采購與采購流程管理制度

采購與采購流程管理制度1.前言1.1目的本規(guī)章制度的目的是為了規(guī)范企業(yè)的采購過程，確保采購活動的合法、規(guī)范和高效運(yùn)作，保障企業(yè)資金的安全和采購品質(zhì)的掌控。1.2適用范圍本規(guī)章制度適用于公司內(nèi)部全部相關(guān)采購活動，包含各級管理人員、采購部門以及與采購活動相關(guān)的其他部門和人員。1.3定義采購：指企業(yè)為滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要而購買物品、設(shè)備或服務(wù)的活動。供應(yīng)商：指能夠供應(yīng)企業(yè)需要物品、設(shè)備或服務(wù)的外部實(shí)體或個(gè)人。采購合同：指企業(yè)與供應(yīng)商就采購活動達(dá)成的書面協(xié)議。2.采購流程管理2.1采購需求確認(rèn)2.1.1需求提出任何部門對于采購需求的提出都應(yīng)當(dāng)通過書面形式提交給采購部門。采購部門收到需求后，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行評估并確認(rèn)采購需求的合理性和緊急程度。2.1.2需求確認(rèn)采購部門對于收到的采購需求，應(yīng)當(dāng)在三個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行確認(rèn)并反饋給需求提出方。確認(rèn)后的采購需求應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)部門的審核和簽字確認(rèn)。2.2供應(yīng)商選擇與評估2.2.1供應(yīng)商庫管理采購部門應(yīng)當(dāng)建立供應(yīng)商庫，記錄全部已與企業(yè)有合作關(guān)系的供應(yīng)商信息。供應(yīng)商的信息應(yīng)當(dāng)包含但不限于公司名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.2.2供應(yīng)商選擇采購部門依據(jù)采購需求，從供應(yīng)商庫中選擇適合的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)或招標(biāo)。供應(yīng)商的選擇應(yīng)當(dāng)以公平、公正和最有利于企業(yè)的原則進(jìn)行。2.2.3供應(yīng)商評估采購部門應(yīng)當(dāng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，以確保供應(yīng)商的質(zhì)量、服務(wù)和價(jià)格等方面能夠滿足企業(yè)的需求。評估結(jié)果應(yīng)當(dāng)依照評估報(bào)告進(jìn)行記錄并與供應(yīng)商進(jìn)行反饋。2.3采購合同簽訂2.3.1合同起草與審核采購部門應(yīng)當(dāng)負(fù)責(zé)起草采購合同，并與法務(wù)部門進(jìn)行審核。合同內(nèi)容應(yīng)當(dāng)明確規(guī)定采購物品、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式等關(guān)鍵條款。2.3.2合同簽訂經(jīng)過審核的采購合同應(yīng)當(dāng)由采購部門和供應(yīng)商共同簽署。簽訂后的采購合同應(yīng)當(dāng)存檔并告知相關(guān)部門。2.4采購執(zhí)行與驗(yàn)收2.4.1采購執(zhí)行采購部門應(yīng)當(dāng)依照采購合同的要求，及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行物品的采購和交付。采購過程中應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，并及時(shí)解決可能顯現(xiàn)的問題。2.4.2驗(yàn)收管理收到采購物品后，使用部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行驗(yàn)收，并填寫相應(yīng)的驗(yàn)收報(bào)告。驗(yàn)收報(bào)告應(yīng)當(dāng)包含但不限于物品數(shù)量、質(zhì)量、完整性等方面的情況。2.5采購記錄與分析2.5.1采購記錄采購部門應(yīng)當(dāng)建立完善的采購記錄系統(tǒng)，記錄全部的采購活動信息。采購記錄應(yīng)當(dāng)包含但不限于采購需求、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、執(zhí)行情況、驗(yàn)收結(jié)果等。2.5.2采購分析采購部門應(yīng)當(dāng)定期對采購記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，并編制相應(yīng)的采購報(bào)告。采購報(bào)告應(yīng)當(dāng)包含但不限于采購本錢、供應(yīng)商績效、采購效率等方面的分析結(jié)果。2.6采購審批與監(jiān)督2.6.1采購審批流程采購部門應(yīng)當(dāng)依據(jù)采購金額和緊要性等因素訂立相應(yīng)的采購審批流程。采購活動需經(jīng)過相應(yīng)級別的管理人員審批方可進(jìn)行。2.6.2采購監(jiān)督企業(yè)內(nèi)部應(yīng)當(dāng)設(shè)立采購監(jiān)督崗位，負(fù)責(zé)對采購活動的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。監(jiān)督崗位應(yīng)當(dāng)與采購部門獨(dú)立存在，并向企業(yè)高層報(bào)告。3.附則3.1本制度的解釋權(quán)歸企業(yè)管理負(fù)責(zé)人全部。3.2本制度自頒布之日起生效，如需修改或增補(bǔ)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相應(yīng)程序的審批和批準(zhǔn)。3.3本制度的貫徹實(shí)施由采購部門負(fù)責(zé)，并應(yīng)當(dāng)搭配相關(guān)部門的監(jiān)督和執(zhí)行。3.4違反本制度的行為將受到相應(yīng)的懲罰和紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重的將追究法律責(zé)任。本制度于2022年1月1日發(fā)布實(shí)施。企業(yè)管理負(fù)責(zé)人：_____________________日期：__________________