電子郵件與文件管理制度

電子郵件與文件管理制度一、背景及目的為了規(guī)范企業(yè)內(nèi)電子郵件和文件的管理，提高信息傳遞效率、保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)和信息安全，訂立本規(guī)章制度。二、適用范圍本規(guī)章制度適用于公司員工在工作中使用電子郵件和管理文件的行為。三、電子郵件管理3.1電子郵件發(fā)送準(zhǔn)則3.1.1在發(fā)送郵件前，員工應(yīng)確保郵件內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，不含機(jī)密信息，并認(rèn)真檢查收件人、主題和附件等信息。3.1.2郵件的主題應(yīng)簡潔明白，能準(zhǔn)確表達(dá)郵件的內(nèi)容，避開使用夸張、貶低或誤導(dǎo)性的語言。3.1.3郵件正文要簡明扼要，重點(diǎn)突出，避開冗長廢話。3.2電子郵件收發(fā)權(quán)限3.2.1公司將依據(jù)員工崗位的需要，調(diào)配相應(yīng)的電子郵件收發(fā)權(quán)限。3.2.2員工不得私自更改郵件收發(fā)權(quán)限，如需申請更改，須經(jīng)過部門主管審核并向系統(tǒng)管理員提出申請。3.3電子郵件保密3.3.1員工在使用電子郵件時，應(yīng)盡量采用公司內(nèi)部郵件系統(tǒng)發(fā)送和接收工作相關(guān)的郵件。3.3.2郵件中涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的，應(yīng)加密發(fā)送，并在郵件主題中標(biāo)注“保密”字樣。3.3.3員工不得將公司的商業(yè)秘密或他人隱私外泄給非相關(guān)人員。3.3.4發(fā)現(xiàn)或懷疑電子郵件賬號遭到非法使用或泄露的情況，員工應(yīng)及時向系統(tǒng)管理員報告，并幫助進(jìn)行處理。3.4電子郵件存檔3.4.1公司將定期對電子郵件進(jìn)行備份和歸檔，員工發(fā)送或接收的郵件將被歸入公司檔案系統(tǒng)。3.4.2員工應(yīng)在發(fā)送/接收郵件時注意郵件存檔的緊要性，確保緊要郵件能夠及時妥當(dāng)?shù)卮鎯Φ焦緳n案系統(tǒng)中。3.5電子郵件使用注意事項3.5.1員工不得使用公司電子郵件發(fā)送或接收非法、淫穢、詐騙、冒名等違法活動相關(guān)的郵件。3.5.2員工不得使用公司電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行商業(yè)廣告、傳銷、宗教、政治宣傳等不相關(guān)的信息發(fā)布。3.5.3員工應(yīng)遵從網(wǎng)絡(luò)禮儀，敬重同事及他人的權(quán)益和隱私，不得在郵件中傳播惡意言論或泄漏他人的隱私。四、文件管理4.1文件保密4.1.1公司的文件分為內(nèi)部使用和對外發(fā)布兩類，員工應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行妥當(dāng)分類和標(biāo)識。4.1.2員工不得將內(nèi)部使用的文件泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員，不得非法復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)或竄改文件內(nèi)容。4.2文件存儲4.2.1公司將建立文件管理系統(tǒng)，員工應(yīng)依照規(guī)定將文件存放到相應(yīng)的文件夾中。4.2.2員工應(yīng)將文件命名清楚、簡潔，符合文件內(nèi)容，并確保文件的版本掌控。4.3文件傳遞4.3.1員工在傳遞文件時，應(yīng)優(yōu)先選擇公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享盤等安全通道進(jìn)行傳遞。4.3.2假如需要通過外部通道傳遞文件（如電子郵件或移動存儲設(shè)備），應(yīng)對文件進(jìn)行加密和壓縮，確保信息安全。4.4文件歸檔與銷毀4.4.1公司將定期對文件進(jìn)行歸檔和銷毀，員工應(yīng)依照公司規(guī)定的流程進(jìn)行文件歸檔和銷毀操作。4.4.2員工不得擅自銷毀或竄改文件，如需銷毀或修改文件，須經(jīng)相關(guān)部門主管審批。五、違規(guī)處理對于違反本規(guī)章制度的員工，公司將依據(jù)公司的《處分制度》進(jìn)行相應(yīng)的處理，包含但不限于口頭警告、書面警告、紀(jì)律處分、解除勞動合