《Access數(shù)據(jù)庫教程》課件第2章

2.1Access的功能和特點(diǎn)2.2Access2003的啟動(dòng)與退出2.3Access2003的工作環(huán)境

2.4Access幫助系統(tǒng)的用法

2.5Access選項(xiàng)設(shè)置

2.1.1Access2003的特點(diǎn)

Access的最新版本是Access2003，它是Office2003的組件之一。Access具有以下特點(diǎn)：

(1)使用簡單。Access2003表設(shè)計(jì)器、查詢設(shè)計(jì)器等可視化設(shè)計(jì)工具，使用戶基本不用編寫任何代碼，通過可視化操作，就可以完成數(shù)據(jù)庫的大部分管理工作。

(2)提供了大量的向?qū)?。幾乎每一個(gè)對(duì)象都有相應(yīng)的向?qū)В孟驅(qū)Чぞ呖梢匝杆俚亟⒁粋€(gè)功能完美的數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)。2.1Access的功能和特點(diǎn)

(3)?Access2003是一個(gè)面向?qū)ο蟮?、采用事件?qū)動(dòng)的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。它符合開放式數(shù)據(jù)庫互接(ODBC)標(biāo)準(zhǔn)，通過ODBC驅(qū)動(dòng)程序可以與其他數(shù)據(jù)庫相連，還允許用戶使用VBA語言作為其應(yīng)用程序開發(fā)工具，這樣可以使高級(jí)用戶開發(fā)功能更為復(fù)雜的完美的應(yīng)用程序。

(4)支持Web功能的信息共享。用戶可快捷方便地創(chuàng)建數(shù)據(jù)訪問頁，并通過數(shù)據(jù)HTML頁，將數(shù)據(jù)庫應(yīng)用擴(kuò)展到企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)Intranet上，實(shí)現(xiàn)信息共享，并可以通過Access2003直接發(fā)布到Web中去，Access可在數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建超鏈接，通過單擊文檔中的超鏈接很容易地將數(shù)據(jù)庫定位到瀏覽器中，將桌面的數(shù)據(jù)庫的功能和網(wǎng)站的功能結(jié)合在一起，并將用戶鏈接到本地或其他Web站點(diǎn)上的有關(guān)文本或一個(gè)E-mail地址。

(5)用于信息管理的強(qiáng)大解決方案工具。高級(jí)用戶和開發(fā)人員可以創(chuàng)建那些將Access界面(客戶端)的易用性和SQL服務(wù)器的可擴(kuò)展性和可靠性結(jié)合在一起的解決方案。

(6)具有完備的數(shù)據(jù)庫窗口。Access可以容納并顯示多種數(shù)據(jù)操作對(duì)象，增強(qiáng)了易用性，并與Office軟件包中其他應(yīng)用軟件的統(tǒng)一界面保持一致。

(7)?Access2003的主要缺點(diǎn)是：安全性比較低，多用戶特性比較弱，處理大量數(shù)據(jù)時(shí)效率比較低，僅適用于單機(jī)環(huán)境。2.1.2Access2003的新增功能

1.提供名稱自動(dòng)更正功能

自Access2000開始，Access可以自動(dòng)解決當(dāng)用戶重新命名數(shù)據(jù)庫對(duì)象時(shí)出現(xiàn)的常見負(fù)面效應(yīng)。例如，當(dāng)用戶重命名表中的字段時(shí)，Access將自動(dòng)在諸如查詢的相關(guān)對(duì)象中進(jìn)行相應(yīng)的更改。

2.具有子數(shù)據(jù)表功能

自Access2000版本開始，Access可以支持的子數(shù)據(jù)表功能可以使若干相關(guān)鏈的數(shù)據(jù)表顯示在同一窗口中，提供了一種嵌套式視圖，這樣就可以在同一窗口中專注于某些特定的數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行編輯。

3.可以采用拖放的方式與Excel共享信息

用戶只需簡單地將Access對(duì)象(表、查詢等)從數(shù)據(jù)庫容器拖放至MicrosoftExcel電子表中，即可從MicrosoftAccess中將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到MicrosoftExcel，從而方便了這兩個(gè)Office軟件交換數(shù)據(jù)的操作。

4.共享組件的集成

Access利用新的OfficeWeb組件和位于瀏覽器中的COM控件，為用戶提供了多種查看和分析數(shù)據(jù)的方式。

5.?MicrosoftSQLServer交互性

MicrosoftAccess支持OLEDB，使用戶可以將Access界面的易用性與諸如MicrosoftSQLServer的后端企業(yè)數(shù)據(jù)庫的可升級(jí)性相結(jié)合。2.2.1Access2003的啟動(dòng)

啟動(dòng)Access2003有多種方法，常用的方法有3種：使用【開始】菜單、快捷方式和已有的Access2003文檔。

1.使用【開始】菜單啟動(dòng)Access2003

使用開始菜單啟動(dòng)Access2003的操作方法：單擊Windows桌面左下角的【開始】按鈕，將光標(biāo)移到【程序】命令上，在出現(xiàn)的下一級(jí)菜單中將光標(biāo)移到【MicrosoftOffice】上，在出現(xiàn)的下一級(jí)菜單上單擊【MicrosoftOfficeAccess2003】命令(本書在以后類似的操作中采用以下的方法進(jìn)行敘述：單擊【開始】→【程序】→【MicrosoftOffice】→【MicrosoftOfficeAccess2003】菜單命令)，如圖2-1所示。2.2Access2003的啟動(dòng)與退出圖2-1MicrosoftOfficeAccess菜單經(jīng)過上述操作，就可以啟動(dòng)Access2003，剛啟動(dòng)的Access2003窗口如圖2-2所示，有關(guān)此窗口的介紹，將在3.2節(jié)中進(jìn)行。

從圖2-2中可以看出，在Access2003啟動(dòng)的同時(shí)并沒有一個(gè)新的數(shù)據(jù)庫建成，這是因?yàn)樵贏ccess2003建立什么樣的數(shù)據(jù)庫要由用戶確定。圖2-2Access窗口

2.使用快捷方式啟動(dòng)Access2003的方法

(1)創(chuàng)建快捷方式圖標(biāo)：單擊【開始】按鈕，選擇【程序】選項(xiàng)，將鼠標(biāo)移到【MicrosoftOffice】上，然后將鼠標(biāo)指向【MicrosoftAccess】命令，按住Ctrl鍵向桌面拖曳，就可以在桌面上建立Access2003的快捷方式圖標(biāo)。Access2003的快捷方式圖標(biāo)如圖2-3所示。

(2)在Windows桌面上雙擊快捷方式圖標(biāo)就可以啟動(dòng)Access2003。圖2-3Access快捷方式圖標(biāo)

3.使用已有的文檔啟動(dòng)Access2003

如果進(jìn)入Access2003是為了打開一個(gè)已有的數(shù)據(jù)庫，那么使用已有文檔啟動(dòng)Access2003是很方便的。使用這種方法啟動(dòng)Access2003也有多種方式。

(1)在?“我的電腦”或“Windows資源管理器”中雙擊要打開的數(shù)據(jù)庫可啟動(dòng)Access2003。如果Access2003還沒有運(yùn)行，它將啟動(dòng)Access2003，同時(shí)打開這個(gè)數(shù)據(jù)庫；如果Access2003已經(jīng)運(yùn)行，它將打開這個(gè)數(shù)據(jù)庫，并激活A(yù)ccess2003。

(2)單擊啟動(dòng)了的Access2003的【文件】→【打開】命令，如圖2-4所示，調(diào)出“打開”對(duì)話框，如圖2-5所示，在“查找范圍”中選擇盤符和文件夾，然后選擇要打開的文檔，單擊【打開】按鈕，打開相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫窗口。圖2-4【打開】菜單

圖2-5“打開”對(duì)話框2.2.2Access2003的退出

在Access2003中編輯完所需要的內(nèi)容，或者需要為其他應(yīng)用程序釋放一些內(nèi)存時(shí)，就可以退出應(yīng)用程序，退出Access2003的方法有多種，下面介紹其中的幾種。

1.使用菜單命令退出

單擊菜單欄中的【文件】→【退出】菜單命令，就可以退出Access2003，如圖2-6所示，如果在退出時(shí)，正在編輯的數(shù)據(jù)庫對(duì)象沒有保存，則會(huì)彈出一個(gè)提示保存對(duì)話框，提示用戶是否保存對(duì)當(dāng)前數(shù)據(jù)庫對(duì)象的更改，如圖2-7所示，這時(shí)可根據(jù)需要選擇【保存】、【不保存】或【取消】退出操作。

圖2-6退出菜單

圖2-7提示對(duì)話框

2.使用系統(tǒng)控制菜單退出

(1)單擊標(biāo)題欄左上角的“系統(tǒng)控制菜單”圖標(biāo)，在系統(tǒng)彈出的系統(tǒng)控制菜單中單擊【關(guān)閉】命令。

(2)雙擊標(biāo)題欄左上角的“系統(tǒng)控制菜單”圖標(biāo)，可以直接退出Access2003。

3.其他關(guān)閉的方法

(1)使用【關(guān)閉】按鈕退出：單擊標(biāo)題欄右上角的【關(guān)閉】按鈕即可退出。

(2)使用快捷鍵退出Access2003：在鍵盤上同時(shí)按下Alt+F4快捷鍵即可退出。2.3.1標(biāo)題欄

標(biāo)題欄由6部分組成，從左到右分別為系統(tǒng)控制菜單、應(yīng)用程序名、Access2003數(shù)據(jù)庫文件名、【最小化】按鈕、【最大化/還原】按鈕和【關(guān)閉】按鈕，如圖2-8所示。2.3Access2003的工作環(huán)境圖2-8標(biāo)題欄

(1)【系統(tǒng)控制菜單】按鈕：單擊【系統(tǒng)控制菜單】按鈕，可打開系統(tǒng)控制菜單，利用此菜單可對(duì)系統(tǒng)窗口進(jìn)行操作，如改變系統(tǒng)窗口的大小、移動(dòng)系統(tǒng)窗口、最大化系統(tǒng)窗口和關(guān)閉系統(tǒng)窗口。

(2)應(yīng)用程序名：指明當(dāng)前窗口是MicrosoftAccess軟件窗口。

(3)?Access數(shù)據(jù)庫文件名：標(biāo)明當(dāng)前Access數(shù)據(jù)庫文件名稱。只有當(dāng)數(shù)據(jù)庫窗口最大化時(shí)，才會(huì)出現(xiàn)這一項(xiàng)，否則數(shù)據(jù)庫的文件名出現(xiàn)在數(shù)據(jù)庫窗口中。

(4)【最小化】按鈕：單擊【最小化】按鈕，可將MicrosoftAccess軟件窗口縮小為圖標(biāo)，并放置在Windows的任務(wù)欄中。在任務(wù)欄上單擊Access2003系統(tǒng)窗口圖標(biāo)，可恢復(fù)Access2003系統(tǒng)窗口。

(5)【最大化/還原】按鈕：當(dāng)此按鈕為【最大化】按鈕時(shí)，單擊它將使Access2003軟件窗口變?yōu)樽畲蠡翱?，即窗口充滿整個(gè)屏幕；當(dāng)此按鈕為【還原】按鈕時(shí)，單擊它將使Access2003軟件窗口恢復(fù)為變成最大窗口前的窗口大小。

(6)【關(guān)閉】按鈕：單擊【關(guān)閉】按鈕，將關(guān)閉Access2003軟件窗口，如果文件修改后沒有保存過，則在關(guān)閉Access2003軟件窗口前，系統(tǒng)會(huì)提示是否保存修改過的數(shù)據(jù)庫文件。2.3.2菜單欄

菜單欄中包括【文件】、【編輯】、【視圖】、【插入】、【工具】、【窗口】和【幫助】等7個(gè)菜單，如圖2-9所示，單擊任意一個(gè)菜單，都會(huì)彈出一組相關(guān)性的操作命令，用戶可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的命令完成操作。這7個(gè)菜單的主要功能在以后的操作中將逐步學(xué)到，這里先介紹它們的特點(diǎn)。

圖2-9菜單欄

Access2003的菜單與其他Windows軟件的菜單形式相同，都遵從以下約定：

(1)菜單中的菜單項(xiàng)名字是深色時(shí)，表示當(dāng)前可使用；是淺色時(shí)，表示當(dāng)前還不能使用。

(2)如果菜單名后邊有省略號(hào)(…)，則表示單擊該菜單命令后，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，要求選定執(zhí)行該菜單命令的有關(guān)選項(xiàng)。

(3)如果菜單名后邊有黑三角標(biāo)記(

)，則表示該菜單命令有下一級(jí)子菜單，單擊該標(biāo)記將給出進(jìn)一步的選項(xiàng)。

(4)如果菜單名左邊有選擇標(biāo)記(或)，則表示該選項(xiàng)已設(shè)定，如果要?jiǎng)h除標(biāo)記(不選定該項(xiàng))，可再次單擊該菜單選擇標(biāo)記。表示復(fù)選，表示單選。

(5)菜單命令名稱右邊的組合按鍵，表示執(zhí)行該菜單命令的對(duì)應(yīng)快捷鍵，按下快捷鍵可以在不打開菜單的情況下直接執(zhí)行菜單命令。

Access2003菜單除了與Windows菜單有相同的約定外，還與其他Office成員一樣，可以根據(jù)用戶的使用習(xí)慣智能地顯示個(gè)性化的菜單。在打開一個(gè)菜單時(shí)，所看到的只是常用功能項(xiàng)，如圖2-10所示。如果想要看到全部菜單，則可以將鼠標(biāo)在主菜單名稱(或菜單最下方的標(biāo)志)處停留稍長時(shí)間，或者單擊菜單最下方的標(biāo)志即可展開整個(gè)菜單。展開后的菜單如圖2-11所示。

圖2-10個(gè)性化菜單

圖2-11全部菜單2.3.3工具欄

一般常用的菜單命令都有工具欄按鈕，單擊工具欄上的按鈕，可以直接實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的功能。

1.工具欄簡介

Access2003的工具欄很多，隨著所打開對(duì)象的不同出現(xiàn)的工具欄也不同。打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫時(shí)的工具欄如圖2-12所示，打開表對(duì)象時(shí)的工具欄如圖2-13所示。圖2-12打開一個(gè)數(shù)據(jù)庫時(shí)的工具欄圖2-13打開一個(gè)表對(duì)象的工具欄在工具欄上，很多按鈕的右邊都有一個(gè)向下的箭頭符號(hào)，表示這個(gè)按鈕下面有一組按鈕可供選擇，直接單擊該按鈕時(shí)，使用的是上一次使用過的按鈕，如果要更換按鈕則應(yīng)單擊向下箭頭符號(hào)，調(diào)出其下拉列表，從中選擇所需要的按鈕。

例如，單擊圖2-14所示工具欄中【分析】按鈕右邊的向下箭頭符號(hào)，按鈕的下面會(huì)出現(xiàn)一個(gè)菜單，可以選擇其中的一個(gè)命令。當(dāng)用戶使用過菜單中的某個(gè)命令后，原來在工具欄上的向下箭頭按鈕就被剛剛使用過的那個(gè)命令替換。這樣下次使用這個(gè)命令的時(shí)候，直接單擊按鈕就可以了。圖2-14分析組內(nèi)的按鈕

2.顯示/隱藏工具欄

除了啟動(dòng)Access2003默認(rèn)的工具欄，Access2003中還有其他工具欄。這些工具欄一般是處于隱藏狀態(tài)以節(jié)省屏幕上的空間，在需要時(shí)可以將其打開。顯示/隱藏Access2003的其他工具欄的方法有多種，下面介紹其中的幾種。

(1)單擊【視圖】→【工具欄】→【XXX】菜單命令，【XXX】是【工具欄】子菜單中列出的工具欄的名稱，如圖2-15所示。圖2-15【工具欄】菜單如果工具欄的左側(cè)有顯示標(biāo)記，表示此工具欄呈顯示狀態(tài)，其他工具欄的左側(cè)沒有標(biāo)記，表示此工具欄呈隱藏狀態(tài)。

要顯示某個(gè)工具欄，只要單擊該工具欄名稱，使該工具欄左側(cè)出現(xiàn)顯示標(biāo)記即可。

根據(jù)工具欄出現(xiàn)在屏幕上的兩種默認(rèn)方式，將工具欄分為兩種，一種與數(shù)據(jù)庫工具欄、繪圖工具欄的顯示方式相似，它們與窗口形成一個(gè)整體，將其稱為入塢式工具欄；另一種是工具欄在Access2003窗口的空白區(qū)或脫離窗口顯示，將它們稱為浮動(dòng)工具欄。用鼠標(biāo)拖曳工具欄，在屏幕上不同的位置可以使這兩種工具欄相互轉(zhuǎn)換。如果要隱藏已經(jīng)顯示的某個(gè)工具欄，單擊【工具欄】級(jí)聯(lián)菜單中該工具欄的名稱，則可以取消顯示標(biāo)記，同時(shí)隱藏該工具欄。這種方法適用于所有的工具欄，對(duì)于浮動(dòng)式工具欄還可以通過單擊該工具欄右上角的關(guān)閉按鈕來隱藏它。

(2)單擊【工具】菜單中【自定義】菜單命令調(diào)出“自定義”對(duì)話框，選擇其中的“工具欄”選項(xiàng)卡，如圖2-16所示，從中選取所需要的工具選項(xiàng)，然后單擊【關(guān)閉】按鈕，就可以在屏幕上看到相應(yīng)的工具欄。

(3)調(diào)入比較常用的工具欄也可以使用其快捷菜單，方法是將鼠標(biāo)移到工具欄上的任何位置并單擊右鍵，調(diào)出其快捷菜單，如圖2-17所示，在快捷菜單中選擇所需的工具欄選項(xiàng)，就可以顯示這個(gè)工具欄。如果要用到在快捷菜單中沒有列出的工具欄，可以單擊其中的自定義選項(xiàng)，則可調(diào)出圖2-16所示的“自定義”對(duì)話框，從中選擇所需要的工具欄。圖2-16自定義對(duì)話框圖2-17調(diào)出其快捷菜單2.3.4任務(wù)窗格

“任務(wù)窗格”是Office2003應(yīng)用程序中提供常用命令的窗口。它處于屏幕的右側(cè)，尺寸較小，可以在使用這些命令的同時(shí)繼續(xù)處理文件。任務(wù)窗格最早出現(xiàn)于OfficeXP中。

1.任務(wù)窗格的切換方法

單擊【視圖】→【任務(wù)窗格】菜單命令，或單擊【視圖】→【工具欄】→【任務(wù)窗格】菜單命令均可顯示任務(wù)窗格。在Access2003啟動(dòng)時(shí)自動(dòng)顯示“開始工作”任務(wù)窗格，如圖2-18所示。在任務(wù)窗格的最上方是【其他任務(wù)窗格】按鈕，這個(gè)按鈕上的文字是當(dāng)前所顯示的任務(wù)窗格，單擊該按鈕可以調(diào)出其下拉菜單，從中選擇所需要的命令，就可以切換到需要的任務(wù)窗格中了。例如，單擊“文件搜索”選項(xiàng)，就可以切換到“基本文件搜索”任務(wù)窗格，如圖2-19所示。

圖2-18任務(wù)窗格圖2-19“基本文件搜索”任務(wù)窗格

2.?Office剪貼板

除了使用以上方法調(diào)出“剪貼板”任務(wù)窗格外，單擊【編輯】→【Office剪貼板】菜單命令，也可以調(diào)出“剪貼板”任務(wù)窗格，如圖2-20所示。在“剪貼板”任務(wù)窗格中可以同時(shí)放24個(gè)粘貼項(xiàng)，如果存放的粘貼項(xiàng)超過24個(gè)，則會(huì)彈出提示對(duì)話框，提示將由新的內(nèi)容替代剪貼板中的第一項(xiàng)。通過“剪貼板”任務(wù)窗格可查看“剪貼板”中都有哪些內(nèi)容，以便選擇所需要的進(jìn)行粘貼。如果要粘貼“剪貼板”中的所有內(nèi)容，單擊【全部粘貼】按鈕，如果要清空“剪貼板”中的所有內(nèi)容，單擊【全部清空】按鈕。

“剪貼板”在Office2003中是通用的，如果在Word中已經(jīng)復(fù)制到“剪貼板”中一些內(nèi)容，則在Access中打開“剪貼板”時(shí)，這些內(nèi)容仍然存在，如圖2-21所示。根據(jù)剪貼板中的不同圖標(biāo)，能很容易地區(qū)分剪貼板中的內(nèi)容是哪一種類型。

將鼠標(biāo)移到“剪貼板”中的每一項(xiàng)內(nèi)容上時(shí)都有一個(gè)下拉箭頭，單擊該箭頭，在彈出的下拉菜單中有“粘貼”和“刪除”兩個(gè)選項(xiàng)。如果要將某一選項(xiàng)粘貼，直接單擊“粘貼”選項(xiàng)就可以完成粘貼操作。

在“剪貼板”任務(wù)窗格的下方有一個(gè)【選項(xiàng)】按鈕，單擊【選項(xiàng)】按鈕，在彈出的菜單中有5個(gè)選項(xiàng)，用于決定“剪貼板”的顯示方式，如圖2-22所示。圖2-20【Office剪貼板】菜單

圖2-21“剪貼板”內(nèi)容圖2-22【選項(xiàng)】按鈕

3.?Office剪貼板與系統(tǒng)剪貼板的關(guān)系

“剪貼板”是Windows中的一個(gè)概念，在Office2003中，它的作用與Windows剪貼板有以下的關(guān)系：

(1)當(dāng)向“Office剪貼板”復(fù)制多個(gè)項(xiàng)目時(shí)，所復(fù)制的最后一項(xiàng)將被復(fù)制到系統(tǒng)剪貼板上。

(2)當(dāng)清空“Office剪貼板”時(shí)，系統(tǒng)剪貼板也將同時(shí)被清空。

(3)當(dāng)使用【粘貼】命令時(shí)，【粘貼】按鈕或快捷鍵(【Ctrl+V】)所粘貼的是系統(tǒng)剪貼板的內(nèi)容，而非“Office剪貼板”上的內(nèi)容。

Access自帶了一個(gè)完善的在線幫助系統(tǒng)，Internet上也有大量的學(xué)習(xí)資料，用戶在學(xué)習(xí)和使用Access的過程中，可以使用多種方法獲取Access的幫助信息。在學(xué)習(xí)和使用Access的過程中，要逐步培養(yǎng)自主學(xué)習(xí)能力，逐漸養(yǎng)成遇到困難及時(shí)查找?guī)椭畔⒌暮昧?xí)慣。

1.使用搜索主題的方法獲取Access幫助信息

Access的幫助系統(tǒng)使用幫助主題組織幫助信息。用戶只需選擇需要的幫助主題，“幫助”窗口就顯示該主題的幫助信息。如果用戶知道幫助主題，通常使用Access的搜索主題功能就能快速找到需要的幫助主題。搜索主題可以使用如下方法：2.4Access幫助系統(tǒng)的用法

(1)在“鍵入需要幫助的問題”組合框中輸入或選擇幫助主題的關(guān)鍵詞，并按【Enter】鍵搜索幫助主題。

(2)選擇【幫助】→【MicrosoftOfficeAccess幫助】命令，打開“Access幫助”任務(wù)窗格。在“搜索”文本框中輸入關(guān)鍵詞，并單擊【開始搜索】按鈕，搜索幫助主題。

(3)在“搜索結(jié)果”任務(wù)窗格的“請(qǐng)鍵入一個(gè)或多個(gè)關(guān)鍵詞”文本框中輸入關(guān)鍵詞，并單擊【開始搜索】按鈕搜索幫助主題。使用以上任意一種方法搜索幫助主題時(shí)，Access都打開“搜索結(jié)果”任務(wù)窗格，在其中顯示20個(gè)與指定關(guān)鍵詞相似的幫助主題。此時(shí)，只需單擊“搜索結(jié)果”任務(wù)窗格中的某個(gè)幫助主題，“幫助”窗口就顯示該主題的幫助信息。

2.使用查閱主題的方法獲取幫助信息

如果使用搜索主題的方法沒有找到需要的幫助主題，或希望使用幫助信息系統(tǒng)地學(xué)習(xí)Access的功能和操作方法，可以使用查閱主題的方法獲取幫助信息。操作步驟如下：

(1)選擇【幫助】→【MicrosoftOfficeAccess幫助】命令，打開“Access幫助”任務(wù)窗格。

(2)選擇其中的“目錄”選項(xiàng)，顯示幫助主題的目錄。

(3)展開幫助主題的目錄列表，選擇某個(gè)幫助主題，即可在“幫助”窗口中查看該主題的幫助信息。

3.用Internet獲取幫助信息

Internet上有大量的Access學(xué)習(xí)資料，只要用戶的計(jì)算機(jī)連上Internet，就可以使用如下方法獲取Internet上的學(xué)習(xí)資料。

(1)在Access主窗口中選擇【幫助】→【MicrosoftOfficeOnline】命令，打開MicrosoftOfficeOnline網(wǎng)站，獲取最新幫助信息。

(2)在Access主窗口中選擇【幫助】?→【Access開發(fā)人員資料】命令，訪問MicrosoftOffice開發(fā)中的主頁OfficeDeveloperCenter，獲取Access數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序開發(fā)的技術(shù)資料。

(3)?Internet上有許多Access的學(xué)習(xí)網(wǎng)站，用戶可以使用Internet上的搜索引擎搜索相關(guān)網(wǎng)站，更廣泛地獲取信息。

4.獲取對(duì)話框的幫助信息

如果某個(gè)對(duì)話框有【幫助】按鈕，打開對(duì)話框后，先單擊該按鈕，再單擊對(duì)話框的某個(gè)對(duì)象，即可獲得該對(duì)象的幫助信息。

5.使用F1鍵獲取幫助信息

在大多數(shù)情況下，按【F1】鍵，Access將打開“Access幫助”任務(wù)窗格，用戶可以使用前面介紹的方法獲取幫助信息。在下列特殊情況下按【F1】鍵，Access將直接顯示對(duì)應(yīng)的幫助信息。

(1)在編寫SQL語句的代碼時(shí)，先將光標(biāo)定位于一個(gè)關(guān)鍵字或選擇一個(gè)關(guān)鍵字，按【F1】鍵，Access將在“幫助”窗口中顯示該關(guān)鍵字的幫助信息。

(2)在窗體設(shè)計(jì)器或報(bào)表設(shè)計(jì)器中，先選擇一個(gè)控件，再按【F1】鍵，Access將使用文本框顯示該控件的幫助信息。

(3)在屬性對(duì)話框中先選擇一個(gè)屬性，再按【F1】鍵，Access將在“幫助”窗口中顯示該屬性幫助信息。

6.使用Office助手獲取幫助信息

Office助手是一個(gè)具有動(dòng)畫效果的幫助助手。正確安裝了Office助手后，還可以使用Office助手查找相應(yīng)的幫助主題，獲取幫助信息。使用Office助手獲取幫助信息的方法可查閱Access的幫助信息。

7.使用鼠標(biāo)右鍵獲取系統(tǒng)幫助

在操作的過程中，如果不清楚操作命令在哪個(gè)菜單中，或不清楚下一步操作該做什么，可以單擊鼠標(biāo)右鍵，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇下一步要做的操作。

Access具有107個(gè)可以設(shè)置的選項(xiàng)參數(shù)，其中包括數(shù)據(jù)表視圖的格式、文字與數(shù)據(jù)的字體，各類對(duì)象的顯示模式，數(shù)據(jù)庫文件夾的默認(rèn)存儲(chǔ)位置，數(shù)據(jù)庫打開模式，年份的位數(shù)等。這些Access選項(xiàng)參數(shù)決定了Access運(yùn)行的基本屬性，均被設(shè)置為相應(yīng)的、也比較適宜的默認(rèn)值。對(duì)這些Access選項(xiàng)參數(shù)設(shè)置不滿意時(shí)，可以應(yīng)用Access提供的一個(gè)操作界面加以修改，以獲取自己所期望的Access運(yùn)行屬性。自Access2000版本開始，Access使用Windows注冊表為每一個(gè)Access用戶存儲(chǔ)各自的默認(rèn)屬性值，這就使得Access用戶可以定制自己所喜愛的Access運(yùn)行屬性。2.5Access選項(xiàng)設(shè)置如果需要修改Access選項(xiàng)參數(shù)值，可以在Access數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)視圖菜單上單擊【工具】→【選項(xiàng)】(如圖2-23所示)，即進(jìn)入Access的“選項(xiàng)”對(duì)話框，如圖2-24所示。圖2-23【選項(xiàng)】菜單圖2-24“選項(xiàng)”對(duì)話框

Access2003的“選項(xiàng)”對(duì)話框由12個(gè)選項(xiàng)卡組成，分別為“視圖”、“常規(guī)”、“編輯/查找”、“鍵盤”、“數(shù)據(jù)表”、“窗體/報(bào)表”、“頁”、“高級(jí)”、“國際”、“錯(cuò)誤檢查”、