公司產(chǎn)品（知識服務(wù)）類檔案管理規(guī)定

-10-公司產(chǎn)品（知識服務(wù)）類檔案管理規(guī)定1目的1.1為進(jìn)一步規(guī)范公司產(chǎn)品檔案管理工作，充分發(fā)揮勘察設(shè)計產(chǎn)品檔案的憑證參考作用，制訂本規(guī)定。1.2公司產(chǎn)品檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開發(fā)利用。2范圍2.1本規(guī)定適用于咨詢事業(yè)部、各設(shè)計事業(yè)部及勘察巖土事業(yè)部。2.2產(chǎn)品檔案是指公司在咨詢、勘察、設(shè)計過程中形成的各類產(chǎn)品成果文件、產(chǎn)品基礎(chǔ)資料、項(xiàng)目技術(shù)文件材料和與成果形成相關(guān)的具有保存價值和查考利用價值的各種載體形式的記錄。2.2.1產(chǎn)品成果文件：包括公司勘察設(shè)計項(xiàng)目形成的技術(shù)報告、圖紙等正式交付的產(chǎn)品成果；公司參與或協(xié)助外單位完成的有關(guān)勘察設(shè)計文件；公司接收外委單位完成的產(chǎn)品成果文件；公司對外進(jìn)行技術(shù)審查的全部成果文件。2.2.2產(chǎn)品基礎(chǔ)資料：包括設(shè)計工作中形成的中間資料,設(shè)計提綱、設(shè)計計算書、設(shè)計總結(jié)、設(shè)計日志、首次會會議記錄、質(zhì)評單、報告底稿；踏勘提綱及報告、勘察提綱及任務(wù)書；水文、氣象、地形測量、地質(zhì)探驗(yàn)的原始資料、技術(shù)報告；各種科學(xué)試驗(yàn)報告；各種技術(shù)調(diào)查報告。2.2.3項(xiàng)目技術(shù)文件材料：包括本公司承擔(dān)工程中的設(shè)計委托書、中標(biāo)通知書、工程批復(fù)、規(guī)劃、可行性研究、方案及各階段審查文件、評估報告、投（招）標(biāo)書（中、英文）；具體范圍參照《產(chǎn)品文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（附件1）執(zhí)行。3相關(guān)文件3.1《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》3.2《企業(yè)檔案管理規(guī)定》檔發(fā)[2002]5號3.3《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（DA/T42）3.4《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T-11822）3.5《公司檔案工作管理辦法》4職責(zé)4.1信息化管理中心是公司產(chǎn)品檔案的主管部門，對公司產(chǎn)品檔案實(shí)行統(tǒng)一管理，統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，檢查指導(dǎo)。主要職責(zé)包括：4.1.1制定、修訂、解釋公司產(chǎn)品檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。4.1.2在公司范圍內(nèi)開展產(chǎn)品檔案業(yè)務(wù)督導(dǎo)、檢查和考核工作。4.1.3規(guī)劃和指導(dǎo)產(chǎn)品檔案信息化建設(shè)工作。4.2公司辦公室是產(chǎn)品檔案管理的職能機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)是包括：4.2.1協(xié)助制定、修訂、解釋公司產(chǎn)品檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度。4.2.2依據(jù)管理規(guī)定指導(dǎo)勘察設(shè)計產(chǎn)品檔案形成單位及時完成材料的形成、積累和整理歸檔工作。4.2.3會同產(chǎn)品檔案形成單位，檢查產(chǎn)品檔案歸檔，反饋歸檔情況。4.2.4負(fù)責(zé)產(chǎn)品檔案的接收、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等工作。4.3產(chǎn)品檔案形成單位職責(zé)：4.3.1產(chǎn)品檔案形成單位對本單位產(chǎn)品檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)負(fù)責(zé)。4.3.2與外單位合作形成的勘察設(shè)計產(chǎn)品，應(yīng)在協(xié)議或合同書上明確產(chǎn)品檔案的歸屬與流向。4.3.3會同公司辦公室，檢查產(chǎn)品檔案歸檔，依據(jù)歸檔情況改進(jìn)管理工作。4.3.4產(chǎn)品所屬項(xiàng)目的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，應(yīng)匯總項(xiàng)目過程中形成的產(chǎn)品檔案材料，及時向本單位兼職檔案員移交。4.3.5產(chǎn)品檔案形成單位兼職檔案員應(yīng)及時收集、整理產(chǎn)品生產(chǎn)過程中形成的文件材料，向公司辦公室移交。5要求5.1歸檔要求5.1.1產(chǎn)品檔案歸檔應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效。5.1.2歸檔手續(xù)以合法性和合規(guī)性為原則。檔案交接時，交接雙方需認(rèn)真履行交接手續(xù)。5.1.3歸檔產(chǎn)品檔案材料原則上應(yīng)為原件，因故無原件的應(yīng)注明原因，并將復(fù)制件歸檔。5.1.4歸檔的產(chǎn)品檔案材料應(yīng)完整準(zhǔn)確，名稱確切，仔細(xì)填寫目錄、編制日期、經(jīng)辦人、審批人姓名，標(biāo)明保密等級，并提出保管期限的初步意見。5.1.5歸檔文件制成材料應(yīng)有利于長久保存，圖文字跡清晰、完整，符合耐久性要求。不得使用塑料封皮、文件夾或塑料制品裝訂。5.1.6歸檔文件材料一般一式一份，重要的、使用頻繁的可根據(jù)需要適當(dāng)增加副本。5.1.7產(chǎn)品相關(guān)電子檔案歸檔參照《公司電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。5.1.8產(chǎn)品相關(guān)聲像檔案歸檔參照《公司聲像檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。5.1.9產(chǎn)品相關(guān)實(shí)物檔案歸檔參照《公司實(shí)物檔案管理規(guī)定》執(zhí)行。5.1.10產(chǎn)品相關(guān)涉密文件材料歸檔按照公司相關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行。5.2歸檔時間要求5.2.1產(chǎn)品成果文件，由外協(xié)出版公司在產(chǎn)品文件正式出版后15個工作日內(nèi)向公司辦公室移交歸檔。5.2.2產(chǎn)品基礎(chǔ)資料，由各單位兼職檔案員在對應(yīng)產(chǎn)品成果文件形成后的30天內(nèi)向公司辦公室移交歸檔。5.2.3項(xiàng)目技術(shù)文件材料，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行匯總，由產(chǎn)品檔案形成單位兼職檔案員在項(xiàng)目完成后向公司辦公室移交歸檔。5.3管理要求5.3.1產(chǎn)品檔案整理、保管、利用、鑒定、處置要求參照《公司檔案工作管理辦法》執(zhí)行，操作步驟按照《公司檔案業(yè)務(wù)操作規(guī)程》執(zhí)行。本規(guī)定不再贅述。5.3.2檔案部門應(yīng)編制檢索工具，做好產(chǎn)品檔案利用服務(wù)工作。5.3.3產(chǎn)品檔案借閱期限不得超過30天，借閱份數(shù)不得超過10份。如確因工作需要需延長借期或增加份數(shù)應(yīng)填寫《利用檔案審批表》，由信息化管理中心領(lǐng)導(dǎo)審批后辦理續(xù)借及追加借閱。5.3.4借閱者對所借檔案資料，應(yīng)注意維護(hù)檔案的載體安全和信息安全。如有違反，責(zé)任人按《公司檔案工作崗位責(zé)任規(guī)定》相關(guān)規(guī)定處理。5.3.5產(chǎn)品檔案利用權(quán)限說明權(quán)限內(nèi)容權(quán)限說明利用手續(xù)利用產(chǎn)品檔案（紙質(zhì)文件）利用產(chǎn)品成果文件預(yù)授權(quán)，無需審批，持工卡辦理借閱手續(xù)利用產(chǎn)品基礎(chǔ)資料（借閱、摘錄、拍照、復(fù)?。┨顚憽独脵n案審批表》（附件9），員工所在單位領(lǐng)導(dǎo)審批5.3.6遺失或損壞檔案資料時，借閱者應(yīng)填寫《檔案材料借閱遺失損壞賠償單》（7.10附件10）經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，由檔案圖書館會同有關(guān)部門根據(jù)遺、損檔案程度提出處理建議：產(chǎn)品成果文件按500元/份處罰；產(chǎn)品基礎(chǔ)資料、項(xiàng)目技術(shù)文件材料按1000元/份處罰，經(jīng)報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由公司辦公室出具處罰單，財務(wù)部負(fù)責(zé)收費(fèi)。5.3.7公司人員退休及調(diào)離之前，必須將名下所借檔案還清，方可通過離職審核流程。不允許將所借檔案轉(zhuǎn)入他人名下。如檔案遺、缺、損者按照本規(guī)定5.4.6辦理。5.3.8公司確定退休返聘人員在辦理退休手續(xù)時，必須將所借檔案材料全部歸還，返聘期開始時方可再次辦理檔案借閱。5.3.9對于在設(shè)計中需要成冊或作廢的圖紙，需要由圖紙設(shè)計人員本人填寫《利用檔案審批表》（7.9附件9）由部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，由辦公室辦理成冊或作廢手續(xù)。5.3.10外單位人員查閱產(chǎn)品檔案需憑單位介紹信，經(jīng)公司檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)、產(chǎn)品檔案形成單位負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，方可現(xiàn)場借閱，不得借出。6工作程序6.1歸檔程序6.1.1檔案管理員依據(jù)檔案工作相關(guān)法律法規(guī)、《產(chǎn)品類文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》（7.1附件1）和本規(guī)定，檢查、核對文件材料和歸檔清單。6.1.2產(chǎn)品文件材料歸檔應(yīng)辦理歸檔手續(xù)。歸檔責(zé)任人應(yīng)按要求填寫案卷移交清單（7.5附件5）或歸檔目錄，產(chǎn)品生產(chǎn)負(fù)責(zé)人確認(rèn)，由產(chǎn)品生產(chǎn)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽字審核后，向檔案管理部門移交。6.1.3歸檔責(zé)任人在文檔整理結(jié)束后，將移交清單或歸檔目錄打印出來，和歸檔文件材料一起向檔案圖書館移交，檔案管理員應(yīng)按照歸檔目錄和移交清單上的有關(guān)項(xiàng)目與文件材料實(shí)體進(jìn)行審核，審核主要針對整理的規(guī)范性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、實(shí)體的完整性開展。6.1.4案卷移交清單或歸檔目錄需保留5年以作為歸檔憑證。具體工作流程參見（附件6，附件7）。6.2借閱程序產(chǎn)品檔案借閱具體工作流程參見（附件8）。7記錄7.1附件1《產(chǎn)品文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》7.2附件2《產(chǎn)品檔案卷內(nèi)目錄》7.3附件3《產(chǎn)品檔案案卷移交清單》7.4附件4《產(chǎn)品檔案歸檔流程（產(chǎn)品成果文件）》7.5附件5《產(chǎn)品檔案歸檔流程（產(chǎn)品基礎(chǔ)資料/項(xiàng)目技術(shù)文件）》7.6附件6《利用檔案審批表》7.7附件7《產(chǎn)品檔案借閱流程》8附則8.1本規(guī)定由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。8.2本規(guī)定自印發(fā)之日起施行。原《公司科技檔案管理細(xì)則》公司信〔2017〕14號同時廢止。附件1產(chǎn)品文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表序號基本范圍保管期限1項(xiàng)目技術(shù)文件材料1.1項(xiàng)目評估、項(xiàng)目建議書及批復(fù)。永久1.2項(xiàng)目委托書。永久1.3協(xié)議書、招標(biāo)、投標(biāo)、租賃文件、中標(biāo)通知書。永久1.4項(xiàng)目規(guī)劃、立項(xiàng)、方案、可行性研究、初步設(shè)計、施工圖等各階段審查文件、評估報告。永久1.5關(guān)于設(shè)計、施工、科學(xué)技術(shù)問題的指示、決定、請示和批復(fù)，作為技術(shù)活動的依據(jù)。永久1.6工程更改洽商單。永久1.7項(xiàng)目管理過程中設(shè)計任務(wù)書和審批材料（通過PM系統(tǒng)歸檔）。永久1.8項(xiàng)目總結(jié)報告，項(xiàng)目竣工報告，竣工驗(yàn)收報告。永久2產(chǎn)品基礎(chǔ)資料2.1設(shè)計工作中形成的中間資料（通過PM系統(tǒng)歸檔）。30年2.2設(shè)計提綱、設(shè)計計算書、設(shè)計總結(jié)、設(shè)計日志。永久2.3項(xiàng)目首次會會議記錄、質(zhì)評單（通過PM系統(tǒng)歸檔）。永久2.4各階段成果報告底稿。永久2.5踏勘提綱及報告、勘察提綱及任務(wù)書。永久序號基本范圍保管期限2.6工程地質(zhì)、水文、氣象及地震原始記錄。永久2.7重要的測繪計算，作為設(shè)計依據(jù)的水文、氣象、地震資料。永久2.8項(xiàng)目相關(guān)的關(guān)鍵技術(shù)試驗(yàn)報告，科學(xué)試驗(yàn)報告；各種技術(shù)調(diào)查報告。永久3產(chǎn)品成果文件3.1項(xiàng)目建議書、項(xiàng)目申請報告、總體規(guī)劃設(shè)計、設(shè)計方案、可行性研究報告（含預(yù)可行性研究報告）、初步設(shè)計、施工圖設(shè)計等技術(shù)報告。永久3.2項(xiàng)目形成的圖紙（藍(lán)圖/底圖/白圖）等正式交付的產(chǎn)品成果。永久3.3項(xiàng)目形成的渲染圖、三維設(shè)計模型文件（電子版存檔）。3.4施工圖設(shè)計及變更文件（通知單形式交付）。3.5工程勘察、測量、檢測、監(jiān)測等正式出版報告。3.6公司參與或協(xié)助外單位完成的有關(guān)勘察設(shè)計文件。3.7公司接收外委單位完成的產(chǎn)品成果文件。30年3.8公司對外進(jìn)行技術(shù)審查的全部成果文件。永久附件2卷內(nèi)目錄序號文件編號責(zé)任者文件題名日期頁數(shù)/頁號備注附件3案卷移交清單序號案卷題名保管期限密級卷內(nèi)文件數(shù)總頁數(shù)備注移交部門：移交人：接收部門：接收人：交接日期：年月日附件4產(chǎn)品檔案歸檔流程（產(chǎn)品成果文件）

附件5產(chǎn)品檔案歸檔流程（產(chǎn)品基礎(chǔ)資料/項(xiàng)目技術(shù)文件）附件6利用檔案審批表聯(lián)系電話：年月日部門利用人檔案名稱檔案編號（如內(nèi)容較多可在表后附詳細(xì)目錄）屬性內(nèi)容：人事檔案□管理檔案□會計檔案□產(chǎn)品檔案□科研檔案□實(shí)物檔案□聲像檔案□設(shè)備檔案□建設(shè)項(xiàng)目檔案□類型：紙質(zhì)檔案□電子檔案□特殊載體□復(fù)制件□事務(wù)：光盤刻錄□底圖成冊□底圖調(diào)出□檔案作廢□利用要求紙質(zhì)檔案利用方式：整卷借出□卷內(nèi)文件借出□摘錄摘抄□全冊復(fù)印□部分復(fù)印□電子檔案利用方式：下載□瀏覽□委托查詢□實(shí)物檔案利用方式：檔案轉(zhuǎn)遞□整件借出□光盤刻錄：盤面要求：