2024年工程檔案管理制度

2024年工程檔案管理制度

工程檔案管理制度1

為了更好的規(guī)范工程資料、文件、設(shè)計(jì)圖紙的保管、發(fā)放和使用，根據(jù)公司檔案資料及圖紙

數(shù)量的實(shí)際情況，本著為工程^務(wù)的原則，合理利用檔案資源，達(dá)到施工、存檔兩不誤的目的，

制定本細(xì)則。

一、收集范圍

從工程項(xiàng)目建議書(shū)始到工程竣工決算止所有與工程有關(guān)的，具有保存價(jià)值的文字、資料、圖

紙、圖標(biāo)、聲像各種載體的文件材料等。

二、工程資料、檔案的保管

1、認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》、《保密法》及公司的有關(guān)制度，嚴(yán)守公司檔案管理制度和保

密守則，保護(hù)公司的合法權(quán)益。

2、及時(shí)將收集的文件、資料、圖紙等，整理分類(lèi)，編寫(xiě)目錄，裝訂成冊(cè)，在保管過(guò)程中，

嚴(yán)格遵守檔案接收、查閱、出借、歸還的登記制度。

3、歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。

4、檔案按類(lèi)別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。5、做好檔案的"防火、防盜、防潮、

防蟲(chóng)、防塵”工作，檔案柜必須加鎖。

6、保存的工程檔案每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理，并追

究相關(guān)人員責(zé)任。

三、工程資料、檔案借閱

1、有關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出示單位證明及本人證件，檔案管理員要做好登記手續(xù)。

2、本單位職工查閱檔案，檔案管理員同樣要做好查閱登記手續(xù)。

3、檔案一般只供查閱，不予外借。如因工作需要確需外借，需經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)并約定歸還

日期，由管理員按期追還，需續(xù)借的要重新登記，借閱人應(yīng)做好外借檔案保管工作。

4、原件原則上不外借，

5、查閱、借用檔案，應(yīng)保證檔案完好無(wú)損，嚴(yán)禁撕損、涂改、抽頁(yè)、沾污（包括劃線(xiàn)、畫(huà)

圖等、檔案資料。

6、允許復(fù)印的檔案，應(yīng)在登記時(shí)注明復(fù)印的名稱(chēng)和份數(shù)。

四、施工圖紙的接收、登記

1、施工圖紙從設(shè)計(jì)院出圖審查后，先送到工程部檔案室，檔案管理員按設(shè)計(jì)合同規(guī)定接收

設(shè)計(jì)院分發(fā)的施工圖紙，定確核對(duì)后,按專(zhuān)業(yè)分類(lèi)、編號(hào)，并將目錄輸入微機(jī)。

2、工程施工過(guò)程出現(xiàn)的變更文件等相關(guān)設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容必須先到檔案室登記備案,由檔案

室登記發(fā)放。

五、施工圖紙的發(fā)放、借閱

1、招標(biāo)代理公司所需圖紙,必須從檔案室按借閱程序借出,招標(biāo)結(jié)束后，3日內(nèi)送還檔案

室,延期管理員要盡快督促還回。施工圖紙的.發(fā)放由管理員按中標(biāo)通知書(shū)通知有關(guān)單位領(lǐng)取。

2、施工單位等部門(mén)的圖紙接收人為公司負(fù)責(zé)人。3、圖紙發(fā)放由資料室辦理發(fā)放手續(xù)，接

收人核查無(wú)誤后進(jìn)行簽字、領(lǐng)取。

4、對(duì)于已領(lǐng)取圖紙的施工單位，不得再向檔案室借閱該部分圖紙。

5、公司其他科室需在資料室借閱的圖紙，借用人在資料室進(jìn)行借閱登記，由各自部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)

簽字認(rèn)可，借閱時(shí)間最長(zhǎng)不得超過(guò)七天.

6、檔案室存檔的圖紙?jiān)瓌t上不予借出，特殊情況下如需借閱，經(jīng)公司主管經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借

閱。

7、圖紙變更單執(zhí)行上述規(guī)定。

六、作廢圖紙的處置

對(duì)施工中由于變更等原因而作廢的圖紙，資料室將新圖紙報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審查，由主管領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布

變更通知，資料室通知各使用部門(mén)將舊圖紙交回資料室后，按領(lǐng)用程序重新領(lǐng)用新圖紙?；厥盏?/p>

作廢圖紙，按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

七、工程竣工后

根據(jù)建設(shè)局檔案室及質(zhì)檢站有關(guān)的要求，由檔案室對(duì)圖紙、資料進(jìn)行整理、移交、備案。

八、相關(guān)記錄表式

1、收文登記表

2、發(fā)文登記表

3、借閱登記表

4、廢圖回收登記表

工程檔案管理制度2

為規(guī)范和加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）、記錄管理工作，確保各項(xiàng)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）

的準(zhǔn)確和完善，通過(guò)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強(qiáng)安全管理工作的針對(duì)

性、系統(tǒng)性和可追溯性、近合性，提高公司安全生產(chǎn)監(jiān)督管理水平，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本制

度。

1、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）:是指各部門(mén)、項(xiàng)目部全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的

各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。

2、數(shù)據(jù)電文：是指以電子、光學(xué)、磁或者類(lèi)似手段生成、發(fā)送、接收和儲(chǔ)存的信息.

3、公司安全管理部負(fù)責(zé)公司安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的綜合管理工作，對(duì)各項(xiàng)目部、各部門(mén)

安全生產(chǎn)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查。負(fù)責(zé)根據(jù)公司的相關(guān)規(guī)定擬定公司安全記錄歸檔和保

管、使用、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)規(guī)章制度。負(fù)責(zé)公司各類(lèi)安全生產(chǎn)記錄的分類(lèi)、編號(hào)和備案工作。

4、各部門(mén)分別負(fù)責(zé)本部門(mén)職責(zé)范圍內(nèi)的安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）管理工作。統(tǒng)一使用公司制

機(jī)構(gòu)與職責(zé)、預(yù)防措施、應(yīng)急處置程序、應(yīng)急培訓(xùn)和應(yīng)急保障等內(nèi)容；

21、重大危險(xiǎn)源監(jiān)督管理：名稱(chēng)、負(fù)責(zé)人、地點(diǎn)（部門(mén)）、聯(lián)系人、聯(lián)系方式;

22、職業(yè)健康目標(biāo)管理和責(zé)任制，單位負(fù)責(zé)人及管理人員職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)證明（復(fù)印件）；

23、職業(yè)健康管理制度，職業(yè)病防治法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、文件；

24、年度職業(yè)健康計(jì)劃和實(shí)施方案，個(gè)人防護(hù)用品發(fā)放（使用）記錄，職業(yè)健康宣傳教育

培訓(xùn)記錄（培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)考核記錄、宣傳圖片、紙質(zhì)和攝像資料）等；

25、用人單位職業(yè)監(jiān)護(hù)檔案，職工個(gè)人職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案，接觸職業(yè)危害人員登記表及體

檢記錄（上崗前、在崗、離崗時(shí)的職業(yè)健康檢查表），職業(yè)病人登記表，職業(yè)病人診斷證明等；

（如果有）

26、相關(guān)方單位資質(zhì)及簽訂的'安全協(xié)議（合同）、安全告知等；

27、相關(guān)方特種作業(yè)人員資質(zhì)證明（復(fù)印件）；

28、外用工、外包工等外來(lái)務(wù)工人員的教育記錄；

29、專(zhuān)業(yè)安全檢查、季節(jié)性檢查、重大節(jié)假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；

30、專(zhuān)項(xiàng)安全檢杳及考核記錄（或安全檢查表）；

31、日常、綜合性安全檢杳及考核記錄（或安全檢查表）；

32、隱患檢查記錄、隱患排直治理（計(jì)劃）登記表；

33、重大事故隱患治理方案，包括以下內(nèi)容：安全事故隱患的類(lèi)別、所屬工藝、地點(diǎn)、影

響范圍及程度、治理的目標(biāo)和任務(wù)、采取的方法及措施、經(jīng)費(fèi)和物資的落實(shí)、負(fù)責(zé)治理的責(zé)任人

和部門(mén)（或單位）、治理的時(shí)限和要求、安全措施和應(yīng)急預(yù)案、本單位專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（或?qū)＜遥?/p>

對(duì)重大事故隱患治理情況的評(píng)估報(bào)告；

34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關(guān)的記錄。

35、生產(chǎn)安全事故管理檔案包括以下方面內(nèi)容:

36、按事故處理"四不放過(guò)"原則，進(jìn)行處理的相關(guān)記錄。

37、安全工作費(fèi)用投入過(guò)程中相關(guān)票據(jù)復(fù)印件等。

38、《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書(shū)》規(guī)定的其它臺(tái)賬。

39、法律法規(guī)規(guī)定的其他需要記錄、建立臺(tái)賬的內(nèi)容，能夠證明安全生產(chǎn)過(guò)程管理的其他

記錄資料等。

40、安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）紙質(zhì)文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，日期明確，簽認(rèn)手續(xù)完

備；

41、各項(xiàng)目吾曖求確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的記錄、收集和整理；

42、各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）應(yīng)分類(lèi)存檔,按時(shí)間順序（以年度為界）,每年年終

將安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）裝訂成冊(cè)；

43、檔案（臺(tái)賬）以數(shù)據(jù)電文形式存在的，應(yīng)當(dāng)符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》（20xx

年修正）的相關(guān)要求。

44、各部門(mén)、各項(xiàng)目部記錄管理人負(fù)責(zé)收集、整理、保存本單位、本部門(mén)的安全生產(chǎn)記錄

（記錄管理人由單位、各部門(mén)根據(jù)崗位職責(zé)進(jìn)行確定），填寫(xiě)”在檔記錄清單”；

45、記錄的填寫(xiě)要及時(shí)、真實(shí)、內(nèi)容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能

填寫(xiě)的項(xiàng)目，應(yīng)說(shuō)明理由，并將該項(xiàng)用雙斜杠劃去；

46、各相關(guān)欄目負(fù)責(zé)人簽名不允許空白。如因筆誤或計(jì)算錯(cuò)誤要修改原記錄，應(yīng)采用雙斜

杠劃去原記錄，在其上方寫(xiě)上更正后的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；

47、記錄填寫(xiě)應(yīng)與運(yùn)行活動(dòng)同步進(jìn)行，不得后補(bǔ)或編造。

48、各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的運(yùn)行記錄的發(fā)放；記錄發(fā)放范圍僅限公司范圍內(nèi)；記錄發(fā)放部門(mén)

應(yīng)填"發(fā)文記錄"，記錄的接收部門(mén)應(yīng)填"收文記錄"。

49、記錄表格需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意后，方可使用或復(fù)制，并由各部相關(guān)部門(mén)記錄管理人負(fù)

責(zé)登記發(fā)放。

50、各部門(mén)的記錄需借閱或復(fù)制者要經(jīng)相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批推，由各部門(mén)相關(guān)記錄管理人登

記備案。

51、記錄如超過(guò)保存期限或其他特殊情況需要銷(xiāo)毀時(shí)，由各相關(guān)部門(mén)記錄管理人填寫(xiě)《文

件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》，交部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)安全管理部確認(rèn)，由記錄使用部門(mén)標(biāo)記過(guò)期或執(zhí)行銷(xiāo)毀。

同時(shí)在“在檔記錄清單"上注明銷(xiāo)毀的項(xiàng)目、方式、數(shù)量等信息。

52、對(duì)于保存期限內(nèi)需向其頻交或提供的運(yùn)行記錄，除應(yīng)在"記錄清單”上注明移交或

提供記錄項(xiàng)目、數(shù)量等信息外，還應(yīng)填寫(xiě)"文件移交清單”接收移置運(yùn)行記錄的部門(mén)應(yīng)在“運(yùn)行

記錄移置清單"上簽字確認(rèn)。

53、各部門(mén)、各項(xiàng)目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類(lèi)，依據(jù)記

錄的類(lèi)型整理、標(biāo)識(shí)，便于查閱并可追溯相關(guān)活動(dòng)。

54、記錄應(yīng)存放于通風(fēng)、干燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、

防止泄密。

55、文書(shū)檔案保管期限按照公司相關(guān)文件管理規(guī)定或《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限

的規(guī)定》要求的《文書(shū)檔案保管期限表》執(zhí)行。

56、公司安委辦對(duì)各項(xiàng)目部安全生產(chǎn)檔案（臺(tái)賬）的建立情況，定期進(jìn)行監(jiān)督、檢查，檢

查時(shí)間為每年度至少一次。

57、按照公司《安全生產(chǎn)、職業(yè)健康及消防工作責(zé)任書(shū)》涉及安全生產(chǎn)檔案、臺(tái)賬、記錄

管理工作的內(nèi)容進(jìn)行檢查考核。

工程檔案管理制度3

為了切實(shí)抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效的利

用，特制定本制度。

一、工程檔案工作要與工程建設(shè)同步。

二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內(nèi)容真實(shí)，不修正涂改，不弄虛作假，并確保及

時(shí)性、連貫性。

三、工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，建設(shè)、監(jiān)理、施工單位應(yīng)在各自職責(zé)范圍內(nèi)做好工程文件資料的

、形成積累、整理、歸檔、監(jiān)理審查和保管工作。

四、各參建單位必須有T立負(fù)責(zé)人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制

度，統(tǒng)一管理工程檔案資料。

五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多簽，禁止用不確定的語(yǔ)言或模棱兩可的語(yǔ)

句進(jìn)行定性評(píng)定。

六、做好工程聲像資料。參建單位應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄像等聲像材料

的收集，工程建設(shè)重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

七、建設(shè)單位隨時(shí)檢查有關(guān)檔案材料的收集、整理情況，對(duì)于各階段、各類(lèi)檔案達(dá)不到要求

的，要限期整改，整改后仍不合格的，建設(shè)單位不返回工程質(zhì)量保證金。

八、按照工程檔案管理規(guī)定及相關(guān)規(guī)范、規(guī)定進(jìn)行整理、立卷、歸檔。

二Oxx年八月十八日

工程檔案管理制度4

1、項(xiàng)目設(shè)兼職資料員，負(fù)責(zé)文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負(fù)責(zé)建立項(xiàng)

目的收文、發(fā)文登記.

2、部門(mén)使用的‘資料由各部門(mén)專(zhuān)人發(fā)放并負(fù)責(zé)保管；長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)需交由資料員統(tǒng)一保

管。

3、所有文件必須按照檔案管理及項(xiàng)目有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫(xiě)。

5、存檔資料必須為原件。

6、涉及到經(jīng)濟(jì)方面的設(shè)計(jì)變更其它形式的文件，必須向經(jīng)營(yíng)部門(mén)提供一份原件進(jìn)行保存。

7、合同文件由經(jīng)營(yíng)部門(mén)控制、保存和發(fā)放。

8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對(duì)檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄

露。

9、對(duì)已歸檔的文件借閱時(shí)，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過(guò)借閱時(shí)間，須重新辦理手

續(xù)。

10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應(yīng)在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

11、管理人員因工作調(diào)動(dòng)或其他原因不在項(xiàng)目工作時(shí)，應(yīng)有職能部門(mén)資料員收回其持有的

所有文件。

12、工程竣工驗(yàn)收后，項(xiàng)目應(yīng)及時(shí)將工程交工資料整理匯總，交由武漢項(xiàng)目工程部歸檔。

工程檔案管理制度5

為認(rèn)真貫徹執(zhí)行《山東煤礦安全技術(shù)工作專(zhuān)項(xiàng)監(jiān)察辦法（試行）》的有關(guān)規(guī)定，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)

我礦技術(shù)檔案的管理，做到技術(shù)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)技術(shù)檔案的科學(xué)管理

和有效利用，特制定如下管理制度。

第一章總則

1.技術(shù)檔案管理制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》制定。

2.技術(shù)檔案是在生產(chǎn)、建設(shè)、科研活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的、并按歸檔制度保存起

來(lái)的科技文件材料。主要形式有圖紙、圖表、文字、聲像等。主要種類(lèi)有生產(chǎn)、基建、地測(cè)、設(shè)

備、安全、選煤、能源、環(huán)保等。

3.技術(shù)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，技術(shù)檔案是企業(yè)的寶貴材富，各單位要對(duì)技

術(shù)文件的整理和歸檔工作高度重視。

4.技術(shù)檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由總工程師直接領(lǐng)導(dǎo)技術(shù)檔案管理工作，堅(jiān)持集中統(tǒng)

一和分級(jí)管理相結(jié)合的原貝J,維護(hù)檔案的完整與安全，任何個(gè)人不得將企業(yè)技術(shù)檔案據(jù)為己有。

5.技術(shù)檔案管理人員必須由熱心檔案事業(yè)，由具有較好檔案管理基礎(chǔ)的工程技術(shù)人員擔(dān)任。

第二章技術(shù)資料的形成和歸檔

1.生產(chǎn)活動(dòng)中形成的各種材料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人作好日常積累、整理和歸檔工作。

2.歸檔材料必須真實(shí)、完整、系統(tǒng)。

3.歸檔材料必須符合國(guó)家規(guī)定的文件格式的有關(guān)要求，書(shū)寫(xiě)工整，適宜長(zhǎng)期保存。

4.歸檔時(shí)間：生產(chǎn)技術(shù)文件材料,次年一季度歸檔；科技文件材料，成果鑒定后一個(gè)月內(nèi)

歸檔；基建文件材料竣工驗(yàn)收前歸檔，底圖兩個(gè)月內(nèi)修改歸檔，設(shè)備儀器文件材料試車(chē)合格后歸

檔；外購(gòu)設(shè)備技術(shù)資料，開(kāi)箱時(shí)立即歸檔；委托外單位設(shè)計(jì)的成套圖紙資料,進(jìn)礦時(shí)首先歸檔一

套。

5.歸檔份數(shù)：一般檔案歸檔兩份；重要檔案歸檔三份；需要向上級(jí)檔案館移交的檔案歸檔

三份；聲像資料全部歸檔。

6?,地測(cè)科、技術(shù)科、機(jī)電科、安監(jiān)處分專(zhuān)業(yè)設(shè)立技術(shù)檔案室，生產(chǎn)中正在使用的技術(shù)檔

案分別存放在各生產(chǎn)科室檔案室，在項(xiàng)目竣工后，及時(shí)將技術(shù)檔案移交礦檔案室。

第三章分類(lèi)目錄與檢索

1.技術(shù)檔案的分類(lèi)要遵循文件材料的自然形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，以及

便于保管、查詢(xún)、利用的原則.

2.技術(shù)檔案分類(lèi)編號(hào)嚴(yán)格《企業(yè)檔案分類(lèi)編號(hào)辦法》執(zhí)行。

3.各類(lèi)技術(shù)檔案要根據(jù)實(shí)際需要編制檔案檢索工具，并逐步采用現(xiàn)代化技術(shù)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)

存貯和檢索檔案。

第四章日常管理與借閱

1.接收技術(shù)檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，確保技術(shù)檔案的'成套性和完整性，并辦理交接手續(xù)。

2.存放技術(shù)檔案必須有專(zhuān)用柜，排架一律從左到右，從上到下。

3.借閱技術(shù)檔案必須嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。

4.職工調(diào)離本礦必須歸檔所借技術(shù)檔案，經(jīng)檔案管理部門(mén)蓋章后，方可辦理離礦手續(xù)。

5.藍(lán)圖按四號(hào)圖大小，琴式折疊裝盒存放。

6.底圖一律不得外借，并嚴(yán)格保持與藍(lán)圖的一致性。

7.每年對(duì)所存技術(shù)檔案進(jìn)行一次全面檢查，做到帳物相符，對(duì)所有受損技術(shù)檔案及時(shí)進(jìn)行

修補(bǔ)、復(fù)制。

8.技術(shù)檔案庫(kù)房要具備良好的衛(wèi)生環(huán)境，并做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防有害

生物等的安全措施。

第五章保存期限與密級(jí)

1.保存期限：在生產(chǎn)建設(shè)和科研中需要長(zhǎng)期利用的技術(shù)檔案，列為永久保管（50年以上）;

較長(zhǎng)時(shí)間需要查考利用的檔案，列為

長(zhǎng)期保管（16~50年）；短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，列為短期保管（15年以下）.

2.技術(shù)檔案鑒定每3~5年進(jìn)行一次。

3.技術(shù)檔案銷(xiāo)毀必須嚴(yán)格、慎重。對(duì)通過(guò)鑒定無(wú)保存價(jià)值的技術(shù)檔案，必須登記造冊(cè)，經(jīng)

總工程師和主管礦長(zhǎng)批準(zhǔn)后，由保衛(wèi)科和檔案室共同監(jiān)督銷(xiāo)毀。

4.檔案密級(jí)：技術(shù)檔案共分絕密、機(jī)密和秘密三級(jí)，其確定標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格按《科技保密條例》

執(zhí)行。絕密檔案不準(zhǔn)夕M昔,經(jīng)主管礦長(zhǎng)和總工程師簽字批準(zhǔn)可以在檔案室查閱，如需摘錄，必須

登記；機(jī)密檔案經(jīng)總工程師批準(zhǔn)可以在檔案室查閱或借閱，?秘密檔案持本單位證明信可以到檔案

室查閱或借閱。

第六章技術(shù)檔案管理的法律責(zé)任

1.對(duì)于損壞、丟失或磨自銷(xiāo)毀技術(shù)檔案，擅自提供、抄錄、公布技術(shù)檔案，涂改偽造技術(shù)

檔案，出賣(mài)技術(shù)檔案，倒賣(mài)技術(shù)檔案或擅自把技術(shù)檔案賣(mài)給外國(guó)人，攜帶禁止出境的技術(shù)檔案及

其復(fù)制品出境，玩忽職守造成技術(shù)檔案損失的行為，根據(jù)情節(jié)輕重給予行政處分,造成損失的,

責(zé)令賠償損失，構(gòu)成3口罪的，追究其刑事責(zé)任。

2.凡使用技術(shù)保密檔案者，必須承擔(dān)保密義務(wù)，如果造成失密或泄密必須承擔(dān)法律責(zé)任。

工程檔案管理制度6

工程檔案是工程部運(yùn)行管理樓宇建筑設(shè)施和設(shè)備的基本依據(jù)加強(qiáng)工程檔案管理是工程部的.

一項(xiàng)重要工作。為加強(qiáng)工程檔案管理特制定本管理制度。

一、工程檔案目錄管理

1、工程檔案管理采取紙頁(yè)檔案和計(jì)算機(jī)檔案并行管理方式，基礎(chǔ)檔案材料要保留紙頁(yè)檔案，

過(guò)程性檔案要逐步向龍氏化檔案過(guò)渡。

2、工程檔案設(shè)置三級(jí)目錄，第一級(jí)目錄為類(lèi)別目錄，第二級(jí)目錄為程序文件目錄，第三級(jí)

目錄為工作單目錄。

3、工程檔案設(shè)置應(yīng)與上一級(jí)檔案目錄設(shè)置一致。

二、工程檔案管理程序

1、工程檔案管理責(zé)任

(1)工程部經(jīng)理責(zé)任：設(shè)置文秘檔案員；確定檔案目錄；設(shè)置檔案保密等級(jí)；檢查檔案情

況V

(2)工程部責(zé)任：配合工程部經(jīng)理進(jìn)行工作。

(3)文秘檔案員責(zé)任：檔案建立；檔案修改；檔案整理；銷(xiāo)毀更新；檔案資料分析報(bào)告；

接受經(jīng)理和上一級(jí)檔案管理人員檢查；檢查工程部各級(jí)人員檔案工作情況。

(4)員工責(zé)任：認(rèn)真進(jìn)行原始資料的記錄；接受各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和檔案員的工作檢查。

2、工程檔案管理程序

(1)工程檔案的建立

文秘檔案員根據(jù)經(jīng)理意見(jiàn)建立各級(jí)檔案目錄并將各類(lèi)又件、資料、圖紙、記錄按目錄要求存

檔。檔案要予以統(tǒng)一編號(hào)，并在每卷首頁(yè)建立目錄清單，同時(shí)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行目錄登記。

(2)工程檔案的存檔

工程檔案由文秘檔案員整理，按規(guī)定目錄存檔。

(3)工程檔案的直閱和借閱

一般工程檔案查閱可向文秘檔案員借出，在工程部辦公室閱覽；若需借閱須在文秘檔案員處

辦理借閱手續(xù)。保密檔案經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)可查閱，不可以借閱。

(4)工程檔案的更改清理和銷(xiāo)毀

原始檔案一般不可修改；工程部工作檔案經(jīng)工程部經(jīng)理同意可以修改。工程部檔案應(yīng)定期進(jìn)

行清理，過(guò)程性工作檔案到期后應(yīng)及時(shí)銷(xiāo)毀，但應(yīng)做好銷(xiāo)毀記錄。

(5)上級(jí)檔案存檔

工程部檔案應(yīng)由文秘檔案員定期上交物業(yè)管理中心存檔。

(6)保密等級(jí)設(shè)置和更改

涉及到物業(yè)管理中心、項(xiàng)目部、工程部機(jī)密的技術(shù)和經(jīng)濟(jì)檔案，如委托管理合同、原始圖紙、

技術(shù)改造方案和圖紙、工程招標(biāo)標(biāo)底、施工合同書(shū)等應(yīng)設(shè)置密碼，其保密等級(jí)和密碼及其修改由

工程部經(jīng)理決定.

(7)計(jì)算機(jī)檔案管理

工程部檔案應(yīng)積極推行計(jì)算機(jī)管理，由文秘檔案員設(shè)置目錄菜單，將檔案或目錄及時(shí)錄入計(jì)

算機(jī)中，進(jìn)行資料分析、整理和信息傳遞。

(8)圖書(shū)檔案管理辦法

工程部購(gòu)置的技術(shù)圖書(shū)由文秘檔案員登記建檔，制定圖書(shū)借閱管理辦法，嚴(yán)格按管理辦法借

閱。

工程檔案管理制度7

(1)維修檔案屬工程檔案的一部份，由工程部文員統(tǒng)一管理。

(2)設(shè)備維修檔案按強(qiáng)目、弱電、機(jī)管、電梯、空調(diào)、裝修、用戶(hù)單元內(nèi)設(shè)施分類(lèi)。

(3)用戶(hù)單元維修檔案用標(biāo)簽按不同檔案分開(kāi)，其他檔案按類(lèi)別存放，在相應(yīng)的檔案盒上貼

上標(biāo)簽。

(4)文員根據(jù)返回工程部的維修單每天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的

"維修管理”項(xiàng)目。

(5)文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的,維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符

馬上追查原因。

(6)文員每月對(duì)維修檔案記錄、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。

(7)維修檔案為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況和用戶(hù)室內(nèi)設(shè)備狀況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。保存期限

一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由工程部經(jīng)理、系統(tǒng)工程師組成的鑒定

小組統(tǒng)一審定后銷(xiāo)毀。

工程檔案管理制度8

1、所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制

度和保密守則.

2、各類(lèi)檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、

維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各商戶(hù)單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類(lèi)管理。

3、按照檔案管理要求存放各類(lèi)檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一

致。

4、外單位交來(lái)圖紙由各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物，如圖紙無(wú)誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，

則聯(lián)系交圖單位更正。

5、各類(lèi)檔案及圖紙資科是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，立妥善保存，用途不明的'資料成交工

程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶(hù)裝修、維修檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，其他各種記錄

保存期限一般為二年以上，過(guò)期需銷(xiāo)毀的資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研

究后決定。

6、借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管（工程師）以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新

登記。

7、文員每月對(duì)維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類(lèi)歸檔、保存。

工程檔案管理制度9

1、學(xué)校營(yíng)養(yǎng)餐工作建立檔案,由分管此項(xiàng)工作老師專(zhuān)人管理。

2、上級(jí)主管部門(mén)關(guān)于營(yíng)養(yǎng)餐工作下發(fā)的文件、通知、通報(bào)、講話(huà)、檢查情況記錄、整改意

見(jiàn)、措施等必須歸檔備查。

3、學(xué)校制定的營(yíng)養(yǎng)餐工作各種管理制度，突發(fā)安全事故應(yīng)急預(yù)案和組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)等材料都

要裝訂歸檔。

4、學(xué)校接收、發(fā)放營(yíng)養(yǎng)餐情況等材料必須及時(shí)歸檔，按自然月份存放。

5、對(duì)于突發(fā)事故，應(yīng)司步介入收集相關(guān)材料歸檔備查.

6、學(xué)校營(yíng)養(yǎng)餐工作檔案實(shí)行借還登記制度，按檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行管理。

7、管理人員隨時(shí)搞好營(yíng)養(yǎng)餐工作檔案的保管，注意防盜、防火、防遺失。

8、管理人員隨時(shí)注意收集整理營(yíng)養(yǎng)餐工程材料并及時(shí)歸檔。若發(fā)生遺漏和失誤要追究管理

者的責(zé)任。

9、檔案的‘資料必須真實(shí)、準(zhǔn)確，為各級(jí)主管部門(mén)檢查營(yíng)養(yǎng)餐工程落實(shí)情況提供詳實(shí)的資料

依據(jù)。

10、借閱檔案須經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)同意，并辦理借閱登記手瀆，借閱人要愛(ài)護(hù)檔案原件，用后及

時(shí)歸還。

工程檔案管理制度10

一、工程檔案的歸檔范圍及質(zhì)量要求

（一）工程檔案的歸檔范圍

對(duì)于工程建設(shè)有關(guān)的重要活動(dòng)，記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀，具有保存價(jià)值的各種載體的文

件,均應(yīng)收集齊全，整理立卷后歸檔。（詳附件一）

（二）歸檔文件的要求

1、歸檔的工程文件應(yīng)為原件。

2、工程文件的內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰、幅面整潔。

3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的'書(shū)寫(xiě)工具。

4、工程文件尺寸統(tǒng)一采用A4規(guī)格歸檔。

二、工程檔案的管理機(jī)構(gòu)

各工程部設(shè)資料員，主要負(fù)責(zé)本部門(mén)工程項(xiàng)目從工程準(zhǔn)備階段到竣工備案驗(yàn)收過(guò)程中程建設(shè)

文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預(yù)驗(yàn)收及移交。

三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索弓I、保管、統(tǒng)計(jì)

（一）工程檔案的收集

文件形成后，文件形成責(zé)任人（經(jīng)手人）必須于當(dāng)天交一份原件給資料員，資料員收到文件后，當(dāng)

天登記入盒。

（二）工程檔案的整理

按照單位工程分部.com、分項(xiàng)工程及文件形成的時(shí)間先后順序進(jìn)行分類(lèi)排列。

（三）工程檔案的立卷

1、工程文件可劃分為工程準(zhǔn)備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件五

部分。

2、工程準(zhǔn)備階段文件按建設(shè)程序組卷。

3、監(jiān)理文件按單位工程、分部工程組卷。

4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。

5、竣工圖按專(zhuān)業(yè)組卷，

6、竣工驗(yàn)收文件按單位工程組卷。

（四）工程檔案的編目

1、每卷單獨(dú)編號(hào)，

頁(yè)號(hào)從"1.開(kāi)始，案卷不宜超過(guò)30MM;頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在單頁(yè)右下角，雙面書(shū)寫(xiě)的，正面在右下角，背

面在左下角，折疊后的圖紙一律在右下角。

2、卷內(nèi)目錄:■序號(hào)”以一份文件為單位J責(zé)任者"填文件的直接形成單位和個(gè)人，

有多個(gè)責(zé)任者的，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者,其余用“等”代替「文件編號(hào)”填寫(xiě)工程文件原有的文

號(hào)或圖號(hào);“文件題名"填寫(xiě)文件標(biāo)題的名稱(chēng)?！叭掌?填寫(xiě)文件形成的日期。

未按要求編目的,每項(xiàng)掃罰部門(mén)資料員5元。

（五）工程檔案的裝訂

案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應(yīng)裝

訂。裝訂應(yīng)采用線(xiàn)繩三孑LS側(cè)裝訂法。

（六）工程檔案的歸檔

單位工程竣工驗(yàn)收完成后30日內(nèi),部門(mén)資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時(shí)歸檔

的扣罰部門(mén)資料員5元。

（七）工程竣工檔案移交

工程竣工驗(yàn)收完成后60日內(nèi)，部門(mén)資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館,

一份移交給工程檔案室未及時(shí)辦理移交的，扣罰部門(mén)資料員5元。

（八）工程檔案的索弓1（待討論工程代號(hào)、檔號(hào)）

工程代號(hào)由集團(tuán)公司統(tǒng)一規(guī)定,檔號(hào)由工程檔案中心根據(jù)工程代號(hào)填寫(xiě)。

案卷號(hào)如:第1卷LL1-1

專(zhuān)業(yè)號(hào)如:基建類(lèi)1為L(zhǎng)L1

工程代號(hào)如XX花園首期為1.1

樓盤(pán)代號(hào)如XX花園代號(hào)為1

（九）工程檔案的保管

工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的干燥和通風(fēng),保證工

程檔案不被腐蝕。

（十）工程檔案的統(tǒng)計(jì)

工程檔案管理人員必須每月對(duì)收集、歸檔、移交、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催促借閱到期文

件的歸還。

四、工程檔案保管期限

保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期（具體詳附件一）

1、永久:是指工程檔案需永久保存。

2、長(zhǎng)期:是指工程檔案的保存期限等于該工程的使用壽命。

3、短期:是指工程檔案保存20年以下。

同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。

五、工程檔案密級(jí)

密級(jí)分為機(jī)密、秘密兩種。同一案卷有不同密級(jí)的文件應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。

工程準(zhǔn)備階段文件為機(jī)密級(jí)，

監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件為秘密級(jí)。

六、工程檔案的借閱及銷(xiāo)毀

按照集團(tuán)公司檔案管理制度執(zhí)行。

本制度由部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)考核部門(mén)資料員，工程技術(shù)部經(jīng)理考核工程檔案管理室檔案員。

七、本制度自發(fā)布之日起執(zhí)

工程檔案管理制度11

1.總則

1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順

利達(dá)到《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求，特制定本制度。

1.2基本建設(shè)工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目，從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過(guò)程中形成的有

歸檔保存價(jià)值的文件資料，包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)

試、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。

1.3基本建設(shè)工程檔案資料是國(guó)家、企業(yè)的寶貴財(cái)富，是勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工和管理人員的勞

動(dòng)結(jié)晶。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，各級(jí)人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務(wù)

和崗位職責(zé)，各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料，認(rèn)直做好立卷

歸檔工作，并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。

2工程檔案管理制度

2.1檔案資料管理

2.1.1工程檔案資料工作是工程建設(shè)過(guò)程的一部分，應(yīng)納入建設(shè)全過(guò)程管理并與工程建設(shè)同

步。行政部集中統(tǒng)一管理本工程全過(guò)程的技術(shù)檔案資料，對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、

歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。

2.1.2工程建設(shè)中，各種技術(shù)資料交由行政部統(tǒng)一管理發(fā)放,各有關(guān)部門(mén)和單位指定專(zhuān)人辦

進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。

2.1.3設(shè)備到貨后，由技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)開(kāi)箱驗(yàn)收后，設(shè)備資料（歸檔的發(fā)給施工單位的）

統(tǒng)交行政部統(tǒng)一管理，造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由技術(shù)部對(duì)其各種技術(shù)

文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn),各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由技術(shù)部對(duì)竣工資料簽收合格后支

付。

2.1.4購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)由行政部門(mén)統(tǒng)一申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理,或委托有關(guān)

部門(mén)自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書(shū)、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷(xiāo)憑證，一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷(xiāo)手

續(xù)。

2.2歸檔文件的質(zhì)量規(guī)定

2.2.1凡合同、協(xié)議等文件材料均應(yīng)為正本（即必須有各方代表符合規(guī)定的親筆簽名，有單

位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或復(fù)印件歸檔）。

2.2.2施工技術(shù)記錄、工程簽證單、試運(yùn)記錄、設(shè)計(jì)修改通知單（含工程聯(lián)系單）等表格和

數(shù)據(jù)均應(yīng)用70g以上的白色書(shū)寫(xiě)材料書(shū)寫(xiě)并原件（如表式為復(fù)印件，數(shù)據(jù)雖用合格材料書(shū)寫(xiě)也

不能作為原件；驗(yàn)收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，K能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。

223調(diào)試措施，方案和報(bào)告等均應(yīng)為油印件或激光打印機(jī)打印件，不能用復(fù)印件或普通色

帶打印件，以保證字跡的耐久性。

2.2.4主送和抄送本單位的‘文件材料均應(yīng)以紅頭文件（不能用復(fù)印件）歸檔。2.2.5書(shū)寫(xiě)規(guī)

定

A）書(shū)寫(xiě)字跡工整，圖樣清晰。

B）書(shū)寫(xiě)墨水應(yīng)為碳素墨水，嚴(yán)禁用圓珠筆或鉛筆書(shū)寫(xiě)。

C）文件書(shū)寫(xiě)格式應(yīng)用橫行排列，文件段落，章節(jié)編排，按有關(guān)文件編寫(xiě)要求；漢字簡(jiǎn)化應(yīng)

符合國(guó)家頒發(fā)的有關(guān)規(guī)定。

3工程文件收發(fā)及管理規(guī)定

為加強(qiáng)工程文件收發(fā)管理，理順傳遞關(guān)系，并按工程進(jìn)度作好工程文件的提供利用，特制定

本制度。

3.1工程文件接收

3.1.1各單位提供給技術(shù)部的工程文件（工程技術(shù)文件、圖紙資料）由行政部統(tǒng)一接收；上

級(jí)黨政主管機(jī)關(guān)所發(fā)的行政及黨務(wù)方面的文件也由行政部統(tǒng)一接收。

3.1.2技術(shù)部其它部門(mén)或個(gè)人從外單位帶回或通過(guò)其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。

3.1.3設(shè)備文件，技術(shù)部匯同有關(guān)部門(mén)對(duì)設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收后，及時(shí)將設(shè)備資料立卷歸檔；設(shè)備

文件資料由行政部統(tǒng)一歸口發(fā)放給有關(guān)單位。

3.1.4技術(shù)部對(duì)接收的工程文件資料，必須進(jìn)行數(shù)量木的卜觀(guān)質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知

寄發(fā)單位補(bǔ)發(fā)。

3.1.5登記完畢的工程文件，應(yīng)及時(shí)予以處理，在保證歸檔份數(shù)后，應(yīng)按技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)審定的

工程文件及時(shí)分發(fā)給有關(guān)單位和部門(mén)。

3.1.6對(duì)接收的密級(jí)文件資料，要嚴(yán)格按保密規(guī)定妥善收存，并認(rèn)真執(zhí)行密級(jí)文件資料的借

閱規(guī)定.

3.2工程文件資料發(fā)放

321分發(fā)外單位和部門(mén)的工程文件資料由行政部統(tǒng)一辦理。

3.2.2呈送上級(jí)單位的工程文件由技術(shù)部領(lǐng)導(dǎo)確定發(fā)放單位和數(shù)量。

3.2.3為避免工程文件資料分發(fā)過(guò)程中可能出現(xiàn)的錯(cuò)發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領(lǐng)取單位應(yīng)指定領(lǐng)

取人名單，并書(shū)面通知行政部；行政部按指定名單發(fā)放工程文件資料。4行政部門(mén)檔案管理職責(zé)

參建單位（總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位）應(yīng)按各自的職責(zé)，將負(fù)責(zé)

承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設(shè)單位。項(xiàng)目實(shí)行總承

包的，由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并

負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)

范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。

由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的，由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部

文件。

設(shè)計(jì)單位：負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。

監(jiān)理單位：負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,

特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。

建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，并審核、

簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專(zhuān)項(xiàng)報(bào)告。9僉證材料及其他監(jiān)理文件。試運(yùn)行單位：負(fù)責(zé)收集、

積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。5施工單位歸檔范圍

負(fù)責(zé)提交施工，安裝全部技術(shù)記錄（含隱蔽工程的各種資料）o負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)

收簽證書(shū)。負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。

負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版

目錄）.調(diào)試單位歸檔范圍.

負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中設(shè)備缺陷

處理記錄。負(fù)責(zé)提交調(diào)試過(guò)程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單（含

電子版目錄）。設(shè)計(jì)單位歸檔范圍

負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目（工程）各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。

負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖（一式八份）。并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。負(fù)責(zé)提

交設(shè)計(jì)總結(jié)。

負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)（質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站）

監(jiān)理部門(mén)歸檔范圍

負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過(guò)程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量，工期、投去監(jiān)理等方面的全部文件材料。監(jiān)理各

專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)的歸檔案卷實(shí)施審查，對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件

的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、

調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理：

對(duì)各單位提供的不符合規(guī)定的案卷和案卷內(nèi)的文件，行政部有權(quán)退回立卷歸檔單位,立卷歸

檔單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整改，直至提交符合規(guī)定要求的案卷及案卷文件材料。

本公司全部文書(shū)、技術(shù)檔案及資料均可借閱、利用。本著既能保守檔案機(jī)密，又能充分發(fā)揮

檔案凡因工作需要借閱者，須辦理下列手續(xù)：

6檔案、資料借閱制度

5.1借閱檔案、資料f只需由本人填寫(xiě)借閱登記即可（注明：用途、領(lǐng)用時(shí)間、歸還時(shí)間）0

歸還時(shí)管理人員要對(duì)其檢查之后方可歸檔。

5.2借閱檔案、秘密技術(shù)檔案和資料，須填寫(xiě)借閱單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字同意即可。

5.3絕密文書(shū)、技術(shù)檔案和資料一般不借出、不復(fù)制、不攝影，如確因工作需要，應(yīng)在借閱

單上注明范圍、內(nèi)容、用途，先經(jīng)部門(mén)經(jīng)理同意，主管副總批準(zhǔn)、檔案人員只能按其范圍、要求、

內(nèi)容提供利用。

5.4外單位人員借閱檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要注明查閱范圍、內(nèi)容、用途，屬

機(jī)密、絕密檔案或資料，應(yīng)主管副總同意，總經(jīng)理批準(zhǔn)方能借閱。

5.5借閱的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加注、拆頁(yè)等。借閱人必須妥善

保管，防止丟失和泄密。未經(jīng)同意，不得復(fù)印、抄錄和轉(zhuǎn)借，不能見(jiàn)檔案內(nèi)容公開(kāi)出去。如遇丟

失，要及時(shí)寫(xiě)出丟失報(bào)告，在沒(méi)有做出處理前停止借閱。

5.6借閱時(shí)間在兩周以?xún)?nèi),如需繼續(xù)使用可辦續(xù)借手續(xù)。對(duì)特殊情況需較長(zhǎng)時(shí)間利用的要經(jīng)

主管副總批準(zhǔn)，但年末要將所借檔案交到檔案室進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)后重新借出。對(duì)長(zhǎng)期借閱檔案不

歸還，又不說(shuō)明原因，不辦理續(xù)借手續(xù)的，行政人員要通知借閱部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)催還，否則對(duì)其

整個(gè)部門(mén)暫停借閱。并嚴(yán)格按經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核辦法執(zhí)行。

5.7凡借有檔案、資料者，在工作調(diào)動(dòng)、單位撤銷(xiāo)、退職、退休、生病住院或借后暫不使用

者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調(diào)離手續(xù)。同時(shí)行政部如因工作需要有權(quán)將檔

案、資料調(diào)回行政部。

工程檔案管理制度12

檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密，以確保工作的'有

序正常進(jìn)行。

1.所有文檔實(shí)行統(tǒng)一管理，并指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)；

2.所有收、發(fā)文件由專(zhuān)人統(tǒng)一登記，文件傳閱后應(yīng)及時(shí)歸檔，其他人員不得擅自處理；

3.對(duì)性質(zhì)不同的文件，實(shí)行分類(lèi)立卷保管，以便日后查找；

4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立詳細(xì)檔案，未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意，不得擅自將客人資料告知他人；

5.所有文件作到不泄密、不失密，定期檢查所有文件；

6.對(duì)欲銷(xiāo)毀文件必須經(jīng)過(guò)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀工作，嚴(yán)禁向廢品回收站出售.

工程檔案管理制度13

一、工程檔案管理制度

1、所有的工程設(shè)備檔案由工程組文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)守公司檔案管理制

度和保密守則。

2、各類(lèi)檔案應(yīng)按系統(tǒng)分類(lèi)：強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、機(jī)管，統(tǒng)一存放檔案盒并貼上標(biāo)簽。

3、檔案及圖紙是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，如發(fā)現(xiàn)用途不明的資料應(yīng)交總工

程師審閱確定用途。需銷(xiāo)毀的資料應(yīng)由總工程師及系統(tǒng)工程師組成鑒定小組研究后決定。

4、借閱檔案須經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的工程師以上人員批準(zhǔn)，文員登記并指定歸還日期，由文員按期

追還，需續(xù)借的要重新登記。

二、維修檔案管理制度

1、維修檔案屬工程檔案的一部分，由工程組文員統(tǒng)一管理。

2、設(shè)備維修檔案按強(qiáng)電、弱電、機(jī)管、空調(diào)、裝修分類(lèi)。

3、檔案按類(lèi)別存放,在相應(yīng)的檔案盒上貼上標(biāo)簽。

4、文員根據(jù)返回工程組的維修單，當(dāng)天填寫(xiě)維修檔案記錄表，并錄入電腦中已設(shè)置密碼的

"維修管理”項(xiàng)目。

5、文員每天核對(duì)發(fā)出和返回的.維修單，將有關(guān)內(nèi)容如實(shí)錄入維修檔案記錄表，如發(fā)現(xiàn)不符

馬上追查原因。

6、文員每月對(duì)維修檔案記錄表、維修單等進(jìn)行整理，并分類(lèi)歸檔。

7、維修檔案作為評(píng)估大廈設(shè)備運(yùn)行情況的根據(jù)，應(yīng)妥善保存。

保存期限一般為一年，重大維修項(xiàng)目保存期至少為兩年。過(guò)期檔案由總工程師、系統(tǒng)工程師

組成的鑒定小組統(tǒng)一審定后銷(xiāo)毀。

工程檔案管理制度14

一、目的

為規(guī)范公司的工程項(xiàng)目檔案管理，防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司

的合法權(quán)益，特制定本規(guī)定。

二、工程項(xiàng)目檔案歸檔范圍

本規(guī)定所指工程項(xiàng)目檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在，公司在工程項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、竣工等過(guò)

程中形成的具有保存價(jià)值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項(xiàng)目建議批文,

中標(biāo)通知書(shū)，工程承包合同，合同附件，勞務(wù)分包合同，專(zhuān)業(yè)分包合同，采購(gòu)合同，工程預(yù)（結(jié)）

算書(shū)，工程設(shè)計(jì)圖紙，工程施工圖紙，往來(lái)公函，傳真，會(huì)議記錄，委托書(shū)，開(kāi)工報(bào)告，請(qǐng)款報(bào)

告，技術(shù)資料，主要設(shè)備材料估檢報(bào)告，施工記錄驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，竣工報(bào)告等。

三、檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案管理工作（即資料員），資料員負(fù)責(zé)檔案接收、收集、整理、立卷、

保管、調(diào)閱等工作。其主要職責(zé)包括：

1、收集、整理、立卷和歸檔工程項(xiàng)目的檔案材料；

2、檔案材料的保管和銷(xiāo)毀；

3、檔案材料的查借閱、催還。

四、檔案的立卷、收集、整理

1、以工程項(xiàng)目為單位，分別立卷，一項(xiàng)目一卷。

2、在工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始立卷，收集該項(xiàng)目有關(guān)資料歸檔管理。

3、各項(xiàng)目的職能人員應(yīng)將在工作過(guò)程中形成的文件資料進(jìn)行積累，整理和及時(shí)移交歸檔，

移交檔案文件時(shí)，資料員必須在檔案移交清單上進(jìn)行登記I：見(jiàn)附表一）0

4、在檔案的首頁(yè)設(shè)卷內(nèi)文件目錄，并填寫(xiě)文件序號(hào)、編制單位、名稱(chēng)、歸檔日期等信息（見(jiàn)

附表二）.

5、在檔案的次頁(yè)設(shè)"合同概要"、"主要事件備要"，主要內(nèi)容包括：合同標(biāo)的價(jià)金，對(duì)

方單位，聯(lián)系人，重要日期備忘，應(yīng)收工程款記錄等，該項(xiàng)工作由資料員負(fù)責(zé)，項(xiàng)目職能人員配

合。

五、檔案的管理

1、對(duì)工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)排列編號(hào)，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排

列和存放。

2、每年對(duì)檔案進(jìn)行一次清理。

3、清除不必要保存的材料。

4、對(duì)破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

六、檔案要求

1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。

2、必須齊全完整，裝訂整齊，并適當(dāng)管理。

3、傳真件應(yīng)復(fù)印一份歸檔。

七、檔案的保管

1、檔案管理人員應(yīng)妥善保管，防蟲(chóng)蛀，防丟失，保證檔案的安全。

2、所有檔案應(yīng)專(zhuān)柜存放，加鎖。

3、所有檔案不得隨意查閱、變訂，不得置于公共場(chǎng)所。

4、公司檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限的，保管期限從長(zhǎng)。

八、檔案的銷(xiāo)毀

1、檔案管理人員根據(jù)檔案保管年限的'規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，登記已失效的檔案，編制檔案

銷(xiāo)毀清冊(cè)（見(jiàn)附表三）。

2、檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)，方能銷(xiāo)毀失效檔案.

3、銷(xiāo)毀一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷(xiāo)毀方式另作說(shuō)明。

4、銷(xiāo)毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

5、銷(xiāo)毀人員應(yīng)采取嚴(yán)密管理措施，防止檔案失密和泄密。

九、檔案的查借閱

1、因工作需要查閱檔案的應(yīng)填寫(xiě)好查閱申請(qǐng)單，由核準(zhǔn)人簽字同意，方可查閱（見(jiàn)附表四）0

2、確因工作需要外帶，需辦理檔案夕M昔手續(xù)，經(jīng)核準(zhǔn)人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。

3、資料員對(duì)文件的查（借）閱情況要進(jìn)行登記（見(jiàn)附表五）。

4、借閱人對(duì)所借之檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線(xiàn)等等,不

能隨意亂放，以免遺失。

5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追杳，并報(bào)告主管及時(shí)處理。

6、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)核準(zhǔn)人批準(zhǔn)后方可借閱，且不得帶離檔案室。

其抄摘內(nèi)容也須核準(zhǔn)人同意且審核后才能帶出。

7、公司對(duì)調(diào)閱制度實(shí)行分級(jí)制度，公司可根據(jù)借閱人工作的需要及等級(jí)的評(píng)定，分別給予

"原件借閱""復(fù)印件借閱""局部復(fù)印件借閱”。

十、有下列行為者，視情節(jié)輕重，給予違紀(jì)處分，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任：

1、毀損、丟失或擅自銷(xiāo)毀檔案。

2、擅自向外界提供、沙摘檔案。

3、涂改、偽造檔案。

4、對(duì)檔案沒(méi)有及時(shí)上報(bào)、歸檔或管理不善，而造成公司損失。

5、未按手續(xù)借閱、外帶及越級(jí)借閱。

工程檔案管理制度15

第一章總則

1.1工程項(xiàng)目檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，對(duì)工程項(xiàng)目的開(kāi)展及公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有著重

要作用;為加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案的管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理，結(jié)合施工企業(yè)的實(shí)際情況，制定本規(guī)

定。

1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設(shè)項(xiàng)目的新建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及安裝等項(xiàng)

目的從立項(xiàng)至竣工驗(yàn)收過(guò)程中的文件編制、檔案、收集、管理。

1.3項(xiàng)目工程檔案按照集中統(tǒng)一管理的原則，由項(xiàng)目部統(tǒng)一管理，重要及常用的文件移交檔

案室保管，以確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確和安全，并便于使用。

L4項(xiàng)目部根據(jù)工程項(xiàng)目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。

第二章工程檔案管理機(jī)構(gòu)的職責(zé)

2.1項(xiàng)目部是公司項(xiàng)目工程相關(guān)檔案的統(tǒng)一管理者，負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門(mén)和人員收集、整理項(xiàng)

目從立項(xiàng)到最終驗(yàn)收交付的所有相關(guān)文件;并對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一整理造冊(cè)。

2.2現(xiàn)場(chǎng)工作組是項(xiàng)目部的下屬部門(mén)，受項(xiàng)目部的直接領(lǐng)導(dǎo),在項(xiàng)目部的領(lǐng)導(dǎo)下負(fù)責(zé)收集現(xiàn)

場(chǎng)施工、工程預(yù)算、工程更改、支付、結(jié)算、決算、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的相關(guān)資料的收集、整理;接收、

審核施工、監(jiān)理等相關(guān)方移交的資料，并對(duì)收到的資料進(jìn)行統(tǒng)一整理。

2.3檔案室接收項(xiàng)目部移交的項(xiàng)目檔案，并加以分類(lèi)、整理、管理，并負(fù)責(zé)工程資料的收發(fā)、

借閱等工作。

第三章項(xiàng)目工程檔案管理流程

3.1工程項(xiàng)目檔案是指導(dǎo)工程項(xiàng)目及日后的生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù)，是繼承工程項(xiàng)目知

識(shí)的重要手段，因此工程項(xiàng)目檔案管理先明確責(zé)任;項(xiàng)目部根據(jù)工程特點(diǎn)，明確項(xiàng)目從立項(xiàng)到最

終驗(yàn)收交付的過(guò)程中檔案管理的相關(guān)人員及職責(zé)。

3.2從項(xiàng)目開(kāi)始立項(xiàng)，項(xiàng)目部制定工程項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人，工程項(xiàng)目施工前由項(xiàng)目部指定人員

收集立項(xiàng)、選定工程合作單位、設(shè)計(jì)、預(yù)算等相關(guān)資料，從項(xiàng)目施工至竣工驗(yàn)收階段由現(xiàn)場(chǎng)工作

組負(fù)責(zé)檔案的收集。

3.3資料收集人在工程資料收集后根據(jù)項(xiàng)目工程的邏輯性，對(duì)工程項(xiàng)目資料進(jìn)行分類(lèi)整理,

對(duì)缺少的資料應(yīng)及時(shí)收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。

3.4根據(jù)工程項(xiàng)目特性，現(xiàn)場(chǎng)工作人員在適當(dāng)時(shí)候?qū)⒐こ藤Y料移交項(xiàng)目部，由項(xiàng)目部，由項(xiàng)

目統(tǒng)一整理、登記、編號(hào)、組卷。根據(jù)其邏輯順序，分類(lèi)保存，保存的資料應(yīng)做好標(biāo)識(shí)，方便管

理查詢(xún)。

3.5項(xiàng)目部對(duì)移交的資料統(tǒng)一整理后，重要的、日常使用的資料，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)歸檔，方便

資料需要人的使用，項(xiàng)目部歸檔的工程資料應(yīng)為原件，項(xiàng)目部自留復(fù)印件。

檔案室應(yīng)做好項(xiàng)目部移交資料的登記，并對(duì)移交工程資料單獨(dú)歸類(lèi)存放。

3.6檔案室管理人員應(yīng)做好借閱管理，原件資料一般不允許借閱，借閱復(fù)印件供借閱人使用，

因特殊原因需要向外遞交的檔案應(yīng)做好說(shuō)明，備注原因。

工程項(xiàng)目檔案借閱后，檔案管理人應(yīng)及時(shí)通知借閱人，按期歸還。

第四章項(xiàng)目工程檔案管理

4.1工程項(xiàng)目文件是在項(xiàng)目工程建設(shè)過(guò)程中形成的各種形式的信息記錄，包括準(zhǔn)備階段文件、

監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗(yàn)收文件等。

4.2工程項(xiàng)目檔案從立項(xiàng)到驗(yàn)收交付過(guò)程中，施工、監(jiān)理等相關(guān)方應(yīng)主動(dòng)將相關(guān)資料移交現(xiàn)

場(chǎng)工作人員;同時(shí)檔案收集人應(yīng)及時(shí)收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整

理、歸類(lèi)，再移交項(xiàng)目部，由項(xiàng)目部統(tǒng)一整理、分類(lèi)，在項(xiàng)目工程每環(huán)節(jié)完成后，根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，

由項(xiàng)目部將需要?dú)w