商品采購作業(yè)管理手冊

商品采購作業(yè)管理手冊

目錄

第一章:前言

第二章:采購部組織架構(gòu)

第一節(jié)：《商品部組織架構(gòu)圖》GH-PU-OP-001

第二節(jié)：《采購部工作職責(zé)》GH-PU-OP-002

笫三節(jié)：《采購部工作人員基本素養(yǎng)要求》GH-PU-OP-003

第三章:采購部業(yè)務(wù)管理規(guī)范

第一節(jié)：《采購部考核標(biāo)準(zhǔn)》GH-PU-WI-001

第二節(jié)：《商品功能定位管理規(guī)范》GH-PU-WT-002

第三節(jié)：《主力商品管理規(guī)范》GH-PU-WT-003

第四節(jié)：《供應(yīng)商管理規(guī)范》GH-PU-WI-004

第五節(jié)：《合同管埋規(guī)范》GH-PU-WI-005

第六節(jié)：《商品的引進(jìn)與汰換管理規(guī)范》GH-PU-WI-006

第七節(jié)：《商品定價與變價管理規(guī)范》GH-PU-WI-007

第八節(jié)：《商品促銷管理規(guī)范》GH-PU-WI-008

第九節(jié)：《促銷區(qū)商品陳列規(guī)范》GH-PU-WI-009

第十節(jié)：《商品陳列管理規(guī)范》GH-PU-WI-010

第十一節(jié)：《庫存管理規(guī)范》GH-PU-W1-01

第四章:營采合作

第一節(jié)：《營采合作管理規(guī)范》GII-PU-WI-012

前言

采購都是超市最重要的部門之一。它的成功運(yùn)作將直接決定超市的

商品結(jié)構(gòu)、價格形象與盈利狀況。根據(jù)店鋪運(yùn)營的投資與公司的階段性

目標(biāo)，總部制定了公司全年的經(jīng)營指標(biāo)，采購部的要緊任務(wù)就是通過不

懈的努力，完成公司的經(jīng)營指標(biāo)，包含:各商品部門的銷售額、毛利率、

庫存金額、周轉(zhuǎn)次數(shù)、庫存天數(shù)、新品引進(jìn)率、滯銷品淘汰率、通道費(fèi)

用額等。

圍繞著這些經(jīng)營指標(biāo)，采購部需要做好超巾的商品結(jié)構(gòu)規(guī)劃、商品

功能定位、商品引進(jìn)與汰換、供應(yīng)商的談判與管理、合同的管理、商品

的定價與變價、商品的促銷、庫存的管理，最要緊的是，我們是一個團(tuán)

隊，營采之間的緊密合作是成功的基礎(chǔ)。

采購部的工作是至關(guān)重要的同時極具挑戰(zhàn)性，他需要的是專業(yè)的技

能與良好的綜合素養(yǎng)。希望這本《采購規(guī)范手冊》能夠幫助大家成為專

業(yè)的采購高手，從而從進(jìn)口就嚴(yán)格把關(guān)，全面提升公司的效益。

文件編號GH-PU-0P-001

文件名稱

生效日期2003年01月10日

版次第1版

商品部組織架構(gòu)圖

頁次共3頁

1.0目的

為明確規(guī)定公司商品部與采購部的組織架構(gòu)，特制定本組織架構(gòu)圖。

2.0適用范圍

本管理手冊適用于公司采購部、企劃部、質(zhì)量操縱部、人力資源部。

3.0有關(guān)文件

31《連鎖超市組織架構(gòu)圖》

3-2《連鎖超市職責(zé)說明書》

4.0名詞解釋：（無）

5.0職責(zé)：

54建立合理的組織架構(gòu)，使采購部、企劃部、質(zhì)量操縱部等各崗位各司其職，合理

分工，提高工作效率。

6.0作業(yè)程序

6?1商品部組織架構(gòu)圖

連鎖超市組織架構(gòu)分解圖

（商品部）

人數(shù)合計：17人----------------

----------------------業(yè)務(wù)副總經(jīng)理

商品（采購）總監(jiān)1

------------------------------

----------------總監(jiān)助理1

核準(zhǔn)制訂修訂次數(shù)010203

武漢泰與商機(jī)武漢泰與商機(jī)修訂日期

文件編號GH-PU-0P-0032

文件名稱

生效日期2003年01月10日

版次第1版

采購部工作職責(zé)

頁次共2頁

1.0目的：為明確規(guī)定公司商品部與采購部工作職責(zé)O

2.0適用范圍：本管理手冊適用于公司采購部、企劃部、質(zhì)量操縱部、人力資源部。

3.0有關(guān)文件：（無）

4.0名詞解釋：（無）

5-。職責(zé)

51采購總監(jiān)工作職責(zé)

5-1-1監(jiān)管所有的采購抉定；

5-1-2負(fù)責(zé)制定銷售干劃與毛利預(yù)算，對超市的毛利、銷售額預(yù)算全面負(fù)責(zé)；

5-1-3指導(dǎo)各采購部門經(jīng)理開展工作，并完成任務(wù)指標(biāo)；

5-1-4負(fù)責(zé)年度、季度、月度促銷計劃的制訂與監(jiān)督落實(shí)。

52采購部門經(jīng)理工作職責(zé)

521負(fù)責(zé)本部門的毛利率與銷售額、庫存周轉(zhuǎn)預(yù)算；

522指導(dǎo)采購主管開展工作，并完成每年的毛利、銷售額與庫存操縱指標(biāo)；

523進(jìn)展與供應(yīng)商的業(yè)務(wù)關(guān)系；

524督促落實(shí)每期促銷計劃，審核促銷品項與價格；

525制訂新商品引進(jìn)計劃與舊商品汰換計劃并監(jiān)督落實(shí)。

53促銷部的工作職責(zé)

5-3-1負(fù)責(zé)整體的超市促銷活動計劃，策劃設(shè)計年度、季度、月度促銷萬案；

532負(fù)責(zé)DM采購干劃的組織與跟進(jìn)；

533負(fù)責(zé)跟進(jìn)促銷樣品的收集、拍照、價格審核等工作；

534負(fù)責(zé)促銷活動結(jié)束后的評估總結(jié)；

54采購主管的工作職責(zé)

5-4-1負(fù)責(zé)與本部門供應(yīng)商的談判與對供應(yīng)商的管理；

5-4-2完成本部門銷售計劃、毛利計劃、庫存周轉(zhuǎn)計劃的落實(shí)；

543負(fù)責(zé)本部門商品計劃表的落實(shí)與調(diào)整；

544負(fù)責(zé)本部門商品的促銷計劃落實(shí)；

545負(fù)責(zé)本部門新商品的引進(jìn)與滯銷商品的汰損；

5-4-6負(fù)責(zé)市場調(diào)查，保證本部門商品的市場競爭力：

5-47定期巡后，與苫鋪及時溝通，解決銷售中出現(xiàn)的問題。

55采購助理的工作職責(zé)

5-5-1協(xié)助采購主管開展工作；

552負(fù)責(zé)采購主管的文書工作：

553供應(yīng)商前期接待、合同與有關(guān)資料的整理。

核準(zhǔn)制訂修訂次數(shù)010203

武漢泰與商機(jī)武漢泰與商機(jī)修訂日期

文件編號GH-PU-OP-010

文件名稱

生效日期2003年01月10日

版次第1版

采購部員工基本素養(yǎng)要求

頁次共2頁

1.。目的：為明確規(guī)定公司的采購部工作人員的工作原則，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍：本管理手的適用于公司采購部全體員工。

3.。有關(guān)文件：

31《超市員工獎懲實(shí)施條例》

4.0名詞解釋：（無）

5.0職責(zé)

51操守廉潔

511正直高尚的個人品質(zhì)；

5-1-2良好的職業(yè)道德；

5-1-3不利用工作之便謀取私利，拒絕同意供應(yīng)商的任何個人饋贈。

5-2市場知識

521對零售行業(yè)有深入的熟悉；

522對消費(fèi)品市場有深入的熟悉：

523掌握對所負(fù)責(zé)部門商品的專業(yè)知識；

5-2-4對供應(yīng)商的飄悉。

5-3精打細(xì)算

531把超市采購看成是自己的生意；

5-3-2良好的成本操縱意識；

533盡最大努力制造最高的利潤；

534時時處處保護(hù)公司的整體利益。

5-4積極認(rèn)真

541敬業(yè)、愛業(yè)，熱愛零售業(yè)；

542良好的心態(tài)，工作認(rèn)真扎實(shí)；

5-4-3上進(jìn)心強(qiáng)。

55創(chuàng)新求進(jìn)

551不斷尋求突破，提升業(yè)績；

552善于學(xué)習(xí)，提高自我；

5-5-3不躺在原先的成就上沾沾自喜。

5-6習(xí)慣性強(qiáng)

561良好的身體素養(yǎng)與心理素養(yǎng)；

5-6-2能習(xí)慣超市快速擴(kuò)張的需要與重復(fù)繁瑣的工作；

563合埋安排工作。

5-7團(tuán)結(jié)合作

571良好的淡判能力，不斷提高談判技巧，善于與供應(yīng)商合作；

572良好的人際關(guān)系處理能力，善于與各部門同事合作；

573尊重供應(yīng)商、同事及店鋪員工。

核準(zhǔn)制訂修訂次數(shù)010203

武漢泰與商機(jī)武漢泰與商機(jī)修訂日期

文件編號GH-PU-WI-001

文件名稱

生效日期2003年01月10日

版次第1版

采購部考核指標(biāo)

頁次共5頁

1.0目的：為明確規(guī)定公司的采購工作重點(diǎn)與考核標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍：本管理手冊適用于公司采購部門全體員工。

3.。有關(guān)文件：

31《超市獎懲管理條例》

4.0名詞解釋：（無）

5.0職責(zé)

在遵循公司總體經(jīng)營目標(biāo)下，制訂并落實(shí)本年度采購目標(biāo)及采購考核標(biāo)準(zhǔn)，將商品結(jié)

構(gòu)的品項合理化、數(shù)量合理化、毛利合理化與庫存合理化。

6。作業(yè)程序

61銷售計劃

為強(qiáng)化各部門、門店的目標(biāo)責(zé)任制，應(yīng)該制訂相應(yīng)的銷售計劃。根據(jù)五一超

市的現(xiàn)狀，為便于順利調(diào)整到位，使目標(biāo)制訂更加切合實(shí)際，將公司銷售指

標(biāo)計劃分為兩個階段：

第一階段為計劃如下：

A類店（400-800平方米）B類店（1700-1800平方米）

日均銷售15000元27000元

平均米效30元15元i

客單價20元20元

日來客數(shù)750人次1350人次

周轉(zhuǎn)次數(shù)14次/年10次/年

周轉(zhuǎn)天數(shù)26天36天

平均庫存40萬元98?5萬元

第二階段為計劃如下:

A類店（40C-800平方米）B類店07007800平方米）

日均銷售20000元45000元

平均米效40元25元

客單價22元22元

日來客數(shù)900人次2045人次

周轉(zhuǎn)次數(shù)16次12次

周轉(zhuǎn)天數(shù)22天30天

平均庫存45萬元135萬元

6-1-1銷售額指標(biāo)要細(xì)分為大類商品指標(biāo)、中分類商品指標(biāo)、小分類商品指標(biāo)及

一些特別的單品項商品指標(biāo)。

6-1-2不一致的業(yè)態(tài)模式中商品銷售的特點(diǎn)來制定分類的商品銷售額指標(biāo)比例

值。

6-1-3根據(jù)不一致的季節(jié)、月份、節(jié)假日制定細(xì)分的季度、月份、周銷售額目標(biāo)。

6-1-4制定促銷商品的銷售額指標(biāo)。

6-1-5制訂DM商品的銷售額指標(biāo)。

6山6每天查看電腦系統(tǒng)的銷售信息，包含部門昨日、本周、本月的銷售額與前

一日、上周、上月與去年同期的對比情況。

6-1-7每周一由電痼信息部匯總上周、本月的銷售報表，按部門、門店分別匯總，

并列比與上周、上月、去年同期的增長與下降比例，提交給公司總經(jīng)理、

業(yè)務(wù)副總、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理、采購主管。

6-1-8采購主管在掌握銷售情況后，應(yīng)針對部門、門店與單品銷售中存在的問題，

找出問題，提出調(diào)整改進(jìn)措施。

6-1-9采購部應(yīng)在每周例會中通報銷售增長較高與下降較大的部，引起重視，并

跟進(jìn)改進(jìn)措施。

6-2銷售占比與毛利計劃

為便于公司毛利的調(diào)整，根據(jù)超市的具體情況，便利店與便利超市系統(tǒng)（不含

本來的大賣場）將毛利指標(biāo)分三階段實(shí)行，計劃如卜：

第一階段第二階段第三階段

銷售占比毛利銷售占比毛利銷售占比毛利

生鮮10%9%15%10%15%11%

副食27%12.5%20%12.5%20%12.8%

食品33%13%30%13.5%30%14%

洗化16%10.5%16%11%16%12%

百貨14%25%14%25.6%14%28.6%

綜合100%13.8%100%14%100%15%

621訂各商品類別的占比@生鮮食品、食品、百貨、服裝等。

622制訂各大類商品下小分類商品的占比。

623同一?商品類別申，不一致性質(zhì)商品的占比：全國性品牌、區(qū)域性品牌、自

有品牌、非品牌商品。

624每天查看電病系統(tǒng)銷售占比與毛利變化，包含本部門、各］店及店內(nèi)各類的

情況，及與上月實(shí)際、去年同期實(shí)際及部門計劃的對比。

625每周一由電腦信息部匯總上周、本月的鉗售占比、毛利報表，按部門、門

店及門店內(nèi)分類分別列出，并列出與公司規(guī)定計劃的對比，提交給公司

總經(jīng)理、業(yè)務(wù)副總、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理與采購主管。

6-2-6采購主管在掌握毛利情況后，應(yīng)針對部門、門店與單品毛利中存在的問題，

找出問題，提出調(diào)整改進(jìn)措施。

627采購部應(yīng)在每周例會中通報毛利增長較高與下降較大的部門，引起重視，

并跟進(jìn)改進(jìn)措施。

6-3庫存周轉(zhuǎn)

為強(qiáng)化超市系統(tǒng)庫存周轉(zhuǎn)意識，逐步提高商品周轉(zhuǎn)率，優(yōu)化商品結(jié)構(gòu)，

合理操縱庫存，公司應(yīng)制訂嚴(yán)格的庫存商品周轉(zhuǎn)計劃，按不一致品類制

訂相應(yīng)得庫存周轉(zhuǎn)指標(biāo)，并嚴(yán)格按計劃掌握庫存情況。采購部門與有關(guān)

人員應(yīng)隨時熟悉公司、各店、各類商品庫存情況，及時采取措施加以調(diào)

整，加快商品周轉(zhuǎn)。

不一致商品類別的庫存周轉(zhuǎn)天數(shù)：

大分類商品類別庫存天數(shù)大分類商品類別庫存天數(shù)

蔬菜1-3洗滌用品15

生

鮮水果3-7衛(wèi)生用品20

食

洗

化

品鮮活水產(chǎn)I廚房用品30

百

冰鮮水產(chǎn)15貨化妝用品20

熟食1醫(yī)藥品30

乳制口口3針紡織品35

日配冷凍10文體用品25

肉類3嬰兒用品42

休閑食品17調(diào)味品20

食副

飲料10保健食品30

食

糖果餅干15干貨食品20

煙酒22罐頭食品15

6-3-1每天查看電腦系統(tǒng)的庫存周轉(zhuǎn)情況，熟悉本部門目前總體與各店的商品庫

存金額與周轉(zhuǎn)天數(shù)。

632每周一電腦信息部匯總上周、本月的商品庫存情況，按部門、門店分別列

出，提交公司總經(jīng)理、業(yè)務(wù)副總、采購總監(jiān)、采購部經(jīng)理與采購主管。

633采購主管在掌握庫存情況后，應(yīng)針對部門、門店與單品庫存中存在的問題，

找出原因，提出調(diào)整改進(jìn)措施。

634采購部應(yīng)在每周例會中通報過高或者過低庫存的部門，引起重視，并跟進(jìn)

改進(jìn)措施。（有關(guān)內(nèi)容請參見6-8庫存操縱）

6-4商品引進(jìn)率指標(biāo)

641根據(jù)不一致業(yè)態(tài)制定新商品引進(jìn)率指標(biāo)便利店的新商品引進(jìn)率指標(biāo)通常一

年達(dá)到60%—70%。

642新商品5迸率指標(biāo)要落實(shí)到全年、每月、每個商品分類。

6-4-3每個部門每月都應(yīng)引進(jìn)本類商品5-10的新商品，新商品清單匯總后提交采

購部經(jīng)理并通知各店鋪。

644務(wù)必嚴(yán)格執(zhí)行新商品引迸率指標(biāo)，以經(jīng)常給顧客帶來新鮮感，并在新產(chǎn)品

中制造較高的利潤

6-5商品淘汰率指標(biāo)

651對有效銷售發(fā)生率指標(biāo)一直較低的商品要予以淘汰。

652商品的淘汰是為了促進(jìn)超市商品的良性循環(huán)。

653商品淘汰原則上采取“一進(jìn)一出”的政策。

6-5-4每周以文件方式通知店鋪汰換商品的清單。

66其它收入利潤指標(biāo)

6-6-1超市向供應(yīng)商收取一定的合理的贊助費(fèi)用。

662合理的其它收入指標(biāo)有利于提高超市的毛利率。

663過高的額外費(fèi)用指標(biāo)也會損害與供應(yīng)商的戰(zhàn)略伙伴。

核準(zhǔn)制訂修訂次數(shù)010203

武漢泰與商機(jī)武漢泰與商機(jī)修訂日期

文件編號GH-PU-WI-002

文件名稱

生效日期2003年01月10日

版次第1版

商品功能定位管理規(guī)范

頁次共2頁

1.0目的：為明確規(guī)定公司的商品結(jié)構(gòu)構(gòu)成，確定商品功能，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍：本管理手幫適用干公司采購部門全體員工。

3.。有關(guān)文件：

3.1《主力商品管理規(guī)范》

4.0名詞解釋：（無）

5.0職責(zé)

確定商品不一致功能定位，并制訂相應(yīng)的銷售、毛利、周轉(zhuǎn)等策略，合理規(guī)劃商品

品項，提升店鋪銷售，加快商品周轉(zhuǎn)。

6.0作業(yè)程序

6?1商品系統(tǒng)功能定位

商品是賣場的靈魂，通過商品結(jié)構(gòu)系統(tǒng)的合理組合與陳列來表達(dá)。公司經(jīng)營

的商品在提升業(yè)績，獲取最大化效益目標(biāo)上發(fā)揮的功能是不一致的，分為：

形象商品，銷量商品，效益商品。

61-1形象商品：最具有低價與品牌代表性，并為消費(fèi)者所熟知的生活必需亂視

其降價力度與品牌在市場的影響力的程度，分為全店形象商品與“部門

形象商品，其特征為：

6-1-1-1售價代表全店的低價形象。

6-1-1-2對顧客有吸弓力的生活必需品、或者大多數(shù)顧客熟悉其價格、品

質(zhì)，知名度大的品牌商品；

6-1-1-3單品有規(guī)模銷量，對專業(yè)客戶有吸引力；

6-1-1-4價格水平在一定時期內(nèi)穩(wěn)固（至少30天）。

6-3-1-1同一商品部門銷售排行榜；

6312同一商品部門商品銷售占比；

6-3-1-3同一商品部門周轉(zhuǎn)率排行榜。

632競爭店調(diào)查法：超市剛開張時，由于缺乏相應(yīng)的銷售歷史數(shù)據(jù)，可運(yùn)用競

爭店調(diào)查法來確立主力商品。

6-3-2-1同一業(yè)態(tài)、同一商圈、同一面積的競爭對手進(jìn)行調(diào)查；

6322在12:00-13:00及晚上20:00后，觀察競爭店鋪內(nèi)磁石點(diǎn)貨架（端

架、堆頭、主通道兩側(cè)貨架等）的商品空缺率；

6?323空缺率高的商品可定為主力商品。

6-4主力商品的調(diào)整

主力商品應(yīng)隨著季節(jié)、銷售情況等及時調(diào)整

641按季節(jié)變化調(diào)整：

6411每個季度要做一次大的調(diào)整，每次大調(diào)整時，只保持上一季.度主

力商品的50-60o

6-4-1-2每個月份做一次小的調(diào)整，調(diào)整幅度為10%。

64卜3按促銷活動作相應(yīng)調(diào)整。

65主力商品的優(yōu)先管理

6-5-1訂單優(yōu)先：保證主力商品的采購與足夠的訂單數(shù)量。

652資金優(yōu)先:為保證主力商品的按時、按量到貨，應(yīng)與財務(wù)部溝通，在供應(yīng)商

貨款的按時結(jié)付、結(jié)款萬式上應(yīng)優(yōu)先考慮。

653倉儲優(yōu)先:在倉庫存放面積上應(yīng)予優(yōu)先考慮。

6-5-4配送優(yōu)先，在供應(yīng)商送貨手續(xù)、配送申心配送商品時應(yīng)優(yōu)先考慮。

655陳列優(yōu)先:在賣場的貨架安排、陳列布置上應(yīng)優(yōu)先考慮。

6-5-6促銷優(yōu)先:在指定促銷計劃、安排促銷商品位置時，應(yīng)優(yōu)先考慮。

6-6商品組合優(yōu)化策略

超市中的商品按其在賣場中不一致的銷售業(yè)績可分為下列四類：

661主力商品：即主力商品，是制造超市營業(yè)額的主力軍，顧客購買頻率一同。

662輔助性商品：是主力商品的補(bǔ)充，與主力商品有較多的關(guān)聯(lián)性，能夠?qū)ν?/p>

主力商品的銷售，同時便賣場商品顯得豐富。

663附屬性商品：購買頻率與銷售比重都較低，但卻是某類顧客特別喜好的商

品，對滿足顧客多樣化的需求起到穩(wěn)固的作用。

664刺激性商品：品類不多，但對推動賣場整體銷售有重要意義的商品，有潛

力，很可能成為主力商品。超市用于短期促銷，容易弓起顧客沖動型消

費(fèi)的商品也屬此類。

6-7商品組合的方式

通過商品的不一致組合，突出超市的經(jīng)營特色

6-7-1季節(jié)組合：消夏商品組合-----涼席、冰墊、風(fēng)扇、空調(diào)等。

672按節(jié)假日組合：如：六一專題-----書包、玩具、兒童書籍等。

673授消費(fèi)者便利性組合：如：旅游野餐食品組合------午餐肉、開罐器、快

食面、/泉水、桌布、消揖紙巾等。

674按商品用途組合：如：沫浴用品組合-----浴巾、拖鞋、沫浴露、浴帽、

浴袍等，

675按價格組合：如：8元特價商品，均一份商品區(qū)等。

6-7-6按供應(yīng)商組合：突出供應(yīng)商品牌概念，如“香吧啦”產(chǎn)品系列。商品的不一致組合

需要采購經(jīng)理對下屬采購員的統(tǒng)一協(xié)調(diào)，制定“商品組合項目計劃”。采購員應(yīng)對自己

所管的商品積極負(fù)責(zé)，主動支持整個商品組合計劃。

核準(zhǔn)制訂修訂次數(shù)010203

武漢泰與商機(jī)武漢泰與商機(jī)修訂日期

文件編號GH-PU-WI-004

文件名稱

生效日期2003年01月10日

版次第1版

供應(yīng)商管理規(guī)范

頁次共5頁

I.0目的：為明確規(guī)定公司的供應(yīng)商管理程序，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍：本管理手冊適用于公司采購部門全體員工。

3.0有關(guān)文件：

3-1《采購部員工基本素養(yǎng)要求》1

4.0名詞解釋：（無）

5.。職責(zé)

建立供應(yīng)商管理規(guī)范，優(yōu)化供應(yīng)商結(jié)構(gòu)，保護(hù)公司整體利益，提高供應(yīng)商對店鋪的

支持，提升銷售。

6.蚱業(yè)程序

6?1尋找優(yōu)秀的供應(yīng)商

611供應(yīng)商的分類：

6111按供應(yīng)性質(zhì)分類：制造商、代理商、批發(fā)商；

61L2按區(qū)域分類：全國性供應(yīng)商、區(qū)域性供應(yīng)商、本地供應(yīng)商；

611-3按品牌分類：知名品牌供應(yīng)商、通常品牌供應(yīng)商、自有品牌供應(yīng)商；

612供應(yīng)商選擇策略：

6-1-2-1全國品牌商品爭取與制造商、地區(qū)總代理直接進(jìn)貨；

&122地方商品應(yīng)與本地制造商直接進(jìn)；

61-2-3同一品類應(yīng)有至少兩家供應(yīng)商供貨，以獲取較為低廉的供貨價格；

612-4不引進(jìn)只提供一種商品的供應(yīng)商，除非特別情況，并經(jīng)采購總監(jiān)批

準(zhǔn)

613供應(yīng)商應(yīng)提交的資料：

613T蓋公章的企業(yè)營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（并已辦理當(dāng)年度年檢）；

&132蓋公章的企業(yè)稅務(wù)登記證復(fù)印件（并已辦理當(dāng)年度年檢）；

6-1-3-3企業(yè)法人代碼證書；

61-3-4商標(biāo)注冊證明；

&135代理、經(jīng)銷商的代理、經(jīng)銷許可（授權(quán)書）；

6-1-3-6企業(yè)開戶行資料；

61-3-7蓋公章的增值稅發(fā)票復(fù)印件：

8138蓋公章的商品報價表；

6-1-3-9其它有關(guān)資料；

61-3-10食品類商品供應(yīng)商還應(yīng)提供：食品生產(chǎn)企業(yè)許可證，食品衛(wèi)生許可

證，新產(chǎn)品批準(zhǔn)證書防疫檢測報告，銷售地當(dāng)?shù)氐男l(wèi)生防疫檢

測報告，進(jìn)口商品衛(wèi)生許可證；

61-3-11藥字號保健品供應(yīng)商應(yīng)提供：藥品生產(chǎn)企業(yè)許可證，藥品生產(chǎn)企業(yè)

合格證;藥字號保健品批準(zhǔn)證書等。

6-2供應(yīng)商的談判

621談判要點(diǎn)

序號談判要點(diǎn)談判細(xì)則

1銷售分析1?最近時期的銷售情況（最近一個月或者半個月）

2?供應(yīng)商商品中銷售最好與最差的商品

3?每天、每周、每月銷售額

4?顧客反饋

2利潤回顧1?銷售情況很好，供應(yīng)商是否能再降低進(jìn)價，以便擴(kuò)大銷售量

2?銷售達(dá)到供應(yīng)商的返利要求，供應(yīng)商應(yīng)予返利

3,供應(yīng)商提供給其他超市更低的價格，應(yīng)對本超市一視同仁

或者提供更低價格

4?供應(yīng)商的通道費(fèi)用

促銷活動1?新產(chǎn)品上市時的促銷活動

2?節(jié)假日的促銷活動

3及安排

3?店慶及超市組織的促銷活動

4?供應(yīng)商自身的產(chǎn)品促銷活動

5?促銷的全面計劃應(yīng)提早7-10天提交給超市

6?促銷的配合與銜接

7?促銷員的管理

8?促銷品、贈品的管理

9?促銷期間的加大訂單與貨源保證

10?促銷費(fèi)用

4供貨情況1?嚴(yán)格操縱斷貨現(xiàn)象的發(fā)生

2?與供應(yīng)商一起分析斷貨的原因：

A?信息溝通中的不順暢、不及時

共應(yīng)商的生產(chǎn)、供應(yīng)能力跟不上

c?其他原因

3?在供應(yīng)商商品暢銷的情況下，要求供應(yīng)商的優(yōu)先供貨

4?關(guān)于銷售緩慢或者滯銷的商品，與供應(yīng)商共同分析原因并采

取相應(yīng)計策：

A促銷

B?供應(yīng)商提供折扣，降價

c?調(diào)整位置

D,退換商品

5?要求供應(yīng)商逐步建立與本超市的信息系統(tǒng)相連接的信息系

統(tǒng)，以便及時的信息傳遞

6?對多次斷貨供應(yīng)商采取懲處措施

5送貨1?直接送貨

2?送貨至配銷中心

3，送貨的預(yù)約

6價格分析1?其他超市同樣商品的售價

2?其他品牌同類商品的售價

3?與供應(yīng)商共同分析，是否還能在降低成本的基礎(chǔ)上降低其

零售價？

7付款方式1?付款方式（現(xiàn)金買斷?30天付款?代銷?其他?）

2?總部統(tǒng)一結(jié)款?分店結(jié)款？

8新貨1?新產(chǎn)品的推廣計劃

2?新產(chǎn)品的進(jìn)場

3?新產(chǎn)品的促銷方案

9市場信息1?同類商品的銷售情況

2?顧客的反饋

3?潛在能力的商品

10季節(jié)性銷1?提早30-60天準(zhǔn)備

售計劃2?供應(yīng)商應(yīng)備足貨源

3?超市指定價位的商品開發(fā)〃

4?供應(yīng)商的促銷計劃

11競爭情況1?與供應(yīng)商共同分析其產(chǎn)品在不一致商場的銷售情況，分析本

分析超市的優(yōu)勢與不足

2?同類產(chǎn)品的其他品牌的市場狀況

12貨品種類1?同一品類應(yīng)增加的品種

進(jìn)展?jié)撡|(zhì)2?不一致規(guī)格、不一致包裝產(chǎn)品的開發(fā)

3?根據(jù)顧客的要求進(jìn)行新產(chǎn)品的開發(fā)

622與供商談判的技巧：

622T談判前要有充分的準(zhǔn)備；

6222談判時要精神煥發(fā)，有朝氣；

6,223盡量與有權(quán)決定的人談判；

6224盡量在本超市辦公室內(nèi)談判；

6225我方應(yīng)掌握主動；

6226必'要時轉(zhuǎn)移話題；

6?227盡量以確信的語氣與對方談話；

6228盡量成為一個傾聽者；

6229盡量站在對萬的角度，為對方著想；

622T0必要時以退為進(jìn)；

62211不要草率做出決定；

82212談判時要避免談判破裂。

6-3供應(yīng)商檔案的建立

631供應(yīng)商的檔案應(yīng)包含下列內(nèi)容：

6-3-1-1供應(yīng)商登記表；

6312供應(yīng)商產(chǎn)品價格登記表；

&313供應(yīng)商企業(yè)資料；

63卜4供應(yīng)商采購合同；

631-5供應(yīng)商洽談登記表；

63卜6供應(yīng)商顧客投訴登記表；

63卜7供應(yīng)商顧客服務(wù)登記表；

63r8供應(yīng)商銷售業(yè)績分析表；

6-31-9優(yōu)秀哄應(yīng)商綜合評估加權(quán)評分表。

632供應(yīng)商的檔案應(yīng)該及時登記、整理。

633供應(yīng)商的檔案應(yīng)由專人負(fù)貢整理、保管，并錄入電腦系統(tǒng)儲存資料。

6-4供應(yīng)商的汰換

6-4-1經(jīng)常對供應(yīng)商的銷售情況進(jìn)行檢核，與供應(yīng)商共同分析銷售差的原因；

642應(yīng)先刪除銷售差的單品；

6-4-3對總體銷售差的供應(yīng)商在雙萬協(xié)商后仍無改進(jìn)的要及時刪除；

644對只提供一種商品的供應(yīng)商在銷售較差時要盡可能刪除；

645對銷售額大，單品品種多的供應(yīng)商要關(guān)注，避免其操縱超市品種、價格。

核準(zhǔn)制訂修訂次數(shù)010203

武漢泰與商機(jī)武漢泰與商機(jī)修訂日期

文件編號GH-PU-WI-005

文件名稱

生效日期2003年01月10日

版次第1版

采購合同管理規(guī)范

頁次共4頁

1.0目的：為明確規(guī)定公司的合同管理程序，特制定本管理規(guī)定。

2.0適用范圍：本管理手冊適用于公司采購部門全體員工。

L0有關(guān)文件：

31《供應(yīng)商管理規(guī)范》

4.0名詞解釋：（無）

5.。職責(zé)

嚴(yán)格審查供應(yīng)商資格，確定雙方合作的內(nèi)容與條款，保護(hù)公司利益，遵守審批手續(xù)，

加強(qiáng)供應(yīng)商合同的管理。

6.0作業(yè)程序

64采購合同簽訂的原則

6-1-1簽訂合同的供應(yīng)商務(wù)必具備法人資格。

6-1-2采購合同務(wù)必合法。

6-1-3簽訂合同務(wù)必堅持平等互利，充分協(xié)商的原則。

614簽訂合同務(wù)必堅持等價、有償?shù)脑瓌t。

6-1-5采購合同應(yīng)當(dāng)使用書面形式。

6-1-6采購合同應(yīng)該雙方合同公章方才有效。

62采購臺同的內(nèi)容

621合同的標(biāo)的：設(shè)備、商品的品名。

622商品的條形碼、品種、數(shù)量、規(guī)格，此項數(shù)據(jù)通常附在價格表上，如此，

采購合同上務(wù)必注明價格表為合同附件。

623使用電腦系統(tǒng)的超市一定要求供應(yīng)商的商品帶有條形碼（部分生鮮食品除

外）。

624商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名。

625商品的規(guī)格應(yīng)規(guī)定具體顏色、式樣、尺碼與牌號等。

626商品的數(shù)量務(wù)必以超市實(shí)際銷售的單位力最小單位。

6-2-7商品的質(zhì)量與包裝：合同上務(wù)必注明商品的包裝方式，合同上應(yīng)有具體的

質(zhì)量保證條款。

628合同上有明逸的包換、包修、包退的條款。

629商品的價格與結(jié)算方式：

6-2-9-1不論以何種方式報價，價格表上務(wù)必注明確切的商品進(jìn)價。

6292合同上務(wù)必規(guī)定明確的商品結(jié)算方式與程序。

6-2-10交貨期限、地點(diǎn)與送貨方式：

6-2-10-1合同上務(wù)必明確注明交貨的時間、地點(diǎn)。

6210-2有配送中心的超市可注明送貨至配送中心。

62n關(guān)于新供應(yīng)商，通常先簽署3個月的試銷合同，如三個月內(nèi)銷售狀況良好

再續(xù)約。

6-2-12商品驗收方法：合同上務(wù)必注明驗收的標(biāo)準(zhǔn)，合同上務(wù)必注明驗收的方法、

期限與電點(diǎn)。

6213違約責(zé)任：注明違約行為，通常下列三種行為為違約行為：

6-2-131不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品。

6-2-13-2不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨。

6-2，13-3逾期發(fā)送商品。

6213,4注明違約責(zé)任。

6-2-14合同的變更與解除的條件

6-2-14-1合同中應(yīng)規(guī)定在什么情況下可變更或者解除合同，什么情況下不

可變更或者解除合同。

62142合同中應(yīng)注明通過什么手續(xù)來變更或者解除合同。

6-3采購合同的簽訂程序

6-4采購合同的歸檔管理與跟進(jìn)

6-4-1采購合同的歸檔管理：

6-4-1-1按照商品種類分類歸檔；

6-4-1-2采購合同復(fù)印件與供應(yīng)商檔案歸檔；

6-4-1-3采購合同原件單獨(dú)歸檔、統(tǒng)一管理

6-4-2采購合同的跟進(jìn)：

6-4-2-1以采購合同的條款檢查供應(yīng)商的表現(xiàn)；

6422采購合同期限的預(yù)警；

6-4-2-3在采購合同期限前一個月對供應(yīng)商的表現(xiàn)做綜合評估以確定是否

續(xù)約；

642-4可在電腦系統(tǒng)中設(shè)定合同期限預(yù)警程序。

核準(zhǔn)制訂修訂次數(shù)010203

武漢泰與商機(jī)武漢泰與商機(jī)修訂日期

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