，酒店可設定以下采購流程：1.集中采購：針對常用的辦公用品、清潔用品等，酒店可設定集中采購機制，由各部門在每月特定時間提交需求，統(tǒng)一采購。2.緊急采購：在突發(fā)情況下，如設備故障或突發(fā)事件，采購部可快速啟動緊急采購流程，簡化詢價及審批環(huán)節(jié)，以確保及時解決問題。3.年度采購計劃：針對定期需求的物資，采購部需提前編制年度采購計劃，并向管理層報備，以便于預算控制和資源配置。五、采購紀律1.采購人員職責：采購人員需建立供應商檔案，定期進行市場調研，確保采購物資的