中藥飲片采購制度工作規(guī)范及流程

中藥飲片采購制度工作規(guī)范及流程一、制定目的及范圍為確保中藥飲片采購工作的規(guī)范化、科學化，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。該制度適用于公司所有中藥飲片的采購活動，包括常規(guī)采購、緊急采購及年度采購等。二、采購原則中藥飲片采購應遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保采購過程透明。2.選擇信譽良好的供應商，確保中藥飲片的質(zhì)量符合國家標準。3.所有采購活動必須有明確的審批流程，確保責任落實。4.采購人員與申購人員應分開，避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請申購人需根據(jù)實際需求填寫“中藥飲片申購單”，并向倉庫確認庫存情況。申購單應詳細列明所需飲片的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。2.申購審批申購單填寫完成后，需提交部門負責人審核。部門負責人需對申購的合理性及必要性進行評估，審核通過后簽字確認。3.詢價與選擇供應商各部門負責詢價，至少提供三家合格供應商的報價。詢價時應考慮供應商的資質(zhì)、信譽、交貨期及售后服務等因素。報價信息需記錄在案，以備后續(xù)審核。4.核價與審批根據(jù)詢價結果，采購人員需對比歷史價格及市場行情，填寫“核價單”。核價單需經(jīng)部門負責人審核，確認價格合理后，提交公司負責人審批。5.采購實施審批通過后，采購人員可向選定的供應商下單。下單時需明確交貨時間、付款方式及其他相關條款。供應商應在約定時間內(nèi)將中藥飲片送達指定地點。6.驗收入庫中藥飲片到貨后，相關人員需對照采購單進行驗收，檢查飲片的質(zhì)量、數(shù)量及包裝情況。驗收合格后，填寫“入庫單”，并將飲片入庫。7.報銷與結算采購完成后，采購人員需在一個月內(nèi)提交報銷申請，附上采購單、入庫單及發(fā)票。財務部門審核無誤后，進行結算。四、特殊采購流程1.緊急采購在特殊情況下，如突發(fā)需求或供應中斷，采購人員可進行緊急采購。緊急采購無需經(jīng)過常規(guī)詢價流程，但需記錄采購原因及相關信息，事后補充審批。2.年度采購針對定期需求的中藥飲片，需提前編制年度采購計劃，并向財務部報備。年度采購計劃應包括預計需求量、預算及供應商信息。五、備案與檔案管理所有采購活動結束后，采購人員需將相關文件進行歸檔，包括申購單、核價單、入庫單及發(fā)票。檔案應妥善保存，以備后續(xù)查閱和審計。六、采購紀律1.采購人員職責采購人員需建立供應商檔案，定期對供應商進行評估，確保中藥飲片的質(zhì)量與供應的穩(wěn)定性。2.行為規(guī)范采購人員不得接受供應商的任何形式的賄賂或回扣，違者將受到嚴厲處理。所有采購活動應保持透明，確保公正性。七、反饋與改進機制為確保采購流程的有效性，需定期對采購工作進行評估。各部門可提出改進建議，采購管理部門應根據(jù)實際情況進行調(diào)整，確保流程的適應性與高