長沙香食空間餐飲管理有限公司采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1長沙香食空間餐飲管理有限公司簡介....................................1

1.1業(yè)務范圍......................................................1

1.2采購內(nèi)容分類..................................................1

1.3采購流程......................................................1

2香食空間采購業(yè)務存在的問題及原因....................................2

2.1存在的問題....................................................2

2.1.1采購成本過高.............................................2

2.1.2財務風險高...............................................2

2.1.3賬實不符.................................................3

2.2原因分析......................................................3

2.2.1供應商單一...............................................3

2.2.2付款流程不規(guī)范...........................................3

2.2.3賬務處理不規(guī)范...........................................3

3香食空間采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化..................................4

3.1優(yōu)化供應商管理................................................4

3.1.1供應商信息登記...........................................4

3.1.2供應商選擇標準...........................................4

3.2完善付款環(huán)節(jié)..................................................5

3.2.1規(guī)范付款流程.............................................5

3.2.2完善付款制度.............................................5

3.3規(guī)范單據(jù)傳遞流程及賬務處理....................................6

3.3.1規(guī)范業(yè)務單據(jù).............................................6

3.3.2規(guī)范賬務處理.............................................7

4總結................................................................7

參考文獻.............................................................9

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長沙香食空間餐飲管理有限公司采購業(yè)務賬務一體

化流程優(yōu)化

1長沙香食空間餐飲管理有限公司簡介

長沙香食空間餐飲管理有限公司于2018年8月23日在湖南長沙成立，注

冊資金30萬元，屬于小規(guī)模納稅人。目前公司在職員工共計24人，法定代表

人是張玲霞女士。目前公司在董事長之下設立了總經(jīng)理，統(tǒng)管市場、采購、倉

管、行政、財政、質(zhì)管和后勤七個部門，公司的組織架構如圖1-1所示。

董事長

總經(jīng)理

市場部采購部倉管部行政部財政部質(zhì)管部后勤部

圖

1-1公司組織結構圖

1.1業(yè)務范圍

長沙香食空間餐飲管理有限公司經(jīng)營范圍有：餐飲管理、餐飲配送服務、

甜品制售、冷食類食品制售，包含涼菜、自制飲品并且包含飲料現(xiàn)榨、制售以

及煙草制品、進口酒類、國產(chǎn)酒類的零售。

1.2采購內(nèi)容分類

表1-1食品采購內(nèi)容分類

項目貨物分類具體需求內(nèi)容

1油類花生調(diào)和油和花生油

2干貨類大米、面粉、雜糧等

3調(diào)味類雞精、味精、老抽、生抽等

4果蔬類青菜、白菜、蘋果、香蕉等

5家禽肉類雞肉、牛肉、豬肉等

長沙香食空間餐飲管理有限公司目前采購的商品主要分為5個大類，具體

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內(nèi)容如表1-1所示。

1.3采購流程

長沙香食空間餐飲管理有限公司目前的采購流程如下圖1-2所示。

采購流程為：倉庫管理員發(fā)現(xiàn)庫存低于預設庫存數(shù)，則向采購部提出申請。

采購部根據(jù)申請發(fā)起采購，與供貨商簽訂采購合同。當合同簽訂完成后交由財

務部進行審核，審核完畢出納支付全款。到貨后由質(zhì)檢人員進行質(zhì)量檢查，最

后交由倉庫管理員合格入庫并進行入庫登記，不合格則聯(lián)系供應商進行售后或

賠償。

采購部供應商后勤部財務部

發(fā)起采購簽署訂貨合同付款并進行賬

務處理

收貨

不合格

合格

售后賠償入庫

圖1-2采購流程圖

2香食空間采購業(yè)務存在的問題及原因

2.1存在的問題

2.1.1采購成本過高

表2-12022年采購成本統(tǒng)計表（單位：元）

時間采購成本同行業(yè)平均成本

第一季度1560014500

第二季度1600015500

第三季度1450013000

第四季度2500020000

2022年前三個季度比市場平均價格高出1100元，第四季度，相比于市場同

類整整高出五千元，成本嚴重偏高，這樣會對利潤產(chǎn)生影響，降低該企業(yè)的市

場競爭力。具體情況見表2-1。

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2.1.2財務風險高

長沙香食空間餐飲管理有限公司在付款流程上極不規(guī)范。出于對供應商的

信任，該公司財務常常會在產(chǎn)檢前就將采購款全款付給供應商，風險較大。圖2-1

為目前付款流程。雖然從短期上來看，這種操作方式能夠更好地加強與供應商

之間的關系，但是如果長此以往，也會對公司造成較大的財務風險。

2.1.3賬實不符

長沙香食空間餐飲管理有限公司在經(jīng)營過程中存在賬實不符的現(xiàn)象。其中

肉類食材的賬實不符問題較為突出，如2022年12月份主要肉類的情況。其中

肉類庫存黑豬肉、牛肉和叉燒均出現(xiàn)100元左右的差額，而海產(chǎn)品海魚、蝦仁

則是更為嚴重的150元、250元差額。

表2-32022年12月部分庫存盤點表

材料名稱計量單位庫存數(shù)據(jù)實際庫存相差數(shù)額相差金額（單位：元）

黑豬肉斤20164100

海魚斤18153150

牛肉斤19172100

蝦仁斤22175250

叉燒盒2017390

2.2原因分析

2.2.1供應商單一

長沙香食空間餐飲管理有限公司的油類和干貨類、家禽肉類由、果蔬類的

供應商都比較單一，沒有選擇的余地。這就導致該公司無法貨比三家擇優(yōu)選擇，

對市場變化情況不夠了解，導致至采購成本偏高。

2.2.2付款流程不規(guī)范

長沙香食空間餐飲管理有限公司供應商簽訂的合同均是采取全款支付的方

式，沒有預留尾款，因此常會出現(xiàn)缺貨、貨不對板等情況。在后續(xù)和A供應商

溝通時，因為沒有尾款的壓力，供應商也不擔心被換掉，所以在處理問題的過

程中供應商顯得十分消極。這極大的影響了長沙香食空間餐飲管理有限公司的

銷售，尤其是在旺季，往往會因為供貨問題而損失極大。

2.2.3賬務處理不規(guī)范

長沙香食空間餐飲管理有限公司采購好的原材料入庫時是由采購員進行驗

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收工作，驗收的過程中主要是核實各類原材料的數(shù)量和質(zhì)量是否合格，檢查完

畢后公司的出納人員會再次進行數(shù)量盤點，最后登記入庫，做好登記工作后，

會把相關單據(jù)交給財務人員進行做賬。但是在實際操作的過程中，經(jīng)常出現(xiàn)出

納盤點數(shù)量不及時導致入庫手續(xù)辦理不及時，甚至還出現(xiàn)過出納忘記辦理入庫

手續(xù)的情況，這時候采購都是直接將原材料放入倉庫，也沒有相關的單據(jù)遞交

給財務做賬。由此，公司經(jīng)常出現(xiàn)賬實不符的情況，盤點時候也很難加以查證，

主要是因為各部門之間在票據(jù)傳遞流程不夠完善。

此外，長沙香食空間餐飲管理有限公司出現(xiàn)賬實不符的另一個原因是賬務

處理不及時。由于公司采購業(yè)務的種類多、金額小、手續(xù)繁瑣，工作人員只有

出票人和付款人，缺失了專職審核人員。同時，該公司對會計的要求減少，會

計在處理繁瑣的賬務時會出現(xiàn)拖沓的情況，往往會出現(xiàn)前一天的賬務還未處理，

新一天的賬務了來了的情況。

3香食空間采購業(yè)務賬務一體化流程優(yōu)化

3.1優(yōu)化供應商管理

3.1.1供應商信息登記

表3-1供應商信息登記表

企業(yè)基本信息

中文：

企業(yè)名稱

英文：

地址

企業(yè)信用認證編碼郵編

聯(lián)系人電話

商品類別交貨速度商品質(zhì)量商品價格退貨率備注

商品日常成交量：

商品退貨量以及其原因：

日常營業(yè)額：

針對上訴供應商單一的問題，需要篩選多家供應商進行采購對比，不同食

品食材可以從不同供應商處做出供應商對應的登記表。在選擇供應商的時候需

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要著重考慮商品的種類、質(zhì)量，以便于對比不同供應商的優(yōu)劣。還要對供應商

提供的材料的發(fā)貨速度和保鮮期限重點考查。為此，增加具體的供應商信息登

記表，具體信息見表3-1。

3.1.2供應商選擇標準

確定評判供應商的指標為商品價格、交貨速度。

供應商的選擇步驟：首先，要選定評判供應商的一些指標，然后對這些指

標進行評分，分別進行日常情況評分和加急情況評分。得分分別從商品價格、

交貨速度、商品退還、商品質(zhì)量等四個方面進行打分，指標分別為：小于或者

等于市場平均價為25分，大于等于市場價的百分之十減一分；到貨率：95%，

每增加百分之一減一分；退還率：10%，每增加百分之一減一分；合格率：

95%，每降低百分之一減兩分。在要求和指標后面對現(xiàn)有供應商的日常和加急情

況進行描述，得到現(xiàn)有供應商的一個得分情況，理想的供應商在日常情況下的

得分情況應該大于或者等于95分，加急情況下應該得分不低于85分。

但是合計總分，現(xiàn)有供應商在日常情況下的得分是93分，加緊情況下得分

為81分，無論什么情況下都不符合理想供應商的要求，所以可以根據(jù)新要求進

行新的供應商的選擇。

表3-2供應商采購評分標準

企業(yè)名稱

評估項目評估指標標準值分值評定標準得分

商品價格價格均價25大于等于市場價的百分之五減一分

交貨速度到貨率95％25每降低百分之一減兩分

商品退還退還率10%25每增加百分之一減一分

商品質(zhì)量合格率92％25每降低百分之一減兩分

綜合評分合計100得分情況

根據(jù)評級得分結果，該企業(yè)在我公司日常/加急采購商等級為合格/不合格

3.2完善付款環(huán)節(jié)

3.2.1規(guī)范付款流程

規(guī)范付款流程主要是指在香食空間的付款流程中增加定金和尾款，使付款

流程規(guī)范化、合理化。在采購部發(fā)起采購并且與供應商訂立合同之后，財務部

先支付40%的定金，待到商品檢查合格入庫之后，再支付剩余的60%尾款，并且

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進行賬務處理。

采購部供應商后勤部財務部

發(fā)起采購簽署訂貨合同支付定金（總

款40％）

賬務處理

收貨

不合格

合格

售后賠償入庫支付尾款

賬務處理

圖3-1規(guī)范后的付款流程

3.2.2完善付款制度

為了完善香食空間的付款制度，明確公司在付款的時候統(tǒng)一使用財務出納

銀行卡打款并且開出發(fā)票。另外，采購的過程中全部都采取先付全款的百分之

三十作為定金，尾款付全款的百分之七十的方式。但在遇到不同情況時應進行

部分調(diào)整，例如在加急情況時可以向總經(jīng)理進行申請，采取全款打款的方式。

此外，每次都應簽署訂貨合同，這樣可以防止供應商在收錢之后不辦事的情況

發(fā)生，也能從根本上保證采購商品的質(zhì)量。

3.3規(guī)范單據(jù)傳遞流程及賬務處理

3.3.1規(guī)范業(yè)務單據(jù)

為了解決倉庫物料數(shù)量賬實不符這一問題，重新將采購業(yè)務涉及業(yè)務單據(jù)

進行規(guī)范，對于采購流程提出不同要求，最終的是采購環(huán)節(jié)需要財務人員核對

好數(shù)量進行蓋章以及付款環(huán)節(jié)將食品數(shù)量清點完成后進行付款。具體的業(yè)務單

據(jù)填寫規(guī)范如下：

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表3-5業(yè)務單填寫規(guī)范

流程單據(jù)規(guī)范要求

1、規(guī)范購買規(guī)格

申請申請采購清單

2、規(guī)范購買數(shù)量

1、單據(jù)需要是原件

2、單據(jù)上要有財務人員的蓋章

采購采購合同和送貨單

3、單據(jù)上需注實收數(shù)量，驗收人簽名

4、單據(jù)若有修改，須有管理層簽字確認

1、收款單位、銀行賬號、開戶行以及金額填寫正確

付款單2、相關附件準備齊全

3、經(jīng)辦人與相關領導簽字確認

付款

1、發(fā)票上需有監(jiān)制章、銷貨單位財務專用章

發(fā)票2、各項目填寫齊全，金額相符

3、字跡清楚、不得涂改

1、根據(jù)實際入庫數(shù)量填寫

入庫入庫單2、填寫商品名稱、規(guī)格、單價等信息與實物完全一致

3、經(jīng)辦、制單、驗收人員簽字

3.3.2規(guī)范賬務處理

表3-6材料采購的賬務處理

業(yè)務情形單據(jù)財務處理

借：原材料

貨同到送貨、入庫單

貸：銀行存款

單到達時：

借：在途物質(zhì)

應交稅費-待認證進項稅額

貸：銀行存款

貨未到發(fā)票

材料驗收入庫：

借：原材料

應交稅費-應交增值稅（進項稅額）

貸：在途物資

單未到