《行政秘書學(xué)》 課件 唐鈞 第1-5章 行政秘書概述 - 行政秘書的綜合能力

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第1章行政秘書概述

第一篇概述第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第1編概述

第1章行政秘書概述1.1行政秘書的概念界定1.1.1行政秘書的概念界定

在政府部門或企事業(yè)單位中，圍繞領(lǐng)導(dǎo)或上司的工作需要，按照領(lǐng)導(dǎo)或上司的指示與授權(quán)，以集體或個人的工作方式，處理組織的日常性、程序性、綜合性的行政事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策等活動提供服務(wù)與輔助，可以代表領(lǐng)導(dǎo)行使部分行政管理的職責(zé)。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素1.從崗位來理解行政秘書的概念

（1）工作單位的性質(zhì)。政府部門、企業(yè)、事業(yè)單位等，由于單位性質(zhì)不同，對于行政秘書的要求也有所區(qū)別。政府部門的行政秘書強調(diào)政治忠誠，其崗位分工細(xì)，制度規(guī)范性強，以公文寫作、會務(wù)管理為主，專業(yè)型秘書居多。企業(yè)的行政秘書強調(diào)業(yè)務(wù)水平，以商務(wù)文書寫作、商務(wù)活動為主，綜合型秘書居多，為領(lǐng)導(dǎo)個人服務(wù)的特征更鮮明。事業(yè)單位則兼有前兩者的某些特征。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材（2）工作崗位的類型。

依據(jù)行政秘書工作的具體分工，可分為文字秘書、事務(wù)秘書、政務(wù)（業(yè)務(wù)）秘書、公關(guān)秘書和其他秘書等。不同的崗位對行政秘書的職責(zé)要求有所不同，例如文字秘書主要負(fù)責(zé)撰擬文稿等文字工作；事務(wù)秘書負(fù)責(zé)處理文書、籌辦會議、接待來賓等日常事務(wù)；政務(wù)（業(yè)務(wù)）秘書負(fù)責(zé)信息、調(diào)研、督查、協(xié)調(diào)等協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)業(yè)務(wù)的工作；公關(guān)秘書負(fù)責(zé)關(guān)系經(jīng)營、形象塑造、危機應(yīng)對等公關(guān)職責(zé)。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材（3）職務(wù)級別的差異。

行政秘書在縱向上存在職務(wù)級別的差異。例如美國將秘書職級分為2~15共14個等級；日本將秘書分為見習(xí)、初級、中級和高級4個等級。我國國家職業(yè)資格標(biāo)準(zhǔn)將秘書分為四級，由低到高依次為五級、四級、三級和二級。不同的等級所對應(yīng)的行政秘書的崗位和職責(zé)要求也有所不同。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素2.從角色來理解行政秘書的概念行政秘書的角色定位，是其一整套行為模式的集成匯總，由崗位決定。崗位對于角色而言，是一種硬性的約束，是一種底線的要求。同時，角色的內(nèi)涵又對行政秘書的能力和修養(yǎng)提出了相應(yīng)的要求。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

(1)在黨政機關(guān)，行政秘書的工作環(huán)境和氛圍較為嚴(yán)肅，各部門和崗位的分工十分明確，行政秘書通常是按章辦事，有條不紊地處理各項工作，包括公文處理、檔案管理、信息管理、會議管理等。因此，一般的行政秘書都是從事事務(wù)性的管理工作，主要扮演領(lǐng)導(dǎo)的事務(wù)性助手的角色。而高層次的行政秘書，如秘書長、辦公室主任等，則會承擔(dān)輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策、研究制訂方案等工作，是信息匯集的中心，主要扮演領(lǐng)導(dǎo)的參謀的角色。

(2)在企事業(yè)單位，行政秘書的工作環(huán)境和氛圍相對輕松。尤其是企業(yè)，行政秘書的工作較為機動和靈活，所扮演的主要角色也較為綜合，從事務(wù)性助手到信息中樞，從綜合協(xié)調(diào)到參謀，甚至作為領(lǐng)導(dǎo)或公司的代表參加相關(guān)會議或活動。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素3.從能力來理解行政秘書的概念

行政秘書的崗位和角色的內(nèi)涵，對行政秘書的能力提出了相應(yīng)的要求。一方面，崗位分析的報告提出了崗位所需的基本能力要求；另一方面，隨著崗位的不斷提升，行政秘書的角色也在不斷調(diào)整，這又對行政秘書的能力提出了新的要求。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材行政秘書的主要角色包括事務(wù)性助手、信息中樞人員、綜合協(xié)調(diào)人員、參謀、公關(guān)人員、領(lǐng)導(dǎo)代表等，這六種角色從低級到高級呈遞進狀態(tài)。行政秘書的角色是問題導(dǎo)向型的，不同角色面臨著不同的問題，而特定問題的解決又需要特定的能力。因此，行政秘書的能力與其角色存在著一定的對應(yīng)關(guān)系，其能力必須與其所扮演的角色相匹配。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.2行政秘書的四要素4.從修養(yǎng)來理解行政秘書的概念行政秘書的崗位、角色決定了行政秘書必須具備的能力，同時還決定了行政秘書必須具備的職業(yè)修養(yǎng)。行政秘書的修養(yǎng)是行政環(huán)境對行政秘書的客觀要求，尤其是“辦公室政治”等軟環(huán)境的客觀要求。一般來說，行政秘書的修養(yǎng)是指行政秘書在工作中應(yīng)該具備的修為與素養(yǎng)，它既包括行政秘書的人格修養(yǎng)、道德修養(yǎng)、才學(xué)修養(yǎng)、政治思想修養(yǎng)等，又包括行政秘書的個性心理、壓力緩解和心理調(diào)適等。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型1.按所在單位的性質(zhì)劃分

行政秘書總是在特定的單位中開展工作。這些組織根據(jù)性質(zhì)，可以分為政府部門、民間組織和介于兩者之間的混合型組織。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型

2.按從事行業(yè)的類型劃分

行政秘書工作所在的組織總是屬于某一行業(yè)，根據(jù)行業(yè)的不同，我們可以劃分出與行業(yè)相對應(yīng)的行政秘書，例如政府秘書、軍隊秘書、外交秘書、企業(yè)秘書、教務(wù)秘書、醫(yī)務(wù)秘書、法律秘書、科技秘書、統(tǒng)計秘書等。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型

3.按從業(yè)人員的身份劃分一般情況下，當(dāng)前我國政府部門中的行政秘書都具有官員身份或者說公務(wù)員身份，他們由國家財政支付工資并享受國家福利，屬于行政編；民間企業(yè)中的行政秘書是基于職業(yè)而存在的社會從業(yè)者或者說民間職員，他們不是國家工作人員，不享受國家福利，而是基于市場原則從所在組織獲取報酬，他們在國家工作人員編制之外；事業(yè)單位中的行政秘書不是國家公務(wù)員，但屬于國家工作人員，由國家財政支付工資并享受部分國家福利，這就是所謂的事業(yè)編；國有企業(yè)的行政秘書一般來說在國家工作人員編制之外。因此，根據(jù)行政秘書的身份，我們可以劃分為行政編秘書、事業(yè)編秘書、非編制秘書三種類型。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型4.按角色定位的類型劃分

角色定位類型行政秘書類型出謀劃策參謀型秘書撰擬文稿文字型秘書辦理日常事務(wù)辦事型秘書負(fù)責(zé)專門業(yè)務(wù)業(yè)務(wù)型秘書處理公共關(guān)系公關(guān)型秘書其他其他復(fù)合型秘書第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型5.按職能作用的層次劃分

行政秘書的職能是輔助領(lǐng)導(dǎo)對組織進行管理。領(lǐng)導(dǎo)對組織的管理是分層次的，最高層次的是決策，中間層次的是事務(wù)，最低層次的是技術(shù)。根據(jù)行政秘書在哪一層次上輔助領(lǐng)導(dǎo)進行管理、發(fā)揮自身職能作用，我們可以將行政秘書劃分為三個層次：決策輔助層秘書、事務(wù)輔助層秘書、技術(shù)輔助層秘書。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.1.3行政秘書的類型6.按技能或職務(wù)級別劃分

行政秘書由于自身素質(zhì)的原因會存在技能的高低，在組織中任職時也會出現(xiàn)職務(wù)級別的高低，這為我們對行政秘書進行縱向劃分提供了依據(jù)。根據(jù)行政秘書技能的高低，我們可以把行政秘書縱向劃分為高級秘書、中級秘書、初級秘書、實習(xí)秘書等。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2行政秘書

在我國的演進和在國外的概況1.2.1我國行政秘書的演進1.政府部門的行政秘書2.非政府部門的行政秘書

第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.政府部門的行政秘書（1）漢代以前，輔助皇帝的“行政秘書”一般稱為“史官”。夏朝在政府內(nèi)設(shè)有太史令、左史等官職，西周政府則設(shè)有外史、內(nèi)史、女史等官職。（2）曹魏時朝，中央政府設(shè)置“秘書令”，其職責(zé)是主管“尚書奏事”，即負(fù)責(zé)管理機要事務(wù)。（3）漢魏以后，中央政府中從事行政秘書工作的官員設(shè)置一直沿襲，但其稱謂則隨著朝代的更替而多有變化，如“尚書”、“中書”、“侍中”、“中書舍人”、“翰林學(xué)士”等。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.非政府部門的行政秘書近代以來，隨著經(jīng)濟的發(fā)展與社會的開放，非官方的民間組織大量出現(xiàn)并不斷壯大，如民間企業(yè)、民間社團等。民間組織中的行政秘書主要是通過合同方式從人力市場上聘用的，這就有別于傳統(tǒng)上政府部門中的行政秘書，他們不需要政府官員身份也能從事行政秘書工作，突破了政府官員身份，就拓展成了一種社會職業(yè)，并且不斷地朝著職業(yè)化的方向發(fā)展。這些民間組織中的行政秘書在民間企業(yè)中最為典型。民間企業(yè)中的行政秘書可以包括董事會秘書、行政助理、辦公室主任、普通秘書，一般籠統(tǒng)地簡稱為“秘書”。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2.2國外行政秘書的概況1.國外行政秘書的概念·在英國，秘書有三層含義：一是主事者身邊的公務(wù)服務(wù)人員和辦事助手；二是非營利組織中義務(wù)操辦日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人；三是政府官員。·美國《職稱詞典》對秘書的解釋則比較具體，秘書是指工作水平高超、能貫徹下列活動的人：(1)全面處理機關(guān)或公司的行政工作，以減輕政府官員或公司負(fù)責(zé)人較次要的行政事務(wù)和辦公室工作；(2)能用速記記錄口述；(3)能用翻譯機將口述或復(fù)制的記錄信息譯成文字；(4)處理首長或經(jīng)理的約會和提醒其約會；(5)接見辦公室來訪人員；(6)接電話和打電話；(7)處理首長或經(jīng)理私人重要郵件、主動撰寫日常函件；(8)對辦公室其他工作人員進行工作監(jiān)督；(9)整理人事檔案。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2.2國外行政秘書的概況2.國外行政秘書的類型（1）美國的秘書類型·按服務(wù)對象的數(shù)量，秘書可分為：專為某一個人服務(wù)的“私人秘書”，兼為幾個人服務(wù)的“集體秘書”；按任職時間，秘書可分為：要求任職者用其全部工作時間任職的“專職秘書”，只有部分工作時間任職的“兼職秘書”；按職務(wù)性質(zhì)，秘書可分為擔(dān)任行政性職務(wù)的“行政秘書”、擔(dān)任專業(yè)性職務(wù)的“專業(yè)秘書”。·美國除了按照職務(wù)性質(zhì)對秘書進行分類之外，還按照職位高低對秘書進行分級，即縱向的分類。美國秘書縱向分為2~15共14個等級，由低至高，其技術(shù)要求由簡單到復(fù)雜，工作范圍由單純到綜合。·美國行政管理學(xué)院把一般的行政秘書分為三級，它們按職級從低到高依次是“B級秘書”、“A級秘書”和“經(jīng)理秘書”。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.2.2國外行政秘書的概況3.國外的秘書資格考試制度·“特許職業(yè)秘書考試”是由國際職業(yè)秘書協(xié)會（PSI）舉辦的高級秘書資格考試，每年5月第一個星期的星期五、星期六兩天進行。該證書全世界通用，在北美地區(qū)則是秘書職業(yè)的準(zhǔn)入證書?！ぁ靶姓芾砣藛T證書”（CAM）也是一種國際職業(yè)秘書資格證書，它是為那些謀求管理崗位的秘書而設(shè)置的。·日本國內(nèi)的秘書職業(yè)資格考試制度（GBS考試）由日本秘書協(xié)會舉辦，審定秘書的英語、日語能力和業(yè)務(wù)知識、技術(shù)水平?？荚噧?nèi)容包括：秘書所需要的日語、英語知識和應(yīng)用能力，必須經(jīng)過口語面試；秘書業(yè)務(wù)、技能；秘書適應(yīng)環(huán)境、處理人際關(guān)系和經(jīng)營管理的能力。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.3行政秘書的從業(yè)資格及職業(yè)能力、職業(yè)修養(yǎng)和職業(yè)規(guī)劃1.3.1行政秘書的從業(yè)資格1.通過秘書資格考試2.通過用人單位錄用

第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.通過秘書資格考試通過秘書資格考試獲得秘書職業(yè)資格證書是成為行政秘書的第一步。例如美國有專門的秘書職業(yè)準(zhǔn)入制度，由專業(yè)組織通過一定方式和程序來確認(rèn)秘書的資格，授予其職業(yè)資格證書，并按照一定的標(biāo)準(zhǔn)來考核秘書的能力，為其職務(wù)晉升提供依據(jù)。在我國，政府部門的行政秘書需要通過國家公務(wù)員考試，企業(yè)的行政秘書一般需要獲得秘書職業(yè)資格證書。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.通過用人單位錄用用人單位的錄用是行政秘書任職的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接決定了能否在該單位擔(dān)任行政秘書。此外，行政秘書直接為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，這種服務(wù)需要領(lǐng)導(dǎo)與行政秘書兩者間的默契，因此領(lǐng)導(dǎo)有選擇行政秘書的權(quán)力。領(lǐng)導(dǎo)由于戰(zhàn)略目標(biāo)、工作職責(zé)、業(yè)務(wù)水平、個性心理的差異，對行政秘書的需求是不同的，而不同的行政秘書在專業(yè)、能力、個性、修養(yǎng)等方面也都存在差異，因此，行政秘書還必須符合領(lǐng)導(dǎo)的需求、獲得領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.2行政秘書的職業(yè)能力1.行政秘書的基本能力

2.行政秘書的高級能力

3.行政扮演角色所需的能力第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.行政秘書的基本能力（1）日常事務(wù)管理能力。（2）文書處理與寫作能力。（3）信息管理能力。（4）會議管理與商務(wù)活動能力。（5）體察判斷與應(yīng)變能力。（6）溝通與社交能力。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.行政秘書的高級能力（1）輔助決策能力。（2）項目管理能力。（3）知識管理能力。（4）人際交往能力。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.行政扮演角色所需的能力（1）輔助決策能力。（2）項目管理能力。（3）知識管理能力。（4）人際交往能力。（5）公關(guān)能力。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.3行政秘書的職業(yè)修養(yǎng)1.人格修養(yǎng)2.道德修養(yǎng)

3.才學(xué)修養(yǎng)4.政治思想修養(yǎng)5.個性修煉6.心理調(diào)適7.外形塑造

第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.4行政秘書的職業(yè)規(guī)劃1.影響行政秘書職業(yè)生涯規(guī)劃的因素：（1）內(nèi)部因素；（2）外部因素行政秘書的定位發(fā)生改變也是受到了內(nèi)因和外因的影響，不同的是，有時候是內(nèi)因先決定了外因，而有時候是外因先于內(nèi)因發(fā)生作用。因此，行政秘書的職位變遷可分為內(nèi)生型和外推型兩種類型。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

1.3.4行政秘書的職業(yè)規(guī)劃2.行政秘書職位變遷的種類：(1)內(nèi)生型，即內(nèi)因先于外因起到?jīng)Q定作用，是指行政秘書的能力和修養(yǎng)發(fā)生改變，自身的綜合實力發(fā)生變化，目前的崗位和工作平臺已經(jīng)不能充分展示其能力和水平，于是得到提拔或晉升，新崗位又使得其角色和要求發(fā)生改變。(2)外推型，即外因先于內(nèi)因起到推動作用，是指領(lǐng)導(dǎo)或組織決定調(diào)整行政秘書的崗位，使其角色也隨之改變，從而推動和迫使行政秘書提高自身工作要求，提高相應(yīng)的能力和修養(yǎng)，以適應(yīng)崗位的變化。第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語行政秘書行政秘書的類型第1編第1章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材復(fù)習(xí)思考題行政秘書的概念行政秘書的類型行政秘書的從業(yè)資格及其認(rèn)證過程行政秘書應(yīng)具備的職業(yè)能力

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第2章辦公室事務(wù)管理

2.1辦公室事務(wù)管理及其對行政秘書的能力要求提供貼心的來客接待創(chuàng)造舒適的辦公環(huán)境形成高效的日常流程培養(yǎng)規(guī)范的業(yè)務(wù)操作2.1.1辦公室事務(wù)管理的概念第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求1.能夠識別良好的工作環(huán)境的內(nèi)容和作用，并掌握創(chuàng)造良好的工作環(huán)境的方法；

2.能夠識別、理解并掌握開展日常事務(wù)工作的

方法和技巧；3.能夠了解和掌握提高辦公室效率和加強時間管理的

基本方法；

第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.1.2行政秘書辦公室事務(wù)管理的能力要求4.能夠了解和掌握辦公自動化的基本操作方法；5.能夠識別和掌握進行信息管理的要求、程序和方法；

6.能夠識別、理解并掌握接待工作的一般程序、規(guī)則、

禮儀規(guī)范。

第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.1辦公室的自然環(huán)境空間環(huán)境視覺環(huán)境聽覺環(huán)境空氣環(huán)境2.2辦公室環(huán)境管理第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.2辦公室的布置1.空間布局的合理2.色彩搭配的相宜3.辦公室設(shè)備的優(yōu)化（1）優(yōu)化辦公室的照明設(shè)備。（2）優(yōu)化辦公室的隔音設(shè)備。（3）優(yōu)化辦公室的空氣調(diào)節(jié)設(shè)備。（4）優(yōu)化辦公室的辦公設(shè)備。4.辦公室環(huán)境的美化第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理1.辦公室可能遇到的潛在十大危險（1）辦公家具和設(shè)備擺放不當(dāng)，阻擋通道；（2）拖拽電線或電話線；（3）家具或設(shè)備有突出的棱角；（4）絕緣不徹底；（5）電路負(fù)荷過大；（6）接線松開或有危險；（7）柜櫥頂端堆放過多物品導(dǎo)致傾倒；（8）滅火設(shè)備已損壞；（9）在密閉容器內(nèi)燒水或倒熱水；（10）地板打滑。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.3辦公室安全管理2.防范辦公室潛在危險的工作首先，要確定檢查周期，定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全方面的檢查；

其次，發(fā)現(xiàn)隱患，在職責(zé)范圍內(nèi)排除危險或減少危險；再次，如果發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進，直到解決；最后，將異常情況的發(fā)現(xiàn)、報告、處理等過程認(rèn)真記錄在相關(guān)的隱患記錄和處理表上。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

1.領(lǐng)導(dǎo)辦公室和接待室的整理（1）尊重領(lǐng)導(dǎo)意愿。（2）貼心的設(shè)計。1）桌子和辦公器材是否擺放平穩(wěn)，有沒有歪斜和灰塵。

2）時鐘是否撥準(zhǔn)，并保持走動。

3）日歷上的日期是否準(zhǔn)確。

4）辦公室內(nèi)的溫度和濕度是否調(diào)到適宜的程度。

5）盆景、掛畫的位置是否得體并整理好了。

6）花卉是否定期澆水。

7）報紙雜志是否是最新的一期。

8）書架是否歸置妥當(dāng)。

9）擺放在領(lǐng)導(dǎo)辦公桌上的用品是否已整理好。

10）文具、便箋是否補充。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理（1）行政秘書的辦公桌上，電話一般放在左邊，便于左手摘機，右

手執(zhí)筆做記錄；計算機一般放在桌子的右邊，或放在計算機桌上。（2）準(zhǔn)備一些敞開的文件夾，可以存放需要領(lǐng)導(dǎo)簽署的文件；已經(jīng)閱讀的文件、處理完畢的文件和資料，在文件夾上貼上相應(yīng)的標(biāo)識條；處理完畢的文件和資料應(yīng)該妥當(dāng)放置，如放在帶鎖的抽屜或柜子中。（3）把各種筆、膠水、剪刀等文具分門別類地放在文具用品盒內(nèi)，用完后物歸原處。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.2.4辦公室的整理

2.行政秘書辦公室的布置和整理(4）辦公桌抽屜里的物品擺放要整齊，要經(jīng)常清理；存放公章、介紹信、機密文件的抽屜必須帶鎖。（5）辦公室里各種類型的文件柜要分門別類地安放文件、資料和物品，并貼上標(biāo)識。（6）每天下班前要整理好自己的辦公桌，把文件收藏好,以免丟失和泄密；要仔細(xì)檢查計算機、復(fù)印機、空調(diào)等的開關(guān)是否關(guān)上，抽

屜、柜子是否鎖好，確保萬無一失。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.3.1電話接打與郵件處理

1.電話接打2.郵件處理

2.3日常辦公第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.電話接打（1）行政秘書接聽電話。（2）行政秘書撥打電話。

2.郵件處理（1）郵件的轉(zhuǎn)交。1）需要呈給領(lǐng)導(dǎo)的信件，應(yīng)根據(jù)重要程度進行整理，將最重要的放在最上面。

2）如果事先得到領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)，應(yīng)對信件進行評注，即把長信中重要的部分標(biāo)明或把有用的信息記錄下來。

3）行政秘書要審閱信件，把辦公室無法處理的信和應(yīng)該轉(zhuǎn)交給其他人的信件分開放好。（2）郵件的回復(fù)。信件、電子郵件和傳真。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.2印信管理1.印章的管理和使用

2.介紹信的管理和使用第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.印章的管理和使用（1）印章的保管。

1）專人保管。

2）安全放置。3）定期清潔。（2）印章的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）禁止私自用印。

3）用印登記。4）蓋印端正、清晰。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.介紹信的管理和使用（1）介紹信的保管。（2）介紹信的使用。1）領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

2）按要求填寫。

3）妥善保管存根。4）廢信處理。5）禁止事項。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.3辦公效率與時間管理1.提高辦公效率

2.合理管理時間第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.提高辦公效率（1）培養(yǎng)有利于工作的好習(xí)慣

1）完成“例行公事”。2）在工作時間不做與工作無關(guān)的事，尤其是私事。3）做事有前瞻性，未雨綢繆，防患于未然。4）不將情緒帶到工作中。

5）工作中學(xué)會說“不”。（2）抓主要矛盾。（3）井然有序地存放文件和物品。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.合理管理時間（1）行政秘書要有計劃地使用時間，就是要在時間資源的使用上，做到有計劃、有標(biāo)準(zhǔn)、定量使用。（2）行政秘書要合理使用零碎時間。所謂零碎時間，是指不構(gòu)成連續(xù)時段的某項工作與另一項工作銜接之間的空余時間。（3）行政秘書在有效管理自己的工作時間之外，還需要合理地替領(lǐng)導(dǎo)管理時間、安排日程等。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.3.4辦公自動化

1.計算機的使用2.常用辦公設(shè)備的使用（1）掃描儀。（2）復(fù)印機。（3）傳真機。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.1信息的內(nèi)容與分類1.分類方法2.分類原則2.4信息管理第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.分類方法（1）按對象、主題、形式、來源、信息內(nèi)容和通用分類表分類。按對象分類常用于對書信等往來文書的分類；（2）按主題分類是一種根據(jù)信息資料所反映的主題進行分類的方法；（3）按形式分類是將單據(jù)、合同、廣告稿、新聞稿、報告書、建議書、信函、文件、調(diào)查記錄、報紙和期刊文章等形式區(qū)分，相同形式的信息資料再按時間細(xì)分；（4）按來源分類是將資料根據(jù)來源做出分類，把相同來源的信息資料歸在一起；（5）按信息內(nèi)容分類是根據(jù)信息資料所反映的內(nèi)容進行相應(yīng)的區(qū)分；（6）按通用分類表分類是根據(jù)信息資料的情況，借助于“圖書資料分類法”或“檔案分類法”進行分類。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.分類原則（1）適用性原則；（2）綜合性原則；（3）漸進性原則；（4）相斥性原則；（5）并置性原則。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.4.2信息管理工作的基本程序2.審核信息1.搜集信息3.整理信息4.利用信息5.存儲信息第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”2.4.3信息保密工作1.做好口頭信息的保密社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.做好書面信息的保密3.做好電子信息的保密第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

2.5.1接待的準(zhǔn)備工作1.自然環(huán)境2.人文環(huán)境3.必備物資4.輔助物品

5.接待禮儀2.5接待工作第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.2接待規(guī)格的確定1.接待規(guī)格確定的標(biāo)準(zhǔn)：接待規(guī)格主要由來賓和陪同領(lǐng)導(dǎo)

的級別確定。2.接待規(guī)格的決定權(quán)：接待規(guī)格的最終決定權(quán)在領(lǐng)導(dǎo)，行

政秘書僅提供參考意見。3.接待規(guī)格的分類：接待規(guī)格分為高規(guī)格接待、對等接待和低規(guī)格接待。第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.3接待計劃的制定1.接待工作計劃要有針對性2.接待工作計劃要具有全面性3.接待工作計劃要做到具體化第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.5.4基本接待禮儀

1.有約接待的禮儀要求（1）親切迎客。（2）熱忱待客。（3）禮貌送客。

2.無約接待的禮儀要求第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語辦公室事務(wù)管理辦公室環(huán)境管理信息管理辦公效率第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材復(fù)習(xí)思考題辦公室事務(wù)管理的內(nèi)容何為辦公室環(huán)境管理辦公室效率管理是指什么信息管理工作的環(huán)節(jié)

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第3章文書與檔案工作

3.1文書與檔案工作及其對行政秘書的能力要求3.1.1文書與檔案工作的概念·文書，是人類社會活動中由于處理事務(wù)的需要，直接形成并使用的具有規(guī)范格式和法定效用的信息記錄?！n案，是國家機構(gòu)或其他社會組織、個人在社會活動中直接形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像等各種形式的歷史記錄。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書的文書與檔案工作能力要求1.能夠識別并理解文書和公文；2.能夠識別文書處理流程并完成簡單的辦文任務(wù)；3.能夠識別并運用行文規(guī)則；4，能夠識別并運用公文格式；5，能夠識別并表述文書的基本知識、基本結(jié)構(gòu)

與寫作要領(lǐng)；

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.1.2行政秘書的文書與檔案工作能力要求6.能夠完成文書起草任務(wù)；

7.能夠理解檔案和檔案管理；8.能夠掌握檔案管理原則；9.能夠基本掌握紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理。

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材公務(wù)文書事務(wù)文書商務(wù)文書

3.2文書的擬寫與處理3.2.1常用文書擬寫第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)公務(wù)文書（1）指導(dǎo)性公文：決定、批復(fù)。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）告知性公文：

轉(zhuǎn)發(fā)性通知、批轉(zhuǎn)性通知、發(fā)布性通知、

指示性通知、任免性通知、事項性通知。（3）報請性公文：（4）商洽性公文：申請函、商洽函、詢問函、答復(fù)函、告知函。（5）記錄性公文。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”事務(wù)文書（1）前言。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）主體。（3）結(jié)尾。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)商務(wù)文書（1）市場調(diào)研報告、可行性研究報告。社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

（2）招標(biāo)書、投標(biāo)書。（3）商務(wù)廣告、商務(wù)函件。（4）意向書、協(xié)議書。（5）合同。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)3.2.2文書處理1.文書處理的原則社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.文書處理的行文關(guān)系3.文書處理的行文關(guān)系4.文書處理程序第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材1.文書處理的原則（1）及時、高效。（2）準(zhǔn)確、周密。（3）精簡、求實。（4）安全、可靠。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.文書處理的行文關(guān)系（1）隸屬關(guān)系。（2）非隸屬關(guān)系。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.文書處理的行文方式（1）逐級行文。（2）多級行文。（3）直達(dá)行文。（4）公開行文。（5）越級行文。（6）橫向行文。（7）聯(lián)合行文。（8）對口行文。（9）轉(zhuǎn)發(fā)行文。（10）授權(quán)行文。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.文書處理程序（1）發(fā)文處理程序。發(fā)文處理程序是指本機關(guān)或單位制發(fā)對外文件和內(nèi)部文件的處理程序，一般包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、校對、用印、登記、分發(fā)等。（2）收文處理程序。

·第一個階段是從簽收到登記，稱為收進階段；

·第二個階段是從分辦到承辦，稱為閱辦階段。

一般收文處理程序包括簽收、拆封、登記、審核、傳閱、擬辦、批辦、承辦，另外還有催辦和注辦。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.3.1檔案與檔案管理1.檔案的特點

（1）檔案是由機關(guān)團體或個人在其自身活動中積累起來的文件集合體。（2）檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。（3）檔案是原始性的記錄。（4）信息記錄方式、載體形式是多樣的。2.檔案的作用

3.檔案管理的定義

3.3檔案管理第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

3.3.2檔案工作的基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理2.維護檔案的完整與安全3.便于社會各方面的利用

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（1）歸檔文件的分類。

1）按年度分類。

2）按組織機構(gòu)分類。

3）按問題分類。4）按保管期限分類。

第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（2）立卷。

1）按問題特征立卷。2）按作者特征立卷。3）按文種特征立卷。

4）按時間特征立卷。5）按地區(qū)特征立卷。6）按通信者特征立卷。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作1.檔案整理（3）系統(tǒng)排列與編制案卷目錄。案卷的系統(tǒng)排列與案卷目錄的編制一般在檔案室完成，案卷的系統(tǒng)排列就是編排并固定案卷的排列次序，編制案卷目錄就是在完成立卷歸檔的案卷的羅列、編號和分類等系統(tǒng)化的整理之后，將其結(jié)果用編制案卷目錄的方式固定下來。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.3.3檔案管理具體工作2.電子檔案管理（1）電子文件收集。（2）電子文件歸檔。（3）電子文件保管。第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材關(guān)鍵術(shù)語公務(wù)文書文書處理檔案管理第2編第3章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材復(fù)習(xí)思考題公文的定義及文種公文的行文方式公文的行文關(guān)系檔案工作的基本原則

行政秘書學(xué)

行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材唐鈞/主編中國人民大學(xué)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材課程體系第一篇概述第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第三篇做人與職業(yè)素養(yǎng)行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2章辦公室事務(wù)管理第3章文書與檔案工作第4章會務(wù)管理第5章行政秘書的綜合能力第二篇做事與業(yè)務(wù)能力第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材第2編做事與業(yè)務(wù)能力

第4章會務(wù)管理

4.1會務(wù)管理及其對行政秘書的能力要求4.1.1會務(wù)管理概述1.會議分類（1）根據(jù)會議的性質(zhì)，可以分為正式會議、非正式會議。（2）根據(jù)會議的內(nèi)容，可以分為傳達(dá)動員會、匯報檢查會、座談討論會和工作決策會等。（3）根據(jù)會議的人數(shù)、規(guī)模，可以分為大型會議、中型會議、小型會議。（4）根據(jù)會議召開的規(guī)律或日期，可分為定期例會、臨時性會議。

第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.1.1會務(wù)管理概述2.會議的構(gòu)成要素（1）與會者；（2）主辦者；（3）會議議題；（4）會議名稱；（5）會議時間；（6）會議地點。

第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務(wù)管理能力要求1.能夠識別并理解會議功能和會議組織者的職責(zé)；

2.能夠理解并掌握會議組織的一般程序及會議籌備

方案的擬寫和實施；3.能夠為領(lǐng)導(dǎo)策劃參與各種商務(wù)活動和應(yīng)酬。

第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.2.1會務(wù)管理辦法會議分類會議要求會議計劃的制定與批準(zhǔn)會議通知會議組織及實施

4.2會務(wù)管理制度規(guī)范第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務(wù)管理能力要求1.會議分類

《中央國家機關(guān)會議費管理辦法》第二條對會議進行了分類：一類會議是以國務(wù)院名義召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市負(fù)責(zé)同志參加的會議；二類會議是國務(wù)院各部委、直屬機構(gòu)以及國務(wù)院各直屬事業(yè)單位召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機構(gòu)的負(fù)責(zé)同志參加的會議；三類會議是國務(wù)院各部委、直屬機構(gòu)以及國務(wù)院各直屬事業(yè)單位或所屬司（局）召開的，要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市有關(guān)廳（局）或本系統(tǒng)在各地機構(gòu)的有關(guān)人員參加的會議。不在此三類中的會議歸為其他會議。

第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務(wù)管理能力要求2.會議要求各單位對會議的要求可以是指導(dǎo)性的，也可以是具體的規(guī)范性的。指導(dǎo)性的要求，例如“嚴(yán)格控制召開各類會議，減少會議數(shù)量，控制會議規(guī)模，壓縮開會時間，應(yīng)當(dāng)充分利用視頻系統(tǒng)召開電視電話會議，減少駐會會議；各類會議必須圍繞組織的中心工作，保證質(zhì)量，準(zhǔn)備不成熟的、沒有明確目的和主題的或能通過其他方式解決的事項，不召開會議”等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務(wù)管理能力要求3.會議計劃的制訂與批準(zhǔn)

會議計劃的制訂與批準(zhǔn)是會議活動管理辦法的重要組成部分。各組織可實行會議計劃管理制度。辦公廳或辦公室管理機關(guān)召開的各類會議的審核都有嚴(yán)格的程序和制度規(guī)范，有利于組織的會務(wù)管理。如機關(guān)各部門每年年底可將下一年度除小型業(yè)務(wù)會議以外的會議計劃報辦公廳或辦公室；各類會議經(jīng)辦公廳或辦公室匯總、綜合平衡，由規(guī)劃財務(wù)部門審查預(yù)算后，提交組織常務(wù)會議審議；每年年底將下一年度計劃召開的二類會議以及部分其他會議的報批文件（會議的名稱、主要內(nèi)容、時間、地點、代表及工作人員數(shù)、所需經(jīng)費等），按程序報有關(guān)部門備案；經(jīng)組織批準(zhǔn)召開的會議，納入年度會議計劃，作為會議審批的依據(jù)，未列入年度計劃的會議，原則上不得召開等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務(wù)管理能力要求4.會議通知

辦公廳或辦公室設(shè)置會議通知專用文種。例如在政府部門，一類、二類會議的通知以辦公廳或辦公室文件（或明傳電報）印發(fā)，三類會議及國際會議的通知，均以辦公廳或辦公室會議通知文件印發(fā)，各部門不得以函等形式印發(fā)會議通知（機關(guān)黨委和紀(jì)檢監(jiān)察部門召開的會議和小型業(yè)務(wù)會議除外）；其他會議的審核與發(fā)文根據(jù)實際情況參照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不按上述要求發(fā)文召開的會議，被通知的相關(guān)部門可以不參加。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材

4.1.2行政秘書的會務(wù)管理能力要求5.會議組織及實施

會議組織及實施是有規(guī)律可循的，下面以政府部門中的部級單位為例進行說明，其他級別的組織和單位可依此類推。一類會議的會議方案及領(lǐng)導(dǎo)講話等文件由辦公廳負(fù)責(zé)起草，經(jīng)分管辦公廳的領(lǐng)導(dǎo)審核后報部長批準(zhǔn)，由辦公廳負(fù)責(zé)具體的組織協(xié)調(diào)工作；要求省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市、副省級城市相關(guān)部門或派出機構(gòu)、直屬單位分管負(fù)責(zé)同志參加的二類會議，會議方案及領(lǐng)導(dǎo)講話等文件由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，經(jīng)辦公廳審核后，根據(jù)業(yè)務(wù)分工，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.2.2會議活動審核流程1.審核范圍。辦公廳或辦公室能夠?qū)徍说臅h活動是有范圍限制的，并非所有的會議活動都需要，或者都可以由秘書機構(gòu)進行審核2.審核內(nèi)容。會議活動的審核內(nèi)容包括會議名稱、主題與議題、議程、時間和日期、與會代表的組成與范圍、會議文件的準(zhǔn)備和發(fā)放范圍、會議地點（住宿）、餐飲安排以及會議籌備機構(gòu)組成、人員分工情況等。3．審核要點。進行會議活動審核時，審核的要點包括會議方案的主題與議題安排是否準(zhǔn)確反映了會議宗旨；會議的議程和日程安排是否科學(xué)合理；會議與會代表的組成結(jié)構(gòu)；會議的準(zhǔn)備工作安排是否與有關(guān)單位銜接，涉及外賓或外事活動的是否需報相關(guān)部門備案并請其在禮賓等方面予以把關(guān)等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.2.3會議活動發(fā)文審核1.會議類型審核社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會議預(yù)算審核3.計劃內(nèi)會議審核4.計劃外會議審核第2編第2章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程1.會議目標(biāo)、議題的確定2.會議預(yù)案、計劃的制定3.會議議程、日程的確定4.會場布置5.會議文件的準(zhǔn)備6.會議通知的擬定和發(fā)送7.會前檢查8.溝通會議信息

4.3會務(wù)管理主要流程第2編第4章第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程1.會議目標(biāo)、議題的確定

會議的目標(biāo)決定會議的議題，會議議題的確定應(yīng)該高效和準(zhǔn)確，即議題確定是必要的，而且需要立即討論；議題應(yīng)當(dāng)適量，要分清主次輕重，明確中心議題或主要議題；相關(guān)議題應(yīng)集中或歸并討論；議題的表述要清楚準(zhǔn)確，內(nèi)容不能超出會議的職權(quán)范圍等。議題的形式可以是書面的，也可以是口頭的。書面形式包括議案、最后文件草案或討論稿、會議議程、提綱等；小型事務(wù)性會議可將議題口頭傳達(dá)給與會者。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程2.會議預(yù)案、計劃的制訂

大中型會議必須在會前制訂周密的會議預(yù)案，即會議的籌備方案。會議預(yù)案除標(biāo)明會議名稱、時間、地點、會期、與會人員、會議日程外，還應(yīng)有會議籌備人員組成和職責(zé)分工、會議經(jīng)費來源和成本核算等。每項任務(wù)必須有具體要求和具體負(fù)責(zé)人。會議預(yù)案報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，應(yīng)及時組織實施。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程2.會議預(yù)案、計劃的制訂

小型會議必須指定會議計劃，確定會議的基本要素，如會議議題、主持人、時間、地點、與會者等，使組織成員做到心中有數(shù)，早做安排。部門的會議至少應(yīng)提前一周報到辦公室，由辦公室統(tǒng)籌安排，定出一周會議安排表，使各個部門工作不致相沖突，領(lǐng)導(dǎo)也可有選擇、有計劃地參加部門會議，有利于全局工作的順利開展。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程3.會議議程、日程的確定

會議活動分為兩類：一類是議題性活動，即圍繞議題展開的講演、辯論、商討、審議和表決等活動；另一類是非議題性活動，如選舉、頒獎、揭幕等活動。會議議程是對會議的議題按照主次、輕重，按照其內(nèi)在聯(lián)系有機地排列起來。若印成文書，就是議程表。議程表應(yīng)在會前發(fā)給與會人員。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程

4.會場布置（1）氣氛、色調(diào)應(yīng)與會議目的相稱。（2）面積、設(shè)施應(yīng)滿足會議需要。（3）桌椅擺放應(yīng)符合會議要求。（4）按照不同慣例排列主席臺席位。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程5.會議文件的準(zhǔn)備

準(zhǔn)備好會議議程和日程等程序性文件外，對提交會議審議和參考的文件材料，應(yīng)事先準(zhǔn)備好，在會前數(shù)日分送給與會人員審閱、研究和準(zhǔn)備意見。會議文件的準(zhǔn)備工作包括起草和印發(fā)兩個環(huán)節(jié)。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程6.會議通知的擬寫和發(fā)送

會議通知應(yīng)包括會議召開的時間、需用時間或會期、會議地點、會議名稱和主要議題、參加對象、需作的準(zhǔn)備，也可加注報到日期、地點、接站辦法等，還應(yīng)有召集單位署名、通知發(fā)出日期、聯(lián)系人及聯(lián)系方法等，最后加蓋公章。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程7.會前檢查

首先，秘書必須對會議文件的準(zhǔn)備情況進行仔細(xì)檢查，會議文件如有差錯，小則影響會議的進程，大則產(chǎn)生嚴(yán)重的政治后果。

其次，要檢查會場的準(zhǔn)備情況。場館設(shè)施是會議得以順利進行的基本物質(zhì)保證。檢查范圍包括主會場、分會場以及與會者的住地，檢查內(nèi)容主要是基本設(shè)施、安全保衛(wèi)措施等，包括電力通信設(shè)備、音響設(shè)備、茶點供應(yīng)、警衛(wèi)部署、票證檢查、人員的定崗定位等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.1會務(wù)管理主要流程8.溝通會議信息

行政秘書在會議正式召開之前，需要與多方做好會議信息的溝通工作，以確保會議能夠順利進行。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.3.2會間組織與服務(wù)1.與會者的接站、報到及簽到社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會議記錄工作3.會間調(diào)度和服務(wù)工作4.會議文件的編寫第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務(wù)1.與會者的接站、報到及簽到

接站是跨地區(qū)、全國性和國際性會議重要的接待工作，也是會議開始的第一個環(huán)節(jié)。秘書首先應(yīng)統(tǒng)計好與會者的名單和人數(shù)，掌握好每位與會者抵達(dá)的時間和方式，并準(zhǔn)備好接待標(biāo)識、手提式擴音器、其他器材和車輛等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務(wù)1.與會者的接站、報到及簽到報到工作是指與會者在到達(dá)會議所在地時所辦理的登記注冊手續(xù)。秘書應(yīng)做的工作包括查驗有效證件、在登記表上登錄與會者的個人信息、接收和發(fā)放材料、預(yù)收費用和安排住宿等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務(wù)1.與會者的接站、報到及簽到簽到的方式主要有以下三種：一是秘書點名，即由秘書在預(yù)先擬好的與會人員名單上做記號；二是本人簽到，即由與會者本人簽名報到，適用于邀請性會議；三是電子簽到，根據(jù)與會者的信息，在會前制作的電子簽到卡通常與代表證組合起來，這種方法適用于與會人數(shù)較多的大中型會議。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材2.會議記錄工作

·會議記錄是會議客觀進程原始真實的反映，需要做到真實客觀、快速準(zhǔn)確。會議記錄是隨著會議的實際進程記錄下來的原始情況和具體內(nèi)容。在日常工作中，會議記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。

·會議記錄從不同的角度可以分為不同的類型：按時間可分為例會記錄、非例會記錄；按內(nèi)容可分為工作會議記錄、現(xiàn)場辦公會議記錄、座談會議記錄、表彰（批評）會議記錄；按形式可分為摘要記錄、詳細(xì)記錄等。

·會議記錄具有匯總、交流會議信息，為形成會議文件打好基礎(chǔ)的作用。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材3.會間調(diào)度和服務(wù)工作

·在會議進行過程中，會議秘書處擔(dān)負(fù)著承上啟下、聯(lián)系左右、照應(yīng)內(nèi)外的任務(wù)，必須做好各方面的調(diào)度指揮工作。如在召開各分組會議時，安排會議地點，并通知有關(guān)人員準(zhǔn)時出席；召開大會時，安排好會場的布置和車輛調(diào)度；大會發(fā)言時，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排發(fā)言順序等。

·會場服務(wù)包括引導(dǎo)與會者入席、退席，茶水供應(yīng)，指引與會者使用會場的服務(wù)設(shè)施，照顧與會人員會間休息，滿足與會人員的臨時需要等。如果是組織內(nèi)部的會議，秘書的會場服務(wù)還包括接聽會場外打來的電話，接待來訪的客人。盡可能排除場外因素對會議的干擾。

·會議進行期間，行政秘書應(yīng)該協(xié)助組織者按照會議計劃的要求落實會議議程。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.會議文件的編寫

會前準(zhǔn)備的文件主要有開幕詞、工作報告等，在會議過程中所形成的文件，主要有會議簡報、閉幕詞、會議決定、會議紀(jì)要等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”4.3.3會議善后工作1.與會者的離會工作社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.會議的傳達(dá)和催辦3.會議文書立卷及會后總結(jié)第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務(wù)1.與會者的離會工作

行政秘書在匯總會議通知反饋時就應(yīng)該仔細(xì)登記與會者對回程票的具體要求，并及時與交通部門聯(lián)系訂票事宜。會議過程中的一切花費，應(yīng)該嚴(yán)格按照預(yù)算計劃開支。各種花費應(yīng)該在決算表中注明情況，然后提交領(lǐng)導(dǎo)審核，再到財務(wù)部門結(jié)賬。辦會應(yīng)該注意節(jié)約，切忌大手大腳、鋪張浪費。會議領(lǐng)導(dǎo)或接待人員應(yīng)盡可能安排時間歡送與會者，可以到與會者的房間走訪告別，也可以在會議閉幕式結(jié)束后于會場門口告別。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務(wù)2.會議的傳達(dá)和催辦

大多數(shù)會議總是少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)或代表參加的，而會議精神或決議的貫徹執(zhí)行則往往是大多數(shù)甚至全體成員的事。因此，除了少數(shù)秘密會議外，大多數(shù)會議內(nèi)容都要進行傳達(dá)。會議傳達(dá)必須確定內(nèi)容、程度、范圍、層次、時間、方式等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.3.2會間組織與服務(wù)3.會議文書立卷及會后總結(jié)會議所形成的正式文件以及會議記錄應(yīng)列入立卷范圍。會議的重要文書，如會議通知、與會人員名單、通信錄、選票及統(tǒng)計材料、會議宣傳提綱、會議總結(jié)等也應(yīng)同案立卷。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材“兩級政府、三級管理”街道管理物業(yè)管理社區(qū)建設(shè)4.4.1新聞發(fā)布會1.明確主題社區(qū)社區(qū)管理社區(qū)管理體制

2.擬定標(biāo)題3.調(diào)查研究并形成報告4.物資準(zhǔn)備5.形象設(shè)計6.動態(tài)控制

4.4特殊會務(wù)活動的管理第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會

1.明確主題新聞發(fā)布會應(yīng)該有明確的主題，可以是解釋一個重大事件的細(xì)節(jié)、公布事實真相，也可以是介紹一種新產(chǎn)品等。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會2.擬定標(biāo)題

任何新聞發(fā)布會都會有一個標(biāo)題，它會顯示在有關(guān)新聞發(fā)布會的一切物質(zhì)形態(tài)上，如請柬、會議資料、會場布置、紀(jì)念品等。在選擇新聞發(fā)布會的標(biāo)題時，可以為發(fā)布會選擇一個具有象征意義的標(biāo)題，一般可以采取主標(biāo)題加副標(biāo)題的方式，副標(biāo)題說明發(fā)布會的內(nèi)容，主標(biāo)題表達(dá)組織想要表達(dá)的主要含義。第2編第4章行政秘書學(xué)21世紀(jì)公共行政系列教材4.4.1新聞發(fā)布會3.調(diào)查、研究并形成報告

召開新聞發(fā)布會之前，行政秘書應(yīng)對本組織取得的成果或發(fā)生的重大事件作詳細(xì)周密的調(diào)查和研究，如問題產(chǎn)生的原因、造成的損失、產(chǎn)生的影響、采取的善后措施、發(fā)展變化的趨勢等。在此基礎(chǔ)上，行政秘書還應(yīng)根據(jù)這些情況提煉要點，形成書面報告，一方面可供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考；另一方面可以使領(lǐng)導(dǎo)正式向外界發(fā)