行政接待管理制度

行政接待管理制度第一章總則第一條目的和依據(jù)為規(guī)范企業(yè)行政接待工作，提升企業(yè)形象，加強內(nèi)外部溝通與合作，訂立本制度。本制度依據(jù)《公司管理制度》等相關法律、法規(guī)，并依據(jù)企業(yè)實際情況訂立。第二條適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門、各級領導和職工的行政接待活動。第二章行政接待職責和權限第三條行政接待部門職責企業(yè)行政接待部門是負責組織、布置和執(zhí)行企業(yè)行政接待活動的特地部門，其職責包含：訂立行政接待工作計劃和標準；組織布置接待活動，包含接待來訪人員、緊要會議和活動；協(xié)調(diào)內(nèi)外部資源，確保接待活動的順利進行；監(jiān)督接待工作落實情況，及時總結經(jīng)驗，改進工作；第四條行政接待部門權限行政接待部門具有以下權限：訂立行政接待活動方案和預算；確定接待活動的時間、地方和規(guī)模；指派有關人員參加接待活動，并對其工作進行布置和監(jiān)督；對接待活動過程中顯現(xiàn)的問題進行決策和處理；其他與行政接待工作相關的權限。第五條部門經(jīng)理職責行政接待部門經(jīng)理是行政接待工作的負責人，其職責包含：組織、協(xié)調(diào)、引導行政接待部門的工作；確保行政接待活動的順利進行，符合相關要求；審核行政接待活動方案和預算，并進行監(jiān)督；匯報行政接待工作情況和效果，提出改進看法；其他與行政接待工作相關的職責。第六條員工職責員工參加行政接待活動時應遵守以下規(guī)定：在接待活動前認真準備，了解來訪人員背景及目的；熱誠接待來訪人員，禮貌待客，盡力滿足合理需求；保守來訪人員的信息，妥當處理接待活動中的機密事項；遵從企業(yè)規(guī)章制度，敬重上級領導和來訪人員的看法；看法和建議應及時向行政接待部門反饋。第三章行政接待活動的組織與實施第七條接待活動計劃行政接待部門應依據(jù)企業(yè)的需要和實際情況，訂立接待活動計劃。計劃內(nèi)容應包含：接待活動的時間、地方和參加人員；來訪人員的背景和目的；接待活動的具體布置、流程和注意事項；預算和物資準備等。接待活動計劃應提前報送企業(yè)領導審批，并確保提前布置好相關資源和人員。第八條接待活動執(zhí)行接待活動執(zhí)行過程中，行政接待部門和參加人員應做到以下要求：保持良好的形象和儀容儀表，呈現(xiàn)企業(yè)專業(yè)素養(yǎng)；高效、順利地完成接待任務，確保來訪人員需求得到滿足；充分溝通和協(xié)調(diào)，確保接待活動各環(huán)節(jié)銜接順暢；注意保密，防止敏感信息外泄；對來訪人員的看法和建議進行記錄和反饋。第九條接待活動總結和改進接待活動結束后，行政接待部門應召開總結會議，總結經(jīng)驗、分析問題，并提出改進措施和建議。總結內(nèi)容包含：接待活動的順利程度和質量；來訪人員的滿意度和看法反饋；保密和安全工作情況；反映出的問題和改進看法。改進措施和建議應及時整理并向上級領導報告和落實。第四章行政接待活動的費用管理第十條接待活動預算行政接待部門應依據(jù)接待活動計劃編制費用預算，包含人員費用、用餐費用、留宿費用、交通費用等各項支出。預算編制應嚴格依照企業(yè)財務制度和相關規(guī)定進行，并報請上級領導審批。第十一條費用審批和報銷接待活動費用必需經(jīng)過嚴格的審批程序，包含行政接待部門的審批和財務部門的審批。費用報銷應依照企業(yè)財務制度的規(guī)定進行，必需供應有效的發(fā)票和費用明細，認真記錄費用使用情況。第十二條特殊費用管理對于接待活動中的特殊費用，如禮品贈送等，行政接待部門應依據(jù)相關規(guī)定進行管理，確保合理、合規(guī)使用。特殊費用應事先報備，并經(jīng)過上級領導的批準，嚴禁違規(guī)使用。第五章附則第十三條其他規(guī)定本制度未盡事宜，依照企業(yè)管理制度和有關規(guī)定執(zhí)行。第十四條執(zhí)行和解釋本制度由行政接待部門負責執(zhí)行和解釋，有關部門和人員應樂觀搭配。第十五條修訂和公告對本制度的修訂，應由行政接待部門提出，經(jīng)企業(yè)領導審批后實施。修