上市公司采購管理制度與內(nèi)控流程

上市公司采購管理制度與內(nèi)控流程一、制定目的及范圍為提升上市公司采購管理水平，確保采購活動的規(guī)范性與透明度，特制定本制度。該制度適用于公司所有采購活動，包括項(xiàng)目采購、年度采購、零星采購及應(yīng)急采購，旨在通過科學(xué)合理的流程設(shè)計(jì)，優(yōu)化資源配置，降低采購成本，提升采購效率。二、采購原則采購活動應(yīng)遵循以下原則：1.公正、公平、公開，確保所有供應(yīng)商在同等條件下參與競爭。2.采購物資應(yīng)從信譽(yù)良好的正規(guī)商家采購，所有采購物資必須開具合法發(fā)票。3.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購，申購人與采購人不得為同一人，以避免利益沖突。三、采購流程設(shè)計(jì)1.一般采購流程1.1采購申請申購人需在采購前向倉庫確認(rèn)庫存情況，并填寫“申購單”，詳細(xì)列明所需物資的規(guī)格、數(shù)量及用途。1.2申購審批項(xiàng)目采購需提交預(yù)算審批，其他采購需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后填寫流轉(zhuǎn)單，確保采購需求的合理性與必要性。1.3詢價(jià)各部門負(fù)責(zé)詢價(jià)，至少提供三家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，確保價(jià)格的合理性與市場競爭性。1.4核價(jià)參考?xì)v史價(jià)格及市場行情進(jìn)行核價(jià)，填寫流轉(zhuǎn)單中的核價(jià)結(jié)果，確保采購價(jià)格的合規(guī)性。1.5審批流轉(zhuǎn)單需逐級審批，最終由公司負(fù)責(zé)人審批，確保采購決策的透明與合規(guī)。1.6采購實(shí)施與驗(yàn)收入庫審批通過后，采購人下單，物資到貨后由相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，并完成入庫手續(xù)。1.7報(bào)銷采購物資需在貨到一個(gè)月內(nèi)完成報(bào)銷，逾期不予受理，確保財(cái)務(wù)管理的規(guī)范性。2.特殊采購流程2.1集中計(jì)劃采購辦公用品由各部門在每月25日前提交流轉(zhuǎn)單，由辦公室統(tǒng)一采購，確保采購的集中管理與成本控制。2.2零星采購針對金額較小、偶發(fā)性的采購，采購人需征得部門負(fù)責(zé)人同意后執(zhí)行，簡化流程，提高采購效率。2.3應(yīng)急采購在緊急情況下，需由應(yīng)急處置小組進(jìn)行采購，無需詢價(jià)，以最快方式滿足公司運(yùn)營需求。2.4年度采購涉及定期需求的采購需提前編制年度預(yù)算，并向財(cái)務(wù)部報(bào)備，確保年度采購的計(jì)劃性與可控性。四、備案與文檔管理所有采購活動結(jié)束后，采購人需將采購單、流轉(zhuǎn)單、入庫單及發(fā)票或收款收據(jù)復(fù)印兩份，一份交財(cái)務(wù)審核，另一份存檔以備查。文檔管理應(yīng)確保信息的完整性與可追溯性，便于后續(xù)審計(jì)與監(jiān)督。五、采購紀(jì)律與責(zé)任1.采購人職責(zé)采購人需建立供應(yīng)商資料檔案，做好市場調(diào)查，確保采購物資的質(zhì)量與合規(guī)性。2.采購人員行為規(guī)范采購人員不得接受供應(yīng)商的贈品或回扣，違者將受到嚴(yán)肅處理，確保采購活動的公正性與透明度。六、內(nèi)控流程設(shè)計(jì)內(nèi)控流程的設(shè)計(jì)旨在確保采購活動的合規(guī)性與有效性，具體包括以下幾個(gè)方面：1.風(fēng)險(xiǎn)評估定期對采購流程進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估，識別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，制定相應(yīng)的控制措施，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。2.流程監(jiān)控建立采購流程的監(jiān)控機(jī)制，定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，確保各項(xiàng)流程的執(zhí)行情況符合制度