深圳華影時代有限公司采購原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1深圳華影時代有限公司簡介............................錯誤!未定義書簽。

2深圳華影時代有限公司采購流程現(xiàn)狀....................................1

2.1采購部組織架構(gòu)及崗位說明......................................1

2.2公司采購流程現(xiàn)狀..............................................2

2.3采購流程圖....................................................3

3.深圳華影時代有限公司采購流程存在的問題及原因分析...................4

3.1采購人員配備方面..............................................4

3.2采購流程方面..................................................5

3.3評審機制方面..................................................5

4深圳華影時代有限公司采購原材料流程優(yōu)化設(shè)計..........................5

4.1采購原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計思路................................5

4.2設(shè)置合理崗位，提升在崗職工的專業(yè)性............................5

4.3采購流程的優(yōu)化................................................7

4.4評審機制的設(shè)置................................................8

5總結(jié)...............................................................9

參考資料............................................................9

II

湖南商務(wù)職業(yè)技術(shù)學(xué)院畢業(yè)設(shè)計

深圳華影時代有限公司采購原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)

計

1深圳華影時代有限公司簡介

深圳華影時代有限公司，是一家專業(yè)的屏幕、芯片代理及分銷一體化現(xiàn)貨

供應(yīng)商，公司于2017年成立。一直專注于TI、ADI、ST、Infineon、

Intel、XILINX等芯片。臺灣群創(chuàng)、日本夏普、日本JDI（JapanDisplay

Inc。）的高級液晶屏等品牌的推廣與銷售。

公司產(chǎn)品，廣泛應(yīng)用于航空、航天、電力及安防、工控儀器、汽車電子、

消費類電子、儲能系統(tǒng)、工業(yè)控制、電源、白色家電、電腦、儀器儀表、通信

網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等行業(yè)。

公司目前服務(wù)的電子廠商客戶有：富士康（煙臺）、中國中車集團、

中電?？导瘓F、上海浦東投資控股集團、捷普、偉創(chuàng)力、仁寶、華為、聯(lián)想、

愛默生、IBM、NEC、漫步者等。目前滿足全球200多家生產(chǎn)商的生產(chǎn)需求，服

務(wù)感動客戶，致力于做客戶最滿意的芯片及智能屏幕分銷商。

圖1華影時代主營產(chǎn)品

2深圳華影時代有限公司采購原材料業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀

2.1采購部組織架構(gòu)圖及崗位說明

深圳華影時代有限公司成立有專門的采購部，隸屬于總經(jīng)理。目前公司采購

部共有3人，如下圖所示：

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圖2采購部崗位人員架構(gòu)圖

采購部部門職責(zé)與權(quán)力：

1、負責(zé)對合格供應(yīng)方信息的收集、引進工作。

2、負責(zé)組織與供應(yīng)商進行合同談判、草擬、初審、申報工作；

3、負責(zé)公司主營產(chǎn)品及輔助材料及包裝物的采購工作；

4、負責(zé)公司主營產(chǎn)品及輔助材料及包裝物的質(zhì)量驗收工作以及不合格品的

協(xié)商與退貨；

5、負責(zé)對公司主營產(chǎn)品輔助材料、包裝物年度、月度物資采購計劃的編制

以及執(zhí)行；

6、負責(zé)所采購物資質(zhì)量異議的處理；

7、負責(zé)采購付款的匯總和申報工作；

8、負責(zé)對公司采購物資成本的分析，降低采購成本。

2.2公司采購流程現(xiàn)狀

1、制定采購需求計劃。

2、認證供應(yīng)商。

一、必須是產(chǎn)品品牌的原廠生產(chǎn)，原廠供貨采購。

二、必須是產(chǎn)品品牌的原廠代理商，經(jīng)銷商，持有有效的適時年份的代理

經(jīng)銷授權(quán)證書，提供原廠的環(huán)保，安全，使用體系文件。

三、對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認；通過一定

的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，通過進行實地考察了解供

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應(yīng)商的各方面的實力；

3、發(fā)出采購訂單。（包含詳細的購買計劃和需求信息，并商定結(jié)款方式等

→等）

4、物料入庫驗收。

根據(jù)公司驗收標(biāo)準(zhǔn)進行來料檢測，如有質(zhì)量、缺貨或者破損等問題，倉庫

做好檢驗記錄并及時通知采購部反饋供應(yīng)商解決。對需要調(diào)換或者退貨的產(chǎn)品

及時進行處理。

5、不定期對供應(yīng)商的價格，產(chǎn)能，品質(zhì)，交期，合作態(tài)度，服務(wù)能力進行

審核，以確定原供應(yīng)商的穩(wěn)定供貨能力。

2.3采購流程圖

采購流程管理，是公司生產(chǎn)經(jīng)營管理活動的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是整個企業(yè)成本管

理中最具價值的部分流程。通過對公司采購流程的分析，合理降低原料成本是

增加企業(yè)利潤的途徑之一。采購流程的不合理，會造成庫存積壓，資金占用。

增加管理成本；還會影響到供貨的價格、質(zhì)量以及供貨的及時性。

本文主要針對芯片的采購流程進行分析，如下圖所示：

圖3采購流程圖

現(xiàn)階段原料采購流程的分析：

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首先，公司業(yè)務(wù)部根據(jù)市場訂單把請購訂單提供給采購部，采購部根據(jù)市

場部具體需求，綜合考慮現(xiàn)有庫存量、品種、安全庫存量等多種因素，提出采

購需求并報上級審核。

審核通過后，采購部制定采購計劃。采購員根據(jù)采購計劃，選擇認證的合

格的供應(yīng)商，根據(jù)采購材料品類、封裝規(guī)格、數(shù)量、單位、單價、金額、交

期、封裝等具體事項，制定采購合同，經(jīng)采購經(jīng)理審核通過后，簽訂采購合同。

隨后采購員對采購訂單進行跟進，要求供應(yīng)商如期交貨。

采購材料到貨后，采購部通知質(zhì)檢部門按公司驗貨標(biāo)準(zhǔn)進行質(zhì)量檢測，如

有質(zhì)量問題，缺貨，破損等問題時做好檢驗記錄并及時通知采購部反饋供應(yīng)商

解決。對需要調(diào)換或者退貨的產(chǎn)品及時進行處理。若無質(zhì)量問題，驗收合格，

則通知倉庫入庫。

采購員對供應(yīng)商此次價格，產(chǎn)能，品質(zhì)，交期進行評價。并不定期對供應(yīng)

商進行全面審核。

3深圳華影時代有限公司采購流程存在的問題及原因分析

3.1采購人員配置方面

華影時代有限公司主營產(chǎn)品品類不多但專業(yè)性要求極大。就芯片而言，諸

如翻新貨、散新貨、國產(chǎn)貼標(biāo)、白板打字、代碼打字、臺產(chǎn)換標(biāo)等等。貨源怎

么區(qū)分，如何去區(qū)分是需要專業(yè)技術(shù)人員檢測核查。

不同于傳統(tǒng)電子行業(yè)，因近兩年美國對中國的經(jīng)濟封鎖和疫情的雙重影響，

芯片價格波動很大，談好的價格一天變了幾次，說好的有貨突然都沒貨，早上

還是買方市場下午就變賣方市場都是常態(tài)。面對波動的市場，眾多的芯片品牌，

種類。光靠釆購員的甄選，價格跟蹤，工作量是巨大的。需要不間斷的，重復(fù)

的，對重點品種進行資源的搜索，補充品種品類，發(fā)展更廣闊的來源和供應(yīng)商，

更優(yōu)化的供貨渠道等。

就芯片行業(yè)而言，一個合格的采購員對公司來說，有著不可替代性。不僅

要做到眾覽全局，控制整體成本，以合理的價格采購合格的產(chǎn)品，保障公司項

目能夠準(zhǔn)時健康的運營下去。還要能敏銳監(jiān)控行情，提前布局，做好用料計劃

以應(yīng)對不同周期的價格浮動。

3.2采購流程方面

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公司的采購業(yè)務(wù)是根據(jù)市場銷售訂單需求，由業(yè)務(wù)部下達需求采購計劃，

經(jīng)由采購部綜合考慮，制定采購計劃，尋找合適供應(yīng)商、簽訂合同、跟蹤發(fā)貨、

貨物驗收等過程，來滿足公司銷售需求。流程涉及環(huán)節(jié)不僅長而且多，有時會

由于市場信息不靈、政策原因?qū)е碌男袠I(yè)板塊波動等因素影響公司的銷售市場，

最終影響到企業(yè)的經(jīng)濟效應(yīng)。

根據(jù)公司特殊的業(yè)務(wù)性質(zhì)，芯片是現(xiàn)金交易，這時候采購部與財務(wù)部的信

息對稱顯得尤為重要。信息不對稱，延遲付款導(dǎo)致現(xiàn)貨無貨，期貨的等待時間

過長，影響公司正常出貨時間。

3.3評審機制方面

原材料采購是直接以貨幣為媒介的商品交換，掌握著大量的資金使用權(quán)，

現(xiàn)在采購部沒有明確分權(quán)制衡機制，采購員不僅要尋找供應(yīng)商，聯(lián)系供應(yīng)商，

還參與談判定價。無人監(jiān)管的情況下為經(jīng)辦人員從采購中撈取回扣或其他私利

提供了便利。另一方面，現(xiàn)行采購制度的弊病是無監(jiān)管部門參與到物資采購的

事先、事中談判，以及事后監(jiān)督。從而會導(dǎo)致以下幾個問題發(fā)生：采購渠道得

不到控制；采購質(zhì)量得不到控制；合理地采購價格沒有保證；準(zhǔn)確地采購時效

沒有保證；超量采購得不到控制；庫存材料不合理等。

4深圳華影時代有限公司采購原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計

4.1采購原材料業(yè)務(wù)流程優(yōu)化設(shè)計思路

本章節(jié)針對華影時代公司采購原材料管理現(xiàn)狀及存在的問題制定出最佳優(yōu)

化方案，分別為采購組織的優(yōu)化，設(shè)置合理的崗位提升在崗職工的專業(yè)性。采

購流程的優(yōu)化、建立監(jiān)督機制。

一個采購組織想要得到更好的優(yōu)化，要加強采購內(nèi)部結(jié)構(gòu)，理順各專業(yè)管

理口和采購業(yè)務(wù)口的工作分工和工作職責(zé)，具體落實崗位職責(zé)。采購流程的優(yōu)

化首先得優(yōu)化其內(nèi)部結(jié)構(gòu)，這能提高公司的采購管理運作效率。建立評審機制，

明確分權(quán)制衡，各利益部門形成良性制約。

4.2設(shè)置合理的崗位,提升在崗職工的專業(yè)性

建立高效優(yōu)質(zhì)的采購管理組織結(jié)構(gòu)，采購部是公司最重要環(huán)節(jié)，采購效率

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的優(yōu)劣直接影響到公司的業(yè)務(wù)發(fā)展，根據(jù)公司特殊的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對原有采購人

員架構(gòu)做了優(yōu)化和調(diào)整。技術(shù)檢測工程師對供應(yīng)商在技術(shù)品種問題上有更專業(yè)

的把控度。采購人員由單純意義上的采購向?qū)I(yè)采購和資源性采購延展，能更

好的完善和提高采購控制流程水平。專家評審團對各利益部門形成良性制約。

如下圖所示：

圖4采購部人員優(yōu)化架構(gòu)圖

采購經(jīng)理：負責(zé)采購部的日常工作計劃和安排，控制物料的質(zhì)量，價格。

完成本部門各項任務(wù)指標(biāo)。

專業(yè)采購purchasing：負責(zé)訂單處理（POTransaction），詢價、發(fā)出訂

單、跟蹤訂單、催單、收貨，跟進付款流程等。

資源采購sourcing:負責(zé)材料供應(yīng)商信息的搜集、評估、并考核。定期組

織行業(yè)市場調(diào)研，對供應(yīng)商供貨能力分析，確保產(chǎn)品價格質(zhì)量優(yōu)勢。

技術(shù)檢測工程師:負責(zé)對不同的規(guī)格品種，技術(shù)數(shù)據(jù)的測試確認，替代產(chǎn)品

的技術(shù)數(shù)據(jù)分析和比對，檢測芯片真?zhèn)?，尋找方案及替代產(chǎn)品，培育潛在第二

梯隊芯片品牌和替代芯片等。

采購專家評審團：負責(zé)對不同部門KPI考核指標(biāo)，進度考核、質(zhì)量、可靠

性、商務(wù)主動性、成本、長期戰(zhàn)略合作等。

4.3采購流程的優(yōu)化

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采購績效取決于具體的采購流程，流程優(yōu)化的目是減少非增值環(huán)節(jié)，此環(huán)

節(jié)采用供應(yīng)鏈管理思想對華影時代公司采購流程進行優(yōu)化，提高公司采購管理

運作效率。

圖5優(yōu)化后采購流程圖

具體描述如下:

業(yè)務(wù)部根據(jù)銷售系統(tǒng)和銷售訂單，下達采購需求單，經(jīng)采購部綜合考慮現(xiàn)

有庫存，尚缺數(shù)、安全庫存，訂貨周期等因素后制定采購計劃單，并報上級審

核。

審核通過后，通過公司的供應(yīng)商信息庫中選擇最合適的供應(yīng)商與其商量各

項相關(guān)內(nèi)容，比如：采購型號、需求數(shù)量、封裝年份、付款方式、驗收標(biāo)準(zhǔn)等

等。經(jīng)由雙方的談判確認后，編制采購合同，經(jīng)上級審批后，再請供應(yīng)商確認，

簽訂采購合同。

根據(jù)簽訂的采購合同，財務(wù)部核對無誤后進行付款事宜，最后把付款情況

反饋給采購部門，合同正式生效。

隨后采購部督促供應(yīng)商發(fā)貨。收到貨物后，采購部通知質(zhì)檢部門，根據(jù)合

同要求的質(zhì)量檢測，質(zhì)檢部門檢測合格后，通知倉庫管理人員存儲。

最后倉庫管理人員根據(jù)采購合同、收貨單、填寫采購入庫單，并將入庫單

告知采購部。

4.4評審機制的設(shè)置

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為了規(guī)范物資采購評審工作，加強對各階段各環(huán)節(jié)的監(jiān)控，以確保達到

原材料設(shè)計質(zhì)量、進度和控制成本的目的；更加強價格評審管理，提高采購資

金的使用效益，保護公司的合法權(quán)益。

一、建立系統(tǒng)的監(jiān)督流程，以便制約采購活動的漏洞產(chǎn)生。采購機構(gòu)要從

決策管理、比質(zhì)比價采購、價格質(zhì)量監(jiān)督等方面制定詳細的制度，并實行由采

購人員、質(zhì)量、價格監(jiān)督人員、合同管理人員通過參與會議或文件形式，對采

購渠道、采購方法、采購價格進行集體討論，議定辦法，

二、主管部門及相關(guān)部門要對采購全過程進行監(jiān)格指導(dǎo)。例如公司在對辦

公用品的采購考察過程中，先在市場進行大范圍調(diào)查，然后進行初步評審，選

出部分資質(zhì)較好的供應(yīng)商，再邀請上級業(yè)務(wù)主管部門及財務(wù)、審計等相關(guān)部門

的工作人員一起進行市場考察，這樣做的好處在于既征詢了各部門的意見，又

完成了采購監(jiān)督的過程，

三、除了對采購過程進行監(jiān)督以外，還要把物資采購的效能也作為綜合采

購機構(gòu)效能檢察的主要內(nèi)容，從而使物資采購行為自始至終都得以規(guī)范。

5總結(jié)

本文從對華影時代有