高?？蒲袡n案管理制度與流程

高?？蒲袡n案管理制度與流程一、制定目的及范圍為提升高校科研檔案管理的規(guī)范化程度，確?？蒲袡n案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本管理制度。該制度適用于高校內(nèi)所有科研項(xiàng)目的檔案管理，包括但不限于科研項(xiàng)目申請、立項(xiàng)、實(shí)施、成果轉(zhuǎn)化及后續(xù)評估等環(huán)節(jié)。通過建立科學(xué)合理的檔案管理流程，促進(jìn)科研工作的高效開展。二、科研檔案的定義及分類科研檔案是指高校在科研活動(dòng)中形成的，以紙質(zhì)或電子形式保存的具有歷史價(jià)值和使用價(jià)值的各類文獻(xiàn)資料?？蒲袡n案主要分為以下幾類：1.項(xiàng)目申請與立項(xiàng)檔案：包括項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)通知書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算等。2.過程管理檔案：包括項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、進(jìn)展報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、實(shí)驗(yàn)記錄等。3.成果檔案：包括科研成果報(bào)告、論文發(fā)表記錄、專利申請文件等。4.財(cái)務(wù)檔案：包括項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況、報(bào)銷憑證、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。5.評估與總結(jié)檔案：包括項(xiàng)目評估報(bào)告、成果總結(jié)、后續(xù)跟蹤記錄等。三、科研檔案管理原則1.完整性原則：確保科研檔案的全覆蓋，任何一項(xiàng)科研活動(dòng)都應(yīng)有相應(yīng)的檔案記錄。2.時(shí)效性原則：科研檔案應(yīng)在科研活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)整理、歸檔，確保信息的時(shí)效性。3.保密性原則：涉及國家安全、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的科研檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，管理人員應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定。4.可追溯性原則：檔案管理應(yīng)確保信息可追溯，便于后續(xù)查閱和利用。四、科研檔案管理流程1.檔案創(chuàng)建1.1在科研項(xiàng)目立項(xiàng)后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需填寫《科研項(xiàng)目檔案創(chuàng)建申請表》，并提交至科研管理部門。1.2科研管理部門審核后，分配檔案編號，并建立電子檔案。1.3項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在項(xiàng)目實(shí)施過程中，及時(shí)記錄相關(guān)信息，形成相關(guān)檔案資料。2.檔案收集與整理2.1項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需定期收集各類檔案資料，包括會(huì)議記錄、進(jìn)展報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。2.2收集到的檔案資料應(yīng)按照類別整理，確保資料的完整性和連續(xù)性。2.3整理完成后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需填寫《檔案整理記錄表》，并提交至科研管理部門備案。3.檔案審核3.1科研管理部門對已整理的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的真實(shí)性、完整性和規(guī)范性。3.2審核通過的檔案需進(jìn)行分類存檔，未通過的檔案需反饋給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行修改。4.檔案存儲(chǔ)4.1經(jīng)審核合格的檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，紙質(zhì)檔案需存放于檔案室，電子檔案需保存在專用服務(wù)器中。4.2定期對存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全性與完整性。5.檔案利用與借閱5.1需要借閱檔案的人員需填寫《檔案借閱申請表》，并獲得相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5.2借閱檔案后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還，并確保檔案的完整性。5.3借閱記錄應(yīng)登記在《檔案借閱登記表》中，便于后續(xù)追蹤。6.檔案銷毀6.1對于達(dá)到保存年限的檔案，科研管理部門需進(jìn)行評估，決定是否進(jìn)行銷毀。6.2銷毀前需填寫《檔案銷毀申請表》，并經(jīng)相關(guān)部門審核批準(zhǔn)。6.3銷毀過程應(yīng)確保檔案資料的安全，防止信息泄露。五、檔案管理職責(zé)1.科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的創(chuàng)建、整理和審核，確保檔案的及時(shí)性和完整性。2.科研管理部門：負(fù)責(zé)科研檔案的整體管理，包括檔案的審核、存儲(chǔ)、借閱及銷毀等環(huán)節(jié)。3.檔案管理員：負(fù)責(zé)檔案的日常維護(hù)與管理，確保檔案的安全與可用性。六、檔案管理的培訓(xùn)與宣傳為提升科研人員對檔案管理的重視程度，定期組織檔案管理培訓(xùn)，宣傳檔案管理的重要性和相關(guān)制度。通過培訓(xùn)，提高科研人員的檔案管理意識(shí)和能力，確?？蒲袡n案的規(guī)范管理。七、檔案管理的反饋與改進(jìn)機(jī)制建立檔案管理的反饋機(jī)制，定期收集科研人員對檔案管理流程的意見與建議，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化管理制度。通過不斷完善管理