北京大學(xué)會(huì)議室管理制度

北京大學(xué)會(huì)議室管理制度北京大學(xué)會(huì)議室管理制度

第一章總則

第一條為了加強(qiáng)北京大學(xué)會(huì)議室的管理，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議的順利進(jìn)行，制定本管理制度。

第二條本制度適用于全校各部門、各單位在會(huì)議室召開(kāi)的各類會(huì)議。

第三條會(huì)議管理制度遵循高效、節(jié)能、環(huán)保、安全的原則，提倡文明、有序、和諧的會(huì)議環(huán)境。

第四條全體師生員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，共同維護(hù)會(huì)議室的秩序和設(shè)施。

第五條會(huì)議室的管理工作由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)，各部門、各單位應(yīng)積極配合，共同推進(jìn)會(huì)議管理工作的落實(shí)。

第六條會(huì)議室的使用應(yīng)遵循先申請(qǐng)、后使用的原則。各部門、各單位需提前向?qū)W校辦公室提交會(huì)議室使用申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可使用。

第七條會(huì)議室的使用應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，確保會(huì)議資源得到合理分配。

第八條鼓勵(lì)采用信息化手段進(jìn)行會(huì)議管理，提高會(huì)議效率，減少紙質(zhì)文件的使用。

第九條本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，如有未盡事宜，由學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)解釋和補(bǔ)充。

第二章會(huì)議流程

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

第五章附則

第二章會(huì)議流程

一、會(huì)議申請(qǐng)

1.會(huì)議室使用單位需提前五個(gè)工作日向?qū)W校辦公室提交會(huì)議申請(qǐng)，填寫《會(huì)議室使用申請(qǐng)表》，明確會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議類型等信息。

2.學(xué)校辦公室收到申請(qǐng)后，根據(jù)會(huì)議室使用原則和實(shí)際情況進(jìn)行審批，并在兩個(gè)工作日內(nèi)反饋審批結(jié)果。

二、會(huì)議通知

1.會(huì)議申請(qǐng)批準(zhǔn)后，會(huì)議室使用單位應(yīng)及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，內(nèi)容包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員等。

2.會(huì)議通知應(yīng)提前至少三個(gè)工作日發(fā)送，確保參會(huì)人員有足夠的時(shí)間做好準(zhǔn)備。

三、會(huì)議簽到

1.會(huì)議開(kāi)始前，會(huì)議室使用單位應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議簽到工作，確保簽到表真實(shí)、完整。

2.簽到表應(yīng)包括參會(huì)人員姓名、部門、簽到時(shí)間等信息。

四、會(huì)議議程

1.會(huì)議主持人應(yīng)按照預(yù)定議程主持會(huì)議，確保會(huì)議內(nèi)容全面、有序進(jìn)行。

2.會(huì)議期間，如需調(diào)整議程，應(yīng)由主持人提出，并經(jīng)參會(huì)人員一致同意。

五、會(huì)議記錄

1.會(huì)議應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄，確保記錄內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

2.會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員、討論議題、決議結(jié)果等。

六、會(huì)議表決

1.會(huì)議涉及決策事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行表決。表決方式可根據(jù)實(shí)際情況采用口頭表決、舉手表決或投票表決。

2.表決結(jié)果應(yīng)記錄在案，并由會(huì)議主持人宣布。

七、會(huì)議總結(jié)

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議成果進(jìn)行總結(jié)，明確下一步工作計(jì)劃和要求。

2.會(huì)議室使用單位應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后一個(gè)工作日內(nèi)，將會(huì)議紀(jì)要發(fā)送給參會(huì)人員。

八、會(huì)議資料歸檔

1.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議室使用單位應(yīng)將會(huì)議資料整理歸檔，包括會(huì)議申請(qǐng)表、會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議記錄、表決結(jié)果等。

2.歸檔資料應(yīng)保存至少一年，以備查閱。

九、會(huì)議反饋

1.會(huì)議室使用單位應(yīng)定期收集會(huì)議效果反饋，了解會(huì)議組織、議程安排、會(huì)議成果等方面的意見(jiàn)和建議。

2.根據(jù)會(huì)議反饋，及時(shí)調(diào)整會(huì)議組織工作，提高會(huì)議質(zhì)量。

第三章會(huì)議紀(jì)要的跟蹤落實(shí)

一、會(huì)議紀(jì)要的制作與發(fā)布

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)由專人負(fù)責(zé)整理，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，反映會(huì)議討論和決策結(jié)果。

2.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括會(huì)議基本信息、主要議題、討論情況、表決結(jié)果、工作部署及責(zé)任分工等。

3.會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核后，應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后兩個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布給所有參會(huì)人員及相關(guān)單位。

二、會(huì)議決策的執(zhí)行與監(jiān)督

1.各責(zé)任單位應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要中的工作部署和責(zé)任分工，制定具體實(shí)施方案，明確執(zhí)行時(shí)間節(jié)點(diǎn)和責(zé)任人。

2.會(huì)議室使用單位應(yīng)建立跟蹤監(jiān)督機(jī)制，對(duì)會(huì)議決策的執(zhí)行情況進(jìn)行定期檢查和督促。

3.對(duì)于執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和困難，責(zé)任單位應(yīng)及時(shí)報(bào)告并尋求解決方案。

三、會(huì)議紀(jì)要的反饋與評(píng)估

1.各責(zé)任單位在執(zhí)行會(huì)議決策過(guò)程中，應(yīng)定期向會(huì)議室使用單位反饋工作進(jìn)展和成效。

2.會(huì)議室使用單位應(yīng)定期組織會(huì)議紀(jì)要落實(shí)情況的評(píng)估，評(píng)估結(jié)果作為改進(jìn)會(huì)議管理和決策執(zhí)行工作的依據(jù)。

四、會(huì)議紀(jì)要的修訂與補(bǔ)充

1.如會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容有遺漏或需更正，會(huì)議室使用單位應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂，并重新發(fā)布。

2.對(duì)于會(huì)議決策執(zhí)行中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，會(huì)議室使用單位可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行補(bǔ)充，以確保決策的有效性。

五、會(huì)議紀(jì)要的歸檔與查閱

1.會(huì)議紀(jì)要應(yīng)作為重要文件進(jìn)行歸檔，歸檔資料應(yīng)包括原始紀(jì)要、修訂紀(jì)要、執(zhí)行情況報(bào)告等。

2.歸檔資料應(yīng)按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，確保資料的安全和可追溯性。

3.會(huì)議室使用單位應(yīng)建立便捷的查閱機(jī)制，方便師生員工查閱會(huì)議紀(jì)要和相關(guān)資料。

六、會(huì)議紀(jì)要的公開(kāi)與透明

1.適當(dāng)范圍內(nèi)的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)通過(guò)學(xué)校公告欄、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)等途徑公開(kāi)，提高會(huì)議決策的透明度。

2.對(duì)于涉及敏感信息或需要保密的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定控制知密范圍。

第四章會(huì)議室管理規(guī)定

一、會(huì)議室預(yù)訂與使用

1.會(huì)議室預(yù)訂應(yīng)提前進(jìn)行，預(yù)訂時(shí)應(yīng)提供會(huì)議名稱、時(shí)間、參會(huì)人數(shù)等信息。

2.學(xué)校辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議室的統(tǒng)一調(diào)度，根據(jù)預(yù)訂情況和會(huì)議室使用優(yōu)先級(jí)原則進(jìn)行安排。

3.會(huì)議室使用單位應(yīng)按照預(yù)訂時(shí)間準(zhǔn)時(shí)使用，如需提前或延時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知學(xué)校辦公室進(jìn)行調(diào)整。

二、會(huì)議室設(shè)施與維護(hù)

1.會(huì)議室應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如投影儀、音響、白板等，并保證設(shè)備正常運(yùn)行。

2.會(huì)議室使用單位應(yīng)在會(huì)議前檢查設(shè)施設(shè)備，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修。

3.使用會(huì)議室時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)設(shè)施設(shè)備，遵守操作規(guī)程，確保設(shè)備使用安全。

三、會(huì)議室環(huán)境與衛(wèi)生

1.會(huì)議室應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，禁止在會(huì)議室內(nèi)吸煙、進(jìn)食。

2.會(huì)議室使用單位應(yīng)負(fù)責(zé)會(huì)議期間的衛(wèi)生保潔工作，會(huì)議結(jié)束后及時(shí)清理垃圾，恢復(fù)原狀。

3.學(xué)校辦公室定期對(duì)會(huì)議室進(jìn)行衛(wèi)生檢查，確保會(huì)議室環(huán)境符合使用要求。

四、會(huì)議室安全與保密

1.會(huì)議室使用單位應(yīng)確保會(huì)議期間的安全，遵守消防安全規(guī)定，不得私拉亂接電源線。

2.會(huì)議室內(nèi)應(yīng)保持通風(fēng)良好，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。

3.對(duì)于涉及敏感信息或需保密的會(huì)議，會(huì)議室使用單位應(yīng)采取措施確保會(huì)議內(nèi)容不被泄露。

五、會(huì)議室服務(wù)與支持

1.學(xué)校辦公室應(yīng)提供專業(yè)的會(huì)議服務(wù)，包括會(huì)場(chǎng)布置、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)等。

2.會(huì)議室使用單位如需額外服務(wù)或支持，應(yīng)提前與學(xué)校辦公室溝通，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

六、會(huì)議室使用費(fèi)用

1.會(huì)議室使用單位需按照學(xué)校規(guī)定承擔(dān)會(huì)議室使用費(fèi)用，具體標(biāo)準(zhǔn)由學(xué)校辦公室制定。

2.學(xué)校辦公室應(yīng)定期公布會(huì)議室使用費(fèi)用情況，接受監(jiān)督。

七、違規(guī)處理與獎(jiǎng)懲

1.對(duì)于違反會(huì)議室管理規(guī)定的單位和個(gè)人，學(xué)校辦公室有權(quán)進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)嚴(yán)重程度給予相應(yīng)處罰。

2.對(duì)于積極遵守會(huì)議室管理規(guī)定，表現(xiàn)突出的單位和個(gè)人，學(xué)校可給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第五章附則

一、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施，原有相關(guān)規(guī)定與