非營利組織項目檔案管理流程

非營利組織項目檔案管理流程一、制定目的及范圍為提升非營利組織項目的檔案管理水平，確保項目資料的完整性、準確性和可追溯性，特制定本流程。該流程適用于所有項目的檔案管理，包括項目立項、實施、評估及總結(jié)階段的相關(guān)文件和資料。二、檔案管理原則1.檔案管理應(yīng)遵循“規(guī)范、完整、安全”的原則，確保所有項目資料的系統(tǒng)性和可用性。2.所有檔案必須按照規(guī)定的格式和標準進行整理，確保信息的準確傳遞。3.各項目負責人需對項目檔案的管理和維護負責，確保檔案的及時更新和保存。三、檔案管理流程1.項目立項階段1.1立項申請：項目負責人需填寫《項目立項申請表》，并附上相關(guān)支持文件。1.2審批流程：立項申請需經(jīng)過項目評審委員會審核，審核通過后，形成《項目立項決議》。1.3檔案歸檔：立項申請表及決議文件需歸檔至項目檔案中，確保信息的完整性。2.項目實施階段2.1實施計劃：項目負責人需制定《項目實施計劃》，明確項目目標、時間節(jié)點及責任分工。2.2進度記錄：項目實施過程中，需定期記錄項目進展情況，包括會議紀要、工作報告等。2.3變更管理：如項目實施過程中出現(xiàn)變更，需填寫《項目變更申請表》，并經(jīng)過相關(guān)審批。2.4檔案更新：所有實施階段的文件需及時更新至項目檔案中，確保信息的實時性。3.項目評估階段3.1評估準備：項目結(jié)束后，項目負責人需準備《項目評估報告》，總結(jié)項目成果與經(jīng)驗教訓。3.2評估會議：組織評估會議，邀請相關(guān)人員參與，討論項目實施效果及改進建議。3.3評估結(jié)果歸檔：評估報告及會議紀要需歸檔至項目檔案中，形成完整的項目評估記錄。4.項目總結(jié)階段4.1總結(jié)報告：項目負責人需撰寫《項目總結(jié)報告》，對項目整體進行回顧與反思。4.2成果展示：如有項目成果（如研究報告、宣傳材料等），需整理并歸檔。4.3檔案整理：項目結(jié)束后，需對所有檔案進行整理，確保文件的分類、編號及存放位置明確。四、檔案管理要求1.檔案分類：項目檔案應(yīng)按照立項、實施、評估、總結(jié)等階段進行分類，便于查閱。2.檔案保存：所有紙質(zhì)檔案需存放在專用檔案柜中，電子檔案需備份至云端或其他安全存儲介質(zhì)。3.檔案保密：涉及敏感信息的檔案需進行保密管理，確保信息不被泄露。五、反饋與改進機制1.定期評估：每年對檔案管理流程進行評估，收集各項目負責人的反饋意見，識別改進點。2.培訓與指導(dǎo)：定期組織檔案管理培訓，提高項目負責人的檔案管理意識和能力。3.流程優(yōu)化：根據(jù)反饋和評估結(jié)果，及時對檔案管理流程進行優(yōu)化調(diào)整，確保其適應(yīng)組織的發(fā)展需求。六、附則本流程自發(fā)布之日起實施，所有項目負責人需嚴格遵