訂單管理制度

訂單管理制度?1.目的為規(guī)范公司訂單管理流程，提高訂單處理效率，確保訂單準(zhǔn)確、及時執(zhí)行，提升客戶滿意度，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有產(chǎn)品及服務(wù)的訂單管理，包括訂單的接收、評審、下達(dá)、執(zhí)行、跟蹤、變更、結(jié)算及關(guān)閉等環(huán)節(jié)。3.職責(zé)分工銷售部門：負(fù)責(zé)訂單的接收、初步評審、客戶溝通、訂單下達(dá)及訂單執(zhí)行過程中的協(xié)調(diào)工作。生產(chǎn)部門：負(fù)責(zé)根據(jù)訂單要求安排生產(chǎn)計劃，組織生產(chǎn)，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付。采購部門：負(fù)責(zé)根據(jù)訂單需求進(jìn)行原材料采購，確保原材料的及時供應(yīng)和質(zhì)量合格。質(zhì)量部門：負(fù)責(zé)對訂單產(chǎn)品進(jìn)行質(zhì)量檢驗和控制，確保產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。物流部門：負(fù)責(zé)訂單產(chǎn)品的運(yùn)輸、配送及交付工作，確保產(chǎn)品安全、及時送達(dá)客戶。財務(wù)部門：負(fù)責(zé)訂單的結(jié)算、收款及成本核算等財務(wù)工作。二、訂單接收1.訂單來源訂單來源包括但不限于客戶直接下達(dá)的書面訂單、電子郵件訂單、電話訂單等。2.訂單接收方式銷售部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)接收訂單，并確保訂單信息的準(zhǔn)確記錄。對于書面訂單，應(yīng)確保訂單內(nèi)容清晰、完整，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、價格、付款方式等。對于電子郵件訂單，應(yīng)及時打印并保存訂單內(nèi)容，并與客戶進(jìn)行確認(rèn)。對于電話訂單，應(yīng)在電話中詳細(xì)記錄訂單信息，并在訂單接收后及時與客戶進(jìn)行書面確認(rèn)。3.訂單記錄銷售部門應(yīng)建立訂單臺賬，對每一筆訂單進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括訂單編號、客戶名稱、訂單日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、價格、付款方式、訂單狀態(tài)等。訂單臺賬應(yīng)定期進(jìn)行更新和維護(hù)，確保訂單信息的準(zhǔn)確性和完整性。三、訂單評審1.評審目的通過對訂單進(jìn)行評審，確保訂單要求明確、可行，公司具備滿足訂單要求的能力，避免因訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)問題而導(dǎo)致客戶投訴或損失。2.評審內(nèi)容技術(shù)要求評審：技術(shù)部門對訂單產(chǎn)品的技術(shù)要求進(jìn)行評審，確保產(chǎn)品技術(shù)要求明確、合理，公司具備相應(yīng)的技術(shù)能力和生產(chǎn)工藝。生產(chǎn)能力評審：生產(chǎn)部門對訂單產(chǎn)品的數(shù)量、交貨日期等進(jìn)行評審，評估公司的生產(chǎn)能力是否能夠滿足訂單需求，是否需要安排加班或外協(xié)加工。質(zhì)量要求評審：質(zhì)量部門對訂單產(chǎn)品的質(zhì)量要求進(jìn)行評審，確保產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)明確、可行，公司具備相應(yīng)的質(zhì)量控制能力。原材料供應(yīng)評審：采購部門對訂單產(chǎn)品所需的原材料供應(yīng)情況進(jìn)行評審，確保原材料能夠及時供應(yīng)，質(zhì)量合格。成本評審：財務(wù)部門對訂單產(chǎn)品的成本進(jìn)行評審，評估訂單的盈利能力，確保訂單價格合理，成本可控。3.評審流程銷售部門在收到訂單后，應(yīng)及時組織相關(guān)部門進(jìn)行訂單評審，并填寫《訂單評審表》。各評審部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成評審工作，并在《訂單評審表》上簽署意見。銷售部門根據(jù)各評審部門的意見，對訂單進(jìn)行綜合評估，如訂單存在問題，應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商解決。如訂單評審?fù)ㄟ^，銷售部門應(yīng)將《訂單評審表》存檔，并下達(dá)訂單執(zhí)行通知。四、訂單下達(dá)1.下達(dá)流程銷售部門根據(jù)訂單評審結(jié)果，填寫《訂單下達(dá)通知單》，明確訂單產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、交貨日期、交貨地點(diǎn)、價格、付款方式等信息?！队唵蜗逻_(dá)通知單》經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，下達(dá)給生產(chǎn)部門、采購部門、質(zhì)量部門、物流部門等相關(guān)部門。各相關(guān)部門收到《訂單下達(dá)通知單》后，應(yīng)按照訂單要求組織實(shí)施。2.訂單變更如客戶提出訂單變更要求，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商，了解變更內(nèi)容和原因，并填寫《訂單變更申請單》。《訂單變更申請單》經(jīng)銷售部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給相關(guān)部門進(jìn)行評審。各相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成評審工作，并在《訂單變更申請單》上簽署意見。銷售部門根據(jù)各評審部門的意見，與客戶協(xié)商確定變更方案，并下達(dá)訂單變更通知。各相關(guān)部門應(yīng)按照訂單變更通知的要求，及時調(diào)整生產(chǎn)計劃、采購計劃、質(zhì)量控制計劃等。五、訂單執(zhí)行1.生產(chǎn)計劃安排生產(chǎn)部門根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)能力，制定詳細(xì)的生產(chǎn)計劃，明確產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制要求等。生產(chǎn)計劃應(yīng)合理安排生產(chǎn)資源，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量交付。生產(chǎn)部門應(yīng)定期對生產(chǎn)計劃的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和調(diào)整，確保生產(chǎn)計劃的順利實(shí)施。2.原材料采購采購部門根據(jù)訂單要求和生產(chǎn)計劃，及時進(jìn)行原材料采購，確保原材料的及時供應(yīng)和質(zhì)量合格。采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨日期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和跟蹤，確保原材料按時、按質(zhì)、按量到貨。3.質(zhì)量控制質(zhì)量部門應(yīng)根據(jù)訂單要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，制定質(zhì)量控制計劃，對訂單產(chǎn)品進(jìn)行全過程質(zhì)量檢驗和控制。質(zhì)量部門應(yīng)在生產(chǎn)過程中加強(qiáng)巡檢，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。質(zhì)量部門應(yīng)在產(chǎn)品交付前進(jìn)行最終檢驗，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格后方可交付客戶。4.物流配送物流部門應(yīng)根據(jù)訂單要求和交貨日期，及時安排產(chǎn)品的運(yùn)輸和配送，確保產(chǎn)品安全、及時送達(dá)客戶。物流部門應(yīng)與運(yùn)輸公司簽訂運(yùn)輸合同，明確運(yùn)輸產(chǎn)品的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨日期、運(yùn)輸方式等條款。物流部門應(yīng)在產(chǎn)品運(yùn)輸過程中加強(qiáng)跟蹤和監(jiān)控，確保產(chǎn)品按時、按質(zhì)、按量送達(dá)客戶。六、訂單跟蹤1.跟蹤目的通過對訂單執(zhí)行過程進(jìn)行跟蹤，及時掌握訂單執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，確保訂單按時、按質(zhì)、按量交付。2.跟蹤方式銷售部門應(yīng)定期與客戶溝通，了解客戶對訂單執(zhí)行情況的滿意度，并及時反饋訂單執(zhí)行進(jìn)度。生產(chǎn)部門應(yīng)建立生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤臺賬，定期更新生產(chǎn)進(jìn)度信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決生產(chǎn)過程中出現(xiàn)的問題。采購部門應(yīng)建立原材料采購跟蹤臺賬，定期更新原材料到貨信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決原材料供應(yīng)過程中出現(xiàn)的問題。質(zhì)量部門應(yīng)建立質(zhì)量檢驗跟蹤臺賬，定期更新質(zhì)量檢驗信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決質(zhì)量問題。物流部門應(yīng)建立物流配送跟蹤臺賬，定期更新物流配送信息，及時發(fā)現(xiàn)和解決物流配送過程中出現(xiàn)的問題。3.問題處理如在訂單跟蹤過程中發(fā)現(xiàn)問題，相關(guān)部門應(yīng)及時進(jìn)行分析和處理，并采取有效的措施加以解決。對于因不可抗力或其他特殊原因?qū)е掠唵螣o法按時、按質(zhì)、按量交付的情況，銷售部門應(yīng)及時與客戶溝通協(xié)商，爭取客戶的理解和支持，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。七、訂單結(jié)算1.結(jié)算流程財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)訂單要求和合同約定，及時與客戶進(jìn)行結(jié)算，確?？铐椉皶r收回。財務(wù)部門應(yīng)在訂單產(chǎn)品交付后，根據(jù)銷售部門提供的《發(fā)貨清單》和客戶簽收單，開具發(fā)票，并與客戶進(jìn)行對賬。財務(wù)部門應(yīng)在與客戶對賬無誤后，辦理收款手續(xù)，并進(jìn)行賬務(wù)處理。2.收款管理財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對收款工作的管理，及時跟蹤款項回收情況，確?？铐椉皶r、足額收回。對于逾期未付款的客戶，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通，共同采取措施催收款項。如客戶確實(shí)無法支付款項，財務(wù)部門應(yīng)及時與銷售部門溝通，協(xié)商解決方案，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、訂單關(guān)閉1.關(guān)閉條件訂單產(chǎn)品全部交付客戶，且客戶已簽收，款項已全部收回，訂單執(zhí)行過程中未出現(xiàn)任何問題，該訂單方可關(guān)閉。2.關(guān)閉流程銷售部門在確認(rèn)訂單已全部執(zhí)行完畢后，填寫《訂單關(guān)閉申請單》，提交給相關(guān)部門進(jìn)行審核。各相關(guān)部門應(yīng)