文件控制程序

第第頁(yè)文件控制程序1.目的本程序規(guī)定了公司文件的控制要求，包括文件的編制（含編號(hào)）、會(huì)簽、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、存檔、使用、評(píng)審、修改、標(biāo)識(shí)、收回、銷(xiāo)毀及外來(lái)文件的識(shí)別等全過(guò)程的管理要求與方法。通過(guò)實(shí)施本程序，確保文件的充分性、有效性和適宜性。2.適用范圍本程序適用于本公司、各子公司和合資公司所有文件的控制。3.職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司文件的批準(zhǔn)，必要時(shí)組織修改換版。3.2分管副總負(fù)責(zé)公司文件的審核與發(fā)布實(shí)施。3.3各單位負(fù)責(zé)本單位文件的編制。3.4檔案室是公司文件控制的主管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)起草《文件控制程序》，監(jiān)督文件實(shí)施運(yùn)行，并負(fù)責(zé)檔案管理。4.工作程序4.1文件類(lèi)別及各級(jí)權(quán)限文件分類(lèi)及文件的編制、會(huì)簽、審核、批準(zhǔn)和發(fā)放權(quán)限具體見(jiàn)《文件分類(lèi)和審批管理規(guī)定》。4.2受控文件程序文件、指導(dǎo)文件、紅頭文件、項(xiàng)目文件、合同文件等為公司的受控文件，必須始終保持為有效版本，并加蓋紅色“受控文件”印章。4.3文件控制流程4.3.1文件控制流程進(jìn)行。4.3.2文件的發(fā)放、回收、銷(xiāo)毀等，應(yīng)建立相應(yīng)記錄。當(dāng)有替代文件確定原有文件無(wú)效時(shí)，由檔案室負(fù)責(zé)回收、銷(xiāo)毀，并建立記錄。4.3.3文件的修改按4.4.1文件的編制要求控制。4.3.4文件控制流程中涉及的所有人員應(yīng)具備與文件涉及到的管理內(nèi)容相適應(yīng)的能力，并對(duì)文件的正確性負(fù)責(zé)。4.3.5相關(guān)記錄的控制要求見(jiàn)《記錄控制程序》。4.4文件控制要求4.4.1編制4.4.1.1文件編制應(yīng)充分考慮法律法規(guī)的要求、客戶(hù)的要求、員工和其他相關(guān)方的要求。4.4.1.2內(nèi)容詳實(shí)規(guī)范，滿(mǎn)足操作需要，語(yǔ)言精煉準(zhǔn)確，不易引起誤解。4.4.1.3公司文件由檔案室統(tǒng)一編號(hào)，一個(gè)編號(hào)只能對(duì)應(yīng)一份文件，不得出現(xiàn)一份文件兩個(gè)編號(hào)或兩份文件一個(gè)編號(hào)的現(xiàn)象。4.4.1.4編制格式和編號(hào)按《文件編制格式和編號(hào)管理規(guī)定》執(zhí)行。4.4.2會(huì)簽、審核和批準(zhǔn)4.4.2.1每個(gè)文件必須按《文件分類(lèi)和審批管理規(guī)定》中規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行會(huì)簽、審核和批準(zhǔn)。4.4.2.2文件編制完成后，文件編制單位組織主要相關(guān)單位會(huì)簽，會(huì)簽意見(jiàn)在“文件會(huì)簽表”上簽署。新增和換版的文件，必須填寫(xiě)文件會(huì)簽表。4.4.2.3會(huì)簽、審核中產(chǎn)生的不同觀點(diǎn)達(dá)不成一致意見(jiàn)時(shí)，由審核人組織討論，建立并保持相關(guān)記錄。仍達(dá)不成一致意見(jiàn)時(shí)，須將不同意見(jiàn)提供給批準(zhǔn)人，由批準(zhǔn)人裁決。4.4.2.4審核人、批準(zhǔn)人簽字后，會(huì)簽表一起作為原件留存。4.4.3發(fā)放4.4.3.1檔案室負(fù)責(zé)文件的發(fā)放登記，建立并保持發(fā)放記錄。4.4.3.2文件發(fā)放范圍的確定原則為：執(zhí)行文件的有關(guān)單位、工作需要了解該文件內(nèi)容的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。文件的發(fā)放范圍應(yīng)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)文件的人員批準(zhǔn)。4.4.3.3需查（借）閱檔案室歸檔的文件時(shí)，按照《檔案室管理規(guī)定》執(zhí)行。4.4.3.4為便于文件管理，各單位應(yīng)由檔案管理員或文員接收文件，并建立收文記錄。4.4.4培訓(xùn)文件實(shí)施日期前，由文件編制單位組織所有執(zhí)行文件的相關(guān)單位人員對(duì)文件進(jìn)行培訓(xùn)。4.4.5使用4.4.5.1文件發(fā)放后，文件持有人要妥善保管，不得隨意在文件上劃改，不得隨意復(fù)印、掃描和外傳。4.4.5.2文件破損嚴(yán)重影響使用時(shí)，找檔案室以舊換新，并在發(fā)放記錄“備注”欄中注明。4.4.5.3文件丟失后，可到檔案室重新申請(qǐng)領(lǐng)用，檔案室根據(jù)原發(fā)放記錄的記載予以補(bǔ)發(fā)，并在原記錄的“備注”欄中注明作廢。4.4.5.4文件不得隨意向與執(zhí)行和管理文件無(wú)關(guān)的人員借閱。4.4.6存檔4.4.6.1公司所有文件檔案室應(yīng)保留一套完整的原件（含文件會(huì)簽表、文件審批稿及一份正式印刷文件、文件發(fā)放、修改、銷(xiāo)毀記錄等）。4.4.6.2文件存檔管理按《檔案室管理規(guī)定》執(zhí)行。4.3.7評(píng)審和換版4.3.7.1每年至少對(duì)程序文件、指導(dǎo)文件和記錄文件進(jìn)行一次評(píng)審。4.3.7.2文件在實(shí)施過(guò)程中，當(dāng)遇到組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等發(fā)生變化時(shí)或文件執(zhí)行單位發(fā)現(xiàn)文件不夠充分和適宜時(shí)，文件編制單位必須組織相關(guān)人員組成評(píng)審小組對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。4.3.7.3當(dāng)文件經(jīng)評(píng)審，不能滿(mǎn)足要求時(shí)，需對(duì)文件進(jìn)行修改或換版。4.3.7.4文件的有效期一般不超過(guò)三年，文件到有效期后，必須換版。文件編制部門(mén)，在文件有效期前3個(gè)月內(nèi)，應(yīng)組織相關(guān)人員，在充分考慮組織機(jī)構(gòu)、產(chǎn)品、工作流程、法律法規(guī)等多方面發(fā)生變化并得到辨識(shí)的條件下，對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審并換版。4.3.7.5文件換版按4.4.1文件編制的程序控制。4.3.7.6文件編制單位應(yīng)建立文件評(píng)審記錄并及時(shí)歸檔，文件評(píng)審記錄內(nèi)容至少應(yīng)包括：評(píng)審時(shí)間、評(píng)審人、文件名稱(chēng)、評(píng)審結(jié)論（適用、修改、換版）。4.3.8實(shí)施文件生效后，各有關(guān)人員必須嚴(yán)格按照文件規(guī)定執(zhí)行。當(dāng)文件執(zhí)行單位發(fā)現(xiàn)文件不能滿(mǎn)足工作需要或法律法規(guī)要求時(shí)，應(yīng)立即向文件編制單位反映，要求對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審，未批準(zhǔn)修改，任何人不得出現(xiàn)擅自違背文件的行為，否則不執(zhí)行文件的責(zé)任由文件執(zhí)行單位承擔(dān)。4.3.9修改4.3.9.1對(duì)需要修改的文件按文件編制時(shí)的權(quán)限進(jìn)行審核、批準(zhǔn)，必要時(shí)對(duì)修改內(nèi)容進(jìn)行會(huì)簽。4.3.9.2文件修改采用換頁(yè)的方式，當(dāng)替換頁(yè)內(nèi)容多，本頁(yè)內(nèi)打印不開(kāi)時(shí)，可打印在背面，背面仍打印不開(kāi)時(shí)，必須換版。修改文件應(yīng)填寫(xiě)文件修改記錄。4.3.9.3由檔案室對(duì)修改后的替換頁(yè)進(jìn)行發(fā)放，收回和銷(xiāo)毀被替換頁(yè)，并做好相關(guān)記錄。4.3.10回收和銷(xiāo)毀4.3.10.1檔案室及時(shí)回收和銷(xiāo)毀過(guò)期文件，建立并保持相關(guān)記錄。4.3.10.2文件編制單位負(fù)責(zé)確認(rèn)有效文件版本，作廢文件采取保留或銷(xiāo)毀的方式處理，由文件批準(zhǔn)人確定。予以保留的作廢文件應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)。文件處理后，在文件發(fā)放記錄的備注欄內(nèi)注明處理方法。4.3.10.3文件銷(xiāo)毀按照《檔案室管理規(guī)定》執(zhí)行。4.4外來(lái)文件的控制4.4.1各單位應(yīng)識(shí)別并獲取本單位所涉及的所有與公司的產(chǎn)品、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)安全健康、公司管理有關(guān)的