企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型及改進(jìn)策略

企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理模式研究與應(yīng)用項(xiàng)目企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型及改進(jìn)策略研究報告公司2022年9月目錄28248_WPSOffice_Level1一、評估反饋模型建立意義 18545_WPSOffice_Level2（一）有助于數(shù)據(jù)管理體系建設(shè)，為檔案數(shù)據(jù)治理制定出必要的評價參考 125228_WPSOffice_Level2（二）準(zhǔn)確地評估檔案數(shù)據(jù)治理的發(fā)展現(xiàn)狀 25280_WPSOffice_Level2（三）持續(xù)提升檔案數(shù)據(jù)治理能力 28545_WPSOffice_Level1二、檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型的整體介紹 225228_WPSOffice_Level1三、檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型的設(shè)計 3664_WPSOffice_Level2（一）檔案數(shù)據(jù)治理評估組織運(yùn)行機(jī)制 315688_WPSOffice_Level2（二）檔案數(shù)據(jù)治理評估體系的建設(shè) 38545_WPSOffice_Level31.檔案數(shù)據(jù)治理評估指標(biāo)數(shù)據(jù)來源的說明 425228_WPSOffice_Level32.檔案數(shù)據(jù)治理評估模型涉及的主體范圍 55280_WPSOffice_Level33.檔案數(shù)據(jù)治理評估的衡量維度 5664_WPSOffice_Level34.檔案數(shù)據(jù)治理評估指標(biāo)的設(shè)定 75280_WPSOffice_Level1四、檔案數(shù)據(jù)治理評估的工作流程 143039_WPSOffice_Level2（一）檔案數(shù)據(jù)治理評估標(biāo)準(zhǔn)說明 1416084_WPSOffice_Level2（二）規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)治理評估活動 1514773_WPSOffice_Level2（三）檔案數(shù)據(jù)治理評估的實(shí)施 15664_WPSOffice_Level1五、檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型的應(yīng)用 1515688_WPSOffice_Level1六、檔案數(shù)據(jù)治理改進(jìn)策略的設(shè)計 1932263_WPSOffice_Level2（一）檔案數(shù)據(jù)治理改進(jìn)原則 1915688_WPSOffice_Level31.數(shù)據(jù)質(zhì)量治理目標(biāo)定為5級，優(yōu)化級 193039_WPSOffice_Level32.數(shù)據(jù)架構(gòu)治理目標(biāo)定為4級：己管理級 2316084_WPSOffice_Level33.數(shù)據(jù)建模治理目標(biāo)定為3級：已定義級 2314773_WPSOffice_Level34.存儲和操作治理目標(biāo)定為4級：己管理級 2532263_WPSOffice_Level35.數(shù)據(jù)安全治理目標(biāo)定為4級：已管理級 26418_WPSOffice_Level36.數(shù)據(jù)集成和互操作治理目標(biāo)定為3級：已定義級 2830414_WPSOffice_Level37.文件和內(nèi)容治理目標(biāo)定為3級：已定義級 29578_WPSOffice_Level38.參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)治理目標(biāo)定為4級：已管理級 307731_WPSOffice_Level39.數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用治理目標(biāo)定為4級：已管理級 3120965_WPSOffice_Level310.元數(shù)據(jù)治理目標(biāo)定為3級：已定義級 32418_WPSOffice_Level2（二）檔案數(shù)據(jù)治理工作的改進(jìn)策略 546380_WPSOffice_Level31.實(shí)施檔案數(shù)據(jù)治理的改進(jìn)實(shí)施需要有組織機(jī)制的支持 5429554_WPSOffice_Level32.實(shí)施數(shù)據(jù)治理必須對制度規(guī)范以及實(shí)施方案加以完善 554931_WPSOffice_Level33.系統(tǒng)建設(shè)需要根據(jù)檔案數(shù)據(jù)治理的要求進(jìn)行優(yōu)化升級 5630414_WPSOffice_Level2（三）公司檔案數(shù)據(jù)治理改進(jìn)的方向 593039_WPSOffice_Level1七、總結(jié)評價 61開展檔案數(shù)據(jù)治理評估及改進(jìn)工作的目標(biāo)在于通過對數(shù)據(jù)治理的現(xiàn)狀、目標(biāo)、成效進(jìn)行評估反饋，真正發(fā)現(xiàn)問題、明確目標(biāo)、找到差距、提出改進(jìn)方案和最佳路徑，進(jìn)而驗(yàn)證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理模式的有效性。檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型主要是基于DAMA數(shù)據(jù)管理知識體系中數(shù)據(jù)管理的成熟度評估模型及項(xiàng)目的現(xiàn)狀調(diào)研報告制定的。在建立模型的過程中，我們主要從數(shù)據(jù)質(zhì)量、存儲和操作、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)集成和互操作、文件和內(nèi)容管理、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用、參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)建模、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用及元數(shù)據(jù)這10個方面對檔案數(shù)據(jù)治理進(jìn)行評估。評估實(shí)施通過列明衡量維度及評估等級，以公司檔案數(shù)據(jù)治理作為應(yīng)用案例，開展評估與改進(jìn)策略的制定，目的在于使檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型既有理論研究的支撐，又能通過實(shí)踐加以驗(yàn)證，進(jìn)而具備一定的普適性。一、評估反饋模型建立意義（一）有助于數(shù)據(jù)管理體系建設(shè)，為檔案數(shù)據(jù)治理制定出必要的評價參考建立評估模型的主要目標(biāo)在于評估關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)管理活動的當(dāng)前狀態(tài)，以便制定計劃進(jìn)行改進(jìn)。評估通過分析具體的優(yōu)勢和弱點(diǎn)，幫助企業(yè)設(shè)定數(shù)據(jù)治理目標(biāo)，從而幫助企業(yè)認(rèn)知、確定優(yōu)先次序和實(shí)施改進(jìn)機(jī)會。檔案數(shù)據(jù)治理評估可用于全面評估數(shù)據(jù)管理，也可用于聚焦單個知識領(lǐng)域甚至單個過程。企業(yè)需要開展檔案數(shù)據(jù)治理評估，并通過設(shè)定治理目標(biāo)、制定路線圖和監(jiān)控進(jìn)度來有效地響應(yīng)評估結(jié)果。（二）準(zhǔn)確地評估檔案數(shù)據(jù)治理的發(fā)展現(xiàn)狀從整體上看，運(yùn)用評估指標(biāo)分析檔案數(shù)據(jù)治理情況，從而知曉各類企業(yè)檔案數(shù)據(jù)發(fā)展等級，分析其存在的共性問題及發(fā)展趨勢，為下一步檔案數(shù)據(jù)管理能力的提升奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而指導(dǎo)檔案數(shù)據(jù)領(lǐng)域發(fā)展。（三）持續(xù)提升檔案數(shù)據(jù)治理能力在檔案管理工作過程中，應(yīng)用評估模型可以實(shí)時監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)管理活動，準(zhǔn)確把握檔案數(shù)據(jù)管理所處的層級，并結(jié)合最佳實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)確定改進(jìn)策略，推動企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理能力升級發(fā)展。二、檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型的整體介紹檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型是一個由組織機(jī)制、制度規(guī)劃、評估體系、組織人員等組成的有機(jī)整體。其中組織機(jī)制是評估反饋模型得以實(shí)施的保障，是支撐模型建立的企業(yè)組織機(jī)構(gòu)；制度規(guī)劃是評估模型實(shí)施的基礎(chǔ)，每個企業(yè)都受到政府和行業(yè)法規(guī)的影響，其中包括規(guī)定如何管理檔案數(shù)據(jù)和信息的法規(guī)，檔案數(shù)據(jù)治理指導(dǎo)實(shí)施適當(dāng)?shù)目刂拼胧?，以記錄和監(jiān)控檔案數(shù)據(jù)相關(guān)法規(guī)的遵從情況；評估體系是模型實(shí)施的依據(jù)，也是模型建立的工具，我們根據(jù)建立的評估體系開展對企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理情況的評價；組織人員是檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)施的主體，是檔案數(shù)據(jù)治理得以成功實(shí)現(xiàn)的前提。三、檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型的設(shè)計檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型的設(shè)計主要考慮企業(yè)管理特點(diǎn)、制度要求、評價目標(biāo)以及組織人員的實(shí)施能力。（一）檔案數(shù)據(jù)治理評估組織運(yùn)行機(jī)制檔案數(shù)據(jù)治理評估模型中組織運(yùn)行的實(shí)施機(jī)制一般為檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組。具體由檔案工作管理機(jī)構(gòu)作出數(shù)據(jù)治理評估的計劃，依據(jù)評估模型調(diào)查分析并出具評估報告。檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組主要負(fù)責(zé)審核評估報告，針對具體的改進(jìn)策略作出審核意見，檔案工作管理機(jī)構(gòu)根據(jù)審核意見組織實(shí)施，并對組織實(shí)施效果進(jìn)行評價與實(shí)時匯報。（二）檔案數(shù)據(jù)治理評估體系的建設(shè)檔案數(shù)據(jù)治理評估體系是整個研究成果報告的核心，構(gòu)建科學(xué)的檔案數(shù)據(jù)治理評估指標(biāo)體系,可以有效衡量數(shù)據(jù)治理的現(xiàn)狀,對明確未來檔案數(shù)據(jù)治理工作任務(wù)和要求有著重要的指導(dǎo)意義。檔案數(shù)據(jù)治理評估體系的建設(shè)首先應(yīng)當(dāng)遵循外部與內(nèi)部的基本制度規(guī)范，這也是建設(shè)檔案數(shù)據(jù)治理評估模型需要遵守的底線。編號名稱47號主席令中華人民共和國檔案法（2020年）國務(wù)院第676號令中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法國家檔案局第10號令企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定DAT42-2009企業(yè)檔案工作規(guī)范DAT70-2018文書類電子檔案檢測一般要求檔辦發(fā)〔2017〕2號企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南檔辦發(fā)〔2015〕4號企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南檔發(fā)〔2012〕7號電子檔案移交與接收辦法檔辦發(fā)〔2016〕1號檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求GBT18894—2016電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范檔發(fā)〔2016〕11號建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法檔辦發(fā)〔2017〕3號電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定DAT47-2009版式電子文件長期保存格式需求DAT48-2009基于XML的電子文件封裝規(guī)范DAMA數(shù)據(jù)管理知識體系指南根據(jù)檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)涵，依據(jù)以上制度規(guī)范，參照DAMA數(shù)據(jù)治理成熟度評估模型，本研究成果從數(shù)據(jù)質(zhì)量、存儲和操作、數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)集成和互操作、文件和內(nèi)容管理、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用、參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)建模、數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用及元數(shù)據(jù)這10個方面，設(shè)定評價指標(biāo)，探討設(shè)計檔案數(shù)據(jù)治理評估體系，并從指標(biāo)層級的確定等方面闡釋如何運(yùn)用指標(biāo)體系，力圖構(gòu)建一套具有理論和實(shí)踐價值的檔案數(shù)據(jù)治理評估體系。1.檔案數(shù)據(jù)治理評估指標(biāo)數(shù)據(jù)來源的說明本次檔案數(shù)據(jù)治理評估指標(biāo)的建立參考DAMA數(shù)據(jù)管理知識體系中數(shù)據(jù)管理成熟度的評估模型，并結(jié)合企業(yè)中檔案數(shù)據(jù)治理工作的業(yè)務(wù)實(shí)際制定。2.檔案數(shù)據(jù)治理評估模型涉及的主體范圍檔案數(shù)據(jù)治理評估模型主要對檔案數(shù)據(jù)治理的現(xiàn)狀及成效進(jìn)行評價，設(shè)定檔案數(shù)據(jù)治理應(yīng)達(dá)成的目標(biāo)，通過與目標(biāo)項(xiàng)的對比檢驗(yàn)檔案數(shù)據(jù)治理的現(xiàn)狀或效果。3.檔案數(shù)據(jù)治理評估的衡量維度數(shù)據(jù)質(zhì)量作為檔案數(shù)據(jù)治理評估的一部分在治理工作中起著重要作用，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的規(guī)范化管理及檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理是開展檔案數(shù)據(jù)治理的重要目標(biāo)。全面管理數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)可定義的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢核及分析，反饋問題項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)問題追蹤。構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，既是支持企業(yè)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的基本保障，同時也是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新的必備條件。數(shù)據(jù)架構(gòu)是檔案數(shù)據(jù)治理工作的一個關(guān)鍵步驟，科學(xué)而完善的數(shù)據(jù)架構(gòu)能夠保障治理工作的有效實(shí)施。數(shù)據(jù)架構(gòu)的設(shè)計主要是針對檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，明確實(shí)際業(yè)務(wù)需求，檔案系統(tǒng)功能的開發(fā)需要依據(jù)文檔中相關(guān)的數(shù)據(jù)架構(gòu)描述進(jìn)行實(shí)施。數(shù)據(jù)建模指標(biāo)主要是對數(shù)據(jù)庫表之間的關(guān)系進(jìn)行評估，數(shù)據(jù)庫表之間的關(guān)系完善與否決定了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性，因此該指標(biāo)的評估是衡量檔案數(shù)據(jù)治理水平的重點(diǎn)。元數(shù)據(jù)的管理是企業(yè)數(shù)據(jù)治理的基礎(chǔ)，根據(jù)體系建設(shè)需求設(shè)計的元數(shù)據(jù)管理模式，可為后面的系統(tǒng)開發(fā)與測試工作提供依據(jù)。科學(xué)設(shè)置各類型元數(shù)據(jù)，構(gòu)建元數(shù)據(jù)體系，既要綜合考慮各類型數(shù)據(jù)的通用性，形成通用元數(shù)據(jù)，又要考慮部分?jǐn)?shù)據(jù)的特性，形成專用元數(shù)據(jù)。同時兼顧數(shù)據(jù)收集的方式及途徑，對元數(shù)據(jù)進(jìn)行分類聚合，形成企業(yè)內(nèi)的元數(shù)據(jù)體系。存儲和操作，該指標(biāo)對檔案數(shù)據(jù)的收集與交互進(jìn)行說明，企業(yè)數(shù)據(jù)主要來源于業(yè)務(wù)辦理過程，其收集途徑主要是各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)及線下歸存的數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)安全指標(biāo)主要衡量檔案數(shù)據(jù)治理工作中關(guān)于數(shù)據(jù)安全及備份恢復(fù)、物理安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障等的要求。數(shù)據(jù)集成和互操作，該指標(biāo)主要針對數(shù)據(jù)接口方面進(jìn)行評價，明確數(shù)據(jù)收集途徑，通過數(shù)據(jù)接口、采集、監(jiān)控等各類技術(shù)手段,將已確定范圍的及具有利用價值的數(shù)據(jù)收集起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成和互操作。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)，參考數(shù)據(jù)主要指檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)字典，主數(shù)據(jù)指用戶及組織機(jī)構(gòu)等唯一核心數(shù)據(jù)。參考數(shù)據(jù)與主數(shù)據(jù)的完備性直接影響檔案數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用。文件和內(nèi)容管理是企業(yè)數(shù)據(jù)治理的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)及電子文件歸檔依據(jù)文件材料歸檔范圍和數(shù)據(jù)保管期限表執(zhí)行，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限與電子文件內(nèi)容信息保管期限一致。電子文件及數(shù)據(jù)收集歸檔時間按照各類規(guī)定執(zhí)行。數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理工作的落腳點(diǎn)，檔案數(shù)據(jù)治理致力于建設(shè)以制度為牽引、以質(zhì)量為重點(diǎn)、以技術(shù)為基礎(chǔ)、以系統(tǒng)為平臺、以應(yīng)用為目標(biāo)五位一體的治理模式，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理。在此基礎(chǔ)上，通過檔案數(shù)據(jù)梳理及溯源、識別關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)，厘清檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)分布、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)管理情況等。通過檔案數(shù)據(jù)的整合與分析，其最終目的是滿足保障檔案數(shù)據(jù)安全及實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的需要。4.檔案數(shù)據(jù)治理評估指標(biāo)的設(shè)定檔案數(shù)據(jù)治理評價指標(biāo)一級指標(biāo)評估說明評定級別數(shù)據(jù)質(zhì)量0級：無能力級。在檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)質(zhì)量高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)質(zhì)量的解決方案是有限的。數(shù)據(jù)質(zhì)量問題普遍存在，但無法得到解決2級：可重復(fù)級。有一致的工具和角色定義來支持流程執(zhí)行。在2級中，組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對數(shù)據(jù)質(zhì)量問題和概念有認(rèn)識，開始認(rèn)識到主數(shù)據(jù)和參考數(shù)據(jù)的概念3級：已定義級。數(shù)據(jù)質(zhì)量管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)質(zhì)量管理視為一種必要因素。其特點(diǎn)包括在組織中的數(shù)據(jù)復(fù)制受到控制，總體數(shù)據(jù)質(zhì)量普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。從1~3級增長中獲得的經(jīng)驗(yàn)積累使組織能夠在即將開展新項(xiàng)目和任務(wù)時預(yù)測結(jié)果，并開始管理與數(shù)據(jù)質(zhì)量相關(guān)的風(fēng)險，數(shù)據(jù)管理包括一些績效指標(biāo)。4級的特點(diǎn)包括從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能。此級別的機(jī)構(gòu)在數(shù)據(jù)質(zhì)量和全組織數(shù)據(jù)管理能力(如端到端的數(shù)據(jù)審核)等方面有顯著性提高5級：優(yōu)化級。當(dāng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)。在第5級，工具支持跨流程查看數(shù)據(jù)。控制數(shù)據(jù)的擴(kuò)散防止不必要的復(fù)制使用容易理解的指標(biāo)來管理和度量數(shù)據(jù)質(zhì)量和過程數(shù)據(jù)架構(gòu)0級：無能力級。在檔案數(shù)據(jù)架構(gòu)管理中，管理活動或流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)架構(gòu)管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)庫表的管理高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)架構(gòu)的解決方案是有限的。數(shù)據(jù)架構(gòu)存在的問題普遍存在，但無法得到解決2級：可重復(fù)級。有一致的工具和角色定義來支持流程執(zhí)行。在2級中，組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)架構(gòu)管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員3級：已定義級。數(shù)據(jù)架構(gòu)管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)架構(gòu)管理視為一種必要因素。其特點(diǎn)包括在組織中的數(shù)據(jù)復(fù)制受到控制，數(shù)據(jù)架構(gòu)管理能力普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。組織開始管理與數(shù)據(jù)架構(gòu)相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)質(zhì)量架構(gòu)管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)數(shù)據(jù)架構(gòu)管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)數(shù)據(jù)建模0級：無能力級。在檔案數(shù)據(jù)建?；顒又?，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)建模，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)建模高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)建模的解決方案是有限的2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)建模管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員3級：已定義級。數(shù)據(jù)建模管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)建模管理視為一種必要因素?？傮w數(shù)據(jù)建模能力提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。組織開始管理與數(shù)據(jù)建模相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)建模管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)數(shù)據(jù)建模管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)元數(shù)據(jù)0級：無能力級。在檔案元數(shù)據(jù)管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的元數(shù)據(jù)管理，很少或根本沒有治理活動。元數(shù)據(jù)管理高度依賴于少數(shù)管理人員，管理元數(shù)據(jù)的解決方案是有限的2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為元數(shù)據(jù)管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員3級：已定義級。元數(shù)據(jù)管理流程已制度化，并將元數(shù)據(jù)管理視為一種必要因素，總體元數(shù)據(jù)管理水平，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。組織開始管理與元數(shù)據(jù)相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的元數(shù)據(jù)管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)元數(shù)據(jù)管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)存儲和操作0級：無能力級。在檔案數(shù)據(jù)存儲和操作管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的檔案數(shù)據(jù)存儲和操作管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)存儲和操作高度依賴于少數(shù)管理人員，數(shù)據(jù)存儲和操作的解決方案是有限的2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)存儲和操作提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員3級：已定義級。數(shù)據(jù)存儲和操作管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)存儲和操作管理視為一種必要因素?？傮w數(shù)據(jù)存儲和操作管理水平提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。組織開始管理與數(shù)據(jù)質(zhì)量相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)存儲和操作管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)數(shù)據(jù)存儲和操作管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)數(shù)據(jù)安全0級：無能力級。在檔案數(shù)據(jù)安全管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)安全管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)安全高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)安全的解決方案是有限的。數(shù)據(jù)安全問題普遍存在，但無法得到解決2級：可重復(fù)級。有一致的工具和角色定義來支持流程執(zhí)行。在2級中，組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)安全管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對數(shù)據(jù)安全問題和概念有認(rèn)識3級：已定義級。數(shù)據(jù)安全管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)安全管理視為一種必要因素?？傮w數(shù)據(jù)安全管控水平普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。組織開始管理與數(shù)據(jù)安全相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)安全管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)數(shù)據(jù)安全管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)數(shù)據(jù)集成和互操作0級：無能力級。在檔案數(shù)據(jù)集成和互操作管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)集成和互操作管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)集成和互操作高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)集成和互操作的解決方案是有限的。數(shù)據(jù)集成中的問題普遍存在，但無法得到解決2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)集成和互操作管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對數(shù)據(jù)集成問題和概念有認(rèn)識3級：已定義級。數(shù)據(jù)集成和互操作管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)集成管理視為一種必要因素?？傮w數(shù)據(jù)集成水平普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。開始管理與數(shù)據(jù)集成和互操作相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)集成和互操作管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)數(shù)據(jù)集成和互操作管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)0級：無能力級。在參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理，很少或根本沒有治理活動。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理高度依賴于少數(shù)管理人員，管理參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)的解決方案是有限的。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理中的問題普遍存在，但無法得到解決2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)問題和概念有認(rèn)識3級：已定義級。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理流程已制度化，并將參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理視為一種必要因素。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理能力普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。開始管理與參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)文件和內(nèi)容管理0級：無能力級。在文件和內(nèi)容管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的文件和內(nèi)容管理，很少或根本沒有治理活動。文件和內(nèi)容管理高度依賴于少數(shù)管理人員，開展文件和內(nèi)容管理的解決方案是有限的。文件和內(nèi)容管理中的問題普遍存在，但無法得到解決2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為文件和內(nèi)容管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對文件和內(nèi)容管理問題和概念有認(rèn)識3級：已定義級。文件和內(nèi)容管理流程已制度化，并將文件和內(nèi)容管理視為一種必要因素?？傮w文件和內(nèi)容管理能力普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。組織開始管理與文件和內(nèi)容管理相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的文件和內(nèi)容管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)文件和內(nèi)容管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用0級：無能力級。在數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理中，管理活動或正式企業(yè)流程處于無組織的狀態(tài)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用的解決方案是有限的。數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用中的問題普遍存在，但無法得到解決2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用中的問題和概念有認(rèn)識3級：已定義級。數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理視為一種必要因素。總體數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理能力普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理4級：己管理級。組織開始管理與數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能5級：優(yōu)化級。當(dāng)數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理實(shí)踐得到優(yōu)化時，由于流程自動化和技術(shù)變更管理，它們是高度可預(yù)測的，這個成熟度級別的組織會更關(guān)注于持續(xù)改進(jìn)四、檔案數(shù)據(jù)治理評估的工作流程檔案數(shù)據(jù)治理評估的工作流程主要包括選定評估標(biāo)的、調(diào)研分析、依據(jù)度量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評價、總結(jié)實(shí)施等。（一）檔案數(shù)據(jù)治理評估標(biāo)準(zhǔn)說明評估模型中評估標(biāo)準(zhǔn)分為5個級別，在每一級別上評估標(biāo)準(zhǔn)都將按照一個尺度進(jìn)行評估，如1—未開始、2—正在進(jìn)行、3—能使用、4—有效，以此顯示該級別的進(jìn)展情況。以便理解當(dāng)前狀態(tài)和目標(biāo)狀態(tài)之間的差異。（二）規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)治理評估活動規(guī)劃評估活動本身包括收集和評估輸入、溝通結(jié)果、建議和行動計劃。規(guī)劃檔案數(shù)據(jù)治理評估活動主要節(jié)點(diǎn)包括定義目標(biāo)、選擇框架、定義組織范圍、定義評估方法以及計劃溝通。（三）檔案數(shù)據(jù)治理評估的實(shí)施實(shí)施檔案數(shù)據(jù)治理評估首先需要為評估活動收集適當(dāng)?shù)妮斎耄浯涡枰獔?zhí)行評估并對評估結(jié)果做出解釋及建議，再次需要制定有針對性的改進(jìn)計劃并對數(shù)據(jù)治理情況做出重新評估。五、檔案數(shù)據(jù)治理評估反饋模型的應(yīng)用結(jié)合公司實(shí)施案例，通過對案例企業(yè)數(shù)據(jù)管理情況、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)及存量數(shù)據(jù)現(xiàn)狀的分析。對照實(shí)際調(diào)研結(jié)合檔案數(shù)據(jù)治理評估模型，得出了公司檔案數(shù)據(jù)治理評估分析結(jié)果。公司檔案數(shù)據(jù)治理評估分析一級指標(biāo)評估級別評定說明數(shù)據(jù)質(zhì)量2級：可重復(fù)級。有一致的工具和角色定義來支持流程執(zhí)行。在2級中，組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對數(shù)據(jù)質(zhì)量問題和概念有認(rèn)識，開始認(rèn)識到主數(shù)據(jù)和參考數(shù)據(jù)的概念公司建設(shè)了檔案管理系統(tǒng)用于支持檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的管理，同時使用四性檢測工具為檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提供了監(jiān)控手段。但是尚未納入制度管理及統(tǒng)一規(guī)劃，通過調(diào)研分析，當(dāng)前企業(yè)檔案數(shù)據(jù)中包括主數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、參考數(shù)據(jù)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)在內(nèi)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)質(zhì)量有待提升。數(shù)據(jù)架構(gòu)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)架構(gòu)管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)庫表的管理高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)架構(gòu)的解決方案是有限的。數(shù)據(jù)架構(gòu)存在的問題普遍存在，但無法得到解決公司管理數(shù)據(jù)架構(gòu)工具主要為數(shù)據(jù)庫技術(shù)及系統(tǒng)管理工具，尚未形成一致與集中的管理數(shù)據(jù)架構(gòu)的工具體系。庫表設(shè)計與管理依賴于管理人員。數(shù)據(jù)建模1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)建模，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)建模高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)建模的解決方案是有限的公司管理數(shù)據(jù)建模工具主要為數(shù)據(jù)庫技術(shù)及系統(tǒng)管理工具，尚未形成一致與集中的管理數(shù)據(jù)建模的工具體系。庫表建模與管理依賴于管理人員。元數(shù)據(jù)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的元數(shù)據(jù)管理，很少或根本沒有治理活動。元數(shù)據(jù)管理高度依賴于少數(shù)管理人員，管理元數(shù)據(jù)的解決方案是有限的公司管理元數(shù)據(jù)工具主要為數(shù)據(jù)庫技術(shù)及系統(tǒng)管理工具，很少開展元數(shù)據(jù)的問題分析與治理活動，元數(shù)據(jù)中存在設(shè)置的數(shù)據(jù)長度不合理、包含特殊字符、未關(guān)聯(lián)電子檔案內(nèi)容、可讀性差、元數(shù)據(jù)項(xiàng)不完整等問題。管理元數(shù)據(jù)的解決方案較為有限。存儲和操作2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)存儲和操作提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員公司使用檔案管理系統(tǒng)作為集中存儲和操作檔案數(shù)據(jù)的工具，雖然主營業(yè)務(wù)系統(tǒng)的使用占比已經(jīng)很高，但主業(yè)相關(guān)的諸多業(yè)務(wù)還存在線下辦理的情況，這說明主營業(yè)務(wù)的信息化數(shù)字化建設(shè)還有較大提升空間，檔案數(shù)據(jù)收集渠道和接口建設(shè)需要進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案數(shù)據(jù)的存儲和操作進(jìn)一步尚未納入制度管理及進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃。數(shù)據(jù)安全2級：可重復(fù)級。有一致的工具和角色定義來支持流程執(zhí)行。在2級中，組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)安全管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對數(shù)據(jù)安全問題和概念有認(rèn)識公司數(shù)字檔案館制定《公司檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急管理辦法》，以在檔案的物理安全受到威脅時，可及時實(shí)施相應(yīng)的應(yīng)急預(yù)案，減少檔案損害程度。同時，在涉及信息系統(tǒng)方面的網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)據(jù)安全等方面也都制定了應(yīng)急預(yù)案，以確保信息系統(tǒng)的安全。配備必要的網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，如防火墻、漏洞掃描、入侵檢測、安全審計等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施。但是尚未將制度納入系統(tǒng)流程化管理。數(shù)據(jù)集成和互操作1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的數(shù)據(jù)集成和互操作管理，很少或根本沒有治理活動。數(shù)據(jù)集成和互操作高度依賴于少數(shù)管理人員，管理數(shù)據(jù)集成和互操作的解決方案是有限的。數(shù)據(jù)集成中的問題普遍存在，但無法得到解決公司檔案數(shù)據(jù)主要來源于生產(chǎn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)和辦公管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)作為檔案數(shù)據(jù)管理終端，需要從這兩個系統(tǒng)接收檔案數(shù)據(jù)，現(xiàn)階段，公司檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收方式為：從中間庫通過數(shù)據(jù)接口的方式來實(shí)現(xiàn)。對于數(shù)據(jù)集成和互操作開展的治理活動還比較有限，存在著數(shù)據(jù)接口不通、用戶同步接口現(xiàn)階段不能正常使用、數(shù)據(jù)接口日常維護(hù)不夠及時的問題。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)1級：初始/臨時級。使用有限的工具集進(jìn)行通用的參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理，很少或根本沒有治理活動。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理高度依賴于少數(shù)管理人員，管理參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)的解決方案是有限的。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)管理中的問題普遍存在，但無法得到解決公司參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)主要依靠檔案管理系統(tǒng)管理。存在著數(shù)據(jù)中無法歸存歸檔前的數(shù)據(jù)情況，包括收發(fā)人、收集人、歸卷人等信息；檔案管理元數(shù)據(jù)未顯示在對應(yīng)的條目目錄中，管理過程元數(shù)據(jù)基本為空項(xiàng)等問題。對于這些問題很少開展治理活動，且解決手段有限。文件和內(nèi)容管理2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為文件和內(nèi)容管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對文件和內(nèi)容管理問題和概念有認(rèn)識公司檔案管理系統(tǒng)集中對文件和內(nèi)容進(jìn)行管理，完成業(yè)務(wù)活動中數(shù)據(jù)歸檔；對以獨(dú)立文檔形式存儲的具有保存價值的電子文件歸檔；按照歸檔范圍及時接收各類電子文件；記錄歸檔電子文件元數(shù)據(jù)，記錄電子文件歸檔日志。流程運(yùn)行既有管理員管理，也有系統(tǒng)進(jìn)行輔助支持。數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用2級：可重復(fù)級。組織開始使用集中化的工具，并為數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用管理提供更多的監(jiān)控手段。角色的定義和流程并不完全依賴于特定管理人員。組織對數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用中的問題和概念有認(rèn)識公司使用數(shù)據(jù)庫技術(shù)及企業(yè)知識資源管理平臺對數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用進(jìn)行集中管理。但是尚未納入制度管理要求以及進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃。六、檔案數(shù)據(jù)治理改進(jìn)策略的設(shè)計（一）檔案數(shù)據(jù)治理改進(jìn)原則企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)治理中，實(shí)施改進(jìn)措施主要應(yīng)遵循現(xiàn)有的制度規(guī)范進(jìn)行開展，實(shí)施改進(jìn)的輸入條件主要為制度規(guī)范建設(shè)、系統(tǒng)功能的完善、管理人員知識技能的提升等。檔案數(shù)據(jù)治理改進(jìn)原則的設(shè)置要基于明確治理目標(biāo)在各項(xiàng)指標(biāo)的等級以及定義該等級的原因。同時明確實(shí)施過程及實(shí)施效果，如何達(dá)成的治理目標(biāo)。公司檔案數(shù)據(jù)治理設(shè)定的數(shù)據(jù)質(zhì)量治理目標(biāo)主要依據(jù)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略以及業(yè)務(wù)需求的實(shí)際來制定的。1.數(shù)據(jù)質(zhì)量治理目標(biāo)定為5級，優(yōu)化級在企業(yè)中，隨著業(yè)務(wù)增長，數(shù)據(jù)也增量積累，企業(yè)在數(shù)據(jù)管理和流程中面臨著越來越多的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。其主要原因在于數(shù)據(jù)模型設(shè)計的質(zhì)量問題、數(shù)據(jù)源存在數(shù)據(jù)質(zhì)量問題、數(shù)據(jù)采集過程質(zhì)量問題、數(shù)據(jù)傳輸過程的問題、數(shù)據(jù)清洗及轉(zhuǎn)換規(guī)則的問題以及數(shù)據(jù)存儲的質(zhì)量問題、業(yè)務(wù)流程的不規(guī)范、缺乏數(shù)據(jù)認(rèn)責(zé)機(jī)制、缺乏有效的數(shù)據(jù)問題處理機(jī)制等。因此，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的規(guī)范化管理及檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化管理是決定治理成效的關(guān)鍵。全面管理數(shù)據(jù)平臺的數(shù)據(jù)質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)可定義的數(shù)據(jù)質(zhì)量檢核及分析，反饋問題項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)問題追蹤。構(gòu)建完整的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理體系，既是支持企業(yè)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行的基本保障，同時也是企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新的必備條件。公司在達(dá)成數(shù)據(jù)質(zhì)量治理目標(biāo)時主要采取了建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理監(jiān)控機(jī)制的措施：數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制包括前端監(jiān)控、數(shù)據(jù)保管階段管控及質(zhì)量后管控三個方面。（1）前端監(jiān)控數(shù)據(jù)一般具備管理屬性、業(yè)務(wù)屬性及技術(shù)屬性，數(shù)據(jù)的管理人員、管理位置、從屬部門為管理屬性，數(shù)據(jù)的業(yè)務(wù)規(guī)則、業(yè)務(wù)關(guān)系為業(yè)務(wù)屬性，數(shù)據(jù)的編號、名稱、值域、長度、結(jié)構(gòu)類型為技術(shù)屬性。對數(shù)據(jù)的前端監(jiān)控在于制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，即對數(shù)據(jù)以及數(shù)據(jù)的屬性信息標(biāo)準(zhǔn)化定義和推廣應(yīng)用。管理方面，通過標(biāo)準(zhǔn)化定義，明確數(shù)據(jù)管理主體，保障數(shù)據(jù)質(zhì)量及數(shù)據(jù)安全；業(yè)務(wù)方面，通過標(biāo)準(zhǔn)化定義，解決數(shù)據(jù)的不規(guī)范問題；技術(shù)方面，建立統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，是數(shù)據(jù)集中管理的基礎(chǔ)。同時做好數(shù)據(jù)管理，是預(yù)防數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的基礎(chǔ)。完整性完整性真實(shí)性可用性安全性采集規(guī)則檢驗(yàn)規(guī)則處置規(guī)則數(shù)據(jù)質(zhì)量框架數(shù)據(jù)質(zhì)量指標(biāo)數(shù)據(jù)檢驗(yàn)?zāi)Ｊ綖閿?shù)據(jù)檢驗(yàn)提供程序設(shè)計數(shù)據(jù)庫實(shí)體數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)定義數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)視圖程序語言模式數(shù)據(jù)查詢數(shù)據(jù)運(yùn)用為程序設(shè)計提供數(shù)據(jù)存儲綜合來看，對數(shù)據(jù)的前端控制需要有效的方法與手段，其有效措施主要有幾方面：第一，控制各環(huán)節(jié)接收數(shù)據(jù)，約定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一數(shù)據(jù)模型；第二，依據(jù)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定檢驗(yàn)規(guī)則，并嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)則；第三，強(qiáng)化問題數(shù)據(jù)的處置，查明原因，從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)上查漏補(bǔ)缺、嚴(yán)防死守；第四，優(yōu)化分析與系統(tǒng)升級。（2）檔案數(shù)據(jù)保管階段管控數(shù)據(jù)保管階段管控數(shù)據(jù)質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)在數(shù)據(jù)的保管和應(yīng)用過程中高度重視數(shù)據(jù)質(zhì)量。通過系統(tǒng)化流程化管理，對數(shù)據(jù)在保管應(yīng)用中的變更、下載、加載、格式、轉(zhuǎn)移等多個操作關(guān)鍵環(huán)節(jié)管控數(shù)據(jù)質(zhì)量。數(shù)據(jù)保管階段的管控，要做好三項(xiàng)深化：第一，深化數(shù)據(jù)的規(guī)范化管理，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定嚴(yán)格按照國家及集團(tuán)要求，做到隨業(yè)務(wù)需求及時更新。第二，深化數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化管理，數(shù)據(jù)的變更、加載等須經(jīng)系統(tǒng)校驗(yàn)，符合系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)則；數(shù)據(jù)格式由系統(tǒng)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換管理；數(shù)據(jù)及相關(guān)附件的轉(zhuǎn)移應(yīng)通過系統(tǒng)設(shè)置將數(shù)據(jù)、附件、結(jié)構(gòu)等一并轉(zhuǎn)移。第三，深化數(shù)據(jù)在保管階段的質(zhì)量檢查，實(shí)施定期、分類的質(zhì)量檢查工作，對數(shù)據(jù)庫中保管數(shù)據(jù)的進(jìn)行規(guī)范性處理。去除冗余數(shù)據(jù)和錯誤字符、轉(zhuǎn)換不符合要求格式的數(shù)據(jù)、統(tǒng)一各平臺系統(tǒng)名稱及層級關(guān)系。（3）檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量后管控前端監(jiān)控及數(shù)據(jù)保管階段的管控規(guī)避了大多數(shù)的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，但是尚未能夠保障質(zhì)量的最優(yōu)化及零問題，作為數(shù)據(jù)質(zhì)量的最后一道關(guān)，數(shù)據(jù)的質(zhì)量后管控尤為重要。常態(tài)化的開展數(shù)據(jù)質(zhì)量問題查驗(yàn)及歷史數(shù)據(jù)清洗工作成為質(zhì)量后管控的重要措施。第一，豐富數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)則?；谠獢?shù)據(jù)配置數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)則，針對保障數(shù)據(jù)的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性、關(guān)聯(lián)性、及時性等屬性配置相應(yīng)的質(zhì)量檢驗(yàn)指標(biāo)。第二，歷史數(shù)據(jù)核查檢驗(yàn)。一般建議將數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)則嵌入系統(tǒng)，由系統(tǒng)設(shè)置定時開展歷史數(shù)據(jù)檢核。第三，分析造成數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的原因，研究與實(shí)施數(shù)據(jù)質(zhì)量調(diào)研方案，第四，對標(biāo)評價。對各業(yè)務(wù)系統(tǒng)接收數(shù)據(jù)的質(zhì)量狀況予以對標(biāo)評價，評價指標(biāo)主要從準(zhǔn)確率、歸檔效率、完整率等幾個方面設(shè)置，將對標(biāo)評價情況納入管理機(jī)制。綜上所述，在數(shù)據(jù)管理的三個階段，數(shù)據(jù)處于三種不同的狀態(tài)，其所處階段不同，在解決質(zhì)量問題時采取的方式不同。此階段確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施主要為系統(tǒng)及技術(shù)手段，通過系統(tǒng)管控及技術(shù)設(shè)置，保障定期查驗(yàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量，處置問題數(shù)據(jù)此階段確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施主要為管理手段，從制度規(guī)范、源系統(tǒng)改造、業(yè)務(wù)調(diào)整及流程優(yōu)化上加以保障過程階段優(yōu)化階段前端階段此階段確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施主要為管理手段，通過調(diào)研分析進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管理方案，促進(jìn)系統(tǒng)清洗數(shù)據(jù)良性循環(huán)此階段確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施主要為系統(tǒng)及技術(shù)手段，通過系統(tǒng)管控及技術(shù)設(shè)置，保障定期查驗(yàn)數(shù)據(jù)質(zhì)量，處置問題數(shù)據(jù)此階段確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施主要為管理手段，從制度規(guī)范、源系統(tǒng)改造、業(yè)務(wù)調(diào)整及流程優(yōu)化上加以保障過程階段優(yōu)化階段前端階段此階段確保數(shù)據(jù)質(zhì)量的措施主要為管理手段，通過調(diào)研分析進(jìn)一步優(yōu)化數(shù)據(jù)質(zhì)量管理方案，促進(jìn)系統(tǒng)清洗數(shù)據(jù)良性循環(huán)在各階段采取的控制措施，可從源頭上解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展賦能增效。公司在采取各項(xiàng)措施提高數(shù)據(jù)質(zhì)量后，數(shù)據(jù)質(zhì)量評級基本達(dá)到了5級水平，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)質(zhì)量的自動化管理，系統(tǒng)工具較為支持跨流程查看數(shù)據(jù)。2.數(shù)據(jù)架構(gòu)治理目標(biāo)定為4級：己管理級數(shù)據(jù)架構(gòu)的設(shè)計主要是針對檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，明確實(shí)際業(yè)務(wù)需求，檔案系統(tǒng)功能的開發(fā)需要依據(jù)文檔中相關(guān)的數(shù)據(jù)架構(gòu)描述進(jìn)行實(shí)施。公司檔案管理系統(tǒng)使用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫（SQL）：建立在關(guān)系模型基礎(chǔ)上的數(shù)據(jù)庫，借助于集合代數(shù)等數(shù)學(xué)概念和方法來處理數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)。系統(tǒng)用于存儲業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，并滿足對所存儲數(shù)據(jù)的安全、檢索、統(tǒng)計等需求。公司在采取各項(xiàng)措施完善數(shù)據(jù)架構(gòu)后，數(shù)據(jù)架構(gòu)基本達(dá)到了4級水平，公司管理與數(shù)據(jù)架構(gòu)相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)質(zhì)量架構(gòu)管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能。3.數(shù)據(jù)建模治理目標(biāo)定為3級：已定義級數(shù)據(jù)建模指標(biāo)主要是對數(shù)據(jù)庫表之間的關(guān)系進(jìn)行評估，數(shù)據(jù)庫表之間的關(guān)系完善與否決定了數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定性，因此該指標(biāo)的評估是衡量檔案數(shù)據(jù)治理水平的重點(diǎn)。公司在達(dá)成數(shù)據(jù)建模治理目標(biāo)時主要采取了搭建完善的表關(guān)系圖的措施：自動判定與數(shù)據(jù)分類表關(guān)系人員表與人員材料表關(guān)系科技項(xiàng)目、案卷、文件數(shù)據(jù)表關(guān)系數(shù)據(jù)案卷表與數(shù)據(jù)文件表關(guān)系公司在采取各項(xiàng)措施提升數(shù)據(jù)建模水平后，數(shù)據(jù)建模基本達(dá)到了3級水平，數(shù)據(jù)建模管理流程已納入方案規(guī)范化管理，并將數(shù)據(jù)建模管理視為一種必要因素?？傮w數(shù)據(jù)建模能力提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理。4.存儲和操作治理目標(biāo)定為4級：己管理級存儲和操作，該指標(biāo)對檔案數(shù)據(jù)的收集與交互進(jìn)行說明，企業(yè)數(shù)據(jù)主要來源于業(yè)務(wù)辦理過程，其收集途徑主要是各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)及線下歸存的數(shù)據(jù)。公司在達(dá)成數(shù)據(jù)存儲和操作治理目標(biāo)時主要采取了檔案數(shù)據(jù)分類、系統(tǒng)集中管理的措施：（1）建設(shè)檔案數(shù)據(jù)分類體系根據(jù)檔案數(shù)據(jù)形成特點(diǎn)，兼顧不同載體檔案數(shù)據(jù)管理要求，將全部檔案數(shù)據(jù)劃分為9個類目，即管理類檔案數(shù)據(jù)、產(chǎn)品(知識服務(wù))類檔案數(shù)據(jù)、科學(xué)技術(shù)研究類檔案數(shù)據(jù)、建設(shè)項(xiàng)目(管理服務(wù))類檔案數(shù)據(jù)、設(shè)備儀器檔案數(shù)據(jù)、會計檔案數(shù)據(jù)、人事檔案數(shù)據(jù)、聲像檔案數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案數(shù)據(jù)。其中管理類檔案數(shù)據(jù)、產(chǎn)品(知識服務(wù))類檔案數(shù)據(jù)、科學(xué)技術(shù)研究檔案數(shù)據(jù)、建設(shè)項(xiàng)目(管理服務(wù))類檔案數(shù)據(jù)、設(shè)備儀器檔案數(shù)據(jù)、會計檔案數(shù)據(jù)、人事檔案數(shù)據(jù)為具有專業(yè)性要求的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，內(nèi)容具有成套性和獨(dú)立性特點(diǎn)；聲像檔案數(shù)據(jù)、實(shí)物檔案數(shù)據(jù)是在管理活動和專項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的，因其載體特殊，需單獨(dú)管理，也列為一級類目。（2）系統(tǒng)集中管理檔案數(shù)據(jù)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)主要來源于線上及線下業(yè)務(wù)辦理過程，其收集途徑主要有辦公系統(tǒng)、生產(chǎn)系統(tǒng)、標(biāo)簽管理等，采用傳遞及中間庫的方式收集檔案數(shù)據(jù)。檔案數(shù)據(jù)收集歸檔后由檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行集中的存儲與操作。公司在采取各項(xiàng)措施提升數(shù)據(jù)存儲與操作水平后，數(shù)據(jù)存儲與操作基本達(dá)到了4級水平，組織開始管理與數(shù)據(jù)相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)存儲和操作管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能。5.數(shù)據(jù)安全治理目標(biāo)定為4級：已管理級數(shù)據(jù)安全指標(biāo)主要衡量檔案數(shù)據(jù)治理工作中關(guān)于數(shù)據(jù)安全及備份恢復(fù)、物理安全保障、網(wǎng)絡(luò)安全保障等的要求。公司在達(dá)成數(shù)據(jù)安全治理目標(biāo)時主要采取了系統(tǒng)建設(shè)等措施：數(shù)字檔案館系統(tǒng)可對接收的電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行四性檢測。檢測后可以對檢測不符合要求的數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)記。數(shù)字檔案館系統(tǒng)搭建在公司辦公網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)生產(chǎn)網(wǎng)段上，通過加載防火墻實(shí)現(xiàn)了與互聯(lián)網(wǎng)的邏輯隔離和物理隔離；數(shù)字檔案館系統(tǒng)與我公司生產(chǎn)業(yè)務(wù)傳圖系統(tǒng)同步上線，通過接口開發(fā)和中間庫轉(zhuǎn)存提取的方式實(shí)現(xiàn)了對生產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件的收集、歸檔、管理與利用；采用千兆帶寬，滿足圖像、音頻、視頻等各類數(shù)字檔案資源傳輸、利用要求。我公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)配有天融信安全管理系統(tǒng)，用于網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備日志的收集、存儲、查詢，通過多種技術(shù)收集和整合各類安全事件，并運(yùn)用實(shí)時關(guān)聯(lián)分析技術(shù)、智能推理技術(shù)和風(fēng)險管理技術(shù),對安全事件深度分析，快速做出智能響應(yīng)，實(shí)現(xiàn)對安全風(fēng)險的統(tǒng)一監(jiān)控分析和預(yù)警處理；配有入侵檢測系統(tǒng)，用于對數(shù)字檔案館系統(tǒng)所在區(qū)域進(jìn)行安全事件監(jiān)控與預(yù)警;配有防火墻，用于區(qū)域間的邏輯隔離；配有漏洞掃描系統(tǒng)，定期對行內(nèi)所有系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描，并根據(jù)掃描結(jié)果進(jìn)行漏洞修復(fù)。公司對檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)的物理環(huán)境、主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、安全管理制度和人員等等進(jìn)行安全測評，及時發(fā)現(xiàn)問題。安全測評通過靜態(tài)評估、現(xiàn)場測試、綜合評估等相關(guān)環(huán)節(jié)和階段，從物理和環(huán)境安全、網(wǎng)絡(luò)和通信安全、設(shè)備和計算安全、應(yīng)用和數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)安全與備份恢復(fù)、安全策略和管理制度、安全管理機(jī)構(gòu)和人員、系統(tǒng)建設(shè)管理、系統(tǒng)運(yùn)維管理八個方面，對檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)進(jìn)行綜合測評。公司在采取各項(xiàng)措施提升數(shù)據(jù)安全管理水平后，數(shù)據(jù)安全基本達(dá)到了4級水平，組織開始管理與數(shù)據(jù)安全相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)安全管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能。6.數(shù)據(jù)集成和互操作治理目標(biāo)定為3級：已定義級數(shù)據(jù)集成和互操作，該指標(biāo)主要針對數(shù)據(jù)接口方面進(jìn)行評價，明確數(shù)據(jù)收集途徑，通過數(shù)據(jù)接口、采集、監(jiān)控等各類技術(shù)手段,將已確定范圍的及具有利用價值的數(shù)據(jù)收集起來，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的集成和互操作。公司在達(dá)成數(shù)據(jù)集成和互操作治理目標(biāo)時主要采取了系統(tǒng)接口建設(shè)等措施：近幾年來，公司生產(chǎn)業(yè)務(wù)范圍不斷擴(kuò)大，生產(chǎn)項(xiàng)目管理系統(tǒng)和辦公系統(tǒng)不斷優(yōu)化升級，對數(shù)據(jù)接口建設(shè)要求也在逐步提高。因此，為了保證數(shù)據(jù)能夠及時、準(zhǔn)確接收到檔案管理系統(tǒng)中來，數(shù)據(jù)接口建設(shè)也在一直進(jìn)行。序號接口名稱備注1單點(diǎn)登錄接口思緒辦公系統(tǒng)單點(diǎn)登錄接口與檔案管理系統(tǒng)采用超鏈接傳遞用戶賬號和固定密碼方式實(shí)現(xiàn)，接口已經(jīng)實(shí)現(xiàn)且經(jīng)過雙方系統(tǒng)之間聯(lián)調(diào)測試通過2標(biāo)簽查詢接口思緒項(xiàng)目管理系統(tǒng)（PM系統(tǒng)）與檔案管理系統(tǒng)，采用超鏈接傳遞用戶及標(biāo)簽ID方式實(shí)現(xiàn)，在實(shí)現(xiàn)按照標(biāo)簽ID檢索數(shù)據(jù)的同時實(shí)現(xiàn)單點(diǎn)登錄，接口已經(jīng)實(shí)現(xiàn)且經(jīng)過雙方系統(tǒng)之間聯(lián)調(diào)測試通過5辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口接口采用中間庫存儲的方式實(shí)現(xiàn)，通過中間庫可視化程序，可視化分類展示中間庫數(shù)據(jù)信息，按照歸檔數(shù)據(jù)分類，對行政合同、行政發(fā)文、行政收文、生產(chǎn)合同、分包合同、通知進(jìn)行展示6生產(chǎn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口接口采用中間庫存儲的方式實(shí)現(xiàn)，對科技檔案數(shù)據(jù)加以分類型分級展示公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)了在線文件收集功能，可從我公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)和其他電子檔案管理系統(tǒng)接收電子文件及其元數(shù)據(jù)，且符合《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》、《電子檔案移交與接收辦法》有關(guān)要求。公司在采取各項(xiàng)措施提升數(shù)據(jù)集成與互操作水平后，數(shù)據(jù)存儲與操作基本達(dá)到了3級水平，數(shù)據(jù)集成和互操作管理流程已制度化，并將數(shù)據(jù)集成管理視為一種必要因素。總體數(shù)據(jù)集成水平普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理。7.文件和內(nèi)容治理目標(biāo)定為3級：已定義級文件和內(nèi)容管理是企業(yè)數(shù)據(jù)治理的關(guān)鍵，數(shù)據(jù)及電子文件歸檔依據(jù)文件材料歸檔范圍和數(shù)據(jù)保管期限表執(zhí)行，電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限與電子文件內(nèi)容信息保管期限一致。電子文件及數(shù)據(jù)收集歸檔時間按照各類規(guī)定執(zhí)行。公司在達(dá)成文件和內(nèi)容治理目標(biāo)時主要采取了制度建設(shè)、系統(tǒng)建設(shè)等措施：第一，制定了《公司檔案數(shù)字化加工實(shí)施細(xì)則》，制訂了本企業(yè)傳統(tǒng)載體檔案應(yīng)數(shù)字化的內(nèi)容和范圍。同時將傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，并通過檔號或文件名等方式與目錄建立關(guān)聯(lián)，按照規(guī)范要求完成具有重要保存價值的紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換。第二，完成各業(yè)務(wù)活動中形成的各種結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔，完成辦公自動化系統(tǒng)形成的電子文件歸檔，實(shí)現(xiàn)了生產(chǎn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔。通過系統(tǒng)收集及線下收集兩種方式將以獨(dú)立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄進(jìn)行歸檔，確保應(yīng)歸盡歸。第三，數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)了按照公司文件材料歸檔范圍及時接收各類歸檔電子文件的功能，辦公系統(tǒng)中處理完畢的文件定時推送至中間庫，中間庫中對收集文件予以“四性檢測”，檢測通過后歸檔至檔案管理系統(tǒng)。生產(chǎn)系統(tǒng)中的文件依批次進(jìn)行移交接收，由檔案管理員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中對項(xiàng)目文件進(jìn)行歸檔確認(rèn)。公司在采取各項(xiàng)措施提升文件與內(nèi)容管理水平后，文件與內(nèi)容管理基本達(dá)到了3級水平，文件和內(nèi)容管理流程已制度化，并將文件和內(nèi)容管理視為一種必要因素。總體文件和內(nèi)容管理能力普遍提高，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理。8.參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)治理目標(biāo)定為4級：已管理級參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)，參考數(shù)據(jù)主要指檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)字典等數(shù)據(jù)，主數(shù)據(jù)指用戶及組織機(jī)構(gòu)等唯一核心數(shù)據(jù)。參考數(shù)據(jù)與主數(shù)據(jù)的完備性直接影響檔案數(shù)據(jù)的管理與應(yīng)用。公司在達(dá)成參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)治理目標(biāo)時主要采取了集中治理等措施：主數(shù)據(jù)包括用戶數(shù)據(jù)、組織機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)。主數(shù)據(jù)中存在以下問題：“系統(tǒng)維護(hù)-部門管理”中的機(jī)構(gòu)及人員沒有及時更新；設(shè)置的角色過多，沒有及時清理無用角色；主數(shù)據(jù)人員信息中各項(xiàng)數(shù)據(jù)均錄入不全。參考數(shù)據(jù)中存在以下問題：檔案數(shù)據(jù)無法歸存歸檔前的數(shù)據(jù)；缺少對于收集人、收集時間、收集情況、歸入整編等過程參考數(shù)據(jù)的記錄；檔案管理元數(shù)據(jù)未顯示在對應(yīng)的條目目錄中；檔案數(shù)據(jù)存儲元數(shù)據(jù)分為保管環(huán)境元數(shù)據(jù)、實(shí)物狀態(tài)元數(shù)據(jù)、電子屬性元數(shù)據(jù)；檔案數(shù)據(jù)利用元數(shù)據(jù)缺乏利用效果的登記、缺少對于數(shù)據(jù)利用原因的記錄、缺少利用經(jīng)辦人信息。針對主數(shù)據(jù)和參考數(shù)據(jù)中的問題，公司進(jìn)行了專項(xiàng)的治理活動并取得了成效。參考數(shù)據(jù)和主數(shù)據(jù)評估等級基本達(dá)到了4級水平。9.數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用治理目標(biāo)定為4級：已管理級數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用是企業(yè)檔案數(shù)據(jù)治理工作的落腳點(diǎn)。我們通過檔案數(shù)據(jù)梳理及溯源、識別關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)，厘清檔案數(shù)據(jù)資產(chǎn)分布、數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)管理情況等，建設(shè)高質(zhì)量檔案數(shù)據(jù)中心，最終目的是滿足保障檔案數(shù)據(jù)安全及實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的需要。公司在達(dá)成數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用治理目標(biāo)時主要采取了制度流程管控及系統(tǒng)集中管理等措施：公司檔案館制定了《公司電子文件歸檔與管理細(xì)則》，其中對電子文件的轉(zhuǎn)換格式和備份均進(jìn)行了規(guī)定，以便實(shí)現(xiàn)電子文件的長期保存；并且檔案管理系統(tǒng)中建立了電子文件庫，專門用來長期保存電子文件和實(shí)現(xiàn)電子文件的四性檢測。在智慧檔案館的背景下，檔案館積極引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，不斷完善數(shù)字檔案館的建設(shè)。第一，升級檔案管理系統(tǒng)和用戶的交互界面，提供全文檢索、關(guān)聯(lián)檢索、標(biāo)簽查詢等多種檢索方式；第二，利用數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)技術(shù)，在獲取用戶需求基礎(chǔ)上提供知識推送服務(wù)，以便用戶獲得良好的服務(wù)體驗(yàn)。公司在采取各項(xiàng)措施提升數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)應(yīng)用管理水平后，數(shù)據(jù)庫與數(shù)據(jù)應(yīng)用管理基本達(dá)到了4級水平，公司開始管理與數(shù)據(jù)庫和數(shù)據(jù)應(yīng)用相關(guān)的風(fēng)險，從桌面到基礎(chǔ)設(shè)施的數(shù)據(jù)質(zhì)量管理工具標(biāo)準(zhǔn)化以及結(jié)構(gòu)良好的集中規(guī)劃和治理功能。10.元數(shù)據(jù)治理目標(biāo)定為3級：已定義級元數(shù)據(jù)在治理前存在部分元數(shù)據(jù)設(shè)置的數(shù)據(jù)長度不合理、包含特殊字符、內(nèi)容元數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)較少、部分類型檔案數(shù)據(jù)未關(guān)聯(lián)電子檔案內(nèi)容、部分元數(shù)據(jù)項(xiàng)內(nèi)容不連續(xù)等問題。公司在達(dá)成元數(shù)據(jù)治理目標(biāo)時主要采取了規(guī)范元數(shù)據(jù)描述方法、加強(qiáng)檢測等措施：（1）規(guī)范元數(shù)據(jù)的描述方法編號按照一定規(guī)則排列的元數(shù)據(jù)順序號中文名稱元數(shù)據(jù)元素的中文標(biāo)識英文名稱元數(shù)據(jù)元素的英文標(biāo)識定義元數(shù)據(jù)元素含義的描述目的元數(shù)據(jù)元素的必要性和實(shí)施作用可重復(fù)性元數(shù)據(jù)元素是否可以重復(fù)約束性元數(shù)據(jù)元素的約束程度，包括“必選”、“條件選”和“可選”數(shù)據(jù)類型為表達(dá)元數(shù)據(jù)元素值而規(guī)定的數(shù)據(jù)類別，包括數(shù)值型、字符型及日期型元素類型元數(shù)據(jù)元素所屬的類別值域分配給元數(shù)據(jù)元素的值信息來源元數(shù)據(jù)元素值的來源子元素元數(shù)據(jù)元素的所屬元素相關(guān)元素與元數(shù)據(jù)元素有相關(guān)關(guān)系的元素注釋對元素的進(jìn)一步解釋與說明（2）管理類元數(shù)據(jù)元素的描述管理類元數(shù)據(jù)元素描述表英文名稱中文名稱定義目的數(shù)據(jù)長度數(shù)據(jù)類型值域約束信息來源情況注釋M1檔案編號由全宗號-年度-保管期限-件號組成反映電子文件排列順序100字符型必填M2全宗號檔案館（室）分配給全宗的代碼標(biāo)識全宗，利于電子文件的管理和利用字符型固定：00必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中尚未添加著錄M3年度形成處理年度標(biāo)識電子文件年度，利于電子文件的管理和利用32數(shù)值型必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中已添加著錄，數(shù)據(jù)類型為字符型，需要修改為數(shù)值型M4保管期限對電子文件劃定的留存年限利于電子文件的鑒定、統(tǒng)計和管理20字符型永久、30年、10年必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中已添加著錄，但不是列表形式，可以設(shè)置為列表形式M5保管期限編碼電子文件劃定的留存年限對應(yīng)編碼利于系統(tǒng)自動生成檔號字符型永久：1、30年:2、10年:3必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中未添加著錄M6部門（發(fā)文部門、留存部門、承辦單位、申請部門）對電子文件進(jìn)行實(shí)體分類整理時按部門或問題分類的結(jié)果區(qū)分電子文件類別，利于電子文件管理，提供檢索點(diǎn)字符型必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中已添加著錄M7案卷編號案卷順序號標(biāo)識所屬案卷100字符型固定：年度+00必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中已添加著錄，每年度案卷編號為同一值，需要修改M8件號文件排列順序號標(biāo)識文件排列順序10數(shù)值型必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中已添加著錄，但是數(shù)據(jù)類型為字符型，需要修改為數(shù)值型M9題名（合同名稱、文件標(biāo)題）表達(dá)電子文件中心內(nèi)容和形式特征的名稱描述中心內(nèi)容字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲檔案管理系統(tǒng)中已捕獲M10相關(guān)人員文件內(nèi)容涉及的具有檢索意義的人物姓名提供檢索點(diǎn)2000字符型可選管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中未添加著錄M11文件編號（文件編號、合同編號：目前收集錯誤）文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人賦予文件的順序號提供檢索點(diǎn)字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄M12責(zé)任者（發(fā)文部門、留存部門、承辦單位、申請部門、客戶名稱）對電子文件內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人明確電子文件的責(zé)任主體字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄M13日期（簽定日期、形成時間、發(fā)文時間）文件形成的日期明確文件形成的時間字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄，只是未設(shè)置為必填項(xiàng)，需要設(shè)置為必填項(xiàng)M14文種按性質(zhì)和用途確定的文件種類的名稱揭示性質(zhì)、特點(diǎn)，反映行文方向字符型命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告等必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄M15緊急程度公文送達(dá)和辦理時間要求的急緩等級提供文件背景信息，利于對文件理解字符型特提、特急、加急、平急、急件、其他必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄M16主送文件的主要受理者說明電子文件的發(fā)送對象字符型可選管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄M17抄送除主送者以外需要執(zhí)行或知曉文件的其他受文者說明電子文件的發(fā)送對象字符型可選管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄M18密級電子文件保密程度等級利于電子文件管理利用字符型秘密、機(jī)密、絕密可選管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中未添加著錄M19保密期限對電子文件密級時效的規(guī)定和說明利于電子文件管理利用字符型可選管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中未添加著錄M20頁數(shù)每一份文件的頁數(shù)利于檔案的統(tǒng)計、自動管理數(shù)值型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲、或檔案管理系統(tǒng)中自動生成未添加著錄M21稿本文件的文稿、文本和版本描述文件的形式特征，利于電子文件的控制字符型草稿、定稿、正本、副本、試行本、修訂本、其他可選管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲未添加著錄M22格式信息電子文件格式的一組描述信息描述電子文件的格式信息，利于分類管理、格式轉(zhuǎn)換和提供利用字符型可選管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲未添加著錄M23計算機(jī)文件名標(biāo)識計算機(jī)文件的一組特定字串記錄電子文件形式特征，利于電子文件控制和管理字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲未添加著錄一般由主文件名和擴(kuò)展名組成，必要時，可增加著錄路徑M24計算機(jī)文件大小計算機(jī)文件的字節(jié)數(shù)記錄計算機(jī)文件形式特征，利于電子文件存儲、交換、統(tǒng)計和管理字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄計算機(jī)文件大小的統(tǒng)計單位為字節(jié)，本元素的值由數(shù)量、單位兩部分組成M25文檔創(chuàng)建程序形成和處理文檔的程序名稱和版本描述電子文件創(chuàng)建環(huán)境字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄M26信息系統(tǒng)描述生成或管理電子文件的信息系統(tǒng)的描述信息描述電子文件創(chuàng)建和管理背景信息，保存電子文件來源的真實(shí)性和合法性信息字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)生成未添加著錄著錄信息系統(tǒng)的名稱、版本、功能、開發(fā)商名稱M27掃描分辨率文件或檔案被數(shù)字化時，相關(guān)數(shù)字化設(shè)備所采用的取樣分辨率記錄電子文件的質(zhì)量特征，滿足不同應(yīng)用需求字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄未添加著錄小幅面材料（A4以下）采用300dpi；大幅面材料（A4以上）采用700dpiM28掃描色彩模式文件或檔案被數(shù)字化時，相關(guān)數(shù)字化設(shè)備所采用的色彩模式記錄電子文件的數(shù)字化特征，滿足不同應(yīng)用需求字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄未添加著錄紅頭文件、合同等掃描色彩模式一般為彩色模式M29圖像壓縮方案文件或檔案數(shù)字化生成數(shù)字圖像時所采用的壓縮方案記錄電子文件的數(shù)字化特征，利于評估圖像質(zhì)量和維護(hù)電子文件的有效性字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄未添加著錄可著錄圖像壓縮方案名稱，例如CCITTGroup4M30簽名規(guī)則對電子文件的電子簽名方法、手段等相關(guān)信息的描述利于對電子簽名進(jìn)行了解和驗(yàn)證字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)中著錄未添加著錄著錄簽名算法、被簽名對象及其編碼格式、驗(yàn)證簽名和數(shù)字證書的簡要說明M31簽名時間進(jìn)行簽名的時間記錄電子文件被簽名的時間日期型可選進(jìn)行簽名時由系統(tǒng)自動生成未添加著錄可以是標(biāo)準(zhǔn)時間戳、服務(wù)器時間等。格式：YYYY-MM-DDThh:mm:ssM32簽名人對電子簽名負(fù)責(zé)的組織或個人標(biāo)識簽名人，提供電子文件真實(shí)性、合法性證明字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄M33簽名結(jié)果電子文件中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)表明和識別簽名人身份，保障電子文件完整性和真實(shí)性字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄M34證書可證實(shí)電子簽名人與電子簽名制作數(shù)據(jù)有聯(lián)系的電子文件或者其他電子記錄用于保存證書驗(yàn)證簽名，保證電子文件完整性和真實(shí)性字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄符合電子認(rèn)證服務(wù)管理辦法M35證書引證指向驗(yàn)證簽名證書的鏈接驗(yàn)證簽名證書的真實(shí)性字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄M36簽名算法標(biāo)識用于電子簽名的算法標(biāo)識了解和驗(yàn)證電子簽名字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄M37電子文件校驗(yàn)碼文件MD5碼電子文件標(biāo)識字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄M38當(dāng)前位置電子文件在文檔管理系統(tǒng)中的存儲位置利于電子文件的管理和利用字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄URI；計算機(jī)名（服務(wù)器名）+盤符+路徑；國家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的其他標(biāo)識方法M38脫機(jī)載體編號電子文件脫機(jī)存儲載體排列順序的一組代碼利于電子文件的管理和利用字符型必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄未添加著錄格式為組織機(jī)構(gòu)代碼（檔案館代碼）—存儲載體代碼—排列順序號CD表示光盤，MT表示磁帶，DK表示磁盤，排列順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字表示M39脫機(jī)載體存址電子文件脫機(jī)存儲載體的存放位置利于電子文件的管理和利用字符型可選在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄未添加著錄M40機(jī)構(gòu)人員類型形成、處理和管理電子文件的機(jī)構(gòu)/人員的類別記錄電子文件的背景信息，維護(hù)電子文件的真實(shí)性字符型單位內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)個人可選在形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)中通過值域列表選擇或手工著錄未添加著錄M41機(jī)構(gòu)人員名稱形成、處理和管理電子文件的機(jī)構(gòu)/人員的稱謂記錄電子文件的背景信息，維護(hù)電子文件的真實(shí)性字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄未添加著錄單位名稱內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)名稱個人名稱M42業(yè)務(wù)狀態(tài)電子文件形成、處理和管理等業(yè)務(wù)行為的時態(tài)類型提供電子文件的背景信息，維護(hù)電子文件的真實(shí)性字符型歷史行為計劃任務(wù)必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲、值域列表選擇或手工著錄未添加著錄M43業(yè)務(wù)行為履行電子文件形成、處理和管理等業(yè)務(wù)的具體行為維護(hù)電子文件的證據(jù)特性，利于電子文件的控制、管理和利用字符型草擬、審核、簽發(fā)、會簽、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)、簽收、擬辦、承辦、批辦、催辦、價值鑒定、整理、立卷、歸檔、檢查、移交、接收備份、存儲、利用、利用審批、其他必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲、值域列表選擇或手工著錄未添加著錄M44行為時間實(shí)施具體業(yè)務(wù)行為的時間或時間段記錄背景信息，提供電子文件真實(shí)性證明字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄未添加著錄一般著錄為產(chǎn)生行為結(jié)果時間（通常為行為結(jié)束時間），格式一般為YYYY-MM-DDM45行為依據(jù)實(shí)施具體業(yè)務(wù)行為的依據(jù)、授權(quán)或原因記錄背景信息，維護(hù)電子文件的合法性、真實(shí)性字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄未添加著錄行為依據(jù)包括法律、政策、制度上的依據(jù)，機(jī)構(gòu)人員所具有的職能或授權(quán)，以及實(shí)施業(yè)務(wù)行為的其他原因M46行為描述業(yè)務(wù)行為相關(guān)信息的描述記錄背景信息，維護(hù)電子文件的合法性、真實(shí)性字符型可選由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲或手工著錄未添加著錄主要著錄電子文件及其元數(shù)據(jù)在行為開始前的狀況和行為結(jié)束后的狀況，業(yè)務(wù)活動過程、方法等。用自由文本描述M47實(shí)體標(biāo)識符實(shí)體的唯一標(biāo)識編碼標(biāo)識實(shí)體，利于表示實(shí)體的內(nèi)、外部關(guān)系，利于電子文件的管理字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)按照設(shè)定的規(guī)則生成未添加著錄在電子文件形成、處理或管理過程中，按照規(guī)則編制標(biāo)識符M48關(guān)系類型電子文件之間、電子文件不同實(shí)體之間以及電子文件實(shí)體內(nèi)部對象之間關(guān)系的種類利于電子文件的控制、管理和利用字符型文件-文件文件-案卷案卷-文件案卷-案卷文件-單位文件-內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)文件-個人案卷-單位案卷-內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)等可選在形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)中通過值域列表選擇或手工著錄未添加著錄M49關(guān)系電子文件之間、電子文件不同實(shí)體之間以及電子文件實(shí)體內(nèi)部對象之間的相互關(guān)系利于電子文件的理解、控制、管理和利用字符型轉(zhuǎn)發(fā)/被轉(zhuǎn)發(fā)來文/復(fù)文正文/附件新版本/舊版本包含/被包含前/后替代/被替代參考/被參考其他可選在形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)中通過值域列表選擇或手工著錄未添加著錄M50關(guān)系描述對關(guān)系類型和關(guān)系的進(jìn)一步說明對關(guān)系類型和關(guān)系作解釋，利于電子文件的理解、管理、控制和利用字符型可選在形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)中手工著錄未添加著錄在以上元數(shù)據(jù)字段中，應(yīng)用于收集檢測的元數(shù)據(jù)必填項(xiàng)主要有部門、題名、編號及日期等。元數(shù)據(jù)必要檢測項(xiàng)編號元數(shù)據(jù)定義目的數(shù)據(jù)長度數(shù)據(jù)類型約束信息來源情況M6部門（行政發(fā)文：發(fā)文部門、行政收文：留存部門、項(xiàng)目合同及分包合同：承辦單位、行政合同：申請部門/單位、通知：發(fā)布部門）對電子文件進(jìn)行實(shí)體分類整理時按部門或問題分類的結(jié)果區(qū)分電子文件類別，利于電子文件管理，提供檢索點(diǎn)字符型必填在管理電子文件的系統(tǒng)中著錄檔案管理系統(tǒng)中已添加著錄M9題名（行政合同及項(xiàng)目合同：合同名稱、分包合同：分包合同名稱、行政發(fā)文及行政收文：文件標(biāo)題、通知：標(biāo)題）表達(dá)電子文件中心內(nèi)容和形式特征的名稱描述中心內(nèi)容字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲檔案管理系統(tǒng)中已捕獲M11文件編號（行政合同：合同流水號、分包合同：分包合同編號、行政發(fā)文：文件編號、行政收文：來文字號、項(xiàng)目合同：合同編號、通知：編號）文件制發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個人賦予文件的順序號提供檢索點(diǎn)字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄M13日期（行政合同：起草時間、分包合同及項(xiàng)目合同：簽定日期、行政收文：形成日期、行政發(fā)文：發(fā)文時間）文件形成的日期明確文件形成的時間字符型必填管理電子文件的系統(tǒng)從形成、處理電子文件的系統(tǒng)中捕獲辦公系統(tǒng)中已添加著錄，只是未設(shè)置為必填項(xiàng)，需要設(shè)置為必填項(xiàng)M37電子文件校驗(yàn)碼文件MD5碼電子文件標(biāo)識字符型必填由形成、處理、管理電子文件的系統(tǒng)捕獲未添加著錄公司在采取各項(xiàng)措施提升元數(shù)據(jù)管理水平后，元數(shù)據(jù)管理基本達(dá)到了3級水平，元數(shù)據(jù)管理流程已制度化，并將元數(shù)據(jù)管理視為一種必要因素，總體元數(shù)據(jù)管理水平，有協(xié)調(diào)一致的政策定義和管理。（二）檔案數(shù)據(jù)治理工作的改進(jìn)策略1.實(shí)施檔案數(shù)據(jù)治理的改進(jìn)實(shí)施需要有組織機(jī)制的支持（1）檔案數(shù)據(jù)治理工作領(lǐng)導(dǎo)和組織體系檔案數(shù)據(jù)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職能為統(tǒng)籌推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)工作，制定檔案數(shù)據(jù)治理工作方案，明確檔案數(shù)據(jù)治理工作架構(gòu)、開展方式等，籌備召開管理會議，總體協(xié)調(diào)、扎實(shí)推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理工作。實(shí)施工作組的主要職能為擬制檔案數(shù)據(jù)治理工作方案和相關(guān)文件，落實(shí)檔案數(shù)據(jù)治理工作領(lǐng)導(dǎo)小組的決策部署；研究分析檔案數(shù)據(jù)治理工作實(shí)施過程中遇到的問題，及時匯報和協(xié)調(diào)解決；組織檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)會議按期召開，對檔案數(shù)據(jù)治理進(jìn)展匯報說明，推進(jìn)工作方案的落實(shí)。檔案數(shù)據(jù)治理工作組的主要職能為檔案數(shù)據(jù)治理工作具體實(shí)施，編制系統(tǒng)建設(shè)方案及內(nèi)置規(guī)則設(shè)置；組織開展系統(tǒng)測試，總結(jié)應(yīng)用情況等。（2）檔案數(shù)據(jù)治理工作運(yùn)行管理檔案數(shù)據(jù)治理實(shí)施工作通過會議、交流工具等手段按照工作計劃統(tǒng)一組織協(xié)調(diào)，排除干擾項(xiàng)及問題項(xiàng)，推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理工作按期開展；開展詳細(xì)的工作結(jié)構(gòu)分析，剖析實(shí)施過程和細(xì)節(jié)，規(guī)則分解檔案數(shù)據(jù)治理工作，編制工作進(jìn)度計劃，利用管理工具并采用科學(xué)手段控制計劃，重復(fù)檢查-分析-修正-完成過程，直至工作完成；檔案數(shù)據(jù)治理工作建設(shè)過程中應(yīng)注重保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，并按照歸檔要求實(shí)施檔案歸檔。（3）檔案數(shù)據(jù)治理工作保障措施1）檔案數(shù)據(jù)治理組織管理體系通過確定檔案數(shù)據(jù)治理工作管理內(nèi)容、組織機(jī)構(gòu)與程序明確各方職責(zé)，通過管理、實(shí)施計劃控制檔案數(shù)據(jù)治理工作進(jìn)度，確保檔案數(shù)據(jù)治理工作按期、按計劃完成。2）檔案數(shù)據(jù)治理工作運(yùn)行管理方式工作應(yīng)通過高層管控的方式統(tǒng)一運(yùn)行，具體的管理方式包括：計劃管理、合作管理、協(xié)調(diào)管理、工具管理等。2.實(shí)施數(shù)據(jù)治理必須對制度規(guī)范以及實(shí)施方案加以完善公司現(xiàn)有的檔案管理方面的制度規(guī)范主要是針對檔案實(shí)體與檔案系統(tǒng)方面的，伴隨著企業(yè)治理進(jìn)程的深入，企業(yè)自身管理呈現(xiàn)出精細(xì)化、體系化、專業(yè)化、數(shù)字化需求。檔案專業(yè)領(lǐng)域的法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范也呈現(xiàn)出全面、動態(tài)、具體、嚴(yán)密的特點(diǎn)。比照各層面管理現(xiàn)狀。因此在制度規(guī)范的建設(shè)方面需要：結(jié)合公司新業(yè)態(tài)新領(lǐng)域發(fā)展，及時制定相應(yīng)管理制度，做好配套管理支撐；結(jié)合最新版法律法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，及時修訂現(xiàn)行制度中不合理或不落地的相關(guān)條款，增強(qiáng)制度的可操作性；跟進(jìn)數(shù)據(jù)層面制度標(biāo)準(zhǔn)的制定，為數(shù)據(jù)治理和數(shù)據(jù)管控提供指導(dǎo)和依據(jù)。3.系統(tǒng)建設(shè)需要根據(jù)檔案數(shù)據(jù)治理的要求進(jìn)行優(yōu)化升級公司數(shù)據(jù)治理平臺主要包含數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)、數(shù)據(jù)驗(yàn)證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)專家鑒定系統(tǒng)、數(shù)據(jù)自動歸檔及管理系統(tǒng)四個子系統(tǒng)。（1）數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)通過運(yùn)用信息技術(shù)，采取全程質(zhì)量控制，設(shè)置元數(shù)據(jù)采集方案，減少人工干預(yù)，實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)采集的可視化、智能化管理。數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)可應(yīng)用于多種類型的數(shù)據(jù)管理實(shí)踐中，此系統(tǒng)的開發(fā)可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全程自動采集處理，是數(shù)據(jù)治理體系建設(shè)的基礎(chǔ)。（2）數(shù)據(jù)檢驗(yàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)驗(yàn)證功能按照《企業(yè)數(shù)據(jù)檢測方案》要求，實(shí)現(xiàn)在數(shù)據(jù)接收之前對中間庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測驗(yàn)證的功能。數(shù)據(jù)驗(yàn)證完成后生成完整的檢測報告，詳細(xì)記錄檢測中的問題原因，同時提供導(dǎo)出功能，方便用戶將問題數(shù)據(jù)導(dǎo)出為圖表格式文件。（3）數(shù)據(jù)專家鑒定系統(tǒng)本檔案數(shù)據(jù)治理工作擬通過基于分詞統(tǒng)計方法對數(shù)據(jù)文件進(jìn)行分詞處理，提取歸納數(shù)據(jù)文件關(guān)鍵詞，并將元數(shù)據(jù)及關(guān)鍵詞與關(guān)鍵詞庫進(jìn)行匹配，建立完整且靈活的專家鑒定系統(tǒng)。（4）數(shù)據(jù)自動歸檔及管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)自動歸檔及管理系統(tǒng)，主要為了實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分類管理及長期保存等，最終目的是提供數(shù)據(jù)服務(wù)。數(shù)據(jù)自動分類管理系統(tǒng)將平臺中的數(shù)據(jù)按照定義的規(guī)則進(jìn)行預(yù)處理。系統(tǒng)建設(shè)主要功能模塊有：1）數(shù)據(jù)收集接口功能實(shí)現(xiàn)對接各系統(tǒng)及業(yè)務(wù)平臺