《基礎(chǔ)會計學(xué)》課件-第6章

第六章會計賬簿第一節(jié)會計賬簿概述第二節(jié)會計賬簿的設(shè)置與登記第三節(jié)

記賬規(guī)則與錯賬更正方法第四節(jié)對賬和結(jié)賬本章小結(jié)

設(shè)置和登記賬簿是會計核算的專門方法，也是會計核算工作的中心環(huán)節(jié)。本章闡述了賬簿的概念、意義、種類以及各種賬簿的設(shè)置和登記。學(xué)習(xí)時要理解賬簿的概念，掌握設(shè)置和登記賬簿的意義，熟悉賬簿的種類，在此基礎(chǔ)上重點掌握各種賬簿的設(shè)置和登記的規(guī)則并能夠熟練地應(yīng)用。

第一節(jié)

會計賬簿概述

一、會計賬簿的意義

在會計核算工作中，對每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都必須取得和填制原始憑證，經(jīng)審核無誤后采用復(fù)式記賬的方法編制記賬憑證，將大量的經(jīng)濟(jì)信息轉(zhuǎn)化為會計信息，從而完成會計基本程序的第一步驟。然而記賬憑證數(shù)量眾多，又很分散，而且只能零散地反映個別經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容，不能連續(xù)、系統(tǒng)、全面、完整地反映和監(jiān)督一個經(jīng)濟(jì)單位在一定時期內(nèi)某類和全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的變化情況，為了給經(jīng)濟(jì)管理提供系統(tǒng)的核算資料，就需要運用登記賬簿的方法，把分散在會計憑證上的大量的核算資料，加以集中和歸類整理，登記到賬簿中去。

會計賬簿，是指由具有一定格式和相互聯(lián)系的賬頁所組成，以會計憑證為依據(jù)，用來序時和分類地記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。在會計核算工作中，賬簿所發(fā)揮的是類似于計算機(jī)的“硬盤”作用，它是記錄會計信息的載體。

賬簿和賬戶有著十分密切的聯(lián)系。賬戶是在賬簿中按規(guī)定的會計科目開設(shè)的戶頭，用來反映某一個會計科目所要核算的內(nèi)容，賬戶存在于賬簿之中，賬簿中的每一賬頁就是賬戶的存在形式和載體，沒有賬簿，賬戶就無法存在；賬簿只是一個外在形式，賬戶才是它的真實內(nèi)容。賬簿序時、分類地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，是在個別賬戶中完成的。因此也可以說，賬簿是由若干賬頁組成的一個整體，而開設(shè)于賬頁上的賬戶則是這個整體中的個別部分，所以，賬簿與賬戶的關(guān)系，是形式和內(nèi)容的關(guān)系，是整體與部分的關(guān)系。

二、會計賬簿的作用

設(shè)置和登記賬簿，既是會計基本程序的第二步驟，又是對會計信息進(jìn)行加工整理的一種專門方法。它是會計核算工作的一個重要環(huán)節(jié)，對加強經(jīng)濟(jì)管理有十分重要的作用，主要表現(xiàn)在以下四個方面：

(1)提供系統(tǒng)完整的會計信息。

通過設(shè)置和登記賬簿，將會計憑證上反映的零散的會計資料加以歸類、整理和匯總，形成集中的、全面的、系統(tǒng)的會計核算資料，以全面、系統(tǒng)地反映各項資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益和經(jīng)濟(jì)活動的動態(tài)情況及其結(jié)果，為經(jīng)營管理提供系統(tǒng)完整的會計信息。

(2)保護(hù)單位財產(chǎn)物資的安全與完整。

通過設(shè)置和登記賬簿，可以具體反映各項財產(chǎn)物資的增減變動情況及其結(jié)存情況，定期將賬簿記錄與財產(chǎn)物資進(jìn)行核對，一旦發(fā)現(xiàn)賬實不符，要及時查明原因，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，從而有助于財產(chǎn)物資的嚴(yán)格管理，保護(hù)了單位財產(chǎn)物資的安全和完整。

(3)為編制財務(wù)會計報告提供依據(jù)。

會計賬簿所提供的各種會計信息，經(jīng)過加工整理后，成為編制財務(wù)會計報告的依據(jù)。財務(wù)會計報告能否及時編制，財務(wù)會計報告上各項指標(biāo)是否真實正確，均與賬簿的設(shè)置和記錄的質(zhì)量有密切的關(guān)系。

(4)為考核、分析和檢查經(jīng)濟(jì)活動情況提供依據(jù)。

會計賬簿記錄提供了各種各樣的會計核算資料，通過這些資料可以考核成本、費用、收入、利潤預(yù)算的完成情況；分析經(jīng)營管理中的成績和不足，可以揚長避短，提高經(jīng)營管理水平；并可以檢查企業(yè)財經(jīng)法規(guī)、制度的執(zhí)行情況以及財經(jīng)紀(jì)律的遵守情況。

三、設(shè)置賬簿的原則

各個單位都應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)營業(yè)務(wù)的性質(zhì)和特點來確定設(shè)置各種會計賬簿及賬簿組織的體系，盡管不同單位之間差異很大，但在設(shè)置賬簿時，均應(yīng)該遵循下列原則：

(一)全面系統(tǒng)原則

由于會計賬簿擔(dān)負(fù)著記錄會計數(shù)據(jù)，并將其加工制作成會計信息的重要任務(wù)，因此各單位賬簿的設(shè)置應(yīng)根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)活動的特點和管理的需要設(shè)置各種日記賬和分類賬等有關(guān)賬簿。賬簿設(shè)置的數(shù)量和格式必須以全面、系統(tǒng)地核算和監(jiān)督單位經(jīng)濟(jì)活動情況為原則，從而為本單位的經(jīng)營管理以及同本單位有著經(jīng)濟(jì)利益關(guān)系的單位或個人提供必要的會計信息。

(二)科學(xué)適用原則

賬簿的設(shè)置應(yīng)在滿足實際需要的前提下，考慮人力和物力的節(jié)約，力求避免重復(fù)設(shè)賬和因人設(shè)賬。賬簿的格式應(yīng)按所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容和需要提供的會計信息進(jìn)行設(shè)計，力求簡明實用，避免繁瑣重復(fù)，以有利于提高核算的效率和質(zhì)量，有利于單位的領(lǐng)導(dǎo)和群眾看賬及用賬，使賬簿的設(shè)置科學(xué)適用。

四、會計賬簿的種類

會計賬簿種類較多，用途和形式各異，相互之間構(gòu)成嚴(yán)密的賬簿體系，可為經(jīng)營管理提供各種會計信息。為了正確地設(shè)置和運用會計賬簿，就需要了解會計賬簿的分類。會計賬簿可以按不同的標(biāo)準(zhǔn)分類，分類的方法主要有以下兩種：

(一)按會計賬簿的用途分類

會計賬簿按其用途不同，可分為日記賬簿、分類賬簿和備查賬簿三種。

1．日記賬簿

日記賬簿又稱序時賬簿，簡稱日記賬，是指按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序，逐日、逐筆連續(xù)記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。日記賬簿按其記錄的內(nèi)容不同，又可分為普通日記賬和特種日記賬兩種。

(1)普通日記賬。普通日記賬是指用來記錄各單位全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的日記賬簿。

(2)特種日記賬。特種日記賬是指專門用來記錄某一特定項目經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生情況的日記賬簿。

日記賬作為經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的序時原始記錄，便于查閱某一筆、某一天或某一時期經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生或完成情況，可以作為登記分類賬的依據(jù)，也可以與分類賬的有關(guān)賬戶相互核對、進(jìn)行檢查。日記賬能防止憑證的散失和抽換，在保護(hù)會計憑證的完整性和嚴(yán)肅性方面發(fā)揮了重要的作用。

2．分類賬簿

分類賬簿簡稱分類賬，是指對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按照賬戶的分類進(jìn)行分戶登記的賬簿。由于賬戶分為總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶，因此分類賬也就分為總分類賬和明細(xì)分類賬。

(1)總分類賬。簡稱總賬，是指按照總分類賬戶分類登記，用以記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)總括核算資料的分類賬簿。

(2)明細(xì)分類賬。簡稱明細(xì)賬，是指按照明細(xì)分類賬戶分類登記，用以記錄某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)明細(xì)核算資料的分類賬簿。

分類賬簿可以分別反映和監(jiān)督各項資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費用和利潤的增減變動情況及其結(jié)果。

分類賬簿提供的核算信息是編制會計報表的主要依據(jù)。

分類賬簿和序時賬簿的作用不同。序時賬簿能提供連續(xù)系統(tǒng)的信息，反映企業(yè)資金運動的全貌；分類賬簿則是按照經(jīng)營與決策的需要而設(shè)置的賬戶，歸集并匯總各類信息，反映資金運動的各種狀態(tài)、形式及構(gòu)成。在賬簿組織中，分類賬簿占有特別重要的地位。因為只有通過分類賬簿，才能把數(shù)據(jù)按賬戶來形成信息，滿足編制會計報表的需要。

小型經(jīng)濟(jì)單位，業(yè)務(wù)簡單，總分類賬戶不多，為簡化工作，可以把日記賬簿和分類賬簿結(jié)合起來，設(shè)置聯(lián)合賬簿。

3．備查賬簿

備查財簿又稱輔助賬簿，簡稱備查賬，是指對某些在日記賬簿和分類賬簿中未能記載或記載不全的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補充登記的賬簿。其主要作用是為某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容提供必要的參考資料。例如租入固定資產(chǎn)備查簿是用來登記那些以經(jīng)營租賃方式租入、不屬于企業(yè)財產(chǎn)、不能記入本企業(yè)固定資產(chǎn)賬戶的機(jī)器設(shè)備；應(yīng)收票據(jù)貼現(xiàn)備查簿是用來登記本企業(yè)已經(jīng)貼現(xiàn)的應(yīng)收票據(jù)，由于存在著票據(jù)付款人到期不能支付票據(jù)款項而使本企業(yè)產(chǎn)生連帶責(zé)任的可能性(即負(fù)有支付票據(jù)款項的連帶義務(wù))，而這些應(yīng)收票據(jù)已不能在企業(yè)的日記賬簿或分類賬簿中反映，所以要備查登記。

備查賬簿與日記賬簿和分類賬簿相比，存在兩點不同之處：一是登記依據(jù)可能不需要記賬憑證，甚至不需要一般意義上的原始憑證；二是賬簿的格式和登記方法不同，其格式可由各單位根據(jù)管理的需要自行設(shè)計，備查賬簿的主要欄目不記錄金額，它更注重用文字來表述某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生情況。例如，租入固定資產(chǎn)備查簿，它登記的依據(jù)主要就是租賃合同與企業(yè)內(nèi)部使用單位收到設(shè)備的證明。這兩者在企業(yè)一般經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的核算中，不能充當(dāng)正式原始憑證，只能作為原始憑證的附件(如作為支付租金的依據(jù))。登記租入固定資產(chǎn)備查簿，也不需要編制記賬憑證。該備查簿記錄的內(nèi)容主要有：出租單位、設(shè)備名稱、規(guī)格、編號、設(shè)備原值、凈值、租用時間、月份或年度租金數(shù)額、租金支付方式、租用期間修理、改造的有關(guān)規(guī)定及損壞賠償規(guī)定、期滿退租方式及退租時間等。

(二)按會計賬簿的外表形式分類

會計賬簿按其外表形式不同，可分為訂本式賬簿、活頁式賬簿和卡片式賬簿三種。

(1)訂本式賬簿。訂本式賬簿簡稱訂本賬，是指在賬簿啟用前，將一定數(shù)量的印有專門格式的賬頁按順序號固定裝訂成冊的賬簿。訂本賬的優(yōu)點是能夠避免賬頁散失和防止抽換賬頁，比較嚴(yán)密安全；其缺點是由于賬頁固定，不能準(zhǔn)確地為各賬戶預(yù)留賬頁，預(yù)留過多，造成浪費，預(yù)留過少，則使賬戶記錄前后分開影響連續(xù)登記，不便于查閱。而且在同一時間內(nèi)，只能由一人登記，不便于分工記賬。通常總分類賬、庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等重要的會計賬簿應(yīng)采用訂本賬形式。

(2)活頁式賬簿?；铐撌截敳竞喎Q活頁賬，是指將一定數(shù)量的零散的印有專門格式的賬頁組成的賬簿?；铐撌劫~簿平時將賬頁裝置在賬夾中，年終結(jié)賬后裝訂成冊。這種賬簿的優(yōu)點是可以根據(jù)實際需要，隨時增減賬頁，不會造成浪費，也便于分工記賬；其缺點是賬頁容易散失或被抽換。因此，賬頁在使用時應(yīng)連續(xù)編號，并由記賬人員和會計主管簽章，以明確責(zé)任，防止弊端發(fā)生。通常各種明細(xì)分類賬可以采用活頁賬形式。

(3)卡片式賬簿?？ㄆ劫~簿簡稱卡片賬，是指將一定數(shù)量的、零散的、印有專門格式的硬紙卡片賬頁組成的賬簿?？ㄆ劫~簿平時將賬頁裝置在卡片箱中，由專人負(fù)責(zé)保管。其具有隨時可以抽出賬頁、予以記錄、并隨時放回的特點；還具有可以根據(jù)需要跨年度使用特點。這種賬簿的優(yōu)缺點及防范措施與活頁式賬簿相同，不再重述。通常固定資產(chǎn)明細(xì)分類賬、原材料明細(xì)分類賬等財產(chǎn)物資明細(xì)賬可以采用卡片賬形式。

第二節(jié)會計賬簿的設(shè)置與登記

賬簿的設(shè)置，是指各會計主體應(yīng)該設(shè)置的賬簿的種類、格式和各種賬簿的基本內(nèi)容以及規(guī)定賬簿登記的方法等。在實際工作中，各會計主體一般需要設(shè)置的賬簿無非兩種，日記賬和分類賬。盡管日記賬簿和分類賬簿所記錄的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容不同，賬簿的格式又多種多樣，而且不同賬簿格式所包括的具體內(nèi)容也不盡相同，但各種賬簿應(yīng)具備一些基本要素，因此，首先介紹一賬簿的基本結(jié)構(gòu)。

一、賬簿的基本結(jié)構(gòu)

(一)封面

每本賬簿都應(yīng)在它的封面上標(biāo)明賬簿名稱和記賬單位名稱。如庫存現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、總分類賬、庫存材料明細(xì)賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬等。

(二)扉頁

賬簿的扉頁即賬簿的首頁。在每本賬簿的首頁，應(yīng)設(shè)置“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”，表內(nèi)載明單位名稱、賬簿啟用日期和截至日期、賬簿冊數(shù)、賬簿共計頁數(shù)(如為活頁賬應(yīng)在裝訂成冊后記明頁數(shù))、經(jīng)管賬簿人員一覽表和簽章，會計主管簽章、賬戶目錄等。

(三)賬頁

賬頁是構(gòu)成賬簿的主要部分，用來記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。賬頁的格式因反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的不同而有所不同，但基本內(nèi)容應(yīng)包括：

(1)賬戶的名稱(總賬科目、二級或明細(xì)科目)。

(2)登記日期欄。

(3)憑證種類和編號欄。

(4)摘要欄(記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡要說明)。

(5)金額欄(通過借、貸方金額及余額的方向，記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的增減變動)。

(6)總頁次和分頁次。

二、日記賬簿的設(shè)置與登記

日記賬簿分為普通日記賬和特種日記賬兩種，現(xiàn)分別加以論述。

(一)普通日記賬的設(shè)置與登記

普通日記賬是用來序時記錄全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。它是按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的先后順序，確定會計分錄后，將其記入普通日記賬。普通日記賬的格式如表6-1所示。

表6-1

從上表可以看出普通日記賬實質(zhì)上是記錄會計分錄的賬簿，因此又稱為分錄簿。

普通日記賬是早期的日記賬，它是根據(jù)原始憑證直接登記的，起到了記賬憑證的作用。以后隨著生產(chǎn)的不斷發(fā)展，經(jīng)營規(guī)模的不斷擴(kuò)大，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動日益復(fù)雜。普通日記賬不分主次地記錄全部的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，顯得過于龐雜，已不能適應(yīng)管理的需要，必須對賬簿組織體系進(jìn)行變革，從而誕生了特種日記賬。

(二)特種日記賬的設(shè)置與登記

特種日記賬是指用來序時登記某一特定項目經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿，以反映某一特定項目的詳細(xì)情況。它是從普通日記賬發(fā)展而來的。例如：各單位為了加強對庫存現(xiàn)金和銀行存款的管理，設(shè)置了庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，分別逐日逐筆地記錄庫存現(xiàn)金和銀行存款的收付業(yè)務(wù)；還有轉(zhuǎn)賬日記賬專門用來逐日逐筆記錄不涉及庫存現(xiàn)金、銀行存款收付的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)。目前應(yīng)用比較廣泛的是庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。設(shè)置這兩種日記賬有利于及時反映庫存現(xiàn)金和銀行存款的收支和結(jié)存情況，便于加強對貨幣資金的管理和監(jiān)督。

1.三欄式特種日記賬。

三欄式特種日記賬是指在賬頁設(shè)有收入、付出和結(jié)存三個金額欄的特種日記賬。三欄式特種日記賬主要有庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。

庫存現(xiàn)金日記賬通常由出納人員根據(jù)審核無誤的現(xiàn)金收款憑證和付款憑證逐日逐筆順序登記的。登記時應(yīng)填明日期、憑證號數(shù)、摘要、對方科目、收入金額和付出金額。對于從銀行提取現(xiàn)金的業(yè)務(wù)，由于只填制銀行存款付款憑證，而不填制現(xiàn)金收款憑證，因此現(xiàn)金的收入數(shù)應(yīng)根據(jù)銀行存款付款憑證登記。每日收付款項登記完畢，應(yīng)分別計算收入金額和付出金額的合計數(shù)，并結(jié)出余額。然后，再將賬面余額與庫存現(xiàn)金實存數(shù)相核對，以保證賬款相符?，F(xiàn)金日記賬的格式如表6-2所示。

表6-2

銀行存款日記賬通常由出納人員根據(jù)審核無誤的銀行存款收款憑證和付款憑證逐日逐筆順序登記的。登記時應(yīng)填明日期、憑證號數(shù)、摘要、結(jié)算憑證的種類和號數(shù)、對方科目、收入金額和付出金額。對于將現(xiàn)金存入銀行的業(yè)務(wù)，由于只填制現(xiàn)金付款憑證，而不填制銀行存款收款憑證，因此銀行存款的收入數(shù)應(yīng)根據(jù)現(xiàn)金付款憑證登記。每日收付款項登記完畢，應(yīng)分別計算收入金額和付出金額的合計數(shù)，并結(jié)出余額，以便于與銀行對賬單核對。銀行存款日記賬的格式如表6-3所示。

表6-3

2.多欄式特種日記賬

多欄式特種日記賬是指在賬頁的收入金額欄和付出金額欄分別按對應(yīng)科目設(shè)置專欄的特種日記賬。多欄式特種日記賬主要有庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬。通過多欄式特種日記賬收入各專欄的金額，可以分別反映庫存現(xiàn)金和銀行存款收入的來源，通過付出各專欄的金額可以分別反映庫存現(xiàn)金和銀行存款的用途，這兩種賬簿的格式基本相同。

根據(jù)表6-2三欄式庫存現(xiàn)金日記賬的資料登記多欄式庫存現(xiàn)金日記賬如表6-4所示。

表6-4

在實際工作中，采用多欄式庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬時，往往會涉及較多的對應(yīng)科目，將要設(shè)置較多的專欄，這就會造成賬頁篇幅過長。因此，多欄式庫存現(xiàn)金或銀行存款日記賬又可以分別設(shè)置庫存現(xiàn)金或銀行存款收入日記賬和庫存現(xiàn)金或銀行存款付出日記賬。

根據(jù)表6-3銀行存款日記賬分別登記銀行存款收入日記賬和銀行存款付出日記賬如表6-5、表6-6所示。

表6-5

多欄式庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的登記方法有兩種。

一種是由出納人員根據(jù)審核后的收付款憑證逐日、逐筆分別登記庫存現(xiàn)金和銀行存款的收入日記賬和付出日記賬，每日結(jié)出收入日記賬和付出日記賬的合計數(shù)，并將付出日記賬的付出合計數(shù)轉(zhuǎn)記入收入日記賬當(dāng)日付出合計欄內(nèi)，以結(jié)算當(dāng)日結(jié)存金額。會計人員應(yīng)對多欄式庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬加強檢查監(jiān)督，并定期(旬末或月末)根據(jù)多欄式庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬各專欄的合計數(shù)，分別登記各有關(guān)的總分類賬戶。采用這種做法可以簡化核算工作。

另一種是設(shè)置庫存現(xiàn)金和銀行存款出納登記簿，由出納人員根據(jù)審核后的收付款憑證逐日逐筆登記，以便隨時掌握現(xiàn)金和銀行存款的收入、付出和結(jié)存情況，然后將收付款憑證轉(zhuǎn)交會計人員據(jù)以逐日匯總登記多欄式現(xiàn)金和銀行存款日記賬，并定期根據(jù)日記賬各專欄的合計數(shù)登記各有關(guān)的總分類賬戶。采用這種登記方法，出納人員登記出納登記簿，會計人員登記多欄式日記賬等，符合內(nèi)部會計控制原則，有利于加強內(nèi)部控制和監(jiān)督。

三、分類賬簿的設(shè)置與登記

分類賬簿分為總分類賬和明細(xì)分類賬，現(xiàn)在分別加以闡述。

(一)總分類賬的設(shè)置與登記

總分類賬是按照一級會計科目分類設(shè)置的，用于反映全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)總括情況的賬簿。在總分類賬中，應(yīng)按照會計科目的編碼順序分別開設(shè)賬戶，由于總分類賬一般都采用訂本式賬簿，所以事先應(yīng)為每個賬戶預(yù)留若干賬頁。由于總分類賬能夠全面、總括地反映經(jīng)濟(jì)活動情況，并為編制會計報表提供資料，因而任何單位都要設(shè)置總分類賬。

總分類賬的格式因采用的記賬方法和會計核算形式不同而異，一般有三欄式、多欄式等不同格式。

1.三欄式總分類賬

(1)不反映對應(yīng)科目的三欄式總分類賬。該總分類賬是指在賬頁中設(shè)有借方、貸方和余額三個金額欄的總分類賬。這是最常用的一種總分類賬，其格式和內(nèi)容如表6-7所示。

這種總分類賬是根據(jù)記賬憑證逐筆登記的，在實際工作中，要根據(jù)單位所采用的會計核算程序來確定，各種會計核算程序總分類賬的登記方法將在第十章會計核算程序中闡述。

(2)反映對應(yīng)科目的三欄式總分類賬。該總分類賬是指除在賬頁中設(shè)有借方、貸方和余額三個金額欄外，還設(shè)有對方科目欄，以便可以直接從總分類賬戶之中了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。其格式和內(nèi)容如表6-8所示。反映對應(yīng)科目的三欄式總分類賬只能根據(jù)記賬憑證逐筆進(jìn)行登記。

2.多欄式總分類賬

多欄式總分類賬，又稱日記總賬，是指將全部賬戶集中在一張賬頁中登記的總分類賬。它具有序時和分類的雙重作用。采用這種總分類賬簿，可以減少記賬的工作量，提高工作效率，并能較全面地反映資金運動的情況，便于分析經(jīng)濟(jì)活動情況。但這種賬簿篇幅較長，適用于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)較少的單位。其格式和內(nèi)容如表6-9所示。

多欄式總分類賬通常是根據(jù)記賬憑證逐筆進(jìn)行登記的。

(二)明細(xì)分類賬的設(shè)置與登記

明細(xì)分類賬是用來分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的賬簿。各種明細(xì)分類賬是根據(jù)實際需要，分別按照二級或三級會計科目開設(shè)賬戶，用來分類、連續(xù)地記錄有關(guān)資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益及收入、費用和利潤的詳細(xì)資料。明細(xì)分類賬所提供的有關(guān)經(jīng)濟(jì)活動的詳細(xì)資料，也是編制會計報表的依據(jù)。因此，各單位應(yīng)根據(jù)實際需要為有關(guān)的總分類賬戶設(shè)置明細(xì)分類賬。這樣既能根據(jù)總分類賬了解某一科目的總括情況，又能根據(jù)明細(xì)分類賬進(jìn)一步了解該科目的具體和詳細(xì)情況，作為對總分類賬的補充。

根據(jù)經(jīng)濟(jì)管理的要求和各明細(xì)分類賬記錄的內(nèi)容的不同，明細(xì)分類賬分別采用三欄式、數(shù)量金額式、多欄式和平行式(橫線登記式)四種格式。

1.三欄式明細(xì)分類賬

三欄式明細(xì)分類賬賬頁，只設(shè)有借方、貸方和余額三個金額欄，不設(shè)數(shù)量欄。它適用于只需要反映金額的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，如反映應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款、待攤費用、應(yīng)付賬款等總分類賬戶詳細(xì)情況的明細(xì)分類賬。三欄式明細(xì)分類賬的格式與三欄式總分類賬相同，只是明細(xì)分類賬通常采用活頁式賬簿。

三欄式明細(xì)分類賬是由會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證或原始憑證，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記。

2.數(shù)量金額式明細(xì)分類賬

數(shù)量金額式明細(xì)分類賬的賬頁，分別設(shè)有收入(借方)、發(fā)出(貸方)和結(jié)存(余額)的數(shù)量、單價和金額欄。這種格式適用于既要進(jìn)行金額核算，又要進(jìn)行數(shù)量核算的各種財產(chǎn)物資賬戶，如“原材料”、“庫存商品”等賬戶的明細(xì)分類核算。

數(shù)量金額式明細(xì)分類賬是由會計人員根據(jù)審核無誤的記賬憑證或原始憑證，按經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的，其格式和內(nèi)容如表6-10所示。

3.多欄式明細(xì)分類賬

多欄式明細(xì)分類賬，是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的特點和經(jīng)營管理的需要，將屬于同一個總賬科目的各個明細(xì)科目或明細(xì)項目合并在一張賬頁上設(shè)置若干專欄，用以在同一張賬頁上集中反映各有關(guān)明細(xì)科目或明細(xì)項目的核算資料。這類賬頁格式適用于只記金額、不記數(shù)量，而且在管理上需要了解其構(gòu)成內(nèi)容的費用、收入、利潤等賬戶。

按明細(xì)分類賬登記的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不同，多欄式明細(xì)分類賬賬頁又可分為借方多欄、貸方多欄和借貸方均多欄三種。

(1)借方多欄式明細(xì)分類賬。

借方多欄式明細(xì)分類賬的賬頁格式適用于借方需要設(shè)多個明細(xì)科目或明細(xì)項目的賬戶，如成本費用類明細(xì)分類賬，平時在借方登記費用、成本的發(fā)生額，倘若發(fā)生沖減成本、費用的事項，則在借方相應(yīng)專欄用紅字沖記。會計期末將借方凈發(fā)生額從貸方結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”或其他賬戶，其格式和內(nèi)容如表6-11所示。

(2)貸方多欄式明細(xì)分類賬。

貸方多欄式明細(xì)分類賬的賬頁格式適用于貸方需要設(shè)多個明細(xì)科目或明細(xì)項目的賬戶，如收入類明細(xì)分類賬，平時在貸方登記收入的發(fā)生額，倘若發(fā)生沖減收入的事項，則在貸方相應(yīng)專欄用紅字沖記。會計期末將貸方凈發(fā)生額從借方結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶。其格式和內(nèi)容如表6-12所示。

(3)借方貸方多欄式明細(xì)分類賬。

借方貸方多欄式明細(xì)分類賬的賬頁格式適用于借方貸方均需要設(shè)多個明細(xì)科目或明細(xì)項目的賬戶，如本年利潤明細(xì)分類賬、利潤分配明細(xì)分類賬等。其格式和內(nèi)容如表6-13所示。

4.平行式明細(xì)分類賬

平行式明細(xì)分類賬也稱橫線登記式明細(xì)分類賬。它的賬頁結(jié)構(gòu)特點是，將前后密切相關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在同一橫行內(nèi)進(jìn)行詳細(xì)登記，從而可根據(jù)每一行各個欄目的登記是否齊全來判斷每筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成及變動情況。該種賬頁一般適用于登記材料采購業(yè)務(wù)、應(yīng)收票據(jù)和一次性備用金業(yè)務(wù)。以“其他應(yīng)收款”賬戶的備用金明細(xì)賬為例：職工李明3月2日借款500元，張軍3月3日借款600元，3月9日張軍報銷，上述業(yè)務(wù)記賬之后，備用金明細(xì)賬的格式和內(nèi)容如表6-14所示。

四、總分類賬與明細(xì)分類賬的關(guān)系

如上所述，所謂總分類賬，是指按照總分類科目開設(shè)的賬戶，對總分類科目的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容進(jìn)行總括的核算，提供總括資料；所謂明細(xì)分類賬，是指按照明細(xì)分類科目開設(shè)的賬戶，對總分類賬的經(jīng)濟(jì)內(nèi)容進(jìn)行明細(xì)分類核算，提供詳細(xì)資料，以滿足不同管理部門對會計信息不同層次的需求。這就表明，總分類賬和明細(xì)分類賬是既有內(nèi)在聯(lián)系，又有區(qū)別的兩類賬戶。

(一)總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶的內(nèi)在聯(lián)系

總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶的內(nèi)在聯(lián)系主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

(1)二者反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容相同，如“原材料”總分類賬戶與其所屬的“A材料”、“B材料”等明細(xì)分類賬戶都是用以反映材料的收發(fā)及結(jié)存業(yè)務(wù)的；

(2)登記賬簿的原始依據(jù)相同，雖然總分類賬戶是根據(jù)記賬憑證登記，明細(xì)分類賬是根據(jù)原始憑證登記的，但是記賬憑證是根據(jù)原始憑證編制的，因此登記總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶的原始依據(jù)均是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證，兩者必須一致。

(二)總分類賬戶和明細(xì)分類賬戶的區(qū)別

總分類賬和明細(xì)分類賬的區(qū)別主要表現(xiàn)在以下兩個方面：

(1)反映經(jīng)濟(jì)內(nèi)容的詳簡程度不一樣?？偡诸愘~反映資金增減變化的總括情況，提供總括資料；明細(xì)分類賬反映資金運動的詳細(xì)情況，提供某一方面的資料。有些明細(xì)分類賬還可以提供實物數(shù)量指標(biāo)和勞動量指標(biāo)。

(2)作用不同。總分類賬提供的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)，是明細(xì)分類賬資料的綜合，對所屬明細(xì)分類賬戶起著統(tǒng)馭和控制的作用，被稱為統(tǒng)馭賬戶；明細(xì)分類賬戶對其被屬總分類賬戶起著補充和說明的作用，被稱為從屬賬戶。由此可見，二者關(guān)系密切。在設(shè)置明細(xì)分類賬時，一定要考慮二者這種既有聯(lián)系又有區(qū)別的特征。

五、總分類賬和明細(xì)分類賬的平行登記

平行登記是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生后，以會計憑證為依據(jù)，一方面要在有關(guān)的總分類賬戶進(jìn)行總括登記；另一方面要在總分類賬戶所屬的明細(xì)分類賬戶進(jìn)行詳細(xì)登記。通過總分類賬和明細(xì)分類賬的平行登記，期末進(jìn)行相互核對，可以及時發(fā)現(xiàn)錯賬，予以更正，以確保賬簿記錄的正確、完整。

(一)平行登記的要點

采用平行登記規(guī)則，應(yīng)注意以下要點：

(1)登記總分類賬及其所屬的明細(xì)分類賬的時期應(yīng)當(dāng)相同。對于需要提供其詳細(xì)指標(biāo)的每一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)根據(jù)審核無誤后的記賬憑證，一方面記入有關(guān)的總分類賬戶，另一方面要記入同期總分類賬戶所屬的有關(guān)各明細(xì)分類賬戶。

這里所指的同期是指在同一會計期間，而并非同一時點，明細(xì)賬一般根據(jù)記賬憑證及其所附的原始憑證于平時登記，而總分類賬因會計核算組織程序不同，可能在平時登記，也可能定期登記，但登記總分類賬和明細(xì)分類賬必須在同一會計期間內(nèi)完成。

(2)登記總分類賬及其所屬的明細(xì)分類賬的方向應(yīng)當(dāng)相同。這里所指的方向，是指所體現(xiàn)的變動方向，而并非是指賬戶的借貸方向。一般情況下，總分類賬及其所屬的明細(xì)分類賬都按借方、貸方和余額設(shè)專欄登記，這時，在總分類賬及其所屬的明細(xì)分類賬中的記賬方向是相同的，如存貨賬戶和債權(quán)、債務(wù)結(jié)算賬戶即屬于這種情況。但有些明細(xì)分類賬戶按組成項目設(shè)多欄記錄，采用多欄式明細(xì)賬格式。在這種情況下，對于某些需要沖減有關(guān)組成項目額的事項，只能用紅字記入其相反的記賬方向，這與總分類賬中的記賬方向不同。如“財務(wù)費用”賬戶按其組成項目設(shè)置借方多欄式明細(xì)賬，當(dāng)發(fā)生需沖減利息費用的存款利息收入時，總分類賬中記入貸方，而其明細(xì)賬中則以紅字記入“財務(wù)費用”賬戶利息費用項目的借方，以其凈發(fā)生額來反映利息凈支出。這時，在總分類賬及其所屬的明細(xì)分類賬中，只能以相同的變動方向進(jìn)行登記。

(3)記入總分類賬戶的金額與記入其所屬的各明細(xì)分類賬戶的金額相等?？偡诸愘~戶提供總括指標(biāo)，明細(xì)分類賬戶提供總分類賬戶所記內(nèi)容的具體指標(biāo)，所以，記入總分類賬戶的金額與記入其所屬的各明細(xì)分類賬戶的金額相等。但這種金額相等只表明其數(shù)量關(guān)系，而不一定都是借方發(fā)生額相等和貸方發(fā)生額相等的關(guān)系。如上“財務(wù)費用”賬戶的明細(xì)賬，采用多欄式時，本月既有存款利息收入，也有借款利息支出的情況下，“財務(wù)費用”總分類賬戶的貸方發(fā)生額與明細(xì)賬的貸方發(fā)生額就不一致，但作為抵減利息支出的利息收入數(shù)額是相等的。

(4)登記總分類賬及其所屬的明細(xì)分類賬的原始依據(jù)相同。綜上所述，總分類賬戶及其所屬的明細(xì)分類賬戶，按平行登記規(guī)則進(jìn)行登記，一般可以概括為：依據(jù)相同、時期相同、方向一致、金額相等。但要注意對“方向一致、金額相等”的正確理解。

(二)平行登記的方法

在平行登記時，首先設(shè)置并登記總分類賬戶及其所屬的明細(xì)分類賬戶的期初余額；其次根據(jù)記賬憑證上列明的會計分錄，在有關(guān)的總分類賬戶中進(jìn)行總括登記，并根據(jù)記賬憑證及其所屬的原始憑證在總分類賬戶所屬的明細(xì)分類賬戶中進(jìn)行詳細(xì)登記；最后分別在總分類賬戶及其所屬明細(xì)分類賬戶中結(jié)出本期發(fā)生額與期末余額，并檢查它們是否相等。

平行登記的結(jié)果使總分類賬戶和其所屬的明細(xì)分類賬戶之間存在著特定的數(shù)量關(guān)系，這種關(guān)系用公式表示如下：

總分類賬戶本期發(fā)生額?=?所屬各明細(xì)分類賬戶本期發(fā)生額合計數(shù)

總分類賬戶期末余額?=?所屬各明細(xì)分類賬戶期末余額合計數(shù)

因此這兩個公式成為檢查總分類賬戶與其所屬的明細(xì)分類賬戶的登記是否正確的依據(jù)。

現(xiàn)以原材料核算為例，對總分類賬和明細(xì)分類賬的平行登記加以說明。

【例6-1】勝利工廠200×年3月1日原材料總分類賬戶余額為35?400元，其所屬明細(xì)分類賬戶余額為A材料750千克，單價28元，金額21?000元；B材料600千克，單價24元，金額14?400元。

3月份發(fā)生下列有關(guān)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)：

(1)?3月10日，購進(jìn)的A材料500千克，單價28元，金額14?000元，增值稅2380元，已驗收入庫，結(jié)轉(zhuǎn)材料采購成本。

(2)?3月20日，購進(jìn)的A材料450千克、單價28元，金額12?600元，增值稅2142元；B材料750千克，單價24元，金額18?000元，增值稅3060元，均已驗收入庫，結(jié)轉(zhuǎn)材料采購成本。

(3)?3月31日，根據(jù)各部門的領(lǐng)料單編制的材料耗用匯總表如表6-15所示。

(1)根據(jù)上列3筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，作分錄如下：

3月10日

借：原材料——A材料14?000

貸：在途物資——A材料14?000

3月20日

借：原材料——A材料12?600

借：原材料——B材料18?000

貸：在途物資——A材料12?600

貸：在途物資——B材料18?000

3月31日

借：生產(chǎn)成本——甲產(chǎn)品23?600

借：生產(chǎn)成本——乙產(chǎn)品18?200

借：制造費用1640

貸：原材料——A材料25?200

貸：原材料——B材料18?240

(2)根據(jù)前列資料及會計分錄開設(shè)并登記原材料總分類賬戶及其所屬明細(xì)分類賬戶如表6-16、表6-17所示。

(3)根據(jù)原材料明細(xì)分類賬戶編制原材料明細(xì)分類賬戶本期發(fā)生額及余額試算表如表6-18所示。

將原材料明細(xì)分類賬戶本期發(fā)生額及余額試算表的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額的合計數(shù)，分別與原材料總分類賬戶的期初余額、本期發(fā)生額和期末余額相核對，結(jié)果完全相等。表明原材料總分類賬戶和其所屬的明細(xì)分類賬戶的記錄是正確的。如果兩者的數(shù)額不相等，表明賬戶記錄或結(jié)賬有錯誤，應(yīng)及時查明，予以更正。

第三節(jié)

記賬規(guī)則與錯賬更正方法

一、會計賬簿啟用的規(guī)則

會計賬簿是儲存會計信息的重要的會計檔案，為了確保賬簿記錄的嚴(yán)肅性、合規(guī)性和完整性，明確記賬責(zé)任，會計人員在啟用新賬簿時，應(yīng)在賬簿封面上寫明單位名稱和賬簿名稱；在賬簿扉頁上應(yīng)填明“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”，其內(nèi)容包括：啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會計主管人員姓名，并加蓋人名章和單位公章。記賬人員或會計主管人員調(diào)動工作或因故離職時，應(yīng)辦理交接手續(xù)，在交接記錄欄內(nèi)填明交接日期、接辦人員和監(jiān)交人員姓名，由交接雙方人員簽名或蓋章。

啟用訂本式賬簿，應(yīng)從第一頁起順序編定頁數(shù)，不得跳頁、缺號。使用活頁式賬簿，其賬頁通常設(shè)有分頁和總頁，應(yīng)在使用賬頁時順序編定分頁數(shù)，年末必須裝訂成冊。裝訂后再按實際使用的賬頁順序編定總頁數(shù)；另加目錄，并注明各個明細(xì)分類賬戶的名稱和頁次。

二、會計賬簿登記的規(guī)則

登記會計賬簿是會計的基礎(chǔ)工作，為了保證記賬的準(zhǔn)確、及時、完整、清晰和規(guī)范，會計人員應(yīng)遵循下列規(guī)則：

1．登記賬簿的依據(jù)

賬簿必須根據(jù)經(jīng)過審核無誤的記賬憑證及其所附的原始憑證進(jìn)行登記。企業(yè)單位每天發(fā)生的各種各樣經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，都要記賬，記賬的依據(jù)是會計憑證。

2．登記賬簿用筆及記入賬簿的顏色

登記賬簿必須使用藍(lán)色或黑色墨水鋼筆書寫，不得使用圓珠筆或鉛筆。這是因為，各種賬簿歸檔保管年限，國家規(guī)定一般都在10年以上，有些關(guān)系到重要經(jīng)濟(jì)資料的賬簿，需要長期保管，因此要求賬簿記錄保持清晰、耐久，以便長期查核使用，防止涂改。但在下列情況下，可以使用紅色墨水鋼筆書寫：

(1)在單項登記的多欄式日記賬中，發(fā)生沖減成本、費用或收入，及月末結(jié)轉(zhuǎn)分配業(yè)務(wù)時，表示減少。

(2)用紅字更正法更正錯賬。

(3)結(jié)賬劃線。

3．登記賬簿的內(nèi)容

登記賬簿時，應(yīng)將記賬憑證的日期、憑證種類和編號、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的摘要和金額等逐項記入賬內(nèi)，記賬后要在記賬憑證上簽章，并注明所記賬簿的頁次或劃“∨”符號，以防漏記或重記。

4．賬簿中書寫文字和數(shù)字的要求

書寫的文字和數(shù)字必須規(guī)范、整潔、清晰，應(yīng)緊貼底線，并在上面留有適當(dāng)?shù)目站?，一般?yīng)為格子寬度的二分之一至三分之二，以便于日后發(fā)生錯賬時更正。

5．賬簿的登記順序

賬簿必須按照賬簿頁次順序逐行、逐頁登記，不得跳行、漏頁。倘若發(fā)生跳行、漏頁情況，應(yīng)將空行、空頁處用紅色墨水鋼筆劃對角線注銷，注明“此行空白”或“此頁空白”字樣，并由記賬人員簽章確認(rèn)。

6．登記賬簿的借貸方向必須正確

登記賬簿必須按記賬憑證上的分錄所指明的借、貸方向登記，不得記錯方向，凡需要結(jié)出余額的賬戶，在結(jié)出余額后，應(yīng)在“借或貸”欄內(nèi)寫明“借”或“貸”的字樣；沒有余額的賬戶，應(yīng)在該欄內(nèi)寫“平”字，并在余額欄“元”位上用“-0-”表示。庫存現(xiàn)金日記賬或銀行存款日記賬必須逐日結(jié)出余額。

7．登記賬簿的轉(zhuǎn)頁手續(xù)

各賬戶在一張賬頁記滿時，應(yīng)辦理轉(zhuǎn)頁手續(xù)，以保持記賬的連續(xù)和銜接。即每一賬頁登記完畢，應(yīng)在該頁的最末一行，分別加計借、貸雙方發(fā)生額合計數(shù)和結(jié)出余額，并在該行摘要欄內(nèi)注明“過次頁”字樣。然后再將借、貸雙方發(fā)生額合計數(shù)和余額填入下一頁的第一行內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“承上頁”字樣。

8．登記賬簿錯誤的更正

登記賬簿發(fā)生錯誤后，應(yīng)根據(jù)錯誤的情況，按規(guī)定的方法進(jìn)行更正，嚴(yán)禁涂改、刮擦、挖補、用退色藥水更改字跡或撕毀賬頁等。

三、更正錯賬的規(guī)則

(一)錯賬的基本類型

會計人員在記賬過程中由于種種原因可能會產(chǎn)生憑證的編制錯誤或賬簿的登記錯誤。錯賬的基本類型主要有以下幾種：

(1)記賬憑證正確，但依據(jù)正確的記賬憑證登記賬簿時發(fā)生過賬錯誤。

(2)記賬憑證錯誤，導(dǎo)致賬簿登記也發(fā)生錯誤。這種類型的錯誤包括三種情況：

①是由于記賬憑證上的會計科目用錯而引發(fā)的錯誤；

②是記賬憑證上的金額多寫而引發(fā)的錯誤；

③是記賬憑證上的金額少寫而引發(fā)的錯誤。

(二)錯賬的更正方法

會計人員發(fā)現(xiàn)賬簿記錄錯誤時，應(yīng)根據(jù)錯誤的性質(zhì)和具體情況采用正確的方法進(jìn)行更正，更正的方法有劃線更正法、紅字更正法和補充登記法等三種。

1．劃線更正法

劃線更正法是指用劃紅線注銷原有的錯誤記錄，然后在錯誤記錄的上方寫上正確記錄的方法

記賬憑證正確，在記賬或結(jié)賬過程中發(fā)現(xiàn)賬簿記錄中文字或數(shù)字有錯誤，應(yīng)采用劃線更正法進(jìn)行更正。更正時，應(yīng)在錯誤的文字或數(shù)字上劃條紅線，表示注銷錯賬，要使原來的字跡仍可辨認(rèn)，然后在紅線上方空白處用藍(lán)字填寫正確的文字或數(shù)字，并由記賬人員在更正處蓋章，以明確責(zé)任。需要注意的是當(dāng)數(shù)字發(fā)生錯誤時，必須將整筆數(shù)字全部劃去，重新書寫，不得只劃錯誤的數(shù)字進(jìn)行局部更正。例如，將6500元錯寫成5600元，應(yīng)將“5600”元全部用紅線劃去，再在紅線上面空白處用藍(lán)字寫上正確的“6500元”，不得只更正5和6兩位數(shù)字。如記賬憑證中的文字或數(shù)字發(fā)生錯誤，在尚未登賬前，也可用這種方法更正。

2．紅字更正法

紅字更正法又稱紅字沖賬法，是指用紅字沖銷或沖減原有的錯誤記錄，以更正或調(diào)整記賬錯誤的方法。它主要適用于以下兩種情況：

(1)在記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借應(yīng)貸符號、會計科目或金額有錯誤時，應(yīng)采用紅字更正法進(jìn)行更正。紅字在記賬中表示減少，起到了沖銷的作用。更正時，先用紅字金額填制一張與錯誤記賬憑證相同的的記賬憑證，在其摘要欄內(nèi)寫明“沖銷某月某日某號憑證錯賬”，據(jù)以用紅字登記入賬，沖銷原來的錯誤記錄；然后再用藍(lán)字重新填制一張正確的記賬憑證，在其摘要欄內(nèi)寫明“更正某月某日某號憑證錯賬”，據(jù)以登記入賬。

【例6-2】某企業(yè)購進(jìn)材料1000元，增值稅170元，貨款尚未支付。在填制記賬憑證時誤記入“應(yīng)收賬款”科目，作分錄如下：

借：在途物資1000

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項稅)170

貸：應(yīng)收賬款1170

在登記賬簿后，發(fā)現(xiàn)上述錯誤時，應(yīng)先用紅字金額填制一張內(nèi)容相同的記賬憑證，作分錄如下：

借：在途物資1000

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項稅)170

貸：應(yīng)收賬款1170

再用藍(lán)字金額填制一張正確的記賬憑證，作分錄如下：

借：在途物資1000

應(yīng)交稅費——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項稅)170

貸：應(yīng)付賬款1170

(2)在記賬以后，發(fā)現(xiàn)記賬憑證中應(yīng)借、應(yīng)貸會計科目和方向都正確，只是金額發(fā)生錯誤，且所記金額大于應(yīng)記金額，可采用紅字更正法進(jìn)行更正。更正時，可將多記的金額(即正確數(shù)與錯誤數(shù)之間的差額)用紅字填制一張與原記賬憑證應(yīng)借應(yīng)貸科目相同的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)寫明“沖轉(zhuǎn)某月某日某號憑證多記數(shù)”，并據(jù)以登記入賬，以沖銷原來多記的金額。

【例6-3】A材料采購?fù)戤叄炇杖霂?，結(jié)轉(zhuǎn)A材料采購成本3300元，在填制記賬憑證時，誤記為33000元，作分錄如下：

借：原材料33?000

貸：在途物資33?000

在登記賬簿后，發(fā)現(xiàn)上述錯誤時，為了更正錯誤的記錄，應(yīng)將多記的29?700元用紅字金額填制一張記賬憑證，作分錄如下：

借：原材料29?700

貸：在途物資29?700

3．補充登記法

補充登記法是指用藍(lán)字填制一張補充記賬憑證，補足賬戶中少記金額的方法。

記賬以后如發(fā)現(xiàn)記賬憑證上應(yīng)借應(yīng)貸的會計科目和方向都無錯誤，只是金額發(fā)生錯誤，且所記金額小于應(yīng)記金額，可采用補充登記法更正。更正時，可將少記金額用藍(lán)字填制一張與原記賬憑證應(yīng)借應(yīng)貸科目相同的記賬憑證，在摘要欄內(nèi)寫明“補記某月某日某號憑證少記數(shù)”，并據(jù)以登記入賬，以補足原來賬戶少記的金額。

【例6-4】以現(xiàn)金支付行政管理部門計算機(jī)修理費650元。在填制記賬憑證時，誤記為560元，作分錄如下：

借：管理費用560

貸：庫存現(xiàn)金560

在登記賬簿后，發(fā)現(xiàn)上述錯誤時，為了更正錯誤的記錄，應(yīng)將少記的90元用藍(lán)字填制

一張記賬憑證，作分錄如下：

借：管理費用90

貸：庫存現(xiàn)金90

四、賬簿的更換與保管

(一)賬簿的更換

為了保持會計賬簿資料的連續(xù)性，在每一會計年度結(jié)束，新的會計年度開始時，應(yīng)按會計制度規(guī)定，進(jìn)行賬簿的更換。

(1)總賬、日記賬和大部分的明細(xì)賬，要每年更換一次。年初，將舊賬簿中各賬戶的余額直接記入新賬簿中有關(guān)賬戶新賬頁的第一行“余額”欄內(nèi)。同時，在摘要欄內(nèi)加蓋“上年結(jié)轉(zhuǎn)”戳記，將舊賬頁最后一行數(shù)字下的空格，劃一條斜紅線注銷，并在舊賬頁最后一行摘要欄內(nèi)加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”戳記。在新舊賬戶之間轉(zhuǎn)記余額，無需編制記賬憑證。

在年度內(nèi)，訂本賬記滿更換新賬時，辦理與年初更換新賬簿相似的手續(xù)。

(2)部分明細(xì)賬，如固定資產(chǎn)明細(xì)賬等，因年度內(nèi)變動不多，年初可不必更換賬簿。但在摘要欄內(nèi)，要加蓋“結(jié)轉(zhuǎn)下年”戳記，以劃分新舊年度之間的金額。

(二)賬簿的保管

會計賬簿、會計憑證和會計報表等都是企業(yè)重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料，必須妥善保管，不得任意丟失和銷毀。

年末結(jié)賬后，會計人員應(yīng)將各種活頁賬簿連同“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”都要裝訂成冊，并加上封面，統(tǒng)一編號后，與各種訂本式賬簿一并歸檔保管。

各種賬簿應(yīng)按年度分類歸檔，編制目錄，妥善保管。既保證在需要時能迅速查閱，又保證各種賬簿的安全和完整。

各種賬簿的保管年限和銷毀的審批程序，應(yīng)按會計制度的規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。

第四節(jié)

對

賬

和

結(jié)

賬

登記賬簿作為會計核算的專門方法之一，它包括記賬、對賬和結(jié)賬三個相互聯(lián)系而不可分割的工作環(huán)節(jié)。在上一節(jié)中，我們介紹了各種賬簿的登記方法，本節(jié)將進(jìn)一步介紹對賬和結(jié)賬的要求和方法。

一、對賬

所謂對賬，簡單地說，就是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后，對賬簿記錄所進(jìn)行的核對工作。

會計核算最基本的要求，是以實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為依據(jù)，真實地反映企業(yè)的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果。然而在實際工作中，難免會發(fā)生各種各樣的差錯，如編制記賬憑證發(fā)生差錯、登記賬簿發(fā)生差錯、存貨在收發(fā)中發(fā)生差錯等。為了保證各種賬簿記錄的完整和正確地實施，為編制會計報表提供真實可靠的數(shù)據(jù)資料，在結(jié)賬前必須做好對賬工作。

在對賬時，可以運用復(fù)式記賬的平衡原理、各種賬簿記錄之間相互勾稽的關(guān)系和賬實之間的內(nèi)在聯(lián)系，驗證賬證、賬賬和賬實是否相符。發(fā)現(xiàn)差錯，予以更正，發(fā)現(xiàn)問題及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，以確保會計信息的真實可靠。

對賬工作一般在會計期末進(jìn)行，如果遇到特殊情況，如有關(guān)人員辦理調(diào)動時或發(fā)生非常事件后，應(yīng)隨時進(jìn)行對賬。

對賬工作一般應(yīng)從以下幾個方面進(jìn)行。

(一)賬證核對

賬證核對是指將各種會計賬簿的記錄與會計憑證之間進(jìn)行相互核對。會計賬簿包括各種日記賬和分類賬。會計憑證包括記賬憑證及其所附的原始憑證。賬簿與記賬憑證核對，主要是檢查記賬工作是否正確，即賬簿記錄是否按照記賬憑證確定的賬戶、方向和金額進(jìn)行登記；賬簿與原始憑證核對，主要是對賬簿記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實性、合法性進(jìn)行檢查。賬證核對通常在日常記賬工作過程中進(jìn)行，可使錯賬及時得到更正。當(dāng)月末發(fā)現(xiàn)賬賬不符或賬實不符時，尚須溯本追源，進(jìn)行賬簿記錄與會計憑證的檢查核對，以確保賬證相符。

(二)賬賬核對

賬賬核對是指對各種賬簿之間的有關(guān)數(shù)字進(jìn)行相互核對。賬賬核對是在賬證核對的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。

賬賬核對的主要內(nèi)容有：

(1)總分類賬各賬戶本月借方發(fā)生額合計數(shù)與貸方發(fā)生額合計數(shù)是否相等；

(2)總分類賬各賬戶期末余額與其所屬有關(guān)明細(xì)分類賬各賬戶期末余額合計數(shù)是否相等；

(3)庫存現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬的期末余額與總分類賬中的庫存現(xiàn)金和銀行存款期末余額是否相等；

(4)會計部門各種財產(chǎn)物資明細(xì)分類賬期末余額與財產(chǎn)物資保管和使用部門的有關(guān)財產(chǎn)物資保管賬的期末余額是否相等。

賬賬核對的方法主要有編制“總分類賬本期發(fā)生額及余額試算表”和“明細(xì)分類賬戶本期發(fā)生額及余額試算表”等。

(三)賬實核對

賬實核對是指將各種財產(chǎn)物資的賬面余額與財產(chǎn)物資的實際結(jié)存數(shù)進(jìn)行相互核對。賬實核對是在賬賬核對的基礎(chǔ)上進(jìn)行的。

賬實核對的主要內(nèi)容有：

(1)庫存現(xiàn)金日記賬賬面余額與庫存現(xiàn)金實際庫存數(shù)相核對；

(2)銀行存款日記賬賬面余額與開戶銀行對賬單余額相核對，每月至少核對一次；

(3)原材料、庫存商品等各種實物明細(xì)分類賬賬面余額與原材料、庫存商品等各種實物實存數(shù)相核對；

(4)各種應(yīng)收、應(yīng)付款項等明細(xì)分類賬各賬戶余額與有關(guān)債務(wù)、債權(quán)單位或個人的賬目進(jìn)行查詢核對。

在實際會計核算工作中，賬實核對一般是通過財產(chǎn)清查進(jìn)行的。財產(chǎn)清查是會計核算的一種專門方法，以后章節(jié)有專門介紹。

二、結(jié)賬

為了總結(jié)各個會計期間的財務(wù)狀況，考核經(jīng)營成果，便于編制財務(wù)會計報告，必須在各個會計期末進(jìn)行結(jié)賬。

所謂結(jié)賬，是指在會計期末經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后，按照規(guī)定的方法對該期內(nèi)的賬簿記錄進(jìn)行小結(jié)，結(jié)算出各賬戶的本期發(fā)生額合計和期末余額，并將其余額結(jié)轉(zhuǎn)下期或者轉(zhuǎn)入新賬的過程。

結(jié)賬工作的基本步驟和做法是：

(1)在結(jié)賬前，應(yīng)檢查本期發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否已全部登記入賬。

不能為了趕編財務(wù)會計報告而提前結(jié)賬；也不能將本期發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)拖延至下期入賬，更不能先編制財務(wù)會計報告而后結(jié)賬。

(2)按照權(quán)責(zé)發(fā)生制原則進(jìn)行期末賬項調(diào)整。

在會計期末，應(yīng)對各項跨期收入和費用項目進(jìn)行賬項調(diào)整，編制記賬憑證記入有關(guān)賬簿，以調(diào)整賬簿記錄，從而準(zhǔn)確地計算當(dāng)期的經(jīng)營成果和成本。

(3)采用劃線結(jié)賬法結(jié)計出各賬戶本期發(fā)生額和期末余額。

①結(jié)計損益類賬戶。損益類賬戶包括收入類賬戶和費用類賬戶，這類賬戶的本期發(fā)生額，在會計期末全部要結(jié)轉(zhuǎn)“本年利潤”賬戶，結(jié)轉(zhuǎn)后均無余額，因此，損益類賬戶又被稱為虛賬戶。

②結(jié)計資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益類賬戶。資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益類賬戶在會計期末結(jié)賬后，通常均有期末余額，因此這些賬戶又被稱為實賬戶。

③結(jié)賬工作一般在會計期末進(jìn)行，按照結(jié)算時期的不同，可以有月結(jié)、季結(jié)和年結(jié)。

月度結(jié)賬時，在各賬戶本月份最后一筆數(shù)字下，結(jié)出本月借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和期末余額，在摘要欄內(nèi)注明“本月發(fā)生額及期末余額”字樣或“本月合計”字樣，如果沒有余額，在余額欄內(nèi)注明“平”字，并在數(shù)字的上端和下端各劃一根紅線，表示本月結(jié)束。

季末的結(jié)賬方法與月結(jié)基本相同。季度結(jié)賬時，在各賬戶本季度最后一個月月結(jié)下面，結(jié)出本季借方發(fā)生額、貸方發(fā)生額和期末余額，在摘要欄內(nèi)注明“本季發(fā)生額及期末余額”字樣或“本季合計”字樣，并在數(shù)字的上端和下端各劃一根紅線，表示本季結(jié)束。

年度結(jié)賬時，應(yīng)將全年發(fā)生額的合計數(shù)填制于12月份結(jié)賬記錄的下面，并在摘要欄內(nèi)注明“全年發(fā)生額及年末余額”字樣或“本年合計”字樣，并在數(shù)字下端劃雙紅線，表示“封賬”。年度結(jié)賬后，根據(jù)各賬戶的年末余額，過入新賬簿，結(jié)轉(zhuǎn)下年度。

本章小結(jié)

1．設(shè)置和登記賬簿既是會計基本程序的第二步驟，又是會計核算的專門方法之一，也是會計核算工作的重要環(huán)節(jié)，在經(jīng)濟(jì)管理中有著重要的作用。本章對賬簿的概念、意義、種類以及各種賬簿的設(shè)置和登記等內(nèi)容作了比較詳細(xì)的介紹。學(xué)習(xí)時要理解賬簿的概念，認(rèn)識設(shè)置和登記賬簿的意義，熟悉賬簿的種類，在此基礎(chǔ)上重點掌握各種賬簿的設(shè)置和登記的規(guī)則并能夠熟練地應(yīng)用。

2．在賬簿的設(shè)置和登記中，包括了日記賬的設(shè)置和登記、總分類賬的設(shè)置和登記、明細(xì)賬的設(shè)置和登記，每種賬簿為了滿足不同的核算內(nèi)容的要求，需要設(shè)置不同的賬頁格式，如三欄式日記賬、三欄式總賬、三欄式明細(xì)分類賬、數(shù)量金額式明細(xì)分類賬及多欄式明細(xì)分類賬等。在這個賬簿體系中，各種賬簿之間相互聯(lián)系、相互勾稽。因此，通過學(xué)習(xí)要求學(xué)生不僅要了解和掌握各種賬簿的設(shè)置與登記，還要理解賬簿之間的相互聯(lián)系。例如，總分類賬和明細(xì)分類賬之間的關(guān)系及平行登記等。

3．賬簿的登記和使用必須遵守一定的規(guī)則，它包括賬簿的啟用規(guī)則、賬簿的登記規(guī)則和錯賬的更正規(guī)則。其中三種錯賬的更正方法各有其適用的情況和更正的要求，是學(xué)習(xí)中非常重要的知識點。

4．企業(yè)還必須定期地進(jìn)行對賬和結(jié)賬，以滿足經(jīng)濟(jì)管理和編制會計報表的需要。對賬工作的內(nèi)容和結(jié)賬工作的基本程序及方法都是非常重要的知識點，在學(xué)習(xí)中不能忽視。

思考題

1．什么是會計賬簿?設(shè)置賬簿有什么作用?

2．設(shè)置會計賬簿應(yīng)遵循哪些原則?

3．會計賬簿按其用途不同可分為哪幾種?分述各種賬簿的定義。

4．日記賬按其記錄的內(nèi)容不同可分為哪幾種?分述各種賬簿的定義。

5．分類賬可以分為哪幾種?分述各種賬簿的定義。

6．會計賬簿按其外表形式不同可分為哪幾種?分述各種賬簿的定義、優(yōu)缺點和適用性。

7．分別談?wù)勅龣谑綆齑娆F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬記賬的依據(jù)、記賬的內(nèi)容和記賬的要求。

8．多欄式特種日記賬與三欄式特種日記賬相比較有何優(yōu)點?

9．試述總分類賬的格式。

10．明細(xì)分類賬有哪幾種格式?各應(yīng)怎樣登記?

11．試述賬簿啟用的規(guī)則和登記的規(guī)則。

12．試述總分類賬與明細(xì)分類賬的關(guān)系。

13．什么是平行登記?平行登記必須做到哪些要點?

14．更正錯賬的方法有哪幾種?各種更正方法的特點和適用條件是什么?

15．什么是對賬?對賬工作包括哪些內(nèi)容?

16．什么是結(jié)賬?結(jié)賬工作包括哪些內(nèi)容?

練習(xí)題

習(xí)題6-1

一、目的：練習(xí)登記庫存現(xiàn)金和銀行存款日記賬。

二、資料：某工廠200×年8月31日銀行存款日記賬余額為300?000元；庫存現(xiàn)金日記賬余額為3000元。9月上旬發(fā)生下列銀行存款和現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)：

1)?1日，投資者投入現(xiàn)金25?000元，存入銀行(銀收801號)。

(2)?1日，以銀行存款10?000元歸還短期