信息技術(shù)基礎(chǔ)實訓(xùn)（WPS Office）課件 6.任務(wù)1.5 批量制作邀請函

任務(wù)1.5批量制作邀請函信息技術(shù)基礎(chǔ)“信息技術(shù)基礎(chǔ)”課程組知識要點：WPS文字的高級應(yīng)用、云文檔1.5.1任務(wù)描述信息工程與大數(shù)據(jù)學(xué)院為提升學(xué)生專業(yè)技能和素養(yǎng)，精準對接企業(yè)需求，促進畢業(yè)生充分高質(zhì)量就業(yè)，特邀人工智能專家進行MindSpore實踐及大模型應(yīng)用技術(shù)的講座。MindSpore是華為公司推出的新一代深度學(xué)習(xí)框架，支持終端、邊緣、云全場景靈活部署，致力于降低AI開發(fā)門檻，是一款全棧自主可控的人工智能平臺。“ICT精英俱樂部”社團干部負責(zé)具體實施，邀請學(xué)院全體教師及學(xué)生參加講座。1.5.1任務(wù)描述學(xué)院教師有將近50人，需要批量生成邀請函。社團干部學(xué)生負責(zé)制作邀請函的主文檔，保存為云文檔以便于指導(dǎo)教師修改，老師定稿邀請函主文檔之后和受邀教師信息數(shù)據(jù)源合并生成各位教師的邀請函，然后打印出來送給各位教師。郵件合并完成后生成文檔的效果如圖所示。1.5.2任務(wù)分析任務(wù)1.5的思維導(dǎo)圖如圖所示。1.5.2任務(wù)分析①社團干部學(xué)生創(chuàng)建主文檔為云文檔。②制作主文檔（邀請函模板）。③分享主文檔。④指導(dǎo)教師修訂主文檔。⑤社團干部學(xué)生接受修訂。要完成本項工作任務(wù)，需要進行如下操作。1.5.2任務(wù)分析⑥邀請函文檔定稿。⑦整理數(shù)據(jù)源。⑧將數(shù)據(jù)源文件和主文檔進行郵件合并預(yù)覽效果。⑨批量制作邀請函。1.5.3知識準備1.批注功能選中需要添加批注的文本或圖片，單擊“審閱”選項卡“批注”組中的“插入批注”按鈕，此時，被選中的文字或圖片就會添加一個用于輸入批注的編輯框，該編輯框和所選對象顯示為粉紅色。在編輯框中輸入批注的內(nèi)容即可，如圖所示。右擊批注框，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除批注”命令即可將其刪除；或者單擊“審閱”選項卡“批注”選項組中的“刪除批注”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“刪除批注”命令刪除當前批注。也可以選擇“刪除文檔中的所有批注”命令來刪除文檔中所有的批注。1.5.3知識準備（1）插入批注（2）刪除批注2.修訂和審閱單擊“審閱”選項卡“修訂”功能組中的“修訂”按鈕，文檔就進入修訂模式，對文檔所做的任何修改都會被自動記錄下來并在文檔右側(cè)標注出來，并且顯示修訂者的名稱和修訂日期，如圖所示。1.5.3知識準備（1）啟用修訂模式修訂功能允許用戶在編輯文檔時保留修改痕跡，從而方便多人協(xié)作和版本控制。在工作中，經(jīng)常需要將寫好的文檔提交給其他人審閱、修改，并反饋修改意見。為了能更好地了解審閱者的修改位置及意圖等，需要將修改過程的痕跡保留下來。另外，如果多人進行審閱，可以設(shè)置不同審閱者用不同的顏色修訂，以區(qū)分顯示每位審閱者的修改痕跡。2.修訂和審閱通過審閱功能，可以對當前文檔的所有修訂進行查閱、管理和篩選。單擊“審閱”選項卡“修訂”組中的“審閱”按鈕，在右側(cè)會出現(xiàn)“審閱窗格”任務(wù)窗格，可以根據(jù)“審閱人”或“審閱時間”來篩選修訂，還可以顯示當前文檔中所有修訂的詳細信息，顯示插入、刪除、格式、批注等修訂次數(shù)。1.5.3知識準備（2）接受或拒絕修訂對于修訂意見，用戶可以根據(jù)需要選擇接受或拒絕。單擊“審閱”選項卡“更改”組中的“接受”按鈕或“拒絕”按鈕，即可接受或拒絕修訂?！敖邮堋焙汀熬芙^”下拉列表中有多個命令選項，如圖所示，可以根據(jù)需要選擇相應(yīng)的命令，進行單條或批量修訂的處理。對于單條修訂，也可以使用文檔右側(cè)修訂窗口右上角的或“拒絕”按鈕來操作。（3）審閱3.郵件合并郵件合并是指批量引用數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)與一個主文檔自動合并，在指定位置生成具有相同格式的文檔。執(zhí)行郵件合并操作時涉及主文檔和數(shù)據(jù)源兩個文件。主文檔是郵件合并內(nèi)容中固定不變的部分，即信函中通用的部分；數(shù)據(jù)源則主要用于保存聯(lián)系人的相關(guān)信息。以下是使用WPS文字進行郵件合并的基本步驟。1.5.3知識準備（1）制作主文檔主文檔就是要處理的文檔的主體部分，相當于郵件模板，可以在這里添加郵件的通用內(nèi)容，如標題、正文、落款等。3.郵件合并單擊“引用”選項卡“郵件合并”組中的“郵件合并”按鈕，激活“郵件合并”選項卡，如圖所示。1.5.3知識準備（2）準備數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源實際上是一個數(shù)據(jù)列表，其中包含了用戶希望合并到輸出文檔的數(shù)據(jù)，通常保存了需要在郵件中使用的個性化信息，如姓名、地址、稱呼等。用戶可以在郵件合并中使用多種格式的數(shù)據(jù)源，如WPS表格、Access數(shù)據(jù)庫、WPS文字等。（3）打開郵件合并功能3.郵件合并數(shù)據(jù)源打開后，“郵件合并”選項卡中大部分按鈕由灰色變成可用狀態(tài)。在郵件模板中，需要插入數(shù)據(jù)源中的字段。這些字段將用于填充郵件中的個性化信息。將光標插入點定位到主文檔中需要插入個性化信息的位置，單擊“郵件合并”選項卡“編寫和插入域”組中的“插入合并域”按鈕，打開“插入域”對話框，在彈出的列表中選擇想要插入的字段，如姓名、地址等。1.5.3知識準備（4）打開數(shù)據(jù)源（5）插入合并域單擊“開始郵件合并”組中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，在打開的“選取數(shù)據(jù)源”對話框中找到之前準備好的數(shù)據(jù)源文件，單擊“打開”按鈕，WPS將讀取該文件中的數(shù)據(jù)與郵件模板進行關(guān)聯(lián)。3.郵件合并上述操作完成后，即可批量生成文檔。單擊“郵件合并”選項卡“完成”組中的“合并到新文檔”按鈕，打開“合并到新文檔”對話框，選中“全部”單選按鈕，單擊“確定”按鈕，將數(shù)據(jù)源中的全部數(shù)據(jù)與文檔模板自動合并生成多封郵件，并將它們保存為一個新的文檔?？梢栽谶@個新文檔中查看和編輯生成的郵件。1.5.3知識準備（6）預(yù)覽和編輯（7）合并到文檔插入合并域后，即可通過單擊“郵件合并”選項卡“預(yù)覽結(jié)果”組中的“查看合并數(shù)據(jù)”按鈕預(yù)覽合并后的文檔效果。如果預(yù)覽效果不符合預(yù)期，可以繼續(xù)編輯主文檔并再次進行合并。4.文檔安全為了保護文檔不被修改、只能查閱，可以使用限制編輯功能。打開需要設(shè)置限制編輯的WPS文檔，單擊“審閱”選項卡“文檔安全”組中的“限制編輯”按鈕，打開“限制編輯”任務(wù)窗格，如圖所示。1.5.3知識準備（1）限制編輯4.文檔安全如果想要對文檔中的特定樣式進行單獨保護，可以選中“限制對選定的樣式設(shè)置格式”復(fù)選框，單擊“設(shè)置”按鈕，打開“限制格式設(shè)置”對話框進行設(shè)置，如圖所示。1.5.3知識準備（1）限制編輯4.文檔安全為了保護文檔內(nèi)容不被未經(jīng)授權(quán)的用戶訪問或修改，可以使用WPS文字中的“文檔加密”功能。單擊“審閱”選項卡“文檔安全”組中的“文檔加密”按鈕，打開“文檔加密”對話框，如圖所示?？梢栽谄渲写蜷_滑動按鈕，開啟文檔加密保護，將會彈出一個“賬號確認”對話框，如圖所示。如果此賬號不是本人賬號，可以單擊“重新登錄”按鈕，退出此賬號，用自己的賬號重新登錄；如果確認是本人賬號，就選中“確認為本人賬號，并了解該功能使用”復(fù)選框，單擊“開啟保護”按鈕，開啟文檔加密保護，如圖所示。1.5.3知識準備（2）文檔加密4.文檔安全WPS文字中的“文檔定稿”功能允許用戶將文檔標記為最終版本，以確保文檔內(nèi)容不被隨意更改，同時支持與其他人進行協(xié)作和版本管理。打開想要定稿的文檔，單擊“審閱”選項卡“文檔安全”組中的“文檔定稿”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“文檔定稿”命令，在打開的“文檔定稿”提示框中單擊“確定”按鈕，如圖所示。將文檔保存并標記為定稿狀態(tài)，在文檔右側(cè)會出現(xiàn)“文檔定稿”任務(wù)窗格，窗格中顯示“文檔已定稿”，如圖所示。1.5.3知識準備（3）文檔定稿5.初識云文檔WPSOffice提供了強大的云服務(wù)，具有多設(shè)備跨平臺同步、歷史版本恢復(fù)、文檔鏈接分享、多人協(xié)作編輯等功能，為用戶的協(xié)同辦公提供強有力的支撐。以下是WPS云文檔的一些基本功能。1.5.3知識準備（1）多設(shè)備跨平臺同步用戶在登錄WPS賬戶并開啟“文檔上云”功能后，可以在多個設(shè)備上登錄WPS賬戶，并在云中查看和編輯文檔，即辦公不受原終端存儲設(shè)備的限制，可以隨時隨地訪問和編輯文檔。（2）歷史版本恢復(fù)在工作中經(jīng)常需要不斷修改文件，并一遍一遍地保存，甚至還會給文件名設(shè)置不同的日期編號。開啟云文檔功能之后，文檔可以自動同步保存到云端，用戶每次編輯文檔時，WPS云文檔都會自動保存修改記錄，并按日期和人員進行保存。用戶可以單擊“預(yù)覽”或“恢復(fù)”按鈕，預(yù)覽或恢復(fù)所有歷史版本。5.初識云文檔（3）文檔鏈接分享如果想將文檔分享給他人，普通的分享方式很容易遭到文件被清理或二次編輯等情況。用戶可以開啟“文檔上云”，通過單擊“分享”按鈕，以鏈接的形式分享文檔，設(shè)置接收人的文檔操作權(quán)限，實時記錄接收人對文檔所做的所有操作，從而提高文件分享的便捷性和文件的安全性。1.5.3知識準備（4）多人協(xié)作編輯團隊成員在工作中經(jīng)常需要編輯同一個文檔，WPS云文檔支持多人同時在線編輯，可以實時同步不同用戶的修改操作，真正實現(xiàn)團隊信息數(shù)據(jù)共享和高效協(xié)作。5.初識云文檔（5）自動保存與數(shù)據(jù)安全WPS云文檔具有自動保存功能，用戶對編輯的文檔的實時更改都會被自動記錄。即使在意外斷網(wǎng)或計算機崩潰的情況下，用戶也不用擔心數(shù)據(jù)丟失。WPS云文檔使用行業(yè)級的加密技術(shù)，確保文檔內(nèi)容的安全性和完整性，并支持用戶自主控制分享權(quán)限以及允許常規(guī)或臨時的訪問權(quán)限等功能，以保護用戶的數(shù)據(jù)安全。1.5.3知識準備6.文檔上云（1）通過“另存為”命令將文檔上云選擇“文件”→“另存為”→“其他格式”命令，打開“另存為”對話框，在左側(cè)導(dǎo)航欄中單擊“我的云文檔”按鈕，設(shè)置文檔的保存位置并單擊“保存”按鈕，將文檔保存為云文檔。1.5.3知識準備為了方便辦公，可以開啟“文檔上云”功能，將文檔存放到云端，實現(xiàn)多地多設(shè)備同步編輯文檔。（2）通過“協(xié)作狀態(tài)區(qū)”上云單擊“協(xié)作狀態(tài)區(qū)”中的“云同步狀態(tài)”按鈕，打開如圖所示對話框，單擊“保存”按鈕，將文檔另存至云端。6.文檔上云（3）通過“標簽欄”上云將鼠標移到“標簽欄”中“文檔標簽”處，會自動彈出一個文件狀態(tài)浮窗。選擇“上傳至云空間”命令，打開“上傳至云空間”對話框，再單擊“立即上傳”按鈕，將文檔保存為云文檔。也可以右擊“標簽欄”中的“文檔標簽”，在彈出的快捷菜單中選擇“另存為”或者“保存到WPS云文檔”命令，都會打開“另存為”對話框，進行相關(guān)設(shè)置即可。1.5.3知識準備7.云文檔的基本操作單擊WPS365教育版首頁標簽，在左側(cè)“主導(dǎo)航”欄中選擇“文檔”→“我的云文檔”命令，在彈出的“我的云文檔”面板中右擊，在彈出的快捷菜單中可以選擇“新建”→“文字”或“文件夾”等命令，如圖所示。也可以在“我的云文檔”面板右上角單擊“新建”按鈕，在彈出的下拉列表中選擇相應(yīng)的命令，如圖所示。1.5.3知識準備（1）新建云文檔7.云文檔的基本操作若要將“我的云文檔”內(nèi)的文檔復(fù)制到其他文件夾中，可以單擊WPS365教育版首頁標簽，在左側(cè)“主導(dǎo)航”欄中選擇“文檔”→“我的云文檔”命令，在“我的云文檔”面板中右擊需要復(fù)制的文檔，在彈出的快捷菜單中選擇“復(fù)制到”命令，在打開對話框中設(shè)置需要復(fù)制到的路徑，再單擊“粘貼”按鈕完成復(fù)制，如圖所示。1.5.3知識準備（2）復(fù)制云文檔7.云文檔的基本操作若要將“我的云文檔”內(nèi)的文檔移動到其他文件夾中，可以在“我的云文檔”面板中右擊需要移動的文檔，在彈出的快捷菜單中選擇“移動到”命令，在打開的對話框中設(shè)置移動的路徑，再單擊“移動”按鈕完成文檔的移動，如圖所示。注意此時在原來的位置上不再有被移動的文件。1.5.3知識準備（3）移動云文檔7.云文檔的基本操作在“我的云文檔”面板中右擊需要刪除的文檔，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”命令，打開“刪除”對話框，如圖所示，單擊“刪除”按鈕完成文檔的刪除。也可以在“我的云文檔”面板中選中要操作的文檔后，再單擊面板右上角相應(yīng)的按鈕，進行相應(yīng)的操作，如圖所示。1.5.3知識準備（4）刪除云文檔7.云文檔的基本操作在“我的云文檔”面板中右擊需要添加標記的文檔，在彈出的快捷菜單中選擇“星標”命令，或單擊文檔名右側(cè)的星星標志，即可對此文檔添加“星標”，如圖所示。在“我的云文檔”面板中右擊需要添加標記的文檔，在彈出的快捷菜單中選擇“固定至常用”命令，即可將此文檔固定至常用文件的下拉列表中，如圖所示。1.5.3知識準備（5）標記云文檔在日常工作中，用戶常會將各種各樣的文檔上傳到云文檔。為了在后續(xù)的使用中能快速找到所需文檔，可以使用“星標”功能來標記重要文件，使用“固定至常用”功能來標記常用文件。7.云文檔的基本操作在“我的云文檔”面板中右擊需要導(dǎo)出的文檔，在彈出的快捷菜單中選擇“導(dǎo)出”命令，打開“選擇下載路徑”對話框，如圖所示。選擇本地路徑，單擊“確定”按鈕，即可將云文檔下載到本地。1.5.3知識準備（6）導(dǎo)出云文檔8.協(xié)同辦公單擊工作界面右上角的“分享”按鈕，彈出“協(xié)作”面板，如圖所示。單擊“和他人一起編輯”滑動按鈕，打開“保存”對話框。單擊“保存”按鈕，打開“上傳至云空間”對話框，因為需要將文檔上傳至云空間才能開啟協(xié)作，單擊“立即上傳”按鈕，如圖所示。1.5.3知識準備日常工作中，經(jīng)常會遇到一份文檔需要多人同時編輯，這時就可以開啟WPS的協(xié)作模式。通過在線協(xié)作模式可以實現(xiàn)與他人安全共享文檔，可以設(shè)置接收人的操作權(quán)限，也可以記錄操作者的每一步操作記錄，從而大大提升文檔操作的便捷性和安全性。1.5.4任務(wù)實現(xiàn)1.創(chuàng)建“邀請函”主文檔，保存為云文檔1.5.4任務(wù)實現(xiàn)啟動WPS365教育版，新建一個空白文檔。選擇“文件”→“另存為”→“其他格式”命令，打開“另存為”對話框，設(shè)置“保存位置”為“我的云文檔”，在“文件名稱”文本框中輸入文件名“邀請函-主文檔”，文件類型設(shè)置為“WPS文字文件（*.wps）”，最后單擊“保存”按鈕。2.制作主文檔單擊“插入”選項卡“常用對象”組中的“圖片”下拉按鈕，在彈出的下拉面板中選擇“本地圖片”命令，打開“插入圖片”對話框，選擇一張圖片作為邀請函的背景。右擊圖片，在彈出的快捷菜單中選擇“文字環(huán)繞”→“其他布局選項”命令，在打開的“布局”對話框“文字環(huán)繞”選項卡中設(shè)置環(huán)繞方式為“四周型”；切換到“大小”選項卡，高度和寬度都設(shè)置為“相對值”，在文本框中輸入“100”，單擊“確定”按鈕，整張圖片就占滿了整個頁面。1.5.4任務(wù)實現(xiàn)（1）頁面設(shè)置（2）設(shè)置頁面背景單擊“頁面”選項卡“頁面設(shè)置”組中的“紙張大小”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“A5（14.8厘米×21厘米）”。單擊“紙張方向”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“橫向”。2.制作主文檔在圖片上插入文本框，輸入中文標題“邀請函”和英文標題“Invitation”，字體設(shè)置為“華文新魏”，字號為“小初”，字體顏色為“白色”，單倍行距。在“邀請函”和“Invitation”之間插入一條白色的1.5磅寬的實線作為裝飾條。錄入邀請函的文字內(nèi)容，字體為“華文新魏”，字號為“小三”，字體顏色為“白色”，行距為固定值28磅，設(shè)計效果如圖所示。1.5.4任務(wù)實現(xiàn)（3）設(shè)計邀請函2.制作主文檔單擊“保存”按鈕，及時保存文檔內(nèi)容。單擊工作界面右上角的“分享”按鈕，在彈出的“協(xié)作”面板中單擊“和他人一起編輯”滑動按鈕，單擊“復(fù)制鏈接”按鈕，如圖所示，將鏈接通過微信發(fā)送給指導(dǎo)老師，邀請其一起編輯文檔。1.5.4任務(wù)實現(xiàn)（4）保存并分享邀請函3.修訂主文檔（1）打開“邀請函-主文檔”單擊鏈接，如圖所示，打開云文檔“邀請函-主文檔”。

（2）修訂“邀請函-主文檔”單擊“審閱”選項卡中的“修訂”按鈕，開啟修訂模式，在云文檔中進行修改，修改完成效果如圖所示。1.5.4任務(wù)實現(xiàn)4.接受修訂主文檔將文檔下載到本地磁盤，存放到我的桌面。雙擊打開文檔，如圖所示，全部接受修訂并保存文檔，完成邀請函的主文檔制作。1.5.4任務(wù)實現(xiàn)5.主文檔定稿單擊“審閱”選項卡“文檔安全”組中的“文檔定稿”下拉按鈕，在彈出的下拉列表中選擇“文檔定稿”命令，在打開的“文檔定稿”對話框中單擊“確定”按鈕，將文檔保存并