文件存檔管理表格化方案計劃表

文件存檔管理表格化方案計劃表序號文件類別存檔期限存檔格式確認部門管理人員存檔位置備注1文檔資料3年P(guān)DF/TXT文檔管理檔案室12財務(wù)報表5年P(guān)DF/Excel財務(wù)部檔案室23合同文件永久PDF合同部檔案室34項目方案2年P(guān)DF/Word項目部趙六檔案室45法律文件永久PDF法務(wù)部錢七檔案室56人員檔案5年P(guān)DF人力資源孫八檔案室67技術(shù)資料10年P(guān)DF/Word技術(shù)部周九檔案室78通信記錄1年P(guān)DF信息部吳十檔案室8表格說明：序號：文件存檔編號，方便查詢和統(tǒng)計。文件類別：按照文件性質(zhì)進行分類。存檔期限：根據(jù)文件的重要性和規(guī)定期限確定。存檔格式：規(guī)定文件的存儲格式，便于管理和備份。確認部門：負責(zé)文件確認和審批的部門。管理人員：負責(zé)文件管理和維護的責(zé)任人。存檔位置：文件存放的具體位置。備注：對文件的特別說明或備注信息。序號文件類型存檔期限（年）格式要求負責(zé)部門管理員存儲位置備注1合同文檔10PDF合同管理張經(jīng)理檔案庫A簽字版2項目報告5Word項目組李主管檔案庫B保密級3財務(wù)記錄7Excel財務(wù)部王會計檔案庫C定期審計4人力資源資料6PDF人力資源趙專員檔案庫D每年更新5技術(shù)規(guī)范書8PDF技術(shù)部孫工程師檔案庫E可公開6內(nèi)部通報3Word行政部周文員檔案庫F公開7客戶信函5PDF銷售部吳經(jīng)理檔案庫G保密處理8法規(guī)文件永久PDF法務(wù)部鄭律師檔案庫H不可更改表格說明：序號：用于標(biāo)識和追蹤每個文件的存檔信息。文件類型：描述文件的內(nèi)容或用途。存檔期限（年）：文件需要存檔的時間長度。格式要求：文件存儲和共享時應(yīng)遵循的格式。負責(zé)部門：管理該類型文件的部門。管理員：負責(zé)該類型文件日常管理和維護的人員。存儲位置：文件實際存放的物理或虛擬位置。備注：對文件的特殊要求或處理方式的說明。序號文件類型存檔期限存檔格式存儲介質(zhì)負責(zé)人存放地點備注1營銷材料3年P(guān)DF/Word磁盤/云陳經(jīng)理文件柜A1包含客戶數(shù)據(jù)2財務(wù)憑證10年Excel/PDF光盤/數(shù)據(jù)庫劉會計文件柜A2必要時審計3人力資源文檔5年P(guān)DF/Word磁盤張專員文件柜A3包括隱私信息4技術(shù)文檔8年P(guān)DF/Word云存儲王工程師文件柜A4包括研發(fā)筆記5法律文件永久PDF磁盤/保險柜李律師文件柜A5法律約束6運營日志2年TXT/PDF服務(wù)器日志韓主管服務(wù)器系統(tǒng)維護參考7客戶協(xié)議5年P(guān)DF/Word磁盤趙經(jīng)理文件柜A6約束性合同8產(chǎn)品設(shè)計10年P(guān)DF/3D光盤/云孫設(shè)計師文件柜A7創(chuàng)新保護表格說明：序號：用于追蹤和標(biāo)識每份文件存檔信息。文件類型：描述文件的類別或用途。存檔期限：文件應(yīng)當(dāng)被保留的時間長度。存檔格式：文件應(yīng)轉(zhuǎn)換和存儲的格式。存儲介質(zhì)：文件存儲使用的