長沙歐琳服裝有限公司會計憑證審核流程優(yōu)化設計

湖南商務職業(yè)技術學院畢業(yè)設計

目錄

1公司簡介............................................................1

2長沙歐琳服裝公司會計憑證審核流程的現(xiàn)狀..............................1

2.1財務部門崗位現(xiàn)狀..............................................1

2.2憑證審核流程現(xiàn)狀..............................................2

2.3會計憑證的類型................................................3

3長沙歐琳服裝公司會計憑證審核流程存在的問題..........................4

3.1票據(jù)的領用制度不規(guī)范..........................................4

3.2憑證審核流程不完善............................................5

3.3憑證保管制度有缺陷............................................6

4長沙歐琳服裝公司會計憑證審核流程優(yōu)化方案............................6

4.1規(guī)范憑證的領用制度............................................6

4.2完善發(fā)票開具流程的管理........................................7

4.3健全憑證管理制度..............................................8

4.4健全憑證核銷管理..............................................9

5結論..............................................................10

參考資料............................................................11

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長沙歐琳服裝有限公司會計憑證審核流程優(yōu)化設計

1公司簡介

長沙歐琳服裝有限責任公司（以下簡稱“歐琳服裝”）成立于2011年，位

于湖南長沙市。公司占地300平方米，目前在職員工60余人，注冊資本為人

民幣200萬元整，為集織造、染整、制衣為一體的全能性服裝公司。采取現(xiàn)貨

銷售來樣定作相結的方式，可根據(jù)客戶要求提供電腦刺繡、絲網(wǎng)印刷等各種服

務。公司部門設置合理，結構完整，目前公司設有技術不復雜、財務部、市場

部、行政部、生產部等相關部門，以保證公司的正常運營。自成立以來，歐琳

服裝發(fā)展迅速，業(yè)務廣泛，是一家既運營其他品牌的又經(jīng)營自家品牌的服裝連

鎖公司，公司主要從事服裝設計與研發(fā)、外包生產、品牌推廣和直營銷售，且

專注于牛仔褲服飾，主攻中端、大眾的市場，深受大眾喜愛。

圖1長沙歐琳服裝有限責任公司組織結構圖

2長沙歐琳服裝公司會計憑證審核流程的現(xiàn)狀

2.1財務部門崗位現(xiàn)狀

長沙歐琳服裝有限責任公司財務部門分工明確由五個會計崗位組成，各崗

位各司其職專業(yè)化分工。財務部門日常分工如下：財務總監(jiān)負責領導財務會計

系統(tǒng)的日常運作，出納負責付款流程的發(fā)起、現(xiàn)金收支、銀行票據(jù)簽發(fā)、網(wǎng)銀

制單工作。會計主管負責錄記賬憑證和原始憑證、登記明細帳和總分類帳、定

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期編制財務報表錄記賬憑證和原始憑證，登記明細帳和總分類帳，定期編制財

務報表。稅務會計負責發(fā)票的真實性、有效性，按月匯算各項目增值稅及所得

稅并登記，以及公司的納稅申報、繳納、年度匯算清繳工作。本人在該公司財

務部門實習，日常工作主要包括：負責公司開票、費用支出報銷、協(xié)助全盤賬

務處理，具體分類情況見下表所示。

表1財務部門日常分工表

負責崗位職責內容

財務總監(jiān)負責領導財務會計系統(tǒng)的日常運作

負責付款流程的發(fā)起、現(xiàn)金收支、銀行票據(jù)簽發(fā)、網(wǎng)銀制

出納

單工作

負責錄記賬憑證和原始憑證、登記明細帳和總分類帳、定

會計主管期編制財務報表錄記賬憑證和原始憑證，登記明細帳和總

分類帳，定期編制財務報表

負責發(fā)票的真實性、有效性，按月匯算各項目增值稅及所

稅務會計得稅并登記，以及公司的納稅申報、繳納、年度匯算清繳

工作

財務工作實習生負責公司開票、費用支出報銷、協(xié)助全盤賬務處理

2.2憑證審核流程現(xiàn)狀

長沙歐琳服裝公司開票崗位不固定，財務部門的各崗位會輪班開票。開票

工作每個財務崗位都會輪流負責，其中以財務部實習生值班為主。下面是財務

部門開票輪班表：

表2財務部門開票輪班表

財務部門開票值班表

周一馬蘭蘭（稅務會計）、李娜（財務實習）

周二張茂生（出納）、韓梅（財務實習）

周三李娜（財務實習）、韓梅（財務實習）

周四黃銀（會計主管）李娜（財務實習）

周五李娜（財務實習）、韓梅（財務實習）

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圖2長沙歐琳服裝公司憑證審核流程圖

2.3會計憑證的類型

長沙歐琳服裝公司的發(fā)票類型有兩種，分別是普通發(fā)票和增值稅專用發(fā)票。

公司對于增值稅專用發(fā)票做出了明確規(guī)定，專用發(fā)票的開具對象僅限于具有一

般納稅人資格的公司，對一般納稅人以外的任何單位和個人不得開具增值稅專

用發(fā)票。發(fā)票的具體選用還根據(jù)參考需要開具發(fā)票單位的合同約定，下面是普

通發(fā)票和專用發(fā)票的區(qū)別對比表:

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表3普通發(fā)票和專用發(fā)票的區(qū)別對比表

發(fā)票種類增值稅普通發(fā)票增值稅專用發(fā)票

是否允許抵扣不允許允許

購買單位、銷售單位、商品或者

購買單位、銷售單位、

服務的名稱、商品或者勞務的數(shù)

商品或者服務的名稱、

量和計量單位、單價和價款、開

商品或者勞務的數(shù)量和

票據(jù)內容票單位、收款人、開票日期納稅

計量單位、單價和價

人稅務登記號、不含增值稅金

款、開票單位、收款

額、適用稅率、應納增值稅額等

人、開票日期等內容。

內容。

使用期限2個月無期限

聯(lián)式兩聯(lián)三聯(lián)

3長沙歐琳服裝公司會計憑證審核流程存在的問題

3.1票據(jù)的領用制度不規(guī)范

長沙歐琳服裝有限責任公司存在著票據(jù)的領用制度不規(guī)范的現(xiàn)象，具體表

現(xiàn)在長沙歐琳服裝有限責任公司的財務部門有專門負責支票管理的出納人員，

而出納人員在向開戶銀行領購支票時，卻未能在得到財務部門主管的授權審批

就進行相關支票票據(jù)的領購。另外，長沙歐琳服裝公司內支票領用人應在7天

內及時持支票進行報銷，支票的簽章要齊全，并在支票領用登記簿上填清注銷

日期，而長沙歐琳服裝公司的支票領用人往往會出現(xiàn)超期進行支票領取，這明

顯是不符合票據(jù)的領用時間規(guī)定的。

以長沙歐琳服裝公司2022年11月份票據(jù)領用情況來看，長沙歐琳服裝公

司員工未在7天內持支票進行報銷，未按照支票的領用時間規(guī)定進行領取，導

致支票的領用審批不合格，支票領用失敗，11月份因未按照支票領取時間規(guī)定

而進行支票領用失敗，進一步造成的員工支票領取總額550元.

另外，差旅報銷票據(jù)的領用是公司員工自行在餐飲店領取票據(jù)來公司報

銷，但是由于員工領取票據(jù)不全，票據(jù)真實信息較差，導致票據(jù)無效無法報

銷。這些票據(jù)導致無法支取、無法報銷，起到正常票據(jù)所有的兌換效益，其根

本原因是因為票據(jù)的領用制度不規(guī)范，導致票據(jù)信息失真，出現(xiàn)票據(jù)無兌取效

益，票據(jù)不具有合法性，而票據(jù)的實效則會為公司以及公司員工帶來經(jīng)濟損

失，或是補辦票據(jù)，影響到工作效率。

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圖3長沙歐琳服裝公司費用報銷單

3.2憑證審核流程不完善

長沙歐琳服裝公司在憑證審核流程過程中較容易存在出現(xiàn)開票出現(xiàn)誤差；

開票效率較慢；審核流程不完善等問題。例如，該公司在發(fā)票開具時，存在審

核流程不完善的情況。第一，發(fā)票開具流程在收到購買方的開票需求時，購買

方會提供開票信息。其中會包括購貨方的名稱、購貨方稅務登記證號、一般納

稅人號碼、購貨方的開戶行和賬號、購貨方的地址及電話、還有雙方銷售合同

和付款方式等信息，相關開票信息圖如下圖所示。

圖4開票信息圖

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第二，由長沙歐琳服裝公司納稅會計負責進行登記并填寫開票申請表，將

開票申請單再移交給專門負責開票的人員。第三，當專門負責開票人員把信息

核對無誤時，然后打開開票軟件按開票流程選擇增值稅專用發(fā)票還是普通發(fā)票

填制。第四，開票人員填制完畢后再交給納稅會計蓋公司財務印章。第五，開

票時一定要注意把發(fā)票號碼核對準確，把發(fā)票放入打印機時要認真放置，否則

會發(fā)生開歪現(xiàn)象。第六，開票人員在增值稅發(fā)票領用明細紙質表上分別記錄專

用發(fā)票和普通發(fā)票信息。

3.3憑證保管制度有缺陷

長沙歐琳服裝公司缺少合理的憑證保管制度，長沙歐琳服裝公司的憑證都

由公司會計人員負責購買以及保管，支票的密碼也和支票一起進行存放，另

外，支票的印鑒章也是由會計人員同步保管，較容易發(fā)生會計人員徇私舞弊事

件。

通過2022年10月25日長沙歐琳公司票據(jù)的使用情況我們可以得知，長

沙歐琳公司由于缺少合理的憑證保管制度，導致公司會計人員通過支票的領用

支取現(xiàn)金12000余元，用于私人用途。長沙歐琳服裝公司的憑證保管制度不

全，相關憑證的購買、保管，支票密碼未進行分開保管，印鑒章的保管形式也

不合理，極容易出現(xiàn)保管人員以公徇私，導致公司資金出現(xiàn)虧空事件。

4長沙歐琳服裝公司會計憑證審核流程優(yōu)化方案

4.1規(guī)范憑證的領用制度

針對長沙歐琳服裝有限責任公司憑證的領用制度不規(guī)范的現(xiàn)象，長沙歐琳

服裝有限責任公司應該由公司財務部門協(xié)同公司總經(jīng)理，按照《中華人民共和

國票據(jù)法》、《票據(jù)管理實施辦法》等法定法規(guī)，制定長沙歐琳服裝有限責任公

司的憑證領用制度，以此來嚴格約束憑證領用出納會計人員的憑證領用流程。

針對長沙歐琳服裝有限責任公司的憑證領用制度，長沙歐琳服裝有限責任公司

應該明確作出規(guī)定：出納人員在向開戶銀行領購憑證支票時，必須得到資金主

管與財務經(jīng)理的授權審批。另外，關于領取的憑證票據(jù)額的規(guī)定，出納人員領

取的憑證票據(jù)額必須在銀行存款的額度內，具體的憑證領用規(guī)范優(yōu)化流程圖如

下所示。

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圖5憑證的領用流程優(yōu)化圖

4.2完善發(fā)票開具流程的管理

針對長沙歐琳服裝有限責任公司發(fā)票開具過程存在的問題，長沙歐琳服裝

有限責任公司應從以下幾點出發(fā)，進一步完善發(fā)票開具流程的管理。

第一，提升開票準確性由于財務部門獲得的開票信息是由公司其他部門提

供，因此可能會發(fā)生信息提供錯誤現(xiàn)象，這將會導致另一方在收到發(fā)票后要求

退款或重新開具，因此在開具發(fā)票之前先認真核對，再通過軟件預先檢查此問

題，避免了由于購買者的錯誤信息而導致的退款和重新開具問題，使開票數(shù)據(jù)

準確無誤，并加快了公司達成交易和返還資金的速度。

第二，提升開票效率配備專人開票，開票量較大，可以不采用當初的單張

開票模式，建議修改為固定時間開票，比如下午一點統(tǒng)一匯總開票，然后再通

過軟件實現(xiàn)發(fā)票的批量開具，從而提升發(fā)票的開票效率，同時積累更多工作經(jīng)

驗。

第三，發(fā)票的信息歸檔開具的發(fā)票雖然在開票軟件的開票記錄里能夠查詢

到，但一旦數(shù)據(jù)庫損壞或盤損壞等就會導致數(shù)據(jù)丟失無法修復，所以仍需要進

行電子信息的記錄和歸檔，能實時查詢到之前開票的詳細信息。

第四，開票人員簡化開具發(fā)票時應該由一個專門人員負責。流程如下：

第一，填制開票申請單，第二，對發(fā)票內容進行核對并填制，第三，再次

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核對無誤后蓋公司財務章，第四，登記開票記錄第五，將開票信息記錄匯總移

交給稅務會計。具體開票負責流程圖如下所示。

圖6開票負責流程優(yōu)化圖

4.3健全憑證管理制度

長沙歐琳服裝有限責任公司應在原有的憑證管理制度基礎之上，進一步健

全票據(jù)的管理制度，尤其是針對票據(jù)的保管，票據(jù)密碼的存放，以及印鑒章的

保管。

支票應由出納員負責購買、保管，支票密碼要與支票分開存放，印鑒章由

會計保管，實行嚴格分工和把關制度。

另外，建立憑證的管理制度，由專門的憑證管理人員按照制度對公司憑證

進行收藏管理。憑證管理工作人員要負責建立憑證的主要登記簿，憑證的收藏

管理信息都將登記于憑證登記簿上，方便進行憑證的統(tǒng)一管理。對于需要簽發(fā)

現(xiàn)金支票等票據(jù)簽發(fā)的，由票據(jù)管理工作人員上報財務部門部長批準，再簽支

票據(jù)。對憑證管理工作人員簽支票據(jù)前，要逐項審核票據(jù)領用單上的內容與相

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關管理人員的審批意見，審核無誤后蓋章簽發(fā)，并在“票據(jù)簽發(fā)登記薄”上記

錄。最后，憑證管理工作人員必須按照支票的序號簽發(fā)支票，不得換本或跳號

簽發(fā)，否則后果由憑證管理工作人員承擔。

圖7憑證管理優(yōu)化流程圖

4.4健全憑證核銷管理

針沙歐琳服裝有限責任公司作廢憑證進行核銷管理，公司會計人員應對作

廢憑證加蓋作廢戳記，并與存根一起保存，年終時裝訂成冊。另外，對長沙歐

琳服裝有限責任公司憑證出現(xiàn)人為因素的損毀，丟失，遺失等現(xiàn)象，首先應該

明確憑證丟失而帶來的雙方或多方責任，對于出現(xiàn)的憑證丟失情況，長沙歐琳

服裝有限責任公司應該在制度中明確指出：

第一，關于憑證的管理，憑證的保管、憑證票據(jù)領用人員必須保管好憑證

票據(jù)，若不慎遺失，由當時的持憑證人負全責。以避免出現(xiàn)憑證票據(jù)丟失而帶

來的責任界限。第二，在出現(xiàn)憑證票據(jù)丟失的情況下，持憑證人員應在公司出

納管理人員以及憑證管理人員的協(xié)同下，進行憑證的核銷處理。第三，持憑證

人持有的轉賬支票不慎丟失時，持票人應立即聯(lián)系收款單位請求協(xié)助防范。第

四，持票人的銀行匯票若遺失，持票人立即向兌付銀行或簽發(fā)銀行請求掛失。

銀行不予掛失的填明收款單位與收款人的銀行匯票，持票人遺失此類銀行匯票

時，立即通知收款單位、收款人、兌付銀行、簽發(fā)銀行并請求協(xié)助。第五，憑

證的核銷必須經(jīng)過相關管理層的批準并指定核銷日期，任何人不得擅自銷毀憑

證。憑證核銷時由財務經(jīng)理、審計人員與憑證保管員共同審核憑證的金額、數(shù)

量等，確保憑證是使用過的或已繳款的，并編制核銷憑證登記薄進行記錄。第

六，憑證核銷后，憑證保管人應蓋上“作廢”章并隨同記賬憑證，按照憑證的

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本號與序號的相應順序裝訂成冊，妥善保存，在保存期之前禁止銷毀。