項(xiàng)目研發(fā)報(bào)告-基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)

《基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)》研發(fā)報(bào)告綜合科研項(xiàng)目研發(fā)報(bào)告項(xiàng)目名稱：基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)申報(bào)單位：負(fù)責(zé)人：項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)：完成時(shí)間：2020年12月科技中心研發(fā)背景中共中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》中指出，干部人事檔案是社會(huì)信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國(guó)家所有，組織人事部門(mén)及干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開(kāi)發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸及利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的人事檔案信息化管理體系。人事檔案是公司在組織建設(shè)、人事管理及人才服務(wù)等工作中形成的反映員工政治品質(zhì)、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、工作實(shí)績(jī)、家庭及社會(huì)關(guān)系等的記錄材料，是公司教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才的基礎(chǔ)資料，是維護(hù)員工合法權(quán)益的重要依據(jù)。因此公司高度重視人事檔案的信息化工作，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案條目的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，并研發(fā)了與其他類型檔案關(guān)聯(lián)查詢的利用系統(tǒng)。但是在人事檔案管理的全過(guò)程中仍凸顯出來(lái)一些問(wèn)題。通過(guò)現(xiàn)狀調(diào)研分析及對(duì)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，目前在館共約1000余冊(cè)人事檔案管理中存在接收歸檔效率偏低、利用轉(zhuǎn)遞審批過(guò)多、歸檔范圍不明確、人事檔案整理環(huán)節(jié)多效率低、庫(kù)房管理現(xiàn)代化水平不足四類問(wèn)題。（一）人事檔案接收歸檔效率偏低人事檔案接收歸檔采用線下歸檔方式，由人事部門(mén)填寫(xiě)檔案材料移交表，雙方核對(duì)后簽字移交。線下移交歸檔方式存在幾個(gè)問(wèn)題：1.查驗(yàn)核對(duì)不便。隨人事檔案移交的歸檔紙質(zhì)臺(tái)賬不便于查驗(yàn)核對(duì)；2.歸檔流程涉及的節(jié)點(diǎn)及手續(xù)過(guò)多。移交的人事檔案，需要先由數(shù)字檔案館整理、編號(hào)、制作目錄等，后由人事部門(mén)借出進(jìn)行電子化掃描，人事部門(mén)完成電子化掃描后再將人事檔案轉(zhuǎn)交數(shù)字檔案館，最后由數(shù)字檔案館進(jìn)行裝訂、整序保管。檔案材料要反復(fù)借出歸還，造成了管理上的難題。以下是人事檔案歸檔流程圖。3.材料數(shù)據(jù)臺(tái)賬與材料移交臺(tái)賬缺乏關(guān)聯(lián)，造成臺(tái)賬制作的重復(fù)性工作較多，且誤差風(fēng)險(xiǎn)較大。同時(shí)人事檔案的歸檔審批信息不能實(shí)時(shí)共享利用，引起信息知悉的不對(duì)稱問(wèn)題。（二）利用轉(zhuǎn)遞審批過(guò)多目前借閱、查閱、轉(zhuǎn)遞人事檔案經(jīng)辦過(guò)程是填寫(xiě)利用檔案審批表進(jìn)行線下審批，線下審批不僅增加辦事成本，而且不利于管理檔案利用數(shù)據(jù)。這種線下審批模式存在以下幾個(gè)問(wèn)題：1.審批單據(jù)填寫(xiě)的規(guī)范性不高，人工校驗(yàn)后的往復(fù)修改產(chǎn)生較高的時(shí)間和溝通成本；2.線下審批單據(jù)流轉(zhuǎn)需要持單跑崗，進(jìn)一步增加了審辦雙方的時(shí)間成本；3.查借閱人事檔案的審批事項(xiàng)相對(duì)穩(wěn)定，日常查借閱沒(méi)有預(yù)授權(quán)機(jī)制使審批效率較低，急需將常規(guī)審批和特殊審批進(jìn)行區(qū)分，開(kāi)辟“快速通道”。線上利用審批有利于提供定向、準(zhǔn)確的檔案利用服務(wù)，以及根據(jù)人事檔案管理的特點(diǎn)建設(shè)申請(qǐng)-審批-反饋-辦結(jié)的全程利用工作流程，同時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)聯(lián)動(dòng)，將在庫(kù)檔案數(shù)據(jù)與借還信息全面的展示出來(lái)。（三）歸檔范圍不明確、內(nèi)容審核不嚴(yán)謹(jǐn)按照規(guī)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料應(yīng)存檔1份之前檔案中存檔了2份，就失業(yè)證、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)按照規(guī)定應(yīng)不納入歸檔范圍之前檔案中也有歸檔，工程榮譽(yù)獲獎(jiǎng)證書(shū)、公司個(gè)人先進(jìn)證書(shū)歸檔不連續(xù)。部分證書(shū)類文件復(fù)制件未加蓋印章，存在形式上不規(guī)范的情況。人工審核的錯(cuò)誤率偏高。按照規(guī)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料存檔份數(shù)有誤，就失業(yè)證、養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)按照規(guī)定應(yīng)不納入歸檔范圍目前也在歸檔。（四）人事檔案整理缺少信息技術(shù)手段的支持每年歸檔的零散人事檔案材料件數(shù)約在600至800件，整本人事檔案大約在20-40本，且人事檔案材料形成的時(shí)間不固定。在人事檔案整理方面，需要不定時(shí)的對(duì)歸檔職工的人事檔案材料進(jìn)行收集、核查、歸卷、分類、編目編碼、裝訂及上架。純手工操作的情況下，管理員不便對(duì)每年各個(gè)時(shí)間節(jié)點(diǎn)歸檔人事檔案的類型進(jìn)行歸納總結(jié)，同時(shí)由于每年歸檔材料繁多、缺少?gòu)?fù)核復(fù)查環(huán)節(jié)，上架過(guò)程中容易出現(xiàn)錯(cuò)插及漏插的情況。且不能利用已登記過(guò)的歸檔數(shù)據(jù)對(duì)干部人事檔案目錄進(jìn)行編目、分類編碼的經(jīng)驗(yàn)不能固化與積累。（五）庫(kù)房管理現(xiàn)代化水平不足人事檔案庫(kù)房庫(kù)位標(biāo)識(shí)不統(tǒng)一，目前只通過(guò)實(shí)體標(biāo)簽標(biāo)識(shí)庫(kù)位與檔案的關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)關(guān)系。排架庫(kù)位號(hào)受實(shí)體標(biāo)識(shí)影響相對(duì)僵化，不易進(jìn)行變更調(diào)整，同時(shí)檔案庫(kù)位號(hào)與檔號(hào)雜糅使用，且不具有唯一性，無(wú)法進(jìn)行精準(zhǔn)定位。在實(shí)際庫(kù)房管理的過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)人事檔案編號(hào)重復(fù)、庫(kù)房排架庫(kù)位不固定、倒架頻繁的問(wèn)題。在開(kāi)展檔案盤(pán)點(diǎn)需要持人員名單一一盤(pán)點(diǎn)，對(duì)1000余冊(cè)人事檔案材料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)效率低且誤差率高，鑒于以上原因人事檔案庫(kù)房管理中不便于上架倒架、調(diào)閱利用及統(tǒng)計(jì)盤(pán)點(diǎn)，因此，需要應(yīng)用信息技術(shù)手段對(duì)庫(kù)房進(jìn)行規(guī)范化管理。鑒于以上原因人事檔案庫(kù)房管理中不便于上架倒架、調(diào)閱利用及統(tǒng)計(jì)盤(pán)點(diǎn)，因此，需要應(yīng)用技術(shù)手段對(duì)庫(kù)房進(jìn)行規(guī)范化管理。因此，在具備理念、人才、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)及技術(shù)保障等成熟條件基礎(chǔ)上提出研發(fā)與建設(shè)基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)的需求。研發(fā)概況（一）建設(shè)目標(biāo)應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)一個(gè)融合業(yè)務(wù)流程、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、信息資源、業(yè)務(wù)人員的高度集成化和系統(tǒng)化的平臺(tái)，從收集歸檔、整理登記、數(shù)字化管理、利用審批、轉(zhuǎn)遞統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房上架盤(pán)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理，并提高人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化水平，同時(shí)實(shí)現(xiàn)其提升全過(guò)程管理水平、降低管理成本、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。（二）項(xiàng)目建設(shè)的必要性人事檔案作為重要的企業(yè)資產(chǎn)，呈現(xiàn)出數(shù)量逐年增多、類型更加廣泛、過(guò)程復(fù)雜等特點(diǎn)，導(dǎo)致了管理的高難度和利用的復(fù)雜性。只有利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設(shè)一個(gè)集成化平臺(tái)，才能從收集歸檔、整理登記、數(shù)字化管理、利用審批、轉(zhuǎn)遞統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)嚴(yán)把關(guān)和高要求，實(shí)現(xiàn)前端控制和全程管理?；谶^(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)將有效的提升人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化水平，同時(shí)實(shí)現(xiàn)其提升全過(guò)程管理水平、降低管理成本、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的目標(biāo)。也符合企業(yè)精細(xì)化管理的要求。建設(shè)基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)，貫通相關(guān)部門(mén)、破除信息孤島并有力管控，才能持續(xù)提升企業(yè)內(nèi)部管理能力，推動(dòng)企業(yè)信息化與管理工作的深度融合，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化與變革，推進(jìn)質(zhì)量化進(jìn)程。（三）項(xiàng)目建設(shè)的可行性針對(duì)此次項(xiàng)目的研究課題，項(xiàng)目組通過(guò)不同角度對(duì)相關(guān)的國(guó)內(nèi)外成果進(jìn)行了篩選與分析研究。目前國(guó)內(nèi)來(lái)講，人事檔案管理系統(tǒng)在高校、政府、醫(yī)院、企業(yè)中的應(yīng)用非常普遍，研究焦點(diǎn)主要集中在人事檔案的數(shù)字化包括數(shù)據(jù)的登記、采集、掛接、維護(hù)等方面，整個(gè)集團(tuán)的人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用也不例外，其在全程管理及自動(dòng)、流程化管理方面缺乏成熟的研究與實(shí)踐。國(guó)外非常重視人事檔案的集中管理，國(guó)外人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作主要由政府、高校等機(jī)構(gòu)主持實(shí)施，實(shí)施重點(diǎn)在于人事檔案信息的建立、管控和利用，以及系統(tǒng)的統(tǒng)一化、規(guī)范化。因此，基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的需求分析、頂層設(shè)計(jì)、應(yīng)用和技術(shù)實(shí)現(xiàn)形式都應(yīng)該從國(guó)外人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的實(shí)踐中汲取經(jīng)驗(yàn)。本次申請(qǐng)的基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，可行性分析如下：第一，理念先進(jìn)。本系統(tǒng)的建設(shè)是基于提質(zhì)增效的理念，以信息化、流程化為手段，管控人事檔案的全生命周期，降低能耗，增強(qiáng)企業(yè)發(fā)展動(dòng)力，是適應(yīng)企業(yè)管理理念的業(yè)務(wù)平臺(tái)；第二，人才隊(duì)伍保障。結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際積極開(kāi)展檔案管理人員業(yè)務(wù)技能、信息化技能的培養(yǎng)。通過(guò)人才隊(duì)伍建設(shè)、激勵(lì)機(jī)制、教育培訓(xùn)建設(shè)確保有一支專門(mén)的檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍；第三，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)保障。公司為檔案部門(mén)配備了“三網(wǎng)”網(wǎng)絡(luò)支持系統(tǒng),其中支持檔案系統(tǒng)運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，網(wǎng)絡(luò)性能適應(yīng)各門(mén)類電子檔案管理、利用要求。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)及基礎(chǔ)軟件系統(tǒng)部署和高效穩(wěn)定運(yùn)行需求配備局域網(wǎng)和生產(chǎn)網(wǎng)服務(wù)器等設(shè)備；第四，數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。本系統(tǒng)有廣泛的人事檔案管理過(guò)程中的累積數(shù)據(jù)做基礎(chǔ)。保證了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的相對(duì)完整、準(zhǔn)確；第五，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)應(yīng)用部分與專業(yè)軟件開(kāi)發(fā)公司合作，對(duì)于系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的需求、設(shè)計(jì)、建模、開(kāi)發(fā)、測(cè)試與運(yùn)維等環(huán)節(jié)具有豐富經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)實(shí)力。從管理定位方面，公司倡導(dǎo)與現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)接軌，本項(xiàng)目發(fā)展目標(biāo)與公司理念契合；從生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方面，人事檔案管理系統(tǒng)作為管理工具有助于切實(shí)完善管理機(jī)制、提高工作效能、促進(jìn)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作；從技術(shù)管理方面，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)從戰(zhàn)略、成本、風(fēng)險(xiǎn)等方面能夠得到有效控制，并且體系健全、具備創(chuàng)新能力、人員到位。經(jīng)過(guò)綜合分析，建設(shè)基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)的各項(xiàng)指標(biāo)已經(jīng)較為成熟。（四）運(yùn)行環(huán)境簡(jiǎn)要說(shuō)明本系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境(包括硬件環(huán)境和支持環(huán)境)的規(guī)定操作系統(tǒng)：Windows7Professionalx64及以上版本操作，或Windows2008Serverx64及以上版本操作系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)：Mysql8.064位及以上版本，或Mariadb10.064位及以上版本。開(kāi)發(fā)平臺(tái)：JavaEE1.8及以上版本三、研（一）需求說(shuō)明人事檔案管理系統(tǒng)主要針對(duì)人事檔案的收集歸檔、自動(dòng)分類識(shí)別、信息檢驗(yàn)、統(tǒng)計(jì)分析、利用審批、借閱歸還、自動(dòng)管理臺(tái)帳、庫(kù)存管理等人事檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)程序系統(tǒng)化及程序輔助功能的技術(shù)實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)提示信息推送，實(shí)現(xiàn)利用審批、檔案催還等相關(guān)業(yè)務(wù)的消息提醒功能。系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案材料錄入的審核功能，主要包含兩個(gè)方面的內(nèi)容：第一、實(shí)現(xiàn)零散材料錄入的自動(dòng)鑒別分類功能，根據(jù)文件名稱與系統(tǒng)內(nèi)置材料分類表自動(dòng)判別文件的分類，系統(tǒng)中如無(wú)相關(guān)分類，可進(jìn)行新增更新等操作，固化已有的分類及積累相關(guān)知識(shí)；第二、根據(jù)錄入的材料時(shí)間（年、月、日）自動(dòng)判斷材料的順序是否正確，如不正確提醒用戶進(jìn)行排序調(diào)整。系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)人事檔案的目錄管理功能，包括人事檔案電子目錄導(dǎo)入、生成歸檔目錄、生成干部人事檔案目錄及目錄導(dǎo)出批量打印等。系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)人事檔案的歸檔數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，能夠按照時(shí)間、類型對(duì)歸檔數(shù)據(jù)加以分析，便于掌控歸檔范圍及按期提示應(yīng)歸檔信息。系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)人事檔案利用的審批流程管理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)流程定義、流程審批、日志記錄等。系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)人事檔案利用臺(tái)帳的自動(dòng)管理，形成查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞人事檔案臺(tái)帳。系統(tǒng)要求實(shí)現(xiàn)人事檔案庫(kù)房管理功能，可動(dòng)態(tài)監(jiān)控庫(kù)房存儲(chǔ)狀態(tài)、進(jìn)行庫(kù)存上架盤(pán)點(diǎn)等功能。（二）研發(fā)內(nèi)容1.系統(tǒng)建設(shè)內(nèi)容系統(tǒng)建設(shè)為基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)建設(shè)，主要包含收集歸檔、管理利用、自動(dòng)臺(tái)賬、庫(kù)房管理四大功能模塊。收集歸檔模塊是其他功能應(yīng)用的基礎(chǔ)，運(yùn)用端口模式，將人事檔案數(shù)據(jù)信息跨部門(mén)實(shí)時(shí)共享，使系統(tǒng)保持共建共維的良性循環(huán)，同時(shí)收集歸檔模塊具備識(shí)別配置及匯聚分散信息的功能及數(shù)據(jù)自動(dòng)驗(yàn)證的功能，其目標(biāo)在于將收集歸檔日常業(yè)務(wù)流程中繁雜的工作項(xiàng)融入系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理，減少人工干預(yù)。管理利用模塊是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)臺(tái)賬管理的保障，人事檔案的利用包括檔案的查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞，整個(gè)過(guò)程需要大量的溝通交互，管理利用模塊的開(kāi)發(fā)能夠減少信息偏差的干擾，實(shí)現(xiàn)批轉(zhuǎn)記錄的自動(dòng)日志存儲(chǔ)及利用情況的推送。自動(dòng)臺(tái)賬模塊可以通過(guò)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)匹配與實(shí)時(shí)變更，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)下數(shù)據(jù)的自主調(diào)試與檢驗(yàn)，最終達(dá)到賬物相符并自動(dòng)形成臺(tái)賬管理的目的，該系統(tǒng)的建設(shè)是庫(kù)房管理的前提。庫(kù)房管理模塊是庫(kù)房安全的有力保證，該系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)一站式管理，系統(tǒng)中既包括庫(kù)存數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控又包括完整的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，為庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)提供了系統(tǒng)支持，節(jié)省了人力成本。各個(gè)子系統(tǒng)互相關(guān)聯(lián)，最終應(yīng)實(shí)現(xiàn)人事檔案的收集、管理、存儲(chǔ)、利用的全生命周期的系統(tǒng)化管理。2.系統(tǒng)整體功能系統(tǒng)整體建設(shè)實(shí)現(xiàn)以下功能：第一，目錄管理功能，干部人事檔案歸檔材料目錄的批量導(dǎo)入功能，在系統(tǒng)內(nèi)按照指定格式生成歸檔文件目錄。在系統(tǒng)內(nèi)按照數(shù)據(jù)的導(dǎo)入批次進(jìn)行記錄，包含導(dǎo)入目錄的詳細(xì)信息，導(dǎo)入操作人、操作時(shí)間、歸檔部門(mén)等相關(guān)信息。在系統(tǒng)內(nèi)以人員為單位，按照指定格式形成人事檔案目錄。第二，檔案利用流程及功能，系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置人事檔案查閱線上審批流程。系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置人事檔案借閱線上審批流程。系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置人事檔案轉(zhuǎn)遞線上審批流程。第三，系統(tǒng)化臺(tái)賬管理功能，根據(jù)檔案利用流程填寫(xiě)的流程單內(nèi)容、操作人、操作時(shí)間等信息生成人事檔案利用臺(tái)賬。第四，建設(shè)庫(kù)房管理模塊，包含庫(kù)房結(jié)構(gòu)定義、人事檔案上架、庫(kù)存數(shù)據(jù)動(dòng)態(tài)監(jiān)控、庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)、庫(kù)房盤(pán)點(diǎn)等相應(yīng)的子模塊（或功能）。3.制度規(guī)范及管理流程建設(shè)制定了《公司電子文件歸檔與管理細(xì)則》、《公司檔案數(shù)字化加工實(shí)施細(xì)則》等規(guī)章制度，用于檔案信息化建設(shè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)；為適應(yīng)管理系統(tǒng)建設(shè)，制定了收集歸檔、提供利用、轉(zhuǎn)遞等檔案管理流程。項(xiàng)目研發(fā)的技術(shù)路線及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)（一）技術(shù)路線1.研究方法本課題以基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)為研究核心，在制度規(guī)范研究與理論分析基礎(chǔ)上，強(qiáng)調(diào)建設(shè)策略的研究、管理標(biāo)準(zhǔn)、流程管控及應(yīng)用水平提升的目標(biāo)，針對(duì)具體研究問(wèn)題，綜合運(yùn)用項(xiàng)目組織、文獻(xiàn)研究、調(diào)研分析、系統(tǒng)建設(shè)、評(píng)價(jià)分析及評(píng)估總結(jié)方法進(jìn)行課題研究。1）文獻(xiàn)研究法對(duì)國(guó)內(nèi)外關(guān)于人事檔案管理系統(tǒng)的文獻(xiàn)進(jìn)行梳理，明確管理標(biāo)準(zhǔn)、流程管控、人事檔案安全管理、統(tǒng)計(jì)分析等多項(xiàng)概念內(nèi)涵；通過(guò)文獻(xiàn)研究和理論分析探討人事檔案全生命周期管理的實(shí)施背景、頂層設(shè)計(jì)、制度基礎(chǔ)、技術(shù)條件與組織影響的關(guān)聯(lián)關(guān)系。為項(xiàng)目的制度規(guī)范及體系建設(shè)等提供充實(shí)的理論依據(jù)。2）案例研究法一是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源分析，對(duì)企業(yè)在人事檔案管理中發(fā)生的典型案例進(jìn)行分析，識(shí)別企業(yè)文化、環(huán)境、實(shí)施機(jī)制、體系組織、工具手段以及技術(shù)應(yīng)用與人事檔案管理實(shí)施戰(zhàn)略之間的關(guān)系；二是實(shí)地調(diào)研，對(duì)企業(yè)中人力資源部門(mén)進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，制定調(diào)研問(wèn)題，收集并分析數(shù)據(jù)，形成調(diào)研報(bào)告。主要目標(biāo)為突出人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)研究的共性規(guī)律及其系統(tǒng)性和演變性。2.技術(shù)路線根據(jù)2020年公司科技項(xiàng)目立項(xiàng)選題要求，結(jié)合實(shí)施條件和自身優(yōu)勢(shì)，確定《基于過(guò)程控制的人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)研究》這一項(xiàng)目。其總體技術(shù)思路可概括為以下三方面：一是，研究網(wǎng)絡(luò)文獻(xiàn)資源及相關(guān)制度規(guī)范，了解國(guó)內(nèi)外研究及實(shí)踐現(xiàn)狀，通過(guò)實(shí)地調(diào)研分析對(duì)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀、管理基礎(chǔ)情況進(jìn)行梳理分析，形成需求分析報(bào)告及制定制度規(guī)范；二是，引入系統(tǒng)分析方法，形成系統(tǒng)建設(shè)體系，運(yùn)用鑒別檢驗(yàn)、分類處理、組織技術(shù)，依據(jù)各項(xiàng)技術(shù)手段逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理系統(tǒng)收管存用各項(xiàng)功能的分析、設(shè)計(jì)及實(shí)施。在此基礎(chǔ)上，針對(duì)具體問(wèn)題，開(kāi)展系統(tǒng)研究及建設(shè)；三是，運(yùn)用系統(tǒng)評(píng)價(jià)方法，從制度運(yùn)行情況、系統(tǒng)實(shí)施情況、用戶使用情況等方面探索人事檔案全生命周期管理系統(tǒng)建設(shè)的長(zhǎng)效機(jī)制。3.建設(shè)路線管理系統(tǒng)用于落實(shí)人事檔案全過(guò)程管理，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)化，提高檔案管理效能，確保檔案質(zhì)量。主要包括人事檔案元數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)分級(jí)規(guī)范管理、線上收集歸檔、過(guò)程數(shù)據(jù)管理、規(guī)范審批管理、庫(kù)房上架管理等，實(shí)現(xiàn)檔案支撐、降低風(fēng)險(xiǎn)、全過(guò)程管理的目標(biāo)。項(xiàng)目建設(shè)遵循與企業(yè)信息化基礎(chǔ)融合、構(gòu)建企業(yè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)中心的原則。BOOSTRAP頁(yè)面設(shè)計(jì)技術(shù)、異步操作技術(shù)2.自動(dòng)分類功能實(shí)施實(shí)現(xiàn)人事檔案材料目錄的添加功能，添加材料時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生成當(dāng)前分類內(nèi)的順序號(hào)，并對(duì)系統(tǒng)中已經(jīng)存在的此類材料的形成日期進(jìn)行對(duì)比核驗(yàn)，在發(fā)現(xiàn)日期順序錯(cuò)誤時(shí)，提示用戶文件材料錄入順序錯(cuò)誤，需要調(diào)整當(dāng)前分類內(nèi)材料的排序（或系統(tǒng)自動(dòng)生成新的排序）。限制條件：選中人事檔案的所屬人員以及材料的分類。3.文件排序鑒別與管理功能實(shí)施實(shí)現(xiàn)人事檔案材料目錄的修改功能，除順序號(hào)之外的所有著錄項(xiàng)都可以進(jìn)行修改，保存數(shù)據(jù)時(shí)將對(duì)此分類內(nèi)材料形成日期進(jìn)行對(duì)比核驗(yàn)，在發(fā)現(xiàn)日期順序錯(cuò)誤時(shí)，提示用戶文件材料順序錯(cuò)誤，需要調(diào)整當(dāng)前分類內(nèi)材料的排序（或系統(tǒng)自動(dòng)生成新的排序）。限制條件：不能選中多條數(shù)據(jù)同時(shí)進(jìn)行修改。4.自動(dòng)生成歸檔文件目錄功能實(shí)施在系統(tǒng)內(nèi)按照指定格式生成歸檔文件目錄。在系統(tǒng)內(nèi)按照數(shù)據(jù)的導(dǎo)入批次進(jìn)行記錄，包含導(dǎo)入目錄的詳細(xì)信息，導(dǎo)入操作人、操作時(shí)間、歸檔部門(mén)等相關(guān)信息，系統(tǒng)單獨(dú)開(kāi)發(fā)歸檔文件導(dǎo)入記錄模塊，具有權(quán)限的用戶可以進(jìn)入導(dǎo)入記錄模塊中進(jìn)行查詢導(dǎo)入記錄信息，以及根據(jù)導(dǎo)入記錄生成歸檔文件目錄信息。5.生成干部人事檔案目錄功能實(shí)施在系統(tǒng)內(nèi)以人員為單位，按照指定格式形成人事檔案目錄（人事檔案卷內(nèi)目錄）。校驗(yàn)導(dǎo)入目錄信息、歸檔目錄、干部人事檔案目錄及登記信息。從管理角度上，使得人事檔案目錄與歸檔目錄數(shù)據(jù)能夠共享利用，降低了維護(hù)人事檔案目錄數(shù)據(jù)的難度。6.查閱人事檔案線上審批功能實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置人事檔案查閱線上審批流程。在審批完成后，檔案管理員接收查閱申請(qǐng)審批通過(guò)的提示信息。并可通過(guò)人事檔案查閱臺(tái)賬進(jìn)行查詢，在完成人事檔案查閱事項(xiàng)后，由檔案管理員關(guān)閉該流程。7.借閱人事檔案線上審批功能實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置人事檔案借閱線上審批流程。在審批完成后，檔案管理員接收借閱申請(qǐng)審批通過(guò)的提示信息。并可通過(guò)人事檔案借閱臺(tái)賬進(jìn)行查詢，在完成人事檔案借閱事項(xiàng)后，由檔案管理員關(guān)閉該流程。8.轉(zhuǎn)遞人事檔案線上審批功能實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置人事檔案轉(zhuǎn)遞線上審批流程。在審批完成后，檔案管理員接收轉(zhuǎn)遞申請(qǐng)審批通過(guò)的提示信息。并可通過(guò)人事檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬進(jìn)行查詢，在完成人事檔案轉(zhuǎn)遞事項(xiàng)后，由檔案管理員關(guān)閉該流程。（加入辦理時(shí)限提示等信息）9.人事檔案借閱及臺(tái)賬管理功能實(shí)施在人事檔案借閱流程完成之后，由檔案管理員進(jìn)行檔案借閱操作。并根據(jù)借閱流程填寫(xiě)的流程單內(nèi)容、借閱操作人、操作時(shí)間等信息生成人事檔案借閱臺(tái)賬。10.查閱人事檔案及臺(tái)賬管理功能實(shí)施人事檔案查閱臺(tái)賬，記錄人事檔案查閱的歷史記錄，主要記錄查閱人、查閱時(shí)間、被查閱人、查閱內(nèi)容、查閱部門(mén)、查閱原因、備注、檔案管理員等主要信息，并針對(duì)上述記錄項(xiàng)提供相應(yīng)的檢索功能。查閱人事檔案臺(tái)賬的記錄根據(jù)查閱申請(qǐng)流程生成。11.借閱人事檔案管理臺(tái)賬功能實(shí)施人事檔案借閱臺(tái)賬，記錄人事檔案借閱（借出）的歷史記錄，主要記錄借閱人、借閱時(shí)間、借閱何人檔案、借閱人、借閱原因、歸還時(shí)間等主要信息，并針對(duì)上述記錄項(xiàng)提供相應(yīng)的檢索功能。借閱人事檔案臺(tái)賬的記錄根據(jù)借閱申請(qǐng)流程生成。12.轉(zhuǎn)遞人事檔案管理臺(tái)賬功能實(shí)施人事檔案轉(zhuǎn)遞臺(tái)賬，記錄人事檔案轉(zhuǎn)遞的歷史記錄，主要記錄轉(zhuǎn)遞時(shí)間、姓名、原單位職務(wù)、轉(zhuǎn)去單位、轉(zhuǎn)出原因、轉(zhuǎn)出方式、經(jīng)辦人、備注等主要信息，并針對(duì)上述記錄相應(yīng)的檢索功能。轉(zhuǎn)遞人事檔案臺(tái)賬根據(jù)轉(zhuǎn)遞人事檔案申請(qǐng)流程生成。13.人事檔案庫(kù)房管理功能實(shí)施人事檔案庫(kù)房管理模塊包含，庫(kù)房結(jié)構(gòu)定義、人事檔案上架盤(pán)點(diǎn)、庫(kù)房數(shù)據(jù)展示、庫(kù)存量動(dòng)態(tài)監(jiān)控、庫(kù)存量統(tǒng)計(jì)等相應(yīng)的子模塊（或功能）。14.庫(kù)存數(shù)據(jù)全面管理功能實(shí)施庫(kù)存數(shù)據(jù)全面管理功能使用數(shù)據(jù)管理的方式實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房存儲(chǔ)的動(dòng)態(tài)展示及監(jiān)控功能，可根據(jù)庫(kù)存情況和檔案借閱及轉(zhuǎn)遞情況，將在庫(kù)檔案、借出（不在庫(kù)）檔案分兩類展示數(shù)據(jù)，可篩選出某個(gè)庫(kù)位借出及轉(zhuǎn)遞檔案的數(shù)據(jù)。15.檔案上架盤(pán)點(diǎn)功能實(shí)施檔案上架盤(pán)點(diǎn)功能，借助手持帶有存儲(chǔ)功能條形碼掃描槍掃描實(shí)體檔案盒及檔案材料，將掃描后的盒碼及材料碼與系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)對(duì)比（以盒或件為單位），對(duì)比通過(guò)生成上架盤(pán)點(diǎn)驗(yàn)證數(shù)據(jù)。正常狀態(tài)下，數(shù)據(jù)應(yīng)是驗(yàn)證通過(guò)和已借出兩種狀態(tài)。項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程及運(yùn)行情況項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)度分為四個(gè)階段，第一階段2020年7月至8月為需求分析及詳細(xì)設(shè)計(jì)階段，主要開(kāi)展工作為開(kāi)展需求分析，進(jìn)行系統(tǒng)及數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)等，其工作成果為形成《系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)說(shuō)明》；第二階段2020年8月至10月為收集歸檔功能建設(shè)階段，主要開(kāi)展工作為組織形成《收集歸檔功能設(shè)計(jì)要求》，開(kāi)展收集歸檔界面設(shè)計(jì)、分類規(guī)則嵌入工作，完成收集歸檔功能建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化線上收集；第三階段2020年11月為系統(tǒng)管理利用功能建設(shè)，開(kāi)展工作為完成管理利用流程梳理，提出審批過(guò)程設(shè)計(jì)的要求，完成管理利用功能建設(shè)；第四階段2020年12月為數(shù)據(jù)自動(dòng)臺(tái)賬功能建設(shè)，開(kāi)展工作為根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)及相關(guān)規(guī)則完成臺(tái)賬過(guò)程數(shù)據(jù)管理要求，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬數(shù)據(jù)字典設(shè)計(jì)，并依據(jù)此要求實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)規(guī)則性聚類及對(duì)數(shù)據(jù)的格式管理；第五階段2021年1月至2月完成庫(kù)房管理建設(shè)，開(kāi)展工作為對(duì)庫(kù)房上架及盤(pán)點(diǎn)進(jìn)行調(diào)研，并形成庫(kù)房上架盤(pán)點(diǎn)設(shè)計(jì)文檔，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)輔助支持庫(kù)房上架管理；第六階段2021年3月至4月進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試與優(yōu)化，依據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試十余次，直至優(yōu)化完畢。組織相關(guān)負(fù)責(zé)人員對(duì)“人事檔案管理系統(tǒng)”進(jìn)行了建設(shè)測(cè)試。測(cè)試組對(duì)系統(tǒng)的功能實(shí)現(xiàn)與運(yùn)行狀況進(jìn)行了現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試，并進(jìn)行了抽樣技術(shù)測(cè)試，技術(shù)人員對(duì)主要的功能進(jìn)行了演示與操作。測(cè)試組對(duì)系統(tǒng)建設(shè)情況進(jìn)行匯總討論，最后形成如下意見(jiàn)：本系統(tǒng)的功能開(kāi)發(fā)按照合同約定全部建設(shè)完成；所有的功能模塊技術(shù)參數(shù)全部符合合同約定；經(jīng)試運(yùn)行后達(dá)到預(yù)期效果，系統(tǒng)運(yùn)行正常；BS端軟件系統(tǒng)工作正常。綜上所述，人事檔案管理系統(tǒng)通過(guò)系統(tǒng)測(cè)試并開(kāi)始測(cè)試應(yīng)用。本項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程嚴(yán)格參照規(guī)范，并且實(shí)施成果有依據(jù)、有計(jì)劃、可推廣。系統(tǒng)建設(shè)前在人事檔案管理的全過(guò)程中凸顯出來(lái)一些問(wèn)題。通過(guò)現(xiàn)狀調(diào)研分析及對(duì)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)，目前在館共約1000余冊(cè)人事檔案管理中存在接收歸檔效率偏低、利用轉(zhuǎn)遞審批過(guò)多、歸檔范圍不明確、人事檔案整理環(huán)節(jié)多效率低、庫(kù)房管理現(xiàn)代化水平不足四類問(wèn)題，因此亟需改進(jìn)。隨著技術(shù)的升級(jí)及高效管理的需求，在此基礎(chǔ)上提升人事檔案系統(tǒng)化管理水平，加強(qiáng)前端控制，提高文檔數(shù)據(jù)全面管理的規(guī)范性及增強(qiáng)質(zhì)量管控，降低人力、物力成本，實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效的目標(biāo)。項(xiàng)目主要成果形成《館藏人事檔案管理規(guī)定》（含業(yè)務(wù)流程）、《系統(tǒng)詳細(xì)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)》（含數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)）。完成人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程管理。形成信息系統(tǒng)源代碼及源程序1套。從管理角度講，本項(xiàng)目的業(yè)務(wù)創(chuàng)新點(diǎn)體現(xiàn)在組織架構(gòu)設(shè)置、制定策略、具體實(shí)施及后評(píng)估是一個(gè)完善的、可執(zhí)行的體系，保障了項(xiàng)目的實(shí)現(xiàn)效果；體現(xiàn)在該體系涵蓋人事檔案的全過(guò)程，從數(shù)據(jù)來(lái)源開(kāi)始，對(duì)業(yè)務(wù)應(yīng)用、過(guò)程管理等相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行管控。從技術(shù)角度講，體系建設(shè)中采用了較為前沿的信息技術(shù)，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)收集、驗(yàn)證、歸檔、管理功能，為人事檔案管理提供了綜合的解決方案。存在的問(wèn)題及建議1.項(xiàng)目組織中的問(wèn)題。項(xiàng)目組織中的問(wèn)題主要體現(xiàn)為項(xiàng)目進(jìn)度控制風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)措施主要有高層領(lǐng)導(dǎo)管控、統(tǒng)一布置、明確職責(zé)分工、進(jìn)度計(jì)劃、周進(jìn)度匯報(bào)等。2.制度管理中的問(wèn)題。制度風(fēng)險(xiǎn)在于制度是否能夠及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目開(kāi)展以及制度能否切實(shí)執(zhí)行見(jiàn)效，主要應(yīng)對(duì)措施為制度的持續(xù)修訂與完善、制度宣貫、制度培訓(xùn)、制度落實(shí)、系統(tǒng)應(yīng)用及定期復(fù)核。3.業(yè)務(wù)應(yīng)用中的問(wèn)題。業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)主要為現(xiàn)有業(yè)務(wù)的開(kāi)展協(xié)調(diào)是否能夠與系統(tǒng)建設(shè)達(dá)成一致，不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有不同的數(shù)據(jù)文件格式和基礎(chǔ)代碼，主要應(yīng)對(duì)措施為業(yè)務(wù)流程梳理、規(guī)則制定、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等。4.項(xiàng)目實(shí)施中的問(wèn)題。實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)主要有前期數(shù)據(jù)質(zhì)量和完整性差，流程標(biāo)準(zhǔn)化程度低，應(yīng)對(duì)措施為在數(shù)據(jù)上傳之前做采用數(shù)據(jù)核對(duì)的方法和工具并盡可能早地進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，并在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換測(cè)試過(guò)程中轉(zhuǎn)換和核對(duì)絕大多數(shù)的歷史檔案數(shù)據(jù)。5.系統(tǒng)建設(shè)中的問(wèn)題。系統(tǒng)關(guān)系處理及集成中的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)對(duì)措施為厘清系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的關(guān)系，制定關(guān)系架構(gòu)及對(duì)接總體設(shè)計(jì)。系統(tǒng)測(cè)試運(yùn)行中出現(xiàn)了以下問(wèn)題，目前已經(jīng)及時(shí)糾正。目錄模板無(wú)法下載編輯；收集歸檔文件自主識(shí)別類號(hào)部分不準(zhǔn)確；系統(tǒng)應(yīng)實(shí)現(xiàn)材料錄入完