DB14-T 2714-2023 市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范

ICS35.040

CCSA24

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山西省地方標準

DB14/T2714—2023

市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范

2023-02-21發(fā)布2023-05-21實施

山西省市場監(jiān)督管理局??發(fā)布

DB14/T2714—2023

市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范

1范圍

本文件規(guī)定了市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求、數(shù)字化前處理、檔案掃描和登記、數(shù)據(jù)掛接、

圖像處理、圖文校核、檔案入庫和數(shù)據(jù)備份的要求。

本文件適用于市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工和管理。

2規(guī)范性引用文件

下列文件中的內(nèi)容通過文中的規(guī)范性引用而構(gòu)成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，

僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本

文件。

GB/T20530-2006文獻檔案資料數(shù)字化工作導則

DA/T1-2000檔案工作基本術語

DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則

DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范

《中華人民共和國市場主體登記管理條例》（國令第746號）

3術語和定義

下列術語和定義適用于本文件。

3.1

市場主體

在中華人民共和國境內(nèi)以營利為目的從事經(jīng)營活動的自然人、法人及非法人組織。

3.2

統(tǒng)一社會信用代碼

按照《中華人民共和國市場主體登記管理條例》（國令第746號）編制，由法人和其他組織登記管

理部門、統(tǒng)一社會信用代碼管理部門根據(jù)國家標準編制，每一個法人和其他組織在全國范圍內(nèi)唯一的、

終身不變的法定身份識別碼。

3.3

注冊號

各類市場主體在向工商行政管理部門（現(xiàn)市場監(jiān)督管理部門或行政審批部門）申請登記注冊通過后，

原工商行政管理部門（現(xiàn)市場監(jiān)督管理部門或行政審批部門）為其分配的營業(yè)執(zhí)照號碼。

3.4

紙質(zhì)檔案數(shù)字化

采用掃描儀等設備對紙質(zhì)檔案進行掃描加工，使其轉(zhuǎn)化為可在網(wǎng)上存儲、利用的數(shù)字信息，并按照

紙質(zhì)檔案的內(nèi)在聯(lián)系，建立起目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像關聯(lián)關系的處理過程。

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4基本要求

4.1市場主體登記過程中形成的全部紙質(zhì)檔案均應納入數(shù)字化范圍。

4.2市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：數(shù)字化前處理、檔案掃描、檔案登記、數(shù)據(jù)

掛接、圖像處理、圖文校核和檔案入庫等。具體流程示例參見附錄A。

4.3市場主體登記部門負責本級市場主體登記檔案的數(shù)字化工作。應配備相應的人員，建立健全崗位、

人員、場地、設備和檔案實體等管理制度，對紙質(zhì)檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制。

4.4市場主體登記部門應配備專用的數(shù)字化加工場地和設施設備。場地應符合安全管理要求，設施設

備能夠滿足數(shù)字化工作需要。

4.5市場主體登記部門應成立專門的驗收組對檔案數(shù)字化成果進行驗收。驗收內(nèi)容包括檔案目錄數(shù)據(jù)、

數(shù)字圖像、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件和存儲載體等。

4.6市場主體登記部門應加強紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理，建立完善的問題反饋機制，確保檔

案實體和檔案信息的安全。

5數(shù)字化前處理

5.1檔案出庫

按檔案庫房管理規(guī)定辦理出庫手續(xù)。

5.2拆除裝訂

應以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物，應注意保護檔案不受損害，并

對排列順序不準確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復的檔案，在拆除裝訂物時應采用拍照

等方式記錄檔案原貌，以便于恢復。

5.3技術修復

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質(zhì)量的原件應先進行

相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。

5.4編號

用鉛筆和阿拉伯數(shù)字在文頁右上角編寫順序頁號，反頁有文字和圖標的在左上角編頁號。

6檔案掃描

6.1基本要求

6.1.1檔案掃描應根據(jù)紙質(zhì)檔案原件、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等實際情況選擇相應的掃描設備，并進

行相關參數(shù)的設置和調(diào)整。

6.1.2掃描時要求圖像完整、清晰、端正、不重頁、不漏頁。

6.2掃描設備

6.2.1掃描設備的選擇應注意對紙質(zhì)檔案實體的保護，宜采用高速的掃描設備進行數(shù)字化。

6.2.2應遵循相關設備的使用規(guī)律進行定期維護、保養(yǎng)。

6.3掃描流程

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進入掃描程序，錄入夾子號，設置掃描參數(shù)，選擇完成后，開始逐頁掃描。參數(shù)設置如下：

——掃描色彩模式：分為黑白和灰度。一般頁面采用黑白模式，有照片、有手印、有章、原件模糊

不清的頁面采用灰度圖像處理；

——掃描方式：分為連續(xù)掃描和平板掃描。紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用

平板掃描方式（營業(yè)執(zhí)照正本采用平板掃描）；紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描方式以提

高工作效率；

——掃描幅面：根據(jù)檔案實際尺寸選擇A4或A3；

——圖像質(zhì)量：黑白模式宜設置為七級，灰度模式宜設置為九或十級，可根據(jù)實際情況進行調(diào)整；

——分辨率：一般采用200dpi。如文字偏小、密集、清晰度較差時，采用300dpi。

6.4存儲格式

6.4.1掃描后的圖像采取多頁圖像存儲，以卷為單位臨時存儲為多頁TIFF格式的圖像文件。

6.4.2黑白圖像采用CCITTGROUP4壓縮，灰度及彩色圖像采用JPEG壓縮。

7檔案登記

7.1設立卷需要登記，以建立目錄數(shù)據(jù)庫。

7.2登錄“山西省企業(yè)檔案影像管理系統(tǒng)”，將統(tǒng)一社會信用代碼、注冊號、法定代表人姓名、市場

主體名稱、成立日期、企業(yè)類型等信息錄入登記程序中，錄入完成后保存。

8數(shù)據(jù)掛接

8.1設立卷排序

8.1.1進入著錄標引程序，輸入紙質(zhì)文件上所用的夾子號，按掃描后圖像上反映出的頁號進行排序。

8.1.2對照紙質(zhì)檔案輸入統(tǒng)一社會信用代碼或注冊號或市場主體名稱，檢索到對應市場主體，錄入核

準日期。主類型選開業(yè)。

8.1.3開始排序。對照掃描完成后的圖像逐一核對頁號，對掃描歪的圖像進行矯正，按國家市場監(jiān)督

管理總局發(fā)布的《市場主體登記提交材料規(guī)范（2022版）》正確選擇市場主體登記檔案級別。

8.2變更、換照、備案、注銷等排序

8.2.1進入流程夾號，對照紙質(zhì)檔案輸入統(tǒng)一社會信用代碼或注冊號或市場主體名稱，檢索到對應市

場主體，錄入核準日期。

8.2.2先選擇主類型，再選擇分類型。變更的分類型有多種，如地址、名稱、法定代表人等，市場主

體變更了哪些內(nèi)容就在相應的選項前面打鉤；如果要更改市場主體的性質(zhì)，則在“選企類”項前打鉤。

9圖像處理

9.1旋轉(zhuǎn)及糾偏

對不符合閱讀方向的數(shù)字圖像應進行旋轉(zhuǎn)還原。對出現(xiàn)偏斜的圖像應進行糾偏處理，頁面傾斜度不

得大于10度。

9.2裁邊

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去除掃描過程中產(chǎn)生的白邊或黑邊。如需對數(shù)字圖像進行裁邊處理，應在距頁邊最外延至少2至3

毫米處裁剪圖像。

9.3去污

如需對數(shù)字圖像進行去污處理，以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜

質(zhì)，處理過程中應遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則。

10圖文校核

10.1校核人員要認真履行職責，嚴格對掃描、排序檔案進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)錯誤并糾正整理、掃描中

出現(xiàn)的問題，如發(fā)現(xiàn)原檔有誤或無設立卷，及時報檔案負責人和登記部門，保證檔案的準確性、完整性。

10.2校核內(nèi)容

10.2.1錄入統(tǒng)一社會信用代碼或注冊號或市場主體名稱，檢索到對應市場主體，主要校核統(tǒng)一社會信

用代碼（注冊號）、市場主體名稱、核準日期和市場主體類型。對已排好的卷逐頁查看，總頁數(shù)、頁級

別選擇是否正確。

10.2.2檢查圖像是否端正、頁面是否干凈整潔。

10.2.3核對目錄是否一致。

11檔案入庫

11.1裝訂

紙質(zhì)檔案掃描完成后，按照市場主體檔案整理的質(zhì)量標準及數(shù)量要求，采用三孔一線標準規(guī)范裝訂。

應做到文件的左下邊戳齊、不壓字、不掉頁、不倒頁、不反頁，力求牢固、整齊美觀。

11.2歸檔上架

11.2.1歸檔人員接到裝訂完畢的檔案后，認真清點。

11.2.2市場主體統(tǒng)一社會信用代碼（注冊號）、名稱必須核對準確。杜絕歸檔卷入錯盒。

11.2.3按要求填寫檔案盒，單戶兩盒及以上的，在盒號位置填寫盒號。檔案盒已滿、破損的及時加盒、

換盒。做到統(tǒng)一社會信用代碼（注冊號）、盒號準確。

11.2.4歸檔中如發(fā)現(xiàn)缺卷、錯卷等問題及時向管理人員反映。

12數(shù)據(jù)備份

12.1備份范圍

經(jīng)驗收合格的完整數(shù)據(jù)應及時進行備份。包括原始數(shù)據(jù)及相關說明性文件。

12.2備份方式

為保證數(shù)據(jù)安全，采用云端備份方式，分為本地定期全量備份和異地全量備份。

12.3數(shù)據(jù)檢驗

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備份數(shù)據(jù)也應進行檢驗。備份數(shù)據(jù)的檢驗內(nèi)容主要包括備份數(shù)據(jù)準確性、完整性、安全性檢驗，能

否打開、數(shù)據(jù)信息是否完整、文件數(shù)量是否準確等。

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A

A

附錄A

（資料性）

市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例

市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例見圖A.1。

圖A.1市場主體登記紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程示例

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參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》（中華人民共和國主席令第四十七號）

[2]《中華人民共和國檔案法實施辦法》（國務院令第676號）

[3]《中華人民共和國政府信息公開條例》（中華人民共和國國務院令第711號）

[4]