邵陽市國輝箱包有限公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1公司簡介............................................................1

2國輝箱包公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題............................1

2.1公司材料采購制度的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購流程圖........................1

2.2目前國輝箱包公司材料采購制度中存在的問題......................2

2.2.1采購計劃不周全..........................................2

2.2.2采購人員管理不到位......................................2

2.2.3供應(yīng)商管理體系不健全....................................3

2.2.4材料驗收的內(nèi)部控制設(shè)計不合理............................3

3國輝箱包公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計方案及優(yōu)化后的流程圖................4

3.1材料采購制度優(yōu)化設(shè)計目的......................................4

3.2材料采購管理制度優(yōu)化設(shè)計方案..................................4

3.2.1制定合理的材料采購計劃..................................4

3.2.2提高采購人員的素質(zhì)......................................5

3.2.3完善供應(yīng)商管理體系......................................6

3.2.4優(yōu)化材料驗收的內(nèi)部控制設(shè)計..............................6

3.3優(yōu)化后材料采購制度流程圖......................................7

4對國輝箱包公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計方案的評價.......................8

參考資料.............................................................9

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

邵陽市國輝箱包有限公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計

1公司簡介

邵陽市國輝箱包有限公司（以下簡稱國輝箱包公司）成立于2018年11月30

日，注冊地址位于湖南省邵陽市新邵縣龍溪鋪鎮(zhèn)大竹村4組，法定代表人為李

國平，注冊資本為800萬。公司主要生產(chǎn)電腦包、背包、錢包、拉桿箱和皮手

套等等。主要材料包括皮革材料有動物皮革、合成皮革、人造皮革、成品皮革；

布料材料有全棉布料、全麻布料、絲綢布料、色織布料、全毛面料、化纖面料、

提花布類、織帶系列。配件材料有手挽、腳座、角輪、箱角、飾片、標牌、雞

眼、拉桿拉鏈、商標、手把、鎖類、鉚釘、螺絲、彈簧軸承、合金扣具、合金

包角、壓鑄、沖壓件、鋼珠、銅類制品等。輔助材料還包括布料包裝制品、紙

類包裝制品、編織類包裝制品、塑料包裝制品、繩索、扎帶、膠帶等。

2國輝箱包公司材料采購制度現(xiàn)狀及存在的問題

2.1公司材料采購制度的現(xiàn)狀及現(xiàn)有采購流程圖

國輝箱包公司是金圣斯集團旗下分公司，由于成立時間較短，目前公司的

材料采購流程比較傳統(tǒng)，材料采購管理制度上還有很多問題。根據(jù)了解所知，

公司由于材料采購計劃不周全，采購計劃制定較隨意，材料成本往往高于市價，

給公司增加了不必要的成本。其次，箱包行業(yè)看重品質(zhì)，對產(chǎn)品質(zhì)量要求較高，

而國輝箱包公司品控管理不到位，采購人員缺乏監(jiān)督體制，存在任人唯親等現(xiàn)

象，不利于公司健康長遠的發(fā)展。還有，公司供應(yīng)商管理體系不健全，供應(yīng)商

的評價與選擇方式相對簡單粗糙，缺少科學(xué)規(guī)范的評選模型，沒有明確的分類

管理，對于管理目標不夠明確，難以與供貨商建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

公司不相容職位分離不到位，目前供應(yīng)商的選擇和審批市由同一人執(zhí)行，有可

能出現(xiàn)人情采購的情況，無法采購到性價比高的材料，導(dǎo)致材料成本上升。再

者，公司材料驗收制度不嚴密，驗收工作僅由保管員一人完成，而保管員自身

難免疏忽大意又缺乏相應(yīng)監(jiān)督，容易導(dǎo)致材料質(zhì)量不過關(guān)，給產(chǎn)品質(zhì)量埋下隱

患，從而影響公司的經(jīng)濟效益。

目前公司材料采購流程如圖1所示：

1

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

采

生產(chǎn)購

財

部門部簽訂合格

辦理入務(wù)

提出門采購交貨驗收

庫手續(xù)付

采購尋合同

不合格款

需求找

供退或換貨

應(yīng)

商

圖1公司現(xiàn)有采購流程圖

2.2目前國輝箱包公司材料采購制度中存在的問題

2.2.1采購計劃不周全

國輝箱包公司對原材料的采購沒有科學(xué)的預(yù)算控制，預(yù)算編制方法不夠合

理，材料采購要依賴主觀判斷。公司箱包制作材料包括皮革、多種紡織面料、

以及含PVC、PE在內(nèi)的多樣化面料、各種配件材料等，材料種類多，產(chǎn)品類別

歸屬不明，這也就導(dǎo)致采購的重要程度不明。采購部門需要核對生產(chǎn)部門采購

需求，而生產(chǎn)部門的采購申請并沒有詳細分類，沒有表現(xiàn)出不同產(chǎn)品的采購級

別，在采購過程中無法分清重點，完全按照相同的審核標準開展采購工作。又

由于采購部門計劃制定不合理，有時會出現(xiàn)材料過多形成庫存過剩，造成材料

積壓，占用企業(yè)流動資金，影響資金周轉(zhuǎn)；有時又會出現(xiàn)采購量不足，導(dǎo)致停

工待料，直接影響生產(chǎn)進度進而影響產(chǎn)品的市場投放，同時，因為緊急采購，

公司與供應(yīng)商議價余地減少，造成采購成本直接上升。

2.2.2采購人員管理不到位

箱包行業(yè)最注重品質(zhì)，強調(diào)“一針一線做好包”的工匠精神，尤其強調(diào)產(chǎn)

品的高質(zhì)量生產(chǎn)，從材料質(zhì)量的源頭上抓產(chǎn)品質(zhì)量尤為關(guān)鍵，因此，建立健全

采購管理制度顯得非常重要，要建立健全采購制度，首先要加強采購工作的監(jiān)

督機制，杜絕人情采購等腐敗行為。

據(jù)了解，國輝箱包公司材料采購人員管理不到位，材料采購人員是控制材

料采購成本的重要主體，但其在材料采購成本控制方面沒能給予足夠的重視。

例如，材料采購人員在選擇材料的種類、比較材料的價格等方面往往圖便利，

認為節(jié)約材料采購成本與自己無關(guān)，未能將自身利益和企業(yè)利益結(jié)合起來。

2

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

另外，國輝箱包公司還出現(xiàn)采購人員和供貨商串通舞弊行為，按規(guī)定，企

業(yè)的采購人員需要根據(jù)企業(yè)采購所需，進行公開招標后選擇供應(yīng)商，然而一些

供貨商會通過行賄采購人員的行為方式，將一些性價比不高甚至質(zhì)量欠缺的材

料銷售給公司，甚至與采購人員串通起來做出不良的采購行為，嚴重影響企業(yè)

材料采購質(zhì)量。

此外國輝箱包公司還存在任人唯親的現(xiàn)象，將親戚、熟人安排在采購崗位

上，而不是選擇具有專業(yè)知識和技能的人員擔(dān)任此崗位，不利于企業(yè)采購效率

的提高和采購成本的降低。

2.2.3供應(yīng)商管理體系不健全

國輝箱包公司合作的供應(yīng)商數(shù)量較多，與多家材料供貨商有著較長時間的

合作關(guān)系，但是仍然存在以下三個問題：

第一，國輝箱包公司根據(jù)生產(chǎn)需求而組織生產(chǎn)相應(yīng)的產(chǎn)品，供貨商沒有做

到在第一時間內(nèi)對企業(yè)進行反饋，沒能形成一種良好的價值利益鏈，這也好比

是一種臨時的買賣關(guān)系，有時候，由于這種買賣關(guān)系，國輝箱包公司沒能收到

相關(guān)的信息響應(yīng)，導(dǎo)致生產(chǎn)進度的延誤，雖然在合同條款中有供貨時間的條款，

但執(zhí)行不到位，也給企業(yè)生產(chǎn)進度的有效實施帶來一定的風(fēng)險性。

第二，國輝箱包公司供應(yīng)商的選擇和評價沒有明確的要求和規(guī)范的評選細

則。以采購人員的主觀判斷為主，以最低報價為選擇動力，但是報價低的供應(yīng)

商在實際合作時磨合困難，產(chǎn)品資料提供不齊全、不及時，產(chǎn)品質(zhì)量及交貨期

不能有效控制，增加了大量的溝通時間，產(chǎn)品的實際總成本也往往更高。

第三，國輝箱包公司對于管理目標不夠明確。公司在對供貨商的管理上不

是很明確，采購人員也只是憑著主管意愿來收集供貨方的主要產(chǎn)品信息和供貨

商的聯(lián)系方式而已，沒有對市場進行一個更為詳盡的考察調(diào)研工作，只是簡單

的對于材料的重要性上進行了一定的分類，也沒有在這些基礎(chǔ)上進行更為詳細

的分門別類的管理，無法與供貨商建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。

2.2.4材料驗收的內(nèi)部控制設(shè)計不合理

目前，國輝箱包公司材料驗收制度不夠完善，倉庫保管員在驗收的流程中

出現(xiàn)了問題，通常只能在倉管員入庫上架再次點數(shù)時才能被發(fā)現(xiàn)，或者是盤點

作業(yè)中被發(fā)現(xiàn)，發(fā)現(xiàn)問題無法快速找到相關(guān)責(zé)任人，不能及時發(fā)現(xiàn)原因、有效

響應(yīng)。因此如何將材料驗收員的失職隱患消除在點數(shù)驗收環(huán)節(jié)，而不流入下一

個工序造成人力資源浪費是個的重點。

3

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

國輝箱包公司主要的經(jīng)營范圍就是箱包的制造、加工和銷售，其所需原材

料品種繁多，每一種產(chǎn)品又涉及多種物料，加之國輝箱包公司的很多產(chǎn)品存在

表面處理，質(zhì)量要求復(fù)雜，對國輝箱包公司的質(zhì)量管理要求較高，所以材料的

驗收環(huán)節(jié)非常關(guān)鍵。而公司僅有的一名保管員，要做到對所有材料進行細致的

檢查，確保原材料質(zhì)量符合要求就顯得力不從心。在工作中往往僅對數(shù)量和品

種進行驗收，而忽視了對相關(guān)質(zhì)量證明文件的核對，若入庫的原材料質(zhì)量不過

關(guān)，那么生產(chǎn)出來的產(chǎn)品必然是劣質(zhì)的，還可能產(chǎn)生廢品，浪費材料，增加產(chǎn)

品成本。這就可能會導(dǎo)致材料的質(zhì)量不符合相關(guān)標準。

3國輝箱包公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計方案及優(yōu)化后的流程圖

3.1材料采購制度優(yōu)化設(shè)計目的

國輝箱包公司原材料采購制度優(yōu)化是通過對采購計劃制度、采購人員管理、

供應(yīng)商管理和材料驗收監(jiān)督這四個方面著手，從而優(yōu)化整個采購流程。首先，

制定合理的采購計劃是采購工作順利進行的重要保障，采購計劃是根據(jù)生產(chǎn)需

求制定的，要實時監(jiān)控，實時更新，按生產(chǎn)進度安排采購時間和數(shù)量，避免盲

目采購和緊急采購的情況出現(xiàn)，發(fā)揮資金最大效益。其次，材料采購管理人員

的業(yè)務(wù)素質(zhì)與工作效率直接掛鉤，所以，要定期組織采購人員進行相關(guān)培訓(xùn)，

建立考核機制，將相應(yīng)的經(jīng)濟責(zé)任落實到個人，并實行獎勵機制，激勵員工積

極性。再者，選擇信譽良好的供應(yīng)商，并與之建立長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系，

長期合作的供應(yīng)商進貨材料質(zhì)量穩(wěn)定，避免了材料質(zhì)量不穩(wěn)定而影響產(chǎn)品質(zhì)量。

最后，要優(yōu)化材料驗收內(nèi)部控制，設(shè)立質(zhì)檢部門，倉管員與質(zhì)檢員要各司其職，

相互監(jiān)督，優(yōu)化內(nèi)部監(jiān)督流程。材料采購管理是每個公司關(guān)注的重點，采購過

程中不論是哪一環(huán)節(jié)出錯，都會影響后續(xù)生產(chǎn)的有序進行。制定最適合的采購

管理制度，同時加強采購管理，才能提高企業(yè)市場競爭力。

3.2材料采購管理制度優(yōu)化設(shè)計方案

3.2.1制定合理的材料采購計劃

通過分析國輝箱包公司材料采購現(xiàn)狀，了解到公司在采購管理過程中存在

分類不清晰的現(xiàn)象，導(dǎo)致采購工作層級不明、重點不突出，采購工作混亂。由

于箱包公司采購材料的種類過多，無法做到對所有采購材料都保持同等的重視

4

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

度，就需要對不同的采購物品進行分級管理，級別較高的采購物資就需要格外

重視。根據(jù)ABC分類管理要求，再結(jié)合公司實際情況，將采購材料分為ABC三

個主要類別，其中A類為企業(yè)生產(chǎn)中所需的面料、皮革、絲綢等，B類為配件材

料，比如手挽、腳座、角輪、箱角、飾片、標牌等，C類為一些輔助和包裝材

料，通過將采購物資劃分到不同種類，不同種類按照不同的標準予以管控。利

用分級管理降低采購管理的壓力，同時并保證產(chǎn)品質(zhì)量。

其次，制定嚴格的采購計劃，要分次制定采購計劃，考慮到一年中內(nèi)、外

因素的影響，分次實施采購是正確合理的選擇。一般來說，至少可以分為上半

年和下半年兩次采購。上半年的采購計劃可以根據(jù)年度采購計劃來制定，實際

庫存小于最低庫存材料應(yīng)優(yōu)先列入此次采購計劃。下半年的采購計劃應(yīng)在全年

采購計劃的基礎(chǔ)上，結(jié)合材料使用評估和其他臨時性因素來制定。采購計劃編

制完成并不意味著一勞永逸，還要做好計劃后評估工作，即根據(jù)采購計劃的實

施效果對采購計劃制定過程中的某些環(huán)節(jié)進行完善和改進，針對庫存積壓或庫

存缺貨的情況，及時查找分析原因，確因采購計劃失當引起的，應(yīng)及時進行修

正，并完善采購計劃制定辦法。

3.2.2提高采購人員的素質(zhì)

提高材料采購人員的素質(zhì)。從管理者到基層員工，都應(yīng)加強成本控制意識。

企業(yè)應(yīng)定期對全體員工進行成本控制相關(guān)的培訓(xùn)，對控制成本卓有成效的員工

給予獎勵，在企業(yè)內(nèi)部將成本控制理念形成企業(yè)文化長期固定下來。提升采購

人員的專業(yè)知識和技能。要求采購人員不僅要熟悉材料采購流程、各種材料的

屬性，而且要會運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練操作材料采購管理系統(tǒng)，將材料按

時、準確地采購入庫。應(yīng)提升材料采購人員的專業(yè)素養(yǎng)，對以往的采購人員進

行專業(yè)培訓(xùn)，對新招聘的采購人員要求要過硬，不斷提升采購人員的專業(yè)知識

和技能,優(yōu)化采購人員結(jié)構(gòu)。應(yīng)組建統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專業(yè)知識技能過硬的采購人員

組成的采購部門，另外對采購計劃、供應(yīng)商選擇的審批崗位一定要分離好，各

崗位權(quán)責(zé)相互分離，形成權(quán)力制衡，有效降低人為造成的高采購成本。并且，

在相關(guān)職能部門的協(xié)助配合下，嚴格制定并執(zhí)行采購管理制度、完善采購管理

機制，規(guī)范采購工作流程，實現(xiàn)決策迅速、高效，確保企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營活動的

順利開展。

其次，應(yīng)在公司真實需求的基礎(chǔ)上設(shè)立一定數(shù)量的崗位，強化崗位間的監(jiān)

督和約束關(guān)系，并確保不會弱化員工的工作積極性和主觀能動性，這樣才可避

免僅有個別幾個人甚至某一個人擁有采購權(quán)，使得采購權(quán)過于集中。

5

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

3.2.3完善供應(yīng)商管理體系

對于國輝箱包公司而言，供應(yīng)商的選擇至關(guān)重要，其最主要的原因就是公

司選擇供應(yīng)商過于保守，公司沒有較穩(wěn)定的供應(yīng)商支持，公司采購管理人員要

深入供應(yīng)商企業(yè)，了解該供應(yīng)商資質(zhì)、能力以及價格，并做好供應(yīng)商之間的對

比工作。同時，公司選擇供應(yīng)商也要尋求交付能力強的供應(yīng)商，防止供應(yīng)能力

不足，給公司的正常生產(chǎn)造成不利影響。此外，公司需要對供應(yīng)商開展持續(xù)性

的動態(tài)監(jiān)控，隨時隨地了解供應(yīng)商的的能力變化，一旦供應(yīng)商發(fā)生變化，采購

部門要及時注意應(yīng)對風(fēng)險，并隨時選擇更換供應(yīng)商。公司根據(jù)不同產(chǎn)品的采購

需求，以往主要以直接判斷法判定供應(yīng)商的能力，此種方式含有較多的主觀因

素，有時會產(chǎn)生判斷失準的現(xiàn)象。在選擇供應(yīng)商時，需要建立一套完善的供應(yīng)

商評估體系去綜合全面地考察供應(yīng)商。供應(yīng)商綜合評估體系的主要內(nèi)容包括材

料質(zhì)量、成本、供貨能力和服務(wù)等方面，具體如表1所示：

表1供應(yīng)商綜合評估體系表

序號評估因素評估標準權(quán)重

1質(zhì)量供貨質(zhì)量符合性（14分），產(chǎn)品質(zhì)量合格率30%

（10分），質(zhì)量改善計劃（6分）

2成本總成本費用（10分），產(chǎn)品價格優(yōu)勢（830%

分），付款條件（6分），最小起訂量優(yōu)勢

（6分）

3供貨能力供貨及時率（8分），交貨期優(yōu)勢(8分)，處25%

理緊急訂單能力（5分），運輸能力（4分）

4服務(wù)服務(wù)相應(yīng)速度（5分），售后服務(wù)能力（515%

分），配合能力（5分）

對國輝箱包公司來說，目前這樣一套供應(yīng)商評估體系無疑是非常必要的，

通過定性和定量相互結(jié)合的評估方法，使得對供應(yīng)商的選擇更加科學(xué)有效。這

為企業(yè)選擇供應(yīng)商提供了可靠的依據(jù)，為公司之后的采購管理奠定了良好的基

礎(chǔ)。

3.2.4優(yōu)化材料驗收的內(nèi)部控制設(shè)計

6

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

公司材料驗收出現(xiàn)問題的原因就是材料驗收內(nèi)部控制設(shè)計不合理，缺乏對

材料驗收的共同監(jiān)管。因此，公司在材料驗收方面應(yīng)做如下改進：

首先，在收貨檢驗階段，制定不同的檢驗等級。根據(jù)上文中對材料采購采

用ABC分類法對材料重要性進行劃分級別，來制定不同的檢驗等級。如輔助和包

裝材料的C級物料基本可以免檢入庫；而對于A、B級物料，則需要根據(jù)質(zhì)量要求

進行抽檢甚至全檢工作。供應(yīng)商送貨時，倉庫根據(jù)物料級別是A或B時，通知質(zhì)

檢部部進行質(zhì)量檢驗，驗收合格的才能入庫，對于不良品，通知供應(yīng)商返工或

換貨直到合格；物料級別是C時，倉庫直接入庫。

其次，國輝箱包公司應(yīng)設(shè)立質(zhì)檢部門，加強內(nèi)部監(jiān)督，必須嚴格控制材料

的驗收工作，優(yōu)化多方共同檢查、互相監(jiān)督的材料驗收控制體系制度，由保管

員負責(zé)核對材料的數(shù)量，檢查有無材料在運送過程中出現(xiàn)不合理的損耗或損壞。

與此同時質(zhì)檢員負責(zé)對質(zhì)量開展核對，確定該材料是否合格。通過對材料驗收

內(nèi)控流程的優(yōu)化，可以從根本上解決材料驗收由一人完成帶來的一系列風(fēng)險。

3.3優(yōu)化后材料采購制度流程圖

根據(jù)以上對國輝箱包公司的優(yōu)化方案，我制作了優(yōu)化后的材料采購流程圖，

如圖2所示：

ABC分類法倉管與質(zhì)檢

分級管理共同驗收

生采

產(chǎn)購

部部尋

簽交財

提制找

訂貨入務(wù)

出定供

合驗庫付

采采應(yīng)合格

同收款

購購商

申計

請劃

不合格退貨

綜合評分法

選擇供應(yīng)商

7

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

圖2優(yōu)化后材料采購流程圖

4對國輝箱包公司材料采購制度優(yōu)化設(shè)計方案的評價

為加強國輝箱包公司采購工作的管理，提高采購工作效率，特制定了此優(yōu)