采購基本流程

采購基本流程一、流程目標(biāo)與范圍采購流程的設(shè)計旨在提升組織的采購效率，降低采購成本，確保采購活動的規(guī)范性與透明度。該流程適用于所有采購類型，包括項目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購，涵蓋從需求提出到物資驗收的全過程。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循公正、公平、公開的原則，綜合考慮質(zhì)量、價格及供應(yīng)商的信譽(yù)。所有采購物資必須從合法商家處獲取，并要求開具正式發(fā)票。各部門需指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人應(yīng)為不同人員，以避免利益沖突。三、采購流程1.采購申請在采購流程的起始階段，申購人需先向倉庫確認(rèn)庫存情況，確保所需物資的必要性。確認(rèn)后，填寫“申購單”，詳細(xì)列明所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途。申購單應(yīng)附上相關(guān)的需求說明，以便后續(xù)審批。2.申購審批申購單提交后，項目采購需進(jìn)行預(yù)算審批，確保資金的合理使用。其他類型的采購則需經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，填寫流轉(zhuǎn)單以便后續(xù)的跟蹤與管理。審批過程中，相關(guān)部門應(yīng)對申購的合理性進(jìn)行評估，確保采購需求的有效性。3.詢價在獲得審批后，各部門需進(jìn)行詢價，至少提供三家供應(yīng)商的報價。詢價過程中，需關(guān)注供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)及交貨能力，確保所選供應(yīng)商能夠滿足采購要求。詢價結(jié)果應(yīng)記錄在案，以備后續(xù)核價使用。4.核價核價環(huán)節(jié)是對詢價結(jié)果的進(jìn)一步審查。采購人員需參考?xì)v史價格及市場行情，對報價進(jìn)行合理性分析。核價結(jié)果應(yīng)填寫在流轉(zhuǎn)單中，并附上相關(guān)的市場調(diào)研資料，以便審批時參考。5.審批流轉(zhuǎn)單需逐級審批，確保每個環(huán)節(jié)的透明性與合規(guī)性。最終審批由公司負(fù)責(zé)人進(jìn)行，審批過程中應(yīng)對采購的必要性、預(yù)算及供應(yīng)商的選擇進(jìn)行全面評估。審批通過后，方可進(jìn)入采購實施階段。6.采購實施與驗收入庫在獲得審批后，采購人可下單進(jìn)行采購。物資到貨后，相關(guān)人員需對物資進(jìn)行驗收，確保其符合采購要求。驗收合格后，物資應(yīng)及時入庫，并更新庫存記錄。若物資存在質(zhì)量問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通處理。7.報銷采購物資的報銷需在貨物到達(dá)后的一個月內(nèi)完成，逾期將不予受理。報銷時，采購人需提交采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)的復(fù)印件，以便財務(wù)審核與存檔。8.特殊采購流程對于集中計劃采購，辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一采購。零星采購適用于金額較低且偶發(fā)的采購，需征得部門負(fù)責(zé)人同意后執(zhí)行。應(yīng)急采購則針對緊急情況，由應(yīng)急處置小組進(jìn)行，無需詢價，以最快方式完成采購。年度采購涉及定期需求，需提前編制年度預(yù)算，并向財務(wù)部報備。四、備案所有采購活動結(jié)束后，采購人需將相關(guān)文件進(jìn)行歸檔，包括采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)的復(fù)印件。文件應(yīng)分為兩份，一份交由財務(wù)部門審核，另一份存檔以備后續(xù)查閱。五、采購紀(jì)律采購人員需建立供應(yīng)商資料檔案，做好市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與合規(guī)性。采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理。各部門應(yīng)定期對采購流程進(jìn)行審查與評估，確保流程的有效性與適應(yīng)性。六、流程反饋與改進(jìn)機(jī)制在采購流程實施過程中，需建立反饋機(jī)制，鼓勵各部門對流程提出改進(jìn)建議。