文書擬寫與檔案管理 模塊二 項目三 文書的清退與銷毀 鞏固訓(xùn)練參考答案 學(xué)習(xí)資料

項目三文書的清退與銷毀鞏固訓(xùn)練參考答案一、思考并回答（1）什么樣的公文可以銷毀？銷毀公文應(yīng)當(dāng)遵守哪些制度要求？答：所有辦理完畢、經(jīng)過清理鑒定確認(rèn)不具備留存價值或留存條件的公文材料均在銷毀范圍。具體包括：1.重份公文、多余副本；臨時性、事務(wù)性公文；2.外出參加會議帶回的無留存價值的公文；3.一般公文的草稿、校樣與其他使用過的會議討論稿、征求意見稿等；4.失去留存價值的統(tǒng)計報表、登記簿冊等；5.特別是不銷毀即會失密或泄密造成嚴(yán)重?fù)p失的各種公文材料。銷毀公文需要遵守必須遵守銷毀程序，并挑選適當(dāng)?shù)匿N毀方式。凡需銷毀的公文，均需登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字、監(jiān)銷人核對無誤后才能銷毀，個人不得自行銷毀文件。銷毀重要公文或者標(biāo)有國家秘密等級的公文，必須填寫《公文銷毀清單》，有本單位文秘部門負(fù)責(zé)人審核。保密部門與分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。對于紙質(zhì)公文可以采用粉碎、焚燒、送指定造紙廠化成紙漿等方法銷毀；對于確認(rèn)需銷毀的電子公文，直接永久刪除。（2）公文清退工作的意義是什么？公文清退的范圍有哪些？答：公文清退工作就是按照有關(guān)規(guī)定或要求，將辦畢公文經(jīng)過清理，退還原發(fā)文機關(guān)或指定機關(guān)。公文清退工作的意義在于保證機密公文、重要公文信息內(nèi)容的安全，避免公文的丟失或失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生；保證公文的嚴(yán)密性、權(quán)威性和有效性，避免無用信息的擴散；通過定期或不定期地清退辦畢公文，提高工作效率。公文清退的范圍包括：1.上級組織下發(fā)的絕密文件(下級組織報送的絕密文件一般不予退還，由上級組織清退或暫存?zhèn)洳椋?.限定在一定范圍內(nèi)討論修改或征求意見使用的文稿。3.未經(jīng)本人審閱的領(lǐng)導(dǎo)人的內(nèi)部講話稿。4.上級組織或本單位制發(fā)的供內(nèi)部傳閱的公文，如重要情況通報、有關(guān)統(tǒng)計資料、重要簡報和信息等。5.發(fā)文機關(guān)明確要求退還的公文材料。6.規(guī)定回收的會議文件。7.有重大錯誤的公文或被明令撤銷的公文。（3）文書工作人員的職責(zé)有哪些內(nèi)容？答：第一，做好收發(fā)文工作，充分發(fā)揮文書工作機關(guān)、企事業(yè)單位工作紐帶的作用；第二，當(dāng)好機關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)工作的助手；第三，保守黨和政府以及機關(guān)單位的秘密；第四，做好文書管理，打牢檔案工作基礎(chǔ)。二、案例分析，思考：（1）發(fā)生將“舊資料”送到廢品回收站這樣的事情，其原因是什么？答：主要原因有：第一，工作人員缺乏事業(yè)心和責(zé)任感；第二，工作人員缺少應(yīng)有的職業(yè)素養(yǎng)；第三，工作人員缺乏檔案意識，法制觀念淡漠；第四，銷毀文書、檔案的制度不健全。（2）是否應(yīng)該追究有關(guān)負(fù)責(zé)人的法律責(zé)任？依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，誰是執(zhí)法主體？答：（依照教材意圖）應(yīng)當(dāng)追究有關(guān)負(fù)責(zé)人和工作人員的法律責(zé)任。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》，縣級以上人民政府檔案行政管理部門是執(zhí)法主體。另答：是否應(yīng)該追究相關(guān)人員的法律責(zé)任，首先應(yīng)對這批違規(guī)送到廢品收購站的文件、資料進(jìn)行鑒定。如果其中包括了未解密的文件，則違犯了《中華人民共和國保密法》，當(dāng)依法處置；如果其中包含了應(yīng)當(dāng)歸檔、轉(zhuǎn)化成為檔案的文件資料的，則違犯了《中華人民共和國檔案法》，應(yīng)依法處置，縣級以上人民政府檔案行政管理部門是執(zhí)法主體；如果僅僅包含了案例所述的兩種檔案編纂材料，則屬于違犯單位的文件、資料銷毀制度和流程，屬于違紀(jì)、違規(guī)行為，當(dāng)受紀(jì)律處分。（3）正確的文書檔案銷毀程序是什么？答：文書銷毀的程序：1.組織專門人員對所有辦畢文書進(jìn)行清理、鑒定，確認(rèn)不具備留存價值或留存條件的公文材料均在銷毀范圍；2.對擬銷毀的文書登記造冊，報主管領(lǐng)導(dǎo)審查簽字、監(jiān)銷人核對無誤后實施銷毀；3.銷毀重要公文或者標(biāo)有國家秘密等級的公文，必須填寫《公文銷毀清單》，有本單位文秘部門負(fù)責(zé)人審核、保密部門與分管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)。4.選擇適當(dāng)?shù)姆绞戒N毀文書，禁止私自銷毀。對于紙質(zhì)公文可以采用粉碎、焚燒、送指定造紙廠化成紙漿等方法銷毀；對于確認(rèn)需銷毀的電子公文，直接永久刪除。檔案的銷毀程序是：1.編制銷毀清冊。鑒定小組（在機關(guān)分管負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員共同組成）經(jīng)過鑒定，對無保存價值的檔案編制銷毀清冊，它是日后查找檔案銷毀情況的憑據(jù)。銷毀清冊的封面需設(shè)置全宗號、銷毀檔案的數(shù)量、鑒定小組負(fù)責(zé)人的簽字及時間、批準(zhǔn)人的簽字及時間、兩個監(jiān)銷人的簽字及銷毀時間等項目。清冊中檔案銷毀登記表要設(shè)置序號、文件題名、所屬年度、檔號、應(yīng)保管期限、已保管期限、文件頁數(shù)、備注等欄目，準(zhǔn)確揭示每一份銷毀文件的內(nèi)容和成分，供領(lǐng)導(dǎo)人審查。2.擬訂鑒定報告，提出銷毀意見。報告中對需銷毀檔案的數(shù)量及內(nèi)容作簡要介紹，并提出銷毀意見、陳述銷毀原因。3.機關(guān)分管負(fù)責(zé)人審批。4.未批準(zhǔn)銷毀的檔案，要拿出繼續(xù)保存。5.情況特殊的專門檔案，銷毀時還要遵照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。如會計檔案的銷毀工作，就要按照財政部和國家檔案局于聯(lián)合下發(fā)的《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。三、以上面項目情景中小劉秘書的身份完成下列具體任務(wù)1.銷毀辦畢公文（1）設(shè)計一份銷毀文件目錄答：××公司文件銷毀清單序號文件名稱編號份數(shù)密級審批人銷毀監(jiān)督人銷毀實施人銷毀方式銷毀日期1②粉碎2③粉碎3⑤粉碎4⑥永久刪除5若干無保存價值的文件粉碎6（2）說明銷毀辦畢公文的方法，演示用碎紙機銷毀紙質(zhì)公文。答：銷毀辦畢公文，對于紙質(zhì)公文可以采用粉碎、焚燒、送指定造紙廠化成紙漿等方法銷毀；對于需銷毀的電子公文，直接永久刪除。演示（略）（3）模擬演示電子公文永久刪除的方法。演示（略）2.清退辦畢公文（1）設(shè)計一份清退文件目錄，并填寫需要清退的文件。答：××公司文件清退單序號文件標(biāo)題發(fā)文字號發(fā)文日期發(fā)文單位上交份數(shù)上交時間上交人1①2④3⑦4⑧5（2）演示清退的過程演示（略）3.暫存辦畢公文（1）設(shè)計一份暫存文件目