《會議策劃與組織（第4版）》課件 模塊6 會議禮儀

秘書會務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會議禮儀模塊6目錄Contents會務(wù)人員的禮儀規(guī)范任務(wù)1任務(wù)2接待人員的形象設(shè)計任務(wù)3會議禮儀文書Part01項目描述會議是否成功取決于禮儀人員的文化素質(zhì)及會議管理能力。不同主題的會議對禮儀服務(wù)的要求不同，細致、周到的禮儀服務(wù)既讓與會者倍感溫馨，也可以促進會議的順利進行。禮儀工作一般包括禮儀人員召集、程序分解、簡單培訓(xùn)、服裝道具準備、禮儀執(zhí)行等。Part02

學習目標任務(wù)一會務(wù)人員的禮儀規(guī)范熟知會議基本禮儀規(guī)范1掌握會議常規(guī)禮儀規(guī)范2掌握各種會議禮儀規(guī)范3Part03案例導(dǎo)入某高校舉行建院五十周年校慶暨新校區(qū)正式使用剪彩儀式，請來了高省長和全省各界名流佳賓參加，請他們坐在主席臺上。儀式開始時，主持人宣布：“請高省長下臺剪彩！”卻見高省長端坐沒動。主持人很奇怪，重復(fù)一遍：“請高省長下臺剪彩！”高省長還是端坐沒動，臉上還露出一絲惱怒。主持人又宣布一遍：“請高省長剪彩！”高省長才很不情愿地勉強站起來去剪彩。思考主持人應(yīng)該遵守哪些會議禮儀？會議基本禮儀規(guī)范有哪些？各種場合分別有哪些會議禮儀？Part04項目驅(qū)動做好會前準備工作控制出席人數(shù)嚴肅會議作風自然大方的主持姿態(tài)豐富幽默的主持語言12345引導(dǎo)會議內(nèi)容把握會議時間掌握會議進程重視會議效率6789（一）會議主持人的禮儀一、會議基本禮儀規(guī)范Part04項目驅(qū)動13遵守秩序正式發(fā)言自由發(fā)言23（二）會議發(fā)言人的禮儀一、會議基本禮儀規(guī)范Part04項目驅(qū)動一般與會者禮儀其他與會者禮儀與會人員的注意事項國際會議的注意事項01020304（三）會議參加者的禮儀一、會議基本禮儀規(guī)范Part04項目驅(qū)動[]事先了解會議的相關(guān)內(nèi)容，即了解會議的類型、會議的性質(zhì)等，是小型會議、中型會議、大型會議還是特大型會議，是內(nèi)部會議還是涉外會議等，應(yīng)根據(jù)會議的不同類型做相應(yīng)準備。會議的性質(zhì)不同，座位的安排也不同，如現(xiàn)場座位的擺放，主席臺座次的安排，現(xiàn)場是否需要特殊的儀器設(shè)備，如視聽器材、記錄用具等。同時，不同性質(zhì)的會議，會議所需用品也不同，如簽到臺、桌椅、講臺、布件、席位卡、地毯等，主席臺或會場四周的綠色植物、花卉、旗幟（特別是有外賓參加時）、會標、會徽、橫幅標語等。（一）事先了解二、會議常規(guī)禮儀規(guī)范Part04項目驅(qū)動1234會議的籌備會議通知的擬發(fā)文件的起草常規(guī)性準備（二）會議之前二、會議常規(guī)禮儀規(guī)范Part04項目驅(qū)動01例行服務(wù)02會議簽到03餐飲安排04現(xiàn)場記錄05編寫簡報（三）會議期間二、會議常規(guī)禮儀規(guī)范Part04項目驅(qū)動會議結(jié)束后的主要工作是現(xiàn)場環(huán)境的整理，有外單位或者重要客人參加時，還涉及到安排飲食和交通，還有會議記錄的整理與反饋等。會議結(jié)束，會務(wù)工作人員應(yīng)做好必要的后續(xù)工作，以便使之有始有終。會議的后續(xù)性工作大致包括三項：形成文件、處理材料和協(xié)助返程。形成文件主要是形成會議決議、會議紀要等文件，以便會議一結(jié)束就下發(fā)或公布。處理材料主要是對與會議有關(guān)的圖文、聲像材料進行收集和整理。很多大型會議結(jié)束后，主辦單位一般應(yīng)為外來與會者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動為對方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具，或替對方訂購、確認返程的機票、船票、車票。當團隊與會者或與會的特殊人士離開本地時，還可安排專人為其送行，并幫助其托運行李。（四）會議結(jié)束后二、會議常規(guī)禮儀規(guī)范Part04項目驅(qū)動如果有工作裝，應(yīng)該穿著工作裝；比規(guī)定開會時間早五分鐘左右到達會場；開會期間，應(yīng)該表現(xiàn)出一副認真聽講的姿態(tài)，開會也算是在工作，認真聽講的姿態(tài)不僅表現(xiàn)出了你的工作態(tài)度，也是對正在發(fā)言者的尊重。（一）工作會議禮儀三、各種會議禮儀規(guī)范工作會議紀律要求1Part04項目驅(qū)動（一）工作會議禮儀三、各種會議禮儀規(guī)范工作會議禮儀規(guī)范2介紹會前、會中、會后需要關(guān)注的一些會務(wù)細節(jié)。會前準備工作應(yīng)注意：When—會議開始時間、持續(xù)時間、Where—會議地點、Who—會議出席人、What—會議議題、Others—是否需要接送、準備會議設(shè)備及資料、準備公司紀念品。會議中，會務(wù)人員需要注意：會議主持和會議座次的安排。會議結(jié)束時，注意會議的總結(jié)和決議必須由專人負責要落實到文字上，還要贈送公司紀念品，參觀公司或廠房，必要的話，還要合影留念。Part04項目驅(qū)動舉行正式洽談會時，座次問題必須予以重視，只有小規(guī)模洽談會或預(yù)備性洽談會才可以不講究。洽談會上，如果我方身為東道主，不僅應(yīng)當布置好洽談廳的環(huán)境，預(yù)備好相關(guān)用品，還應(yīng)當特別重視禮儀性很強的座次問題。舉行雙邊洽談時，應(yīng)使用長桌子或橢圓形桌子，賓主應(yīng)分坐于桌子兩側(cè)，在進行洽談時，各方的主談人員應(yīng)在自己一方居中而坐，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位的高低自近而遠地分別在主談人員的兩側(cè)坐下。舉行多邊洽談時，為了避免失禮，按照國際慣例，一般均以圓桌為洽談桌來舉行“圓桌會議”，這樣一來，尊卑的界限就淡化了。（二）洽談會禮儀三、各種會議禮儀規(guī)范洽談會的禮儀性準備1洽談會的座次安排2Part04項目驅(qū)動010203依法辦事禮敬對手平等協(xié)商，互利互惠三、各種會議禮儀規(guī)范洽談會三原則3（二）洽談會禮儀Part04項目驅(qū)動010204030506茶話會的主題茶話會的發(fā)言茶點準備座次安排茶話會的議程茶話會的時空選擇三、各種會議禮儀規(guī)范（三）座談會禮儀Part05技能訓(xùn)練小張的公司應(yīng)邀參加一個研討會，該次研討會邀請了很多商界知名人士以及新聞界人士參加。老總特別安排小張和他一道去參加，也讓小張見識見識大場面。小張早上睡過了頭，等他趕到，會議已經(jīng)進行了20多分鐘。他急急忙忙推開了會議室的門，“吱”的一聲脆響，他一下子成了會場上的焦點。剛坐下不到5分鐘，肅靜的會場上又響起了搖籃曲，是誰在播放音樂？原來是小張的手機鈴聲！這下子，小張可成了全會場的明星……沒過多久，小張就被辭退了。不管是參加自己單位的會議，還是其他單位的會議，都必須遵守會議禮儀。因為在這種高度聚焦的場合，稍有不慎，便會嚴重有損自己和單位的形象。案例Part05技能訓(xùn)練思考你認為小張被炒的原因是什么？你認為會議禮儀應(yīng)該注意哪些問題？案例中小張的行為損害了單位的哪些形象，你認為應(yīng)如何避免？Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內(nèi)評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般熟知會議基本禮儀規(guī)范掌握會議常規(guī)禮儀規(guī)范掌握各種會議禮儀規(guī)范謝謝Thankyou秘書會務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會議禮儀模塊6目錄Contents會務(wù)人員的禮儀規(guī)范任務(wù)1任務(wù)2

接待人員的形象設(shè)計任務(wù)3會議禮儀文書Part01項目描述形象策劃大師安德魯·阿加西說：“形象意味著一切！”會議接待人員的形象設(shè)計關(guān)系到會議的成功與否。個人的整體形象由其儀表、儀容、儀態(tài)組成。形象是一份特殊的資產(chǎn)，美好的形象更是無價之寶，塑造令人賞心悅目的形象，是社交禮儀的基礎(chǔ)。Part02

學習目標了解會議接待人員形象設(shè)計的基本要求1掌握會議接待人員形象設(shè)計的技巧2任務(wù)二接待人員的形象設(shè)計Part03案例導(dǎo)入在上午即將召開的重要會議之前，另一個部門的同事來見你，她也要參加會議，你們已經(jīng)有一年多沒有見面了。她到達你的辦公室時，離開會還有幾分鐘。你站起身和她握手，并且恭維她的新發(fā)型，這時你發(fā)現(xiàn)她的長統(tǒng)襪上有跳絲的地方，還發(fā)現(xiàn)她的牙齒上有口紅，裙子的拉鏈沒有拉好。閑聊片刻，你們一起去參加會議，這個時候你才告訴她襪子、口紅和拉鏈的事……思考與會人員的形象設(shè)計有哪些原則？應(yīng)該注意哪些細節(jié)？Part04項目驅(qū)動彬彬有禮，氣質(zhì)生輝010203060504注重儀表，受人尊重儀容整潔，舉足輕重著裝打扮，得體大方佩戴飾物，恰到好處舉止自然，展現(xiàn)魅力一、會議接待人員形象設(shè)計的基本要求Part04項目驅(qū)動頭發(fā)之美肌膚之美（一）會議接待人員儀容的設(shè)計技巧二、會議接待人員形象設(shè)計的技巧講究協(xié)調(diào)注意色彩的搭配遵循職業(yè)著裝的TOP原則：時間（Time）、場合（Occasion）、地點（Place）Part04項目驅(qū)動（二）會議接待人員儀表的設(shè)計技巧二、會議接待人員形象設(shè)計的技巧會議接待穿著原則1Part04項目驅(qū)動男士穿著女士穿著（二）會議接待人員儀表的設(shè)計技巧二、會議接待人員形象設(shè)計的技巧男、女士的穿著2Part04項目驅(qū)動（二）會議接待人員儀表的設(shè)計技巧二、會議接待人員形象設(shè)計的技巧配飾原則3適應(yīng)場合適合自己色質(zhì)相同佩戴得法Part04項目驅(qū)動（二）會議接待人員儀表的設(shè)計技巧二、會議接待人員形象設(shè)計的技巧錯誤搭配4Part04項目驅(qū)動尊重與會者把握儀態(tài)舉止的分寸充分發(fā)揮微笑的魅力01020304儀態(tài)大方，舉止得體自然（一）會議接待人員儀容舉止的基本要求三、會議接待人員儀態(tài)舉止的要求Part04項目驅(qū)動介紹禮儀名片禮儀鞠躬禮儀握手禮儀（二）會議接待人員的一般禮節(jié)性儀態(tài)舉止三、會議接待人員儀態(tài)舉止的要求Part04項目驅(qū)動站姿坐姿走姿談話姿勢（三）會議接待人員的個人儀態(tài)舉止規(guī)范三、會議接待人員儀態(tài)舉止的要求Part04項目驅(qū)動不雅行為當眾從身體內(nèi)發(fā)出異常聲音口腔發(fā)出異味在公共場所進食01020304不當使用手機0506隨便吐痰（四）會議接待人員舉止禮儀的忌諱三、會議接待人員儀態(tài)舉止的要求Part04項目驅(qū)動12345注意情感色彩書面語VS口頭語適時、適量與適度掌握說話分寸用語文雅四、會議接待人員言語舉止的要求Part05技能訓(xùn)練張華是華夏商城總經(jīng)辦秘書，今天是公司與一家合作單位簽約的日子。她提前趕到辦公室，為即將舉行的簽約儀式做各項準備工作。她精心地打扮自己，把柔順的長發(fā)盤好，化了淡妝，穿上西服套裝，看上去端莊大方，充滿自信。然后她來到總經(jīng)理辦公室，把當天簽約儀式的程序和講話稿，以及今天的工作日志雙手呈給總經(jīng)理。因為上午的簽約儀式是在某賓館舉行，并將在那邊舉行慶功午宴。從總經(jīng)理辦公室出來后，張華立即趕往賓館，去檢查會場布置和接待工作是否已經(jīng)安排妥當。雖然在趕時間，但她仍抬頭挺胸，步履堅定，顯得沉穩(wěn)自信。張華趕到賓館四樓會議室后，認真落實和檢查橫幅標語是否懸掛好；禮儀接待是否就緒；新聞單位是否到齊等。在策劃部工作人員及其他人員的協(xié)助下，9點以前一切就緒。這期間，張華一直面帶微笑，在與同事交談時目光平視、親切和藹、吐字清晰，說話不緩不急、條理分明，顯得沉著大方、聰慧干練。案例Part05技能訓(xùn)練思考

張華在簽字儀式的準備過程中表現(xiàn)如何？列舉其符合會議禮儀規(guī)范的言行舉止，并熟悉會議禮儀形象設(shè)計的相關(guān)知識。Part06學習反思與評價學習目標自我評價組內(nèi)評價教師評價備注好較好一般好較好一般好較好一般了解會議接待人員形象設(shè)計的基本要求掌握會議接待人員形象設(shè)計的技巧謝謝Thankyou秘書會務(wù)管理教育部十四五職業(yè)教育規(guī)劃教材·現(xiàn)代秘書系列會議禮儀模塊6目錄Contents會務(wù)人員的禮儀規(guī)范任務(wù)1任務(wù)2接待人員的形象設(shè)計任務(wù)3會議禮儀文書Part01項目描述會議禮儀文書，是政府、機關(guān)、企事業(yè)單位及個人在會議禮儀活動中使用的應(yīng)用文體。當今社會國內(nèi)外以會議為形式的交往活動日益頻繁，現(xiàn)代會議禮儀文書在其中所起的橋梁作用愈來愈突出。從概念和操作上了解會議禮儀文書的特點，能使我們更好地開展會議禮儀文書的寫作實踐。Part02

學習目標任務(wù)三會議禮儀文書掌握會議請柬的寫作禮儀1掌握會議邀請函的寫作禮儀2掌握會議歡迎詞的寫作禮儀3掌握會議祝辭、賀辭的寫作禮儀4Part03案例導(dǎo)入湖南九怡堂制藥股份有限公司是國內(nèi)一家大型制藥企業(yè)，2014年8月1日是公司成立二十周年紀念日。公司董事會決定在這一天舉行公司成立二十周年慶祝大會，同時舉行廠史陳列室的揭牌儀式，慶祝大會將邀請長沙市黨政機關(guān)和國內(nèi)同行參加。會務(wù)人員需要進行各方面的禮儀準備。思考針對這個慶祝大會，以董事長的名義撰寫一篇講話稿。以長沙國資委主任的身份撰寫一篇慶祝大會的祝賀詞。Part04項目驅(qū)動會議請柬，又稱請?zhí)⒀垥?。它是單位、團體或個人邀請有關(guān)人員出席隆重會議、典禮，參加會議活動時發(fā)出的禮儀性書信，各種會議均可使用，范圍十分廣泛。發(fā)請柬是為了表示鄭重其事，有時也是為了用作入場或報到的憑證。因此，請柬的概念，可以簡略為：“請柬”是邀請外人光臨的禮儀（告知）性專用文書。（一）認識會議請柬一、會議請柬的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動使用范圍廣內(nèi)容簡短（二）會議請柬的特點一、會議請柬的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動語言要求：達、雅、新、活、得體稱呼正文結(jié)尾標題落款（三）會議請柬的基本格式和寫法一、會議請柬的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動會議邀請函是專門用于邀請?zhí)囟▎挝换蛉耸繀⒓訒h，具有禮儀和告知雙重作用的會議文書。其內(nèi)容十分廣泛，主要包括：邀請外賓參加各種性質(zhì)不同的集會、慶?；顒印⒒虻涠Y；邀請外賓來我國進行友好訪問、考察訪問或講學；邀請外賓來華演出、舉辦展覽或參加交易會等。邀請函既要表達出邀請的盛情，有時還要就活動的時間、方式、費用等有關(guān)事項作出必要的說明，以便相互間達成一致和諒解。邀請函橫向型的會議活動會議通知縱向型的會議活動（一）認識會議邀請函二、會議邀請函的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動12345標題稱呼正文落款成文時間（二）會議邀請函的基本內(nèi)容及寫法二、會議邀請函的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動歡迎詞是東道主用以對賓客的到來表示歡迎的一種講話文稿，是指行政機關(guān)、企業(yè)事單位、社會團體或個人在會議場合歡迎友好團體或個人來訪時致辭的講話稿。（一）認識會議歡迎詞三、會議歡迎詞的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動（二）會議歡迎詞的特點三、會議歡迎詞的寫作禮儀歡愉性口語性Part04項目驅(qū)動按表達方式分現(xiàn)場講演歡迎詞報刊發(fā)表歡迎詞按公關(guān)性質(zhì)分私人交往歡迎詞公事往來歡迎詞（三）會議歡迎詞的分類三、會議歡迎詞的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動010203標題稱呼正文04落款（四）會議歡迎詞的基本格式和寫法三、會議歡迎詞的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動會議祝辭也稱“祝詞”，是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體通過會議的形式對兄弟單位或合作伙伴即將開始的工作、事業(yè)表示祝福的言辭或文章。會議賀辭也稱“賀詞”，是通過會議的形式對兄弟單位或合作伙伴已經(jīng)取得成功的工作或事業(yè)表示祝賀，以及歡慶節(jié)日時表示慶賀的言辭或文章。（一）認識會議祝辭、賀辭四、會議祝辭、賀辭的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動（二）會議祝辭、賀辭的特點喜慶性體裁多樣性四、會議祝辭、賀辭的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動按祝賀對象分祝賀事業(yè)祝賀酒宴按表達形式分現(xiàn)場即席祝賀信函電傳祝賀（三）會議祝辭、賀辭的分類四、會議祝辭、賀辭的寫作禮儀Part04項目驅(qū)動標題稱呼正