公司一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)運行管理暫行辦法

-3-集團公司一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)運行管理暫行辦法第一章總則為規(guī)范公司一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應用和管理，保障系統(tǒng)平穩(wěn)、安全運行，根據《數字化工作管理辦法》、《數字化系統(tǒng)建設與運行管理辦法》（科發(fā)〔2021〕579號）和公司數字化管理工作的有關要求，制定本辦法。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)是公司及所屬全資控股、參股子公司、分公司(以下簡稱各單位)公文管理體系運行的載體、公文處理工作的業(yè)務操作平臺，也是相關信息、數據查詢及分析的平臺。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)是公司統(tǒng)建系統(tǒng)，由公司總部統(tǒng)一組織建設，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一賬號、統(tǒng)一平臺，各單位分級推廣、分級培訓、分級運維、授權應用。第二章管理體系與職責公司辦公室（黨委辦公室）、科學技術與數字化部共同組成一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應用推進管理機構。相應職責如下：（一）辦公室（黨委辦公室）是一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應用歸口管理和數據質量管理部門。負責建立一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)配套管理制度體系；負責系統(tǒng)中的電子公文元數據標準及電子公文評價體系制定；負責組織系統(tǒng)優(yōu)化和升級需求的收集、評估、申請和審議；負責系統(tǒng)的統(tǒng)籌協(xié)調、組織培訓、數據質量檢查考核。（二）科學技術與數字化部是一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)建設技術管理部門。負責角色權限配置、總部系統(tǒng)管理員權限分配工作；負責審批系統(tǒng)對接的申請；負責提供系統(tǒng)運行的軟硬件環(huán)境和資源；負責組織系統(tǒng)開發(fā)、運維、升級和安全保障工作；負責組織系統(tǒng)服務器和數據庫的運維管理；負責在系統(tǒng)運行、推廣使用、應用培訓等工作中提供技術支撐。各單位應建立相應的一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應用推進管理機構，確保順利推廣和使用。各單位相關部門職責如下：（一）業(yè)務管理部門：負責系統(tǒng)的應用及推廣；負責本單位用戶培訓；負責系統(tǒng)應用問題的收集、評估和反饋，做好用戶與系統(tǒng)運維項目組的銜接工作。（二）數字化管理部門：負責提供系統(tǒng)運行網絡及終端環(huán)境；負責本單位操作用戶的權限分配等管理工作；負責本單位系統(tǒng)管理員、業(yè)務管理員的備案和變更審核，以及下屬單位系統(tǒng)管理員、業(yè)務管理員權限分配等管理工作；負責配合本單位業(yè)務管理部門開展培訓和技術支持工作；負責做好與上級主管機構的工作協(xié)同。第三章系統(tǒng)權限管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)采用獨立授權、分級管理機制，權限分配必須受控、可追溯。公司設系統(tǒng)管理員，各單位分別設分權管理員和業(yè)務管理員。相應職責如下：（一）系統(tǒng)管理員負責系統(tǒng)的后臺維護、系統(tǒng)角色的配置，負責各單位分權管理員和業(yè)務管理員用戶的創(chuàng)建、撤銷、角色分配。（二）各單位分權管理員負責自建角色的創(chuàng)建、撤銷、分配；負責設置下級單位分權管理員和業(yè)務管理員。（三）各單位業(yè)務管理員負責本單位基礎數據設置。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)自動同步公司統(tǒng)建人力資源系統(tǒng)與4A系統(tǒng)中的組織及用戶信息，系統(tǒng)中不再提供新增用戶功能。自動同步用戶默認給予普通用戶角色，各單位分權管理員需根據業(yè)務需要對新同步用戶進行角色授權。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)用戶采用實名登錄制，通過騰訊通中各單位自建協(xié)同辦公應用或統(tǒng)建一體化辦公協(xié)同應用實現(xiàn)單點登錄；也可通過各單位PC門戶中一體化辦公協(xié)同應用實現(xiàn)單點登錄。各單位的分權管理員和業(yè)務管理員如發(fā)生變化，需以系統(tǒng)中《技術支持服務單》方式將變更人員報送至公司系統(tǒng)管理員。人員離職后，系統(tǒng)自動注銷該人員的用戶；崗位變動后，系統(tǒng)管理員應及時按照新的崗位調整該人員的用戶權限，將相應的審批流程也同步進行移交。第四章標準管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)遵循《黨政機關公文處理工作條例》（中辦發(fā)〔2012〕14號）、《黨政機關電子公文處理工作辦法》(廳字〔2019〕7號)、《黨政機關電子公文系統(tǒng)建設規(guī)范》（GB/T33482-2016）、《黨政機關電子公文元數據規(guī)范》（GB/T33480-2016）。各單位在應用一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)時，公文元數據應遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文元數據規(guī)范》（附件1），不可減少或變更元數據字段，可在規(guī)范外擴展元數據字段。各單位在應用一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)時，電子公文格式應遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文格式規(guī)范》（附件2）。各單位在應用一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)時，電子公文審批單應遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文審批單規(guī)范》（附件3）。各單位自建系統(tǒng)與一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)的集成對接，應遵循《一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)電子公文服務接口規(guī)范》（附件4）。第五章系統(tǒng)集成與接口管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)的公文處理場景是各單位行政辦公的核心業(yè)務，除公文處理場景外，各單位可借助一體化辦公協(xié)同平臺進行業(yè)務場景擴展。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)發(fā)布統(tǒng)一標準數據接口、流程接口，提供通用接口技術方案、數據對接方案，以及流程引擎方案。公司總部或各單位自建信息系統(tǒng)可按照通用接口技術方案自行開展系統(tǒng)對接，獲取適用數據。公文處理業(yè)務原則上使用公司統(tǒng)建一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)處理，不提供數據對接服務，其他自建業(yè)務系統(tǒng)可遵照通用接口技術方案規(guī)范進行對接。公司外部系統(tǒng)有對接需求時，需嚴格進行安全和技術評審，確認風險可控、技術可行時，單獨制定技術方案，實施對接。第六章問題反饋和升級管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)建立人機結合的問題反饋機制。（一）普通用戶操作型問題可通過系統(tǒng)幫助、操作手冊、視頻課件查詢解決方案；系統(tǒng)報錯問題、一般業(yè)務問題和功能問題通過在線《技術支持服務單》上報，由公司系統(tǒng)運維團隊在線解答。（二）各單位負責收集本單位范圍內系統(tǒng)需求問題，經評估后，通過線上《技術支持服務單》上報，由公司系統(tǒng)運維團隊收集匯總后，公司管理部門審核。（三）針對各單位、各部門提出的系統(tǒng)需求問題，辦公室（黨委辦公室）聯(lián)合科學技術與數字化部組織評估后，納入系統(tǒng)優(yōu)化或系統(tǒng)升級范圍。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)升級或重大變更前，應對數據進行備份，升級或變更完成后進行數據恢復，并確認數據恢復無誤；一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)進行功能變更或版本升級，需組織相關部門和人員測試后，正式發(fā)布使用。第七章應用與推進管理各單位應強化一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應用、宣傳與培訓等推進工作，建立相關制度與責任體系，制定推進計劃和工作目標。辦公室（黨委辦公室）和科學技術與數字化部將定期或不定期對各單位系統(tǒng)應用情況進行檢查，同時將檢查情況納入數字化工作考核。各單位應制定本單位的系統(tǒng)推廣方案，明確推進計劃和目標，成立系統(tǒng)推廣工作小組；制定系統(tǒng)應用情況檢查措施，并將檢查結果納入本單位年度數字化工作考核。各單位應加強宣貫，提高各級業(yè)務人員對一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應用重要性的認識。各單位應定期開展一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)應用培訓，提升業(yè)務和操作能力，保證數據質量。第八章系統(tǒng)運維和安全管理一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)總部運維團隊提供統(tǒng)一的7×24小時技術運維和安全保障，涉及到的操作系統(tǒng)、中間件、數據庫、應用程序、服務器及網絡應進行日常巡檢（每天一次）和安全檢測（每月一次），確保系統(tǒng)穩(wěn)定運行。定期做好系統(tǒng)備份，保證公文、信息的正常流轉，落實系統(tǒng)應急處理預案。各單位、各部門因技術因素導致系統(tǒng)不能正常工作的，應及時向辦公室（黨委辦公室）或科學技術與數字化部反饋。各單位應根據一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)終端使用要求，提供必要的終端上網條件，配置安全、便利的終端使用環(huán)境，為各類用戶操作和使用提供保障。一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)數據信息每日進行一次增量備份，每周進行一次完全備份，備份數據保存1個月；一體化辦公協(xié)同系統(tǒng)文件、配置信息和日志文件，每周進行一次完全備份，保存期限為3個月。各單位應制定安全教育培訓計劃，對員工進行信息安全教育，提升員工安全意識。在權限范圍內按規(guī)定使用系統(tǒng)。系統(tǒng)用戶未按規(guī)定操作導致信息