簽約與合約管理制度

簽約與合約管理制度一、背景和目的簽約與合約是企業(yè)發(fā)展和經(jīng)營(yíng)中不行或缺的緊要環(huán)節(jié)，有效的簽約與合約管理能夠確保企業(yè)合法權(quán)益、規(guī)范業(yè)務(wù)流程以及減少經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。本制度的目的是建立規(guī)范的簽約與合約管理機(jī)制，明確相關(guān)職責(zé)和流程，確保簽約與合約管理的透亮度、效率和合規(guī)性。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)全部與簽約與合約管理相關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)、合作伙伴、員工等。三、職責(zé)分工1.高層管理層高層管理層負(fù)責(zé)訂立與審核公司重點(diǎn)合同，包含但不限于涉及大額金額、業(yè)務(wù)多而雜度高、合同期限長(zhǎng)等。高層管理層職責(zé)：確保合同符合公司戰(zhàn)略和法律法規(guī)的要求；確定合同授權(quán)簽署的權(quán)限和范圍；審核合同的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，特別是涉及保密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等方面的風(fēng)險(xiǎn)；監(jiān)督合同履行的情況，并及時(shí)跟進(jìn)合同更改和停止。2.合約管理部門(mén)合約管理部門(mén)是公司簽約與合約管理的中樞部門(mén)，負(fù)責(zé)合約管理全流程。合約管理部門(mén)職責(zé)：負(fù)責(zé)建立和完善簽約與合約管理制度、規(guī)范和流程；更新公司合約庫(kù)，確保合同的歸檔和備份；監(jiān)督合同的執(zhí)行，保證合同各方履行商定義務(wù)；跟進(jìn)合同履行情況，及時(shí)預(yù)警并處理合同風(fēng)險(xiǎn)；統(tǒng)一管理合同更改、停止和解除等事宜；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)、各合作伙伴間的合同事務(wù)。3.業(yè)務(wù)部門(mén)業(yè)務(wù)部門(mén)作為合約的具體執(zhí)行主體，需要在合作過(guò)程中嚴(yán)守合同商定。業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)：負(fù)責(zé)與合作伙伴就合同條款進(jìn)行談判和簽署；在談判和簽署過(guò)程中，及時(shí)征詢(xún)合約管理部門(mén)的看法和咨詢(xún)；保證合同的履行和執(zhí)行中實(shí)現(xiàn)預(yù)期的業(yè)務(wù)目標(biāo)；及時(shí)向合約管理部門(mén)報(bào)告合同履行情況和風(fēng)險(xiǎn)變動(dòng)。4.監(jiān)察與合規(guī)部門(mén)監(jiān)察與合規(guī)部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督和評(píng)審公司簽約與合約管理制度的執(zhí)行情況。監(jiān)察與合規(guī)部門(mén)職責(zé)：對(duì)合約管理部門(mén)的制度執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查；幫助訂立和完善簽約與合約管理的規(guī)范和流程；定期對(duì)公司合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和防控；供應(yīng)監(jiān)察與合規(guī)相關(guān)的培訓(xùn)和知識(shí)共享。四、簽約與合約管理流程簽約與合約管理流程包含合同起草、審批、簽訂、履行、更改與停止等環(huán)節(jié)。1.合同起草1.1業(yè)務(wù)部門(mén)依據(jù)業(yè)務(wù)需求，起草初始合同草案，包含合同目的、雙方權(quán)責(zé)、履行方式、合同期限和風(fēng)險(xiǎn)掌控條款等內(nèi)容。1.2合約管理部門(mén)審核草案的合規(guī)性和風(fēng)險(xiǎn)，提出必需的修改看法并溝通確認(rèn)。1.3業(yè)務(wù)部門(mén)供應(yīng)修訂后的草案，合約管理部門(mén)進(jìn)行最終審核，確保草案與法律法規(guī)和公司政策保持全都，并將最終草案送至高層管理層審批。2.審批與簽訂2.1高層管理層審批通過(guò)后，將簽約權(quán)限授權(quán)給相關(guān)職員。2.2業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)與合作伙伴進(jìn)行協(xié)商并就細(xì)節(jié)條款進(jìn)行談判，達(dá)成全都后進(jìn)行合同簽署。2.3合約管理部門(mén)對(duì)簽訂的合同進(jìn)行登記和備案，并確保合同的歸檔和備份。3.合同履行3.1業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行和履行，并及時(shí)向合約管理部門(mén)報(bào)告履行情況和風(fēng)險(xiǎn)變動(dòng)。3.2合約管理部門(mén)監(jiān)督和跟進(jìn)合同履行情況，在必需時(shí)進(jìn)行合同更改和修訂。4.合同更改與停止4.1業(yè)務(wù)部門(mén)發(fā)現(xiàn)需要更改合同內(nèi)容時(shí)，需提前與合約管理部門(mén)協(xié)商，并按流程提交更改申請(qǐng)。4.2合約管理部門(mén)對(duì)更改申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估和審核，確定是否符合公司政策和法律法規(guī)的要求。4.3雙方就更改事宜進(jìn)行談判，達(dá)成全都后進(jìn)行合同更改，并將更改后的合同歸檔和備份。4.4合同到期或符合停止條件時(shí)，需要進(jìn)行停止手續(xù)，包含合約管理部門(mén)核實(shí)和確認(rèn)停止條件的履行情況。五、合同管理系統(tǒng)合約管理部門(mén)負(fù)責(zé)建立和維護(hù)合同管理系統(tǒng)，包含但不限于合同模板庫(kù)、合同查詢(xún)、提示和預(yù)警等功能，確保合約管理的信息化和零誤差。六、制度執(zhí)行和監(jiān)督公司將通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)、監(jiān)察評(píng)估、管理層考核等方式，確保簽約與合約管理制度的執(zhí)行和落實(shí)，并對(duì)違反制度的行為予以相應(yīng)的處理和矯正。七、制度解釋和修訂為了保證簽約與合約管理制度的適應(yīng)性和有效性，合約管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)制度進(jìn)行