《Access數(shù)據(jù)庫(kù)教程》課件第3章

3.1創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)3.2數(shù)據(jù)庫(kù)窗口3.3有關(guān)組的操作

3.1.1創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)于熟悉數(shù)據(jù)庫(kù)的用戶來(lái)說(shuō)，如果要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)特殊的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以直接創(chuàng)建一個(gè)空的數(shù)據(jù)庫(kù)，然后再依據(jù)自己的需要建立數(shù)據(jù)庫(kù)。3.1創(chuàng)建Access數(shù)據(jù)庫(kù)

1.調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格

在Access中，創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)都要用“新建文件”任務(wù)窗格來(lái)完成，調(diào)出此任務(wù)窗格的方法如下：

(1)如果是剛啟動(dòng)Access2003，界面上出現(xiàn)“開始工作”任務(wù)窗格，單擊任務(wù)窗格上方的“其他任務(wù)窗格”按鈕，調(diào)出它的下拉菜單，如圖3-1所示，從中選擇“新建文件”菜單命令，調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格，如圖3-2所示。如果已經(jīng)使用過(guò)其他的任務(wù)窗格，也可以單擊這個(gè)按鈕，調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格。

(2)如果工作界面上沒有任務(wù)窗格，單擊【文件】→【新建】菜單命令，或單擊工具欄上的【新建】按鈕都可以調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格。圖3-1單擊新建文件圖3-2“新建文件”任務(wù)窗格

2.創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)

創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)的方法如下：

(1)在Access窗口中，選擇【視圖】→【任務(wù)窗格】命令，如圖3-3所示。

(2)在“新建”欄中單擊“空數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)，如圖3-4所示。圖3-3【任務(wù)窗格】菜單圖3-4選擇空數(shù)據(jù)庫(kù)

(3)調(diào)出“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框，如圖3-5所示，在“保存位置”下拉列表框中選擇合適的路徑(這里選擇D:\Access)，在“文件名”文本框中輸入數(shù)據(jù)庫(kù)的名稱(這里輸入“基礎(chǔ)篇-學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)”)，保存類型選擇默認(rèn)的“MicrosoftOfficeAccess數(shù)據(jù)庫(kù)(*.mdb)”。

(4)單擊【創(chuàng)建】按鈕，就可以生成空數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，如圖3-6所示。

圖3-5“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框圖3-6“基礎(chǔ)篇-學(xué)生成績(jī)管理系統(tǒng)”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口3.1.2使用向?qū)Ы?shù)據(jù)庫(kù)

創(chuàng)建空數(shù)據(jù)庫(kù)后，還要建立真正的基本數(shù)據(jù)，如表、查詢、窗體與報(bào)表等。如果用戶對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)不太熟悉，則可以使用“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А眮?lái)快速、有效地創(chuàng)建一個(gè)完整的數(shù)據(jù)庫(kù)文件?！皵?shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А痹谧層脩艋卮鸲鄠€(gè)對(duì)話框所提出的問(wèn)題后，建立一個(gè)用戶所需要的數(shù)據(jù)庫(kù)，在這個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中包括表、窗體、查詢、報(bào)表及宏等完整的對(duì)象。使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的具體操作步驟如下：

(1)單擊【文件】→【新建】菜單命令，調(diào)出“新建文件”任務(wù)窗格，如圖3-2所示。

(2)在“模板”欄中單擊“本機(jī)上的模板”選項(xiàng)，調(diào)出“模板”對(duì)話框，如圖3-7所示。圖3-7“模板”對(duì)話框如果本機(jī)上的模板還不能滿足要求，可以在該欄中選擇到網(wǎng)上進(jìn)行搜索，直接單擊【OfficeOnline模板】按鈕，下載更多的模板。

(3)在“模板”對(duì)話框中單擊“數(shù)據(jù)庫(kù)”選項(xiàng)卡，選擇“聯(lián)系人管理”模板，如圖3-7所示。

(4)單擊【確定】按鈕，調(diào)出“文件新建數(shù)據(jù)庫(kù)”對(duì)話框，如圖3-5所示。

(5)在“保存位置”下拉列表框中選擇合適的路徑，在“文件名”文本框中輸入“聯(lián)系人管理”文字，保存類型選擇默認(rèn)的“MicrosoftOfficeAccess數(shù)據(jù)庫(kù)(*.mdb)”。

(6)單擊【創(chuàng)建】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之一，如圖3-8所示。這時(shí)如果要對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)一步進(jìn)行設(shè)置，則單擊【下一步】按鈕；如果不再創(chuàng)建此數(shù)據(jù)庫(kù)，則單擊【取消】按鈕；如果準(zhǔn)備全部按向?qū)е心J(rèn)設(shè)置創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，則可以單擊【完成】按鈕，直接創(chuàng)建。

注：本書中以后遇到的有關(guān)【上一步】、【下一步】、【取消】和【完成】按鈕的使用方法和含義，都與上面所述的基本一致，向?qū)У脑O(shè)置過(guò)程的作用都是相同的。

(7)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之二，如圖3-9所示。圖3-8“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之一

圖3-9“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之二在“數(shù)據(jù)庫(kù)中的表”列表框中顯示了本數(shù)據(jù)庫(kù)所創(chuàng)建的三個(gè)表：“聯(lián)系信息”、“通話信息”和“聯(lián)系類型”。在向?qū)е胁荒苄薷谋淼臄?shù)量和名稱，單擊一個(gè)表，則可在右側(cè)的列表框中對(duì)表中的字段進(jìn)行設(shè)置。

在此對(duì)話框中，【上一步】按鈕有效，如果要修改對(duì)上一個(gè)對(duì)話框的設(shè)置，單擊此按鈕可以回到上一個(gè)對(duì)話框。

(8)在“數(shù)據(jù)庫(kù)中的表”列表框中選中“聯(lián)系信息”，則其右側(cè)“表中的字段”列表框如圖3-9所示，根據(jù)需要選擇要增加的字段。在這個(gè)列表框中有所有可以選擇的字段。在所列出的字段中有些是正體字，默認(rèn)情況下字段前的復(fù)選框中有“√”標(biāo)記，表示該字段為選中狀態(tài)，這些字段是必選字段，不能取消；另外一些字段是斜體字，默認(rèn)情況下字段前的復(fù)選框中沒有“√”標(biāo)記，如果單擊該復(fù)選框，選中該項(xiàng)，則在表中可以添加此字段。

(9)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之三，如圖3-10所示，在右側(cè)的列表框中選擇一種樣式。在該對(duì)話框中要對(duì)在屏幕上顯示的樣式進(jìn)行設(shè)置，右側(cè)的列表框中是可以選擇的樣式，左側(cè)為該樣式的效果。

(10)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之四，如圖3-11所示，對(duì)打印報(bào)表所用的樣式進(jìn)行設(shè)置，在右側(cè)的列表框中選擇一種樣式。圖3-10“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之三圖3-11“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之四

(11)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之五，如圖3-12所示。在“請(qǐng)指定數(shù)據(jù)庫(kù)的標(biāo)題”文本框中輸入其標(biāo)題，如果要在所有報(bào)表上加一幅圖片，則可以選中“是的，我要包含一幅圖片”復(fù)選框，這時(shí)【圖片】按鈕有效，單擊它可以調(diào)出“插入圖片”對(duì)話框，用于選擇所需要的圖片。

(12)單擊【下一步】按鈕，調(diào)出“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之六，如圖3-13所示。如果對(duì)前面所做的工作沒有要修改的內(nèi)容，這時(shí)單擊【完成】按鈕；如果要重新設(shè)置前面的選項(xiàng)，單擊【上一步】按鈕。如果選中“是的，啟動(dòng)該數(shù)據(jù)庫(kù)”復(fù)選框，則在創(chuàng)建完數(shù)據(jù)庫(kù)后，直接啟動(dòng)該數(shù)據(jù)庫(kù)，否則不啟動(dòng)它。圖3-12“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之五圖3-13“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之六

(13)單擊【完成】按鈕，則Access2003開始創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，屏幕上顯示正在創(chuàng)建的提示對(duì)話框，如圖3-14所示。

創(chuàng)建完成之后就可以看到數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，如圖3-15所示。同時(shí)在屏幕上顯示“主切換面板”窗體，如圖3-16所示。此窗體會(huì)在每次打開數(shù)據(jù)庫(kù)后顯示，目的是讓用戶在此進(jìn)行操作。圖3-14“數(shù)據(jù)庫(kù)向?qū)А睂?duì)話框之七圖3-15“聯(lián)系人管理”數(shù)據(jù)庫(kù)窗口圖3-16“主切換面板”窗體在數(shù)據(jù)庫(kù)中輸入數(shù)據(jù)以后，如果要預(yù)覽報(bào)表，可以在圖3-16所示的窗體中單擊“預(yù)覽報(bào)表”選項(xiàng)，則顯示下一層“報(bào)表切換面板”窗體，如圖3-17所示，在這層窗體中選擇要預(yù)覽的報(bào)表名稱。圖3-17所示為選擇“預(yù)覽每周通話摘要報(bào)表”復(fù)選框后所出現(xiàn)的對(duì)話框，在該對(duì)話框中輸入開始日期和終止日期后，單擊【預(yù)覽】按鈕，就可以看到報(bào)表了。圖3-17“報(bào)表切換面板”窗體3.1.3數(shù)據(jù)庫(kù)的打開方式

打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件的方法有兩種：第一種是使用Windows環(huán)境中打開文件的一般方法打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件；第二種是在Access主窗口中利用【文件】→【打開】命令來(lái)打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件。利用第二種方法打開數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)有四種方式：共享方式、只讀方式、獨(dú)占方式、獨(dú)占只讀方式，如圖3-18所示。圖3-18打開數(shù)據(jù)庫(kù)方式

(1)共享方式：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)方式，該數(shù)據(jù)庫(kù)允許多個(gè)用戶同時(shí)共享，使用戶自己和其他用戶都能讀/寫數(shù)據(jù)。

(2)只讀方式：此方式只能查看但不能編輯數(shù)據(jù)庫(kù)。

(3)獨(dú)占方式：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)方式，此方式禁止其他用戶再打開該數(shù)據(jù)庫(kù)。

(4)獨(dú)占只讀方式：網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)方式，具有只讀和獨(dú)占兩種方式的屬性，即只能查看不能編輯數(shù)據(jù)庫(kù)，且不允許其他用戶再打開數(shù)據(jù)庫(kù)。3.2.1數(shù)據(jù)庫(kù)窗口的構(gòu)成

在打開數(shù)據(jù)庫(kù)文件后，Access環(huán)境中才會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，Access2003的數(shù)據(jù)庫(kù)窗口如圖3-19所示。從圖中可以看出，數(shù)據(jù)庫(kù)窗口由標(biāo)題欄、工具欄、對(duì)象窗格和詳細(xì)信息窗格四部分組成。3.2數(shù)?據(jù)?庫(kù)?窗?口圖3-19數(shù)據(jù)庫(kù)窗口

1.標(biāo)題欄

跟Access窗口標(biāo)題欄的結(jié)構(gòu)基本一致，不同的是數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)題欄包含的內(nèi)容有“文件類型”，無(wú)“應(yīng)用程序名”，其他內(nèi)容都一樣，數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)題欄操作參考第2章2.3節(jié)。

2.工具欄

工具欄中各工具的功能如圖3-20所示。圖3-20工具欄

3.對(duì)象窗格

在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口左側(cè)包含兩個(gè)方面的內(nèi)容，上面是“對(duì)象”，下面是“組”?！皩?duì)象”下分類列出了Access數(shù)據(jù)庫(kù)中的所有對(duì)象，單擊一個(gè)對(duì)象，例如單擊“表”，窗口右邊就會(huì)列出本數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)創(chuàng)建的所有表和創(chuàng)建表的方法?！敖M”則提供了另一種管理對(duì)象的方法，即可以把那些關(guān)系比較緊密的對(duì)象分為同一組，或把不同類別的對(duì)象歸到同一組中。在數(shù)據(jù)庫(kù)中對(duì)象很多的時(shí)候，用分組的方法可以更方便地管理各種對(duì)象。

4.詳細(xì)信息窗格

在對(duì)象窗格中選擇某一對(duì)象時(shí)，這一對(duì)象包含的內(nèi)容就在詳細(xì)信息窗格顯示，在圖3-19中，選中“表”對(duì)象，詳細(xì)信息窗格中就顯示了創(chuàng)建表的工具及已經(jīng)創(chuàng)建的表。3.2.2數(shù)據(jù)庫(kù)中的基本對(duì)象

1.表

表由字段和記錄組成。字段是表中的列，每個(gè)字段代表一條信息在某一方面的屬性，字段有類型，如“姓名”字段是字符型的，“年齡”字段是數(shù)字型的。字段的基本屬性有字段名稱、數(shù)據(jù)類型、字段大小、默認(rèn)值等，將在4.1節(jié)中詳細(xì)介紹。表是整個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)中可以包含多個(gè)數(shù)據(jù)表，一個(gè)表應(yīng)圍繞一個(gè)主題建立，如學(xué)籍表、成績(jī)表。表之間可以建關(guān)系，建立了關(guān)系的多個(gè)表可以像一個(gè)表一樣使用。

記錄是數(shù)據(jù)表中的行，由一個(gè)或多個(gè)字段的值組成，一條記錄是一條完整的信息，顯示一個(gè)對(duì)象的所有屬性。如“080101、90.00，88.00，80.00”可以作為一條記錄，如圖3-21所示。圖3-21英語(yǔ)專業(yè)課成績(jī)表

2.查詢

查詢是通過(guò)設(shè)置某些條件，從表中獲取所需要的數(shù)據(jù)。按照指定規(guī)則，查詢可以從一個(gè)表、一組相關(guān)表和其他查詢中抽取全部或部分?jǐn)?shù)據(jù)，并將其集中起來(lái)，形成一個(gè)集合供用戶查看。將查詢保存為一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象后，可以在任何時(shí)候查詢數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容。

查詢類型有：選擇查詢、交叉表查詢、生成表查詢、更新查詢、追加查詢、刪除查詢、SQL特定查詢和參數(shù)查詢，如圖3-22所示。圖3-22查詢類型

3.窗體

窗體是Access數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象中最具靈活性的一個(gè)對(duì)象，是數(shù)據(jù)庫(kù)和用戶的一個(gè)聯(lián)系界面，如圖3-23所示，用于顯示包含在表或查詢中的數(shù)據(jù)和操作數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)。在窗體上擺放各種控件，如文本框、列表框、復(fù)選框、按鈕等，分別用于顯示和編輯某個(gè)字段的內(nèi)容，也可以通過(guò)單擊、雙擊等操作調(diào)用與之聯(lián)系的宏或模塊(VBA程序)，完成較為復(fù)雜的操作。

4.報(bào)表

報(bào)表可以按照指定的樣式將多個(gè)表或查詢中的數(shù)據(jù)顯示(打印)出來(lái)，如圖3-24所示。報(bào)表中包含了指定數(shù)據(jù)的詳細(xì)列表。報(bào)表也可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算，如求和、求最大值、求平均值等。報(bào)表與窗體類似，也是通過(guò)各種控件來(lái)顯示數(shù)據(jù)的，報(bào)表的設(shè)計(jì)方法也與窗體基本相同。圖3-23窗體

圖3-24報(bào)表

5.頁(yè)

頁(yè)(或稱為數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè))可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)與Internet(或Intranet)的相互訪問(wèn)。數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)就是Internet網(wǎng)頁(yè)，將數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)編輯成網(wǎng)頁(yè)形式，可以發(fā)布到Internet上，提供給Internet上的用戶共享。也就是說(shuō)，網(wǎng)上用戶可以通過(guò)瀏覽器來(lái)查詢和編輯數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，如圖3-25所示。

6.宏

宏是若干個(gè)操作的組合，用來(lái)簡(jiǎn)化一些常用的操作。用戶可以設(shè)計(jì)一個(gè)宏來(lái)控制系統(tǒng)的操作，當(dāng)執(zhí)行這個(gè)宏時(shí)，就會(huì)按這個(gè)宏的定義依次執(zhí)行相應(yīng)的操作。宏可以打開并執(zhí)行查詢、打開表、打開窗體、打印、顯示報(bào)表、修改數(shù)據(jù)及統(tǒng)計(jì)信息、修改記錄、修改表中的數(shù)據(jù)、插入記錄、刪除記錄、關(guān)閉表等操作，如圖3-26所示。圖3-25頁(yè)碼

圖3-26宏

7.模塊

模塊是用VBA語(yǔ)言編寫的程序段，它以VisualBasic為內(nèi)置的數(shù)據(jù)庫(kù)程序語(yǔ)言。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的一些較為復(fù)雜或高級(jí)的應(yīng)用功能，需要使用VBA代碼編程實(shí)現(xiàn)。通過(guò)在數(shù)據(jù)庫(kù)中添加VBA代碼，可以創(chuàng)建出自定義菜單、工具欄和具有其他功能的數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)。3.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象的命名規(guī)則

在數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建對(duì)象時(shí)，需要給它們命名。命名允許的自由度很大，但也要遵循以下原則：

(1)任何一處對(duì)象的名稱不能與數(shù)據(jù)庫(kù)中其他同類對(duì)象同名，例如不能有兩個(gè)名為“學(xué)生”的表。

(2)表和查詢不能同名。

(3)命名字段、控件或?qū)ο髸r(shí)，其名稱不能與屬性名或Access已經(jīng)使用的其他要素同名。

(4)名稱最多可用64個(gè)字符，包括空格，但是不能以空格開頭。

雖然字段、控件和對(duì)象名中可以包含空格，但要盡量避免這種現(xiàn)象。原因是某些情況下，名稱中的空格可能會(huì)和MicrosoftVisualBasicforApplications存在命名沖突。用戶應(yīng)該盡量避免使用特別長(zhǎng)的字段名，因?yàn)槿绻徽{(diào)整列的寬度，就難以看到完整的字段名。

(5)名稱可以包括除句號(hào)(.)、感嘆號(hào)(!)、重音符號(hào)(`)和方括號(hào)([])之外的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。

(6)不能包含控制字符(0～31的ASCII值)。

(7)在MicrosoftAccess項(xiàng)目中，表、視圖或存儲(chǔ)過(guò)程的名稱中不能包括雙引號(hào)(“)。

(8)為字段、控件或?qū)ο竺麜r(shí)，最好確保新名稱和MicrosoftAccess中已有的屬性或其他元素的名稱不重復(fù)；否則，在某些情況下，數(shù)據(jù)庫(kù)可能產(chǎn)生意想不到的結(jié)