長沙拾顏紡織有限責任公司部門備用金業(yè)務財務融合流程設(shè)計

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

目錄

1長沙拾顏紡織有限責任公司簡介......................................1

2長沙拾顏紡織有限責任公司備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生原因分析..1

2.1備用金管理現(xiàn)狀..............................................................................................1

2.2存在的問題及原因分析..................................................................................2

2.2.1審批權(quán)限不統(tǒng)一...................................................................................2

2.2.2存取保管不合規(guī)...................................................................................2

2.2.3一款多用不規(guī)范...................................................................................2

2.2.4核銷管理不健全...................................................................................2

2.2.5會計核算混亂.......................................................................................2

3長沙拾顏紡織有限責任公司部門備用金業(yè)務財務融合設(shè)計................3

3.1問題解決方案..................................................................................................3

3.1.1規(guī)范備用金審批程序...........................................................................3

3.1.2設(shè)置備用金獨立賬戶...........................................................................3

3.1.3規(guī)定借款使用標準...............................................................................3

3.1.4完善報銷流程管理...............................................................................3

3.1.5登記庫存現(xiàn)金明細賬...........................................................................4

3.2業(yè)財融合流程設(shè)計..........................................................................................4

3.2.1借支備用金業(yè)財融合流程表設(shè)計.......................................................4

3.2.2報銷備用金業(yè)財融合流程表設(shè)計.......................................................5

3.2.3借支備用金業(yè)財融合流程圖設(shè)計.......................................................6

3.2.4報銷備用金業(yè)財融合流程圖設(shè)計.......................................................6

3.3相關(guān)財務核算..................................................................................................6

4總結(jié)..............................................................8

參考資料.............................................................9

湖南商務職業(yè)技術(shù)學院畢業(yè)設(shè)計

長沙拾顏紡織有限責任公司部門備用金業(yè)務財務

融合流程設(shè)計

1長沙拾顏紡織有限責任公司簡介

長沙拾顏紡織有限責任公司成立于2018年3月28日，注冊資本為50萬人

民幣，公司注冊地址位于湖南望城經(jīng)濟技術(shù)開發(fā)區(qū)赤崗路367號。主要經(jīng)營范

圍包括棉、麻紡織制品、化學纖維布料的生產(chǎn)加工以及銷售。截止到2022年底，

公司在職員工達到278人，總銷售額達到三百多萬元。公司始終秉承著“優(yōu)質(zhì)

產(chǎn)品得人心”的經(jīng)營理念，將高質(zhì)量的產(chǎn)品源源不斷的輸送到全國各大城市和

地區(qū)，獲得了不少客戶的青睞。

2長沙拾顏紡織有限責任公司備用金管理現(xiàn)狀、所存在問題及產(chǎn)生

原因分析

2.1備用金管理現(xiàn)狀

為了方便部門業(yè)務的開展，長沙拾顏紡織有限責任公司對于備用金的額度

僅僅設(shè)置了一個大致標準，沒有具體到每個流程以及人員具體的責任與權(quán)限，

所以目前備用金管理現(xiàn)狀比較混亂，具體體現(xiàn)在以下幾個方面上。

首先，在備用金的借支方面，公司員工向部門領(lǐng)導提交備用金申領(lǐng)表后由

部門領(lǐng)導進行審批簽字，簽字通過后即可交由財務部門人員進行付款支取。由

于沒有嚴格的審批制度，員工在拿到領(lǐng)導審批后的單據(jù)就能直接向財務部申請

借支，這就導致財務部出賬的次數(shù)非常頻繁，財務人員的工作量大大增加不說，

被借支備用金的金額每月也很大。

其次，公司對于備用金的使用和還款期限沒有規(guī)定確切范圍，常常是個別

員工前一次領(lǐng)取的備用金尚未還清又發(fā)起了第二次申請，造成壞賬、呆賬的情

況頻繁出現(xiàn)，不僅阻礙了公司正常的資金周轉(zhuǎn)，還給公司經(jīng)濟造成了損失。

除此之外，公司還存在著審批權(quán)限不統(tǒng)一、存取保管不合規(guī)、一款多用不

規(guī)范以及核銷管理不健全的問題。員工在申請借支備用金的時候，只需要找一

個領(lǐng)帶審批就行，公司沒有明確這個領(lǐng)導需要處于一個什么樣的位置上，審批

權(quán)限十分混亂；公司在借支備用金方面，很多情況下也沒有明確備用金的用途，

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所以員工在申請了備用金之后，用途不固定，一次申請的備用金數(shù)值大并且用

途很廣，讓財務人員日常的工作變得更加繁瑣，大大降低了財務部門的工作效

率。

2.2存在的問題及原因分析

2.2.1審批權(quán)限不統(tǒng)一

長沙拾顏紡織有限責任公司對于備用金的審批沒有嚴格按照規(guī)定執(zhí)行統(tǒng)一

管理，而是存在個別部門小組組長簽字也能隨意支取備用金的現(xiàn)象，這樣做的

直接后果是造成備用金管理失控，員工出現(xiàn)大額欠款時無法準確責任到人，公

司領(lǐng)導層只能自己承擔財務損失。出現(xiàn)審批權(quán)限不統(tǒng)一的問題，主要是因為公

司沒有一個嚴格的備用金管理制度，導致備用金支取沒有章法，公司的備用金

管理制度也十分混亂。

2.2.2存取保管不合規(guī)

長沙拾顏紡織有限責任公司沒有按照規(guī)定購置保險柜或其他專用設(shè)備用來

存放備用金，而是為了方便支取直接存放在會計部門出納人員個人銀行卡賬戶

內(nèi)，導致公款私存的現(xiàn)象時有發(fā)生，同時也存在個別人員私自挪用公款的風險，

對于企業(yè)財務風險的管理十分不利。

2.2.3一款多用不規(guī)范

長沙拾顏紡織有限責任公司對于備用金申領(lǐng)沒有設(shè)置嚴格限制，導致一些

部門員工頻繁申請大額資金用于多項業(yè)務，不僅擠占了其他部門的額度，還給

財務人員核銷工作增加了負擔。

2.2.4核銷管理不健全

一些部門員工在使用備用金完成業(yè)務后遲遲不去財務部門進行報銷，而是

等到超出借款期限被財務部門正式下達還款通知時才去辦理報銷手續(xù)。長此以

往，個別員工拖欠的金額越來越大，

2.2.5會計核算混亂

長沙拾顏紡織有限責任公司的部分出納人員對于備用金的信息檔案管理認

識不夠到位，不能夠及時對每一筆現(xiàn)金支出的時間、金額、用途做到準確記錄，

導致賬目與實際款項不符，無法真實的反映出備用金的借取情況，不利于對備

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用金進行有效的管理。

3長沙拾顏紡織有限責任公司部門備用金業(yè)務財務融合設(shè)計

3.1問題解決方案

3.1.1規(guī)范備用金審批程序

長沙拾顏紡織有限責任公司備用金借款的審批程序可按管理的層次和財務

管理的要求，依次分為借款人申請、部門負責人簽認、財務部門審核、分管領(lǐng)

導簽認、總會計師簽認、行政領(lǐng)導簽認、財務部門辦理。行政領(lǐng)導可授權(quán)總會

計師一定額度內(nèi)的借款簽認權(quán)，但是涉及到金額以及打款的程序，必須嚴格按

照公司的規(guī)定進行。

3.1.2設(shè)置備用金獨立賬戶

對于備用金的收支長沙拾顏紡織有限責任公司應單獨設(shè)置“備用金”賬戶，

用以獨立進行備用金的核算，日常工作中可以根據(jù)取得的發(fā)票編制備用金支出

一覽表，及時反映備用金支出情況。另外對于各種與備用金相關(guān)的各種票據(jù)應

做到妥善保管。備用金的管理不論采用何種辦法，都應嚴格備用金的預借、使

用和報銷的手續(xù)制度。

3.1.3規(guī)定借款使用標準

長沙拾顏紡織有限責任公司的備用金在員工進行借支的時候，應按申請單

上注明的借款用途使用，并且額度要符合相關(guān)報銷規(guī)定，原則上不允許一款多

用或多筆備用金交叉使用，不得挪用或長期占用，要是有特殊情況，可以向公

司注明理由并且另外進行申請。對于已辦理借款但推遲或取消使用的，或者業(yè)

務辦理完畢后因報銷簽字速度慢等還有較大額度資金剩余的，應及時交還公司，

不能將公司的備用金一直留在員工個人或者某個部門處。

3.1.4完善報銷流程管理

借款人在業(yè)務辦理完畢后，應按規(guī)定的程序，應當在規(guī)定的時間內(nèi)辦理報

銷手續(xù)，借支的定額備用金應在本月末之前報賬。公司的財務人員在辦理報銷

業(yè)務時，不得少扣或不扣備用金，如遇特殊情況，應向財務主管請示再做處理。

對于無故拖欠備用金的，財務部門應進行催收。借款人如不主動還款的，財務

部門應從其工資等收入中及時扣取欠款。財務部門應建立備用金臺賬管理制度，

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按月與借款人對賬、催收欠款，并向借款人所在部門通報備用金占用情況。對

于無故占用備用金者，單位應采取相應的經(jīng)濟、行政及法律措施解決。此外，

對備用金占用情況，可作為領(lǐng)導及員工業(yè)績考核的一項約束指標，以引起借款

人及部門負責人的重視。

3.1.5登記庫存現(xiàn)金明細賬

長沙拾顏紡織有限責任公司對于備用金的提取和支付，應按行政、事業(yè)單

位會計制度的規(guī)定，通過“庫存現(xiàn)金”科目核算，不得與個人往來款混合核算；

出納應按規(guī)定建立單位現(xiàn)金日記賬，并逐日逐筆序時登記，做到日清月結(jié)。在

進行對賬的時候，需要確保金額與會計總賬余額核對一致，與庫存現(xiàn)金核對一

致，并且確保賬款一致。

3.2業(yè)財融合流程設(shè)計

3.2.1借支備用金業(yè)財融合流程表設(shè)計

表1長沙拾顏紡織有限責任公司借支備用金業(yè)財融合流程設(shè)計表

序號操作步驟角色操作內(nèi)容

1填寫借款申請單借支人注明借款時間以及借款緣由

初步審核借款申請金額以及事項是否

2簽認借款申請單部門負責人符合要求，審核通過后簽字確認交由

財務部經(jīng)理

二次審核借款申請單填寫是否正確，

3核簽借款申請單財務部經(jīng)理核對部門備用金額度是否足夠付款，

審核通過后簽字并交由總經(jīng)理確認

三次審核借款申請單填寫的正確性，

4審批借款申請單總經(jīng)理

確認無誤后簽字交由會計登記

按借款單金額支付現(xiàn)金給借款申請人，

5支付現(xiàn)金出納

并讓其簽字

6編制記賬憑證會計根據(jù)借款申請單的金額編制記賬憑證

根據(jù)備用金實時金額變動登記現(xiàn)金日

7登記現(xiàn)金日記賬出納

記賬

4

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3.2.2報銷備用金業(yè)財融合流程表設(shè)計

表2長沙拾顏紡織有限責任公司備用金報銷流程設(shè)計表

序號操作步驟角色提示內(nèi)容

填寫報銷申請單并在

報銷人即借

1其后附上借款申請單根據(jù)實際情況填寫報銷申請單

款發(fā)起人

及其他原始單據(jù)

根據(jù)原始單據(jù)及借款申請單確認

報銷申請單的真實性和填寫規(guī)范

2簽認報銷申請單部門負責人

性，審核通過后將報銷申請單提

交財務部經(jīng)理審核

再次審核報銷申請單的準確、合

3復審報銷申請單財務部經(jīng)理理性并簽字，將報銷申請單提交

總經(jīng)理審核

審批報銷申請單是否符合標準，

4審批報銷申請單總經(jīng)理審批通過后簽字并將報銷申請單

轉(zhuǎn)給出納支付現(xiàn)金

5支付現(xiàn)金出納支付現(xiàn)金給報銷申請人

根據(jù)報銷申請單實際報銷金額編

6編制記賬憑證會計

制記賬憑證

根據(jù)備用金實際金額變動登記現(xiàn)

7登記現(xiàn)金日記賬出納

金日記賬

5

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3.2.3借支備用金業(yè)財融合流程圖設(shè)計

圖1長沙拾顏紡織有限責任公司借支備用金業(yè)財融合流程設(shè)計圖

3.2.4報銷備用金業(yè)財融合流程圖設(shè)計

圖2長沙拾顏紡織有限責任公司報銷備用金業(yè)財融合流程設(shè)計圖

3.3相關(guān)財務核算

長沙拾顏紡織有限責任公司的備用金借支流程從借支人發(fā)起申請、填寫借

款申請單開始，經(jīng)過部門領(lǐng)導、總經(jīng)理以及財務部門經(jīng)理審批過后進入付款環(huán)

節(jié)，先由由會計編制記賬憑證再由出納付款，付款環(huán)節(jié)結(jié)束后出納會及時登記

現(xiàn)金日記賬，至此整個備用金借款流程結(jié)束。詳細涉及到的財務核算流程以以

下張三因購置辦公用品需要于2023年2月3日發(fā)起的備用金借款申請為例。

表3-3長沙拾顏紡織有限責任公司借款申請單

6

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借款申請單

申請人張三所屬部門行政部還款期限2023.3.25

本人因購置辦公用品需要，特向公司申請借款￥_貳仟

借款事由及金額元整_（大寫）_2000_元（小寫），保證專款專用。

借款日期：2023年2月3日借款人：（簽字）張三

申請部門負責人（簽署部門意見）

部門經(jīng)理審批意見：財務部門經(jīng)理審批意見：總經(jīng)理審批意見：

簽名：年月日簽名：年月日簽名：年月日

在收到張三的借款申請單后，財務人員對該筆支出做財務處理登記：

2023年2月3日借支：

借：其他應收賬款—張三2000元

貸：庫存現(xiàn)金2000元

3月張三按照發(fā)起進行報銷申請，財務人員登記明細賬目：

2023年3月4日報銷：

借：管理費用2000元

貸：其他應收賬款—張三2000元

表3-4長沙拾顏紡織有限責任公司其他應收賬款明細賬

其他應收賬款明細賬

2023年憑證編號摘要借方貸方余額

月日字號

23記01采購辦公用品20002000

34記02報銷采購費用20000

表3-5長沙拾顏紡織有限責任公司庫存現(xiàn)金日記賬

庫存現(xiàn)金日記賬

2023年憑證編號摘要借方貸方余額

月日字號

上期結(jié)轉(zhuǎn)10762

23記01采購辦公用品20008762

7

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表3-6長沙拾顏紡織有限責任公司管理費用明細賬

管理費用明細賬

2023年憑證編號摘要借方