項(xiàng)目檔案信息管理制度

項(xiàng)目檔案信息管理制度1.總則為規(guī)范企業(yè)項(xiàng)目檔案信息的管理，加強(qiáng)企業(yè)的生產(chǎn)管理，提高工作效率和信息安全性，訂立本《項(xiàng)目檔案信息管理制度》。2.適用范圍本制度適用于企業(yè)內(nèi)全部項(xiàng)目的檔案信息管理，包含項(xiàng)目立項(xiàng)、執(zhí)行、結(jié)項(xiàng)和存檔等各個(gè)階段。3.責(zé)任和權(quán)限3.1企業(yè)管理負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)訂立和監(jiān)督本制度的執(zhí)行，保證項(xiàng)目檔案信息管理的合規(guī)性和有效性。3.2項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案信息的手記、整理和報(bào)送工作。項(xiàng)目經(jīng)理有權(quán)要求項(xiàng)目構(gòu)成員供應(yīng)相關(guān)資料，并對(duì)供應(yīng)的資料進(jìn)行核查和整理。3.3項(xiàng)目構(gòu)成員應(yīng)搭配項(xiàng)目經(jīng)理的管理工作，按要求供應(yīng)項(xiàng)目檔案信息。項(xiàng)目構(gòu)成員應(yīng)保護(hù)項(xiàng)目檔案信息的安全性，并按規(guī)定使用和保管相關(guān)信息。3.4企業(yè)檔案管理員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案信息的歸檔、管理和保密工作。4.項(xiàng)目立項(xiàng)階段4.1項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)應(yīng)認(rèn)真描述項(xiàng)目的背景、目標(biāo)、范圍、計(jì)劃和需求等信息，并經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理和上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。4.2項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)中必需包含項(xiàng)目檔案信息的手記和管理計(jì)劃，包含手記的范圍、內(nèi)容、方式和周期等。4.3項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)立刻建立項(xiàng)目檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并確定檔案管理員。4.4項(xiàng)目成員應(yīng)及時(shí)供應(yīng)與項(xiàng)目有關(guān)的資料和信息，以便項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。5.項(xiàng)目執(zhí)行階段5.1項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)依照項(xiàng)目計(jì)劃的要求，及時(shí)更新項(xiàng)目檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，并定期向項(xiàng)目構(gòu)成員匯報(bào)項(xiàng)目的進(jìn)展情況。5.2項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)監(jiān)督項(xiàng)目構(gòu)成員對(duì)項(xiàng)目檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性，及時(shí)矯正并修復(fù)存在的問(wèn)題。5.3項(xiàng)目構(gòu)成員應(yīng)依照項(xiàng)目檔案信息管理計(jì)劃的要求，及時(shí)供應(yīng)所需的相關(guān)資料和信息，確保項(xiàng)目檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。5.4項(xiàng)目構(gòu)成員在處理項(xiàng)目檔案信息時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)保密意識(shí)，嚴(yán)禁將檔案信息外傳或用于其他非項(xiàng)目目的。6.項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)階段6.1項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)前完成項(xiàng)目檔案信息的整理和匯總工作，保證項(xiàng)目檔案信息的完整性和可檢索性。6.2項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)編制項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)報(bào)告，并提交給上級(jí)主管部門(mén)審批。7.檔案歸檔和保管7.1項(xiàng)目檔案信息的歸檔工作由檔案管理員負(fù)責(zé)，歸檔時(shí)應(yīng)依照文件分類(lèi)和編號(hào)的要求進(jìn)行。7.2歸檔文件必需標(biāo)明文件名稱(chēng)、日期、責(zé)任人和歸檔位置等信息，并經(jīng)過(guò)檔案管理員審核和確認(rèn)后方可歸檔。7.3項(xiàng)目檔案信息的保管應(yīng)采取物理和數(shù)字化相結(jié)合的方式，以確保檔案信息的安全性和可檢索性。7.4檔案管理員應(yīng)定期對(duì)存放檔案信息的場(chǎng)合進(jìn)行檢查和整理，確保檔案信息的完整性和無(wú)丟失現(xiàn)象。8.檔案查詢(xún)和利用8.1項(xiàng)目構(gòu)成員和有關(guān)人員可以依據(jù)需要向檔案管理員提出檔案查詢(xún)申請(qǐng)，并供應(yīng)查詢(xún)所需的相關(guān)信息。8.2檔案管理員在接到檔案查詢(xún)申請(qǐng)后，應(yīng)及時(shí)供應(yīng)所需的檔案信息，并記錄查詢(xún)情況。8.3檔案信息的利用必需符合相關(guān)法律法規(guī)的要求，并經(jīng)過(guò)檔案管理員的批準(zhǔn)。9.制度的監(jiān)督和評(píng)估9.1企業(yè)管理負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，確保制度得到切實(shí)執(zhí)行。9.2檔案管理員應(yīng)定期對(duì)檔案信息管理工作進(jìn)行評(píng)估和總結(jié)，提出改進(jìn)措施和看法。9.3項(xiàng)目檔案信息的管理需定期進(jìn)行安全性、準(zhǔn)確性和完整性的審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。10.附則10.1本制度自頒布之日起正式執(zhí)行，并具有追溯力。10.2企業(yè)管理負(fù)責(zé)人對(duì)本制度具有最終解釋權(quán)。10.3本制度的修改和增補(bǔ)應(yīng)經(jīng)過(guò)企業(yè)管理負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，并及時(shí)通知相關(guān)人員。以上為本企業(yè)的《項(xiàng)目檔案信息管理制度》，請(qǐng)各項(xiàng)目構(gòu)成員嚴(yán)