工程材料設(shè)備采購(gòu)管理制度

工程材料設(shè)備采購(gòu)管理制度1.目的和范圍1.1目的本制度的目的是規(guī)范公司工程材料設(shè)備采購(gòu)的管理和流程，確保采購(gòu)的物資符合公司質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和財(cái)務(wù)要求。1.2范圍本制度適用于公司所有工程材料設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)的管理和流程。所有與工程材料設(shè)備采購(gòu)相關(guān)的人員都必須遵守本制度。2.采購(gòu)流程2.1采購(gòu)計(jì)劃編制公司每年制定年度采購(gòu)計(jì)劃，并按月計(jì)劃分解至各項(xiàng)目單位。計(jì)劃編制部門應(yīng)該根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃及時(shí)向項(xiàng)目單位下達(dá)采購(gòu)任務(wù)，并及時(shí)調(diào)整計(jì)劃，確保采購(gòu)任務(wù)完成。2.2采購(gòu)需求確認(rèn)項(xiàng)目單位在需求確認(rèn)前，需先制定材料設(shè)備需求計(jì)劃，并報(bào)計(jì)劃編制部門備案。計(jì)劃編制部門根據(jù)需求計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃并上報(bào)采購(gòu)部門確認(rèn)。2.3供應(yīng)商評(píng)估采購(gòu)部門應(yīng)對(duì)可供選擇的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，以確保選擇到的供應(yīng)商符合公司的質(zhì)量要求和安全標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)估結(jié)果應(yīng)該在采購(gòu)文件中體現(xiàn)。2.4投標(biāo)邀請(qǐng)和招標(biāo)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果，采購(gòu)部門應(yīng)制定采購(gòu)文件，并邀請(qǐng)符合條件的供應(yīng)商參加投標(biāo)。對(duì)于大型或重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織招標(biāo)。投標(biāo)邀請(qǐng)和招標(biāo)應(yīng)該在指定的平臺(tái)內(nèi)發(fā)布。2.5投標(biāo)評(píng)審和中標(biāo)確定采購(gòu)部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?qū)λ型稑?biāo)文件進(jìn)行核算并評(píng)審。評(píng)審結(jié)果須做出評(píng)審報(bào)告和推薦意見，決定中標(biāo)單位，并在指定平臺(tái)內(nèi)公示中標(biāo)結(jié)果。2.6合同簽署中標(biāo)供應(yīng)商應(yīng)與采購(gòu)部門簽訂采購(gòu)合同，并支付保證金。保證金要求視具體項(xiàng)目情況而定，一般不少于合同總價(jià)的5%。如有特殊情況，可根據(jù)實(shí)際情況順延付保證金。2.7采購(gòu)驗(yàn)收采購(gòu)部門應(yīng)在指定地點(diǎn)對(duì)供應(yīng)商發(fā)貨的物資進(jìn)行驗(yàn)收，以確保所采購(gòu)的物資符合要求。驗(yàn)收不合格的物資應(yīng)退回供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)做出“不合格品處理通知書”。2.8支付結(jié)算采購(gòu)部門應(yīng)按照合同約定，及時(shí)向中標(biāo)供應(yīng)商支付貨款。支付結(jié)算方式應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同條款執(zhí)行。3.職責(zé)和權(quán)限3.1采購(gòu)計(jì)劃編制部門負(fù)責(zé)制定年度采購(gòu)計(jì)劃，并按月計(jì)劃分解至各項(xiàng)目單位；負(fù)責(zé)編制采購(gòu)計(jì)劃和配套的采購(gòu)文件；負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目單位的需求進(jìn)行確認(rèn)并向采購(gòu)部門下達(dá)采購(gòu)任務(wù)；負(fù)責(zé)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃，確保采購(gòu)任務(wù)完成。3.2項(xiàng)目單位根據(jù)業(yè)務(wù)需要編制材料設(shè)備需求計(jì)劃，并報(bào)計(jì)劃編制部門備案；負(fù)責(zé)審核和確認(rèn)計(jì)劃編制部門下達(dá)的采購(gòu)任務(wù)；對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量問(wèn)題負(fù)責(zé)。3.3采購(gòu)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)計(jì)劃的編制和執(zhí)行；負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估、投標(biāo)邀請(qǐng)、合同簽署、付款結(jié)算等工作；負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目單位提出的質(zhì)量問(wèn)題的調(diào)查和處理。3.4財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同約定，及時(shí)向中標(biāo)供應(yīng)商支付貨款；收發(fā)保證金和質(zhì)量保證金，并妥善保管。4.相關(guān)工作流程4.1采購(gòu)計(jì)劃制定和下達(dá)流程（1）計(jì)劃編制部門根據(jù)公司年度采購(gòu)計(jì)劃和各項(xiàng)目單位需求計(jì)劃，編制采購(gòu)計(jì)劃。（2）計(jì)劃編制部門在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)向相關(guān)項(xiàng)目單位下達(dá)采購(gòu)任務(wù)。（3）計(jì)劃編制部門致電或發(fā)郵件通知關(guān)聯(lián)項(xiàng)目單位確認(rèn)采購(gòu)計(jì)劃。4.2采購(gòu)文件編制和公告發(fā)布流程（1）采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商評(píng)估結(jié)果編制采購(gòu)文件。（2）采購(gòu)部門在采購(gòu)文件內(nèi)詳細(xì)說(shuō)明擬采購(gòu)物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、要求、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、保證金要求、質(zhì)量質(zhì)保條款等內(nèi)容。（3）采購(gòu)文件應(yīng)在指定平臺(tái)上公告發(fā)布。4.3投標(biāo)和招標(biāo)流程（1）投標(biāo)或招標(biāo)應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束。（2）采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)文件規(guī)定對(duì)申請(qǐng)投標(biāo)的企業(yè)進(jìn)行資格審查。（3）采購(gòu)部門應(yīng)按照采購(gòu)文件規(guī)定對(duì)所有投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審。（4）評(píng)審結(jié)果應(yīng)在指定平臺(tái)上進(jìn)行公示。4.4合同簽訂流程（1）采購(gòu)部門應(yīng)通知中標(biāo)供應(yīng)商，讓其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽訂采購(gòu)合同。（2）簽訂合同時(shí)，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)文件的要求，在合同中明確規(guī)定雙方的權(quán)利義務(wù)、質(zhì)保期、交貨期限、支付方式、保證金要求等細(xì)節(jié)。（3）保證書，按合同求提成規(guī)定繳納。4.5采購(gòu)物資驗(yàn)收流程（1）采購(gòu)部門應(yīng)告知供應(yīng)商按照采購(gòu)合同規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)發(fā)貨，并全程跟蹤貨物的運(yùn)輸狀態(tài)以確保按時(shí)收貨。（2）收到物資后，采購(gòu)部門應(yīng)組織質(zhì)量檢驗(yàn)。如果物資不符合采購(gòu)要求應(yīng)立即通知供應(yīng)商，并在檢驗(yàn)單上注明不合格原因，及時(shí)做出“不合格品處理通知書”。4.6付款結(jié)算流程（1）采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同約定的方式及時(shí)向中標(biāo)供應(yīng)商支付貨款。（2）財(cái)務(wù)部門是否結(jié)算驗(yàn)收合格的采購(gòu)物資。5.不合格品處理采購(gòu)驗(yàn)收部門發(fā)現(xiàn)不合格品時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并在保證人金中扣留相應(yīng)保證金，或者減少支付的貨款。同時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)出具“不合格品處理通知書”，并及時(shí)通知項(xiàng)目單位和財(cái)務(wù)部門。對(duì)于無(wú)法退換的不合格品，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處置。6.附則6.1異常情況的處理如果在采購(gòu)過(guò)程中發(fā)生異常情況，如采購(gòu)物資品種、金額、質(zhì)量要求等重大變化，須經(jīng)過(guò)計(jì)劃編制部門和財(cái)務(wù)審批同意方可變更。6.2制度的執(zhí)行