Office 2016高級應(yīng)用案例教程課件

第6章日常報表的制作Office2016高級應(yīng)用案例教程（視頻指導(dǎo)版）目錄Contents6.1

報表內(nèi)容的錄入6.2

報表的美化6.3

報表的保護實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表秒殺疑惑6.1.1輸入文本型數(shù)據(jù)文本型數(shù)據(jù)包括：中/英文字符、空格、標點符號、特殊符號等。只要單元格中輸入的數(shù)據(jù)包含至少一個文本型字符，那么整個單元格中的數(shù)據(jù)就會被視為文本型數(shù)據(jù)。此外，在文本單元格中輸入的數(shù)字也被視為文本型數(shù)據(jù)，而且單元格左上角通常會出現(xiàn)一個綠色的小三角。6.1.1輸入文本型數(shù)據(jù)輸入18位的身份證號碼用戶在單元格中輸入身份證號后，數(shù)字通常以科學(xué)計數(shù)法顯示，要想輸入超過11位的數(shù)字，則可以將單元格設(shè)置為“文本”格式。選擇“文本”選項，在G2:G14單元格區(qū)域輸入18位的身份證號碼即可6.1.2輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)數(shù)值型數(shù)據(jù)最常見的是數(shù)字，除此之外還包括：百分數(shù)、會計專用、分數(shù)、科學(xué)記數(shù)等形式的數(shù)據(jù)。輸入數(shù)值型數(shù)據(jù)時，Excel會自動將數(shù)據(jù)沿單元格右邊對齊。6.1.3輸入日期與時間標準日期格式分為長日期和短日期兩種類型。長日期以“2021年5月1日”的形式顯示，短日期以“2021/5/1”的形式顯示。在單元格中輸入日期后，可以通過“設(shè)置單元格格式”對話框設(shè)置日期的顯示類型?；蛘咴凇皵?shù)字格式”列表中設(shè)置短日期和長日期格式。6.1.3輸入日期與時間輸入“入職時間”在單元格中輸入入職時間“2020-3-1”，回車后會以“2020/3/1”的形式顯示，要想輸入“2020-03-01”日期格式，則可以自定義日期格式。選擇F2:F14單元格區(qū)域，在“類型”文本框中輸入“yyyy-mm-dd”6.1.4輸入有序數(shù)據(jù)類似“1,2,3,4，…”、“2021/3/1,2021/3/2,2021/3/3，…”、“TD0001，TD0002，TD0003，…”這種形式的數(shù)據(jù)就是有序數(shù)據(jù)。用戶可以使用填充柄來輸入輸入“序號”除了使用填充柄來輸入外，用戶還可以使用公式輸入“序號”，下面將介紹具體的操作方法。輸入公式“=ROW()-1”，按【Enter】鍵確認，選擇A2單元格，向下拖動鼠標填充公式，即可輸入“序號”6.1.4輸入有序數(shù)據(jù)6.1.5輸入相同數(shù)據(jù)當需要在表格中輸入相同數(shù)據(jù)時，為了節(jié)省時間，用戶可以選擇使用【Ctrl+C】和【Ctrl+V】組合鍵進行輸入?；蛘呤褂谩綜trl+D】組合鍵進行填充。也可以使用鼠標進行填充。輸入“性別”當用戶需要在不連續(xù)的單元格中輸入相同內(nèi)容時，可以按照以下方法操作。從列表中選擇“定位條件”選項，打開“定位條件”對話框，從中選擇“空值”單選按鈕6.1.5輸入相同數(shù)據(jù)在“編輯欄”中輸入“男”，按【Ctrl+Enter】組合鍵，即可在空單元格中輸入相同內(nèi)容“男”6.1.5輸入相同數(shù)據(jù)6.1.6限制數(shù)據(jù)輸入為了防止輸入不符合要求的數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)的錄入速度，用戶可以使用“數(shù)據(jù)驗證”功能，限制數(shù)據(jù)的輸入。其中，通過“數(shù)據(jù)驗證”對話框，可以設(shè)置允許輸入“整數(shù)”、“小數(shù)”、“序列”、“日期”、“時間”、“文本長度”等。在“輸入信息”選項卡中可以設(shè)置選定單元格時顯示輸入信息。在“出錯警告”選項卡中可以設(shè)置輸入無效數(shù)據(jù)時顯示出錯警告。在“數(shù)據(jù)”選項卡中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕，打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，在“設(shè)置”選項卡中將“允許”設(shè)置為“序列”通過下拉列表輸入“婚否”當需要輸入到表格中的內(nèi)容有一個固定的范圍時，用戶可以為其設(shè)置下拉列表，這樣只能在列表中選擇數(shù)據(jù)進行輸入。6.1.6限制數(shù)據(jù)輸入單擊該按鈕，從列表中選擇需要的選項。按照上述方法，輸入“婚否”信息即可6.1.6限制數(shù)據(jù)輸入目錄Contents6.1

報表內(nèi)容的錄入6.2

報表的美化6.3

報表的保護實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表秒殺疑惑用戶可以根據(jù)自己的審美或喜好，自定義表格的樣式。其中，通過“邊框”命令，可以設(shè)置邊框的樣式、顏色，并將其應(yīng)用至表格的外邊框或內(nèi)邊框。通過“填充”命令或“開始”選項卡中的“填充顏色”命令，可以為單元格設(shè)置底紋顏色。6.2.1自定義表格樣式6.2.2自動套用表格格式Excel內(nèi)置了“淺色”、“中等色”和“深色”3種表格樣式，用戶可以直接套用內(nèi)置的表格樣式，來美化報表。美化人員信息表除了自己動手設(shè)置表格的樣式外，用戶還可以為表格直接套用內(nèi)置的樣式，下面將介紹具體的操作方法。在“開始”選項卡中單擊“套用表格格式”下拉按鈕，打開“套用表格式”對話框，直接單擊“確定”按鈕，即可為表格套用所選樣式目錄Contents6.1

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報表的美化6.3

報表的保護實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表秒殺疑惑6.3.1保護工作表如果用戶希望他人擁有查看報表的權(quán)限，但不能修改報表，則可以通過“保護工作表”命令進行設(shè)置。保護人員信息表用戶可以通過為工作表設(shè)置密碼，來限制其他用戶的編輯能力，下面將介紹具體的操作方法。打開工作表，在“審閱”選項卡中單擊“保護工作表”按鈕，打開“保護工作表”對話框，設(shè)置密碼6.3.1保護工作表彈出“確認密碼”對話框，在“重新輸入密碼”文本框中輸入“123”，如果修改數(shù)據(jù)，則會彈出一個提示對話框，提示若要進行更改，請取消工作表保護6.3.2保護指定區(qū)域如果用戶想要實現(xiàn)表格中的指定區(qū)域不允許編輯，而其他區(qū)域可以修改，則可以通過“允許編輯區(qū)域”命令進行設(shè)置。允許編輯“婚否”、“聯(lián)系電話”和“聯(lián)系地址”信息如果用戶希望允許編輯“婚否”、“聯(lián)系電話”和“聯(lián)系地址”信息，其他區(qū)域不允許編輯，則可以按照以下方法操作。打開“設(shè)置單元格格式”對話框，單擊“確定”按鈕，在“審閱”選項卡中單擊“允許編輯區(qū)域”按鈕6.3.2保護指定區(qū)域打開“允許用戶編輯區(qū)域”對話框，從中單擊“新建”按鈕，打開“新區(qū)域”對話框，在“標題”文本框中輸入?yún)^(qū)域名稱6.3.2保護指定區(qū)域打開“保護工作表”對話框，重新輸入密碼，可以修改L2:L14和N2:O14單元格區(qū)域中的數(shù)據(jù)，不能修改其他區(qū)域中的數(shù)據(jù)6.3.3保護工作簿用戶可以為工作簿設(shè)置密碼，只有輸入正確的密碼才能打開工作簿，只需要通過“保護工作簿”功能就可以實現(xiàn)。為報表設(shè)置打開密碼為了防止他人隨意打開報表進行查看，可以為其設(shè)置打開密碼。從列表中選擇“用密碼進行加密”選項，重新輸入密碼，單擊“確定”按鈕6.3.3保護工作簿保存工作簿后，用戶再次打開該工作簿，會彈出一個“密碼”對話框，只有輸入正確的密碼，才能打開該工作簿。目錄Contents6.1

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報表的保護實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表秒殺疑惑實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表下面將通過制作會員年費統(tǒng)計表，來溫習和鞏固前面所學(xué)知識，其具體操作步驟如下。邀請函效果實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表【制作效果與思路】（1）打開空白工作表，在“Sheet1”工作表標簽上單擊鼠標右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名”命令?；蛘咴凇癝heet1”工作表標簽上雙擊鼠標。（2）工作表標簽處于可編輯狀態(tài)，輸入工作表名稱，按【Enter】鍵確認即可。（3）在工作表中輸入列標題，然后選擇C2:C12單元格區(qū)域，在“數(shù)據(jù)”選項卡中單擊“數(shù)據(jù)驗證”按鈕。（4）打開“數(shù)據(jù)驗證”對話框，在“設(shè)置”選項卡中將“允許”設(shè)置為“文本長度”，將“數(shù)據(jù)”設(shè)置為“等于”，在“長度”文本框中輸入“11”，單擊“確定”按鈕。設(shè)置只能輸入11位的聯(lián)系電話。（5）選擇E2:E12單元格區(qū)域，按【Ctrl+1】組合鍵，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡中選擇“貨幣”選項，并將“小數(shù)位數(shù)”設(shè)置為“2”。單擊“確定”按鈕。實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表【制作效果與思路】（6）輸入“開卡日期”、“客戶名稱”、“聯(lián)系電話”、“會員類型”、“會員年費”等信息。（7）如果用戶輸入的“聯(lián)系電話”不是11位的數(shù)字，則會彈出一個提示對話框，提示用戶此值與此單元格定義的數(shù)據(jù)驗證限制不匹配。（8）選擇A1:G12單元格區(qū)域，打開“設(shè)置單元格格式”對話框，在“邊框”選項卡中選擇合適的直線樣式和顏色，并單擊“外邊框”和“內(nèi)部”按鈕。將其應(yīng)用至表格的外邊框和內(nèi)邊框。（9）選擇A1:G1單元格區(qū)域，在“開始”選項卡中單擊“填充顏色”下拉按鈕，從列表中選擇合適的顏色。（10）最后，在“開始”選項卡中設(shè)置數(shù)據(jù)的字體格式和對齊方式即可。目錄Contents6.1

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報表的美化6.3

報表的保護實戰(zhàn)演練：制作會員年費統(tǒng)計表秒殺疑惑秒殺疑惑A:為表格套用內(nèi)置的表格樣式后，會變成智能表格，用戶可以在“表格工具-設(shè)計”選項卡中單擊“轉(zhuǎn)換為區(qū)域”按鈕。打開一個提示對話框，直接單擊“是”按鈕。即可將智能表格轉(zhuǎn)換為普通表格。Q1:如何將智能表格轉(zhuǎn)換為普通表格？Q2:如何輸入以0開頭的編號？A:選擇A2:A12單元格區(qū)域，如圖6-60所示。打開“設(shè)置單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡中選擇“自定義”選項，在“類型”文本框中輸入“00#”，單擊“確定”按鈕。即可輸入以0開頭的編號。秒殺疑惑A:

如果輸入好數(shù)據(jù)后才設(shè)置數(shù)據(jù)驗證，則不符合規(guī)范的數(shù)據(jù)不會彈出提示。此時可以選擇將無效的數(shù)據(jù)圈釋出來。在“數(shù)據(jù)”選項卡中單擊“數(shù)據(jù)驗證”下拉按鈕，從列表中選擇“圈釋無效數(shù)據(jù)”選項即可。Q3:如何圈釋無效數(shù)據(jù)？學(xué)習進步Office