銷售管理系統(tǒng)會(huì)務(wù)原則化手冊(cè)

內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)（集團(tuán)）股份有限企業(yè)

銷售管理系統(tǒng)會(huì)務(wù)原則化手冊(cè)

銷售管理系統(tǒng)行政服務(wù)中心公布

目錄

一、手冊(cè)闡明錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

二、合用范圍錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

三、會(huì)議類型及職責(zé)分工錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

（-）會(huì)議類型錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

（二）職責(zé)分工錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

1、二級(jí)會(huì)議...錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3、四級(jí)會(huì)議....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4、臨時(shí)性會(huì)議錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

四、會(huì)議組織原則化流程.........錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

（-）會(huì)前工作錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

1X參會(huì)人員范圍.................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2、會(huì)議場(chǎng)所的選定..............錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3、會(huì)議告知的）起草..............錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4、申報(bào)會(huì)議預(yù)算.................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

5\參會(huì)人員確認(rèn).................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

6、會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備.................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

7、接站安排.....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

8、接待安排.....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

9、議程PPT制作................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

10、參會(huì)資料的準(zhǔn)備............錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

11\茶歇采買(mǎi)...................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

12、會(huì)場(chǎng)布置...................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

（二）會(huì)中工作.................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

1.會(huì)議設(shè)備保障................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2.會(huì)議簽到....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3.會(huì)議匯報(bào)拷貝................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)...........錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

5.會(huì)議記錄....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

6.用餐安排....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

7.茶歇供應(yīng)....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

8.記錄返程信息................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

（三）會(huì)后工作.................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

1、會(huì)場(chǎng)整頓....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

2、送站安排....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

3、退房........................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

4、結(jié)帳........................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

5、費(fèi)用報(bào)銷....................錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

6、會(huì)議資料的整頓及歸檔工作規(guī)定錯(cuò)誤!未定義書(shū)簽。

四級(jí)會(huì)議：定義為各中心下屬各部門(mén)，大區(qū)層面會(huì)議。

例如月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)、季度例會(huì)等。

(-)職責(zé)分工

1、二級(jí)會(huì)議

(1)銷售系統(tǒng)季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)、月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)

副總裁或被授權(quán)人為會(huì)議主持人；

追蹤督辦專人為會(huì)議承接人；

副總裁行政助理為會(huì)議記錄人。

(2)決策委員會(huì)

副總裁或被授權(quán)人為會(huì)議主持人；

會(huì)議所在地辦公室為承接人；

銷售管理系統(tǒng)副總裁行政助理為會(huì)議記錄人；

追蹤督辦專人為協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)會(huì)議期間有關(guān)會(huì)務(wù)工作的協(xié)調(diào)。

2、三級(jí)會(huì)議

中心總經(jīng)理或被授權(quán)人為會(huì)議主持人；

商務(wù)專人為承接人；

銷售管理系統(tǒng)各中心行政助理為會(huì)議記錄人。

3、四級(jí)會(huì)議

由各中心下屬各部門(mén)，各大區(qū)自行組織召開(kāi)。

4、臨時(shí)性會(huì)議

指在會(huì)議排期外，由各中心臨時(shí)組織召開(kāi)日勺會(huì)議，視會(huì)

議類型及會(huì)議規(guī)模溝通確定會(huì)議承接人。

四、會(huì)議組織原則化流程

（-）會(huì)前工作

1、參會(huì)人員范圍

（1）二級(jí)會(huì)議

銷售管理系統(tǒng)季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)

銷售管理系統(tǒng)月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)

銷售管理系統(tǒng)決策委員會(huì)

（2）三級(jí)會(huì)議

銷售管理系統(tǒng)各中心月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)

銷售管理系統(tǒng)各中心季度例會(huì)

（3）四級(jí)會(huì)議

銷售管理系統(tǒng)各部門(mén)月度/季度例會(huì)

銷售管理系統(tǒng)各大區(qū)月度/季度例會(huì)

（4）臨時(shí)性會(huì)議

各中心、各部門(mén)發(fā)起的臨時(shí)性會(huì)議

2、會(huì)議場(chǎng)所的選定

（1）在北京召開(kāi)日勺會(huì)議

原則：在北京召開(kāi)會(huì)議，如企業(yè)內(nèi)部會(huì)議室能滿足會(huì)

議各項(xiàng)需求日勺狀況下，不容許在企業(yè)外召開(kāi)會(huì)議。

規(guī)定：由告知起草人于會(huì)前至少十個(gè)工作日在集團(tuán)0A

系統(tǒng)會(huì)議管理模會(huì)議資源預(yù)定一欄，根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人

數(shù)及類型預(yù)定會(huì)議室，并及時(shí)與管理員確認(rèn)訂單審批狀況。

北京廠區(qū)所有會(huì)議室規(guī)模及設(shè)備如下：

容納可召開(kāi)會(huì)議

會(huì)議室名稱硬件配置管理員

人數(shù)類型

IFC大會(huì)議室20視頻會(huì)議張躍

IFC洽談室4張躍

IFC小會(huì)議室10張躍

投影儀、幕布、無(wú)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)

北京二期多功能廳200張躍

線麥克、視頻會(huì)議議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議

投影儀、幕布、無(wú)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)

北京二期二樓大視頻會(huì)議室60張躍

線麥克、視頻會(huì)議議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議

北京二期三樓大會(huì)議室68投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍

北京二期三樓小會(huì)議室18投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍

投影儀、幕布、無(wú)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)

北京二期四樓大視頻會(huì)議室68張躍

線麥克、視頻會(huì)議議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議

北京二期四樓小會(huì)議室20投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍

北京二期五樓大會(huì)議室68投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍

北京二期五樓小會(huì)議室20投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍

投影儀、幕布、無(wú)網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)

北京生產(chǎn)二樓大會(huì)議室60張躍

線麥克、視頻會(huì)議議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議

（2）在（除北京外）都市Z彳開(kāi)日勺會(huì)議

原則：在滿足會(huì)議需求的前提下，選擇至少3家酒店

進(jìn)行簡(jiǎn)樸比價(jià)。同步參照如下幾點(diǎn):

一一酒店地理位置合適，不適宜過(guò)于偏遠(yuǎn)；

——交通以便，距離機(jī)場(chǎng)、車站30分鐘內(nèi)。

——酒店各項(xiàng)會(huì)議、住宿、餐飲各項(xiàng)設(shè)施齊備。

一一所預(yù)定會(huì)議室布局能滿足會(huì)議需求，如圓桌會(huì)議、

分

組會(huì)議等，且考慮光線明暗，燈光，音響，空調(diào)、視頻等設(shè)

備；

規(guī)定：在會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn)及各項(xiàng)

費(fèi)用原則。

3、會(huì)議告知的起草

(1)會(huì)議組織部門(mén)在會(huì)前一周確定本次會(huì)議的關(guān)鍵信

息，告知應(yīng)當(dāng)包括如下幾項(xiàng)內(nèi)容：

會(huì)議目的：明確闡明本次會(huì)議要到達(dá)日勺效果。

會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)出，假如會(huì)議地點(diǎn)在企

業(yè)外部，與會(huì)人員并不熟悉，會(huì)議告知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)詳

細(xì)地址及聯(lián)絡(luò)。

參會(huì)人員：列巴會(huì)議特邀參會(huì)人、必參會(huì)人員、列席人

員、匯報(bào)人、主持人日勺名單；組織會(huì)議人員在確定與會(huì)人員

時(shí)，應(yīng)當(dāng)在明確會(huì)議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會(huì)，哪些

人可參與可不參與；努力做到既不因某些人日勺缺席而影響會(huì)

議效果，也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大日勺人員原因參與本次

會(huì)議而影響他們的正常工作，同步又給有關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀

摩日勺機(jī)會(huì)；

會(huì)議議程：保證與會(huì)人員參與會(huì)議前能對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清

晰日勺理解，需圍繞會(huì)議目的列出會(huì)議議程，參照如下：

一一會(huì)議議程日勺第一項(xiàng)是主持人導(dǎo)入會(huì)議

——如會(huì)議為匯報(bào)討論為主，則每個(gè)單元的匯報(bào)控制在

20-30分鐘，溝通大論時(shí)間控制在20-30分鐘。

一一如會(huì)議以培訓(xùn)為主，則根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)間控制在

30-60分鐘。

——休息時(shí)間參照議程盡量安排2小時(shí)一次。

——會(huì)議開(kāi)始時(shí)間上午安排在8：30-9：30之間，下午安

排在13:30-14:30之間。

（2）會(huì)議告知的發(fā)送

會(huì)議組織部門(mén)應(yīng)當(dāng)至少提前7個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議告知,

臨時(shí)性會(huì)議至少提前3個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議告知，以便與會(huì)人

員可以事先安排行程及準(zhǔn)備會(huì)議材料。

4、申報(bào)會(huì)議預(yù)算

每月25日前申報(bào)下月會(huì)議預(yù)算至行政管理部費(fèi)用專人

處，預(yù)算項(xiàng)目包括會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、茶歇

費(fèi)(包括會(huì)議用礦泉水)，交通費(fèi)、有關(guān)會(huì)議用品費(fèi)用及浮

動(dòng)費(fèi)用。參照原則如下：

(1)在企業(yè)內(nèi)部會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議，如為系統(tǒng)、中心召

開(kāi)的月度會(huì)議，根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議時(shí)間做礦泉水采購(gòu)費(fèi)用、

會(huì)務(wù)人員交通費(fèi)即可；如為系統(tǒng)、中心召開(kāi)日勺季度會(huì)議，根

據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議時(shí)間做茶歇費(fèi)用及會(huì)務(wù)人員交通費(fèi)。

(2)在企業(yè)外部酒店召開(kāi)會(huì)議，根據(jù)會(huì)議時(shí)間及參會(huì)

人員數(shù)量，預(yù)算項(xiàng)目應(yīng)包括會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)

用、茶歇費(fèi)(包括會(huì)議用礦泉水)，接送站交通費(fèi)、其他有

關(guān)會(huì)議用品費(fèi)用及浮動(dòng)費(fèi)用。參照原則如下：

5、參會(huì)人員確認(rèn)

根據(jù)會(huì)議告知中所注明的參會(huì)人員名單確認(rèn)與否參會(huì)，

詳細(xì)如下：

(1)特邀參會(huì)人員由會(huì)議告知起草人確認(rèn)與否參會(huì)；

(2)必參會(huì)人員如不能參會(huì)或委托他人替代參與會(huì)議，需

向會(huì)議組織方最高負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，在會(huì)議召開(kāi)前由告知起草人

與組織方最高負(fù)責(zé)人進(jìn)行必參會(huì)人員確實(shí)認(rèn)；

(3)列席參會(huì)人員如不能參會(huì)，需事先告知告知起草人。

6、會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備

會(huì)議承接人需在會(huì)議開(kāi)始前與設(shè)備管理員/酒店會(huì)議室

服務(wù)人員就會(huì)議室各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行檢查與調(diào)試'，保證各項(xiàng)設(shè)備

可正常運(yùn)行。檢查項(xiàng)目包括：投影儀、視頻會(huì)議、幕布、電

腦、無(wú)線麥克、電源等。同步需自備如下明細(xì)：

設(shè)備明細(xì)數(shù)量設(shè)備明細(xì)數(shù)量

燒水壺2個(gè)插線板至少2個(gè)

保溫壺2個(gè)激光筆1個(gè)

錄音筆1個(gè)電池（5#、7#、9V）各1包

桌卡根掂會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備白板（筆、擦）至少1套

剪刀1把寬帶透明膠1個(gè)

紙杯200支A4復(fù)印紙1包

果盤(pán)10個(gè)訂書(shū)機(jī)1個(gè)

攝影機(jī)1臺(tái)中性筆20支

紙巾（盒）5人/盒

7、接站安排

根據(jù)會(huì)議議程確定車輛來(lái)回時(shí)安排，一般選用依維柯。規(guī)定

明確發(fā)車時(shí)間，地點(diǎn)，路線，并將安排狀況告知企業(yè)車輛管

理員。

車輛安排日勺原則：

一一結(jié)合會(huì)議議程安排，并規(guī)定車輛于會(huì)前10分鐘抵達(dá)會(huì)

場(chǎng)；

車輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員日勺出發(fā)地為主,

8、接待安排

在所有需要住宿時(shí)人員抵達(dá)賓館時(shí)，要及時(shí)提供對(duì)應(yīng)房間的

鑰匙。

在當(dāng)晚要與總臺(tái)設(shè)定好第二日的叫早時(shí)間。

叫早并告知早飯時(shí)間。

在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)日13：00之前，將所有房間日勺鑰匙收齊。

9、議程PPT制作

會(huì)議開(kāi)始前1天制作會(huì)議議程的PPT文獻(xiàn)，以便會(huì)議主

持人簡(jiǎn)介會(huì)議的安排。其中PPT應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯

報(bào)人及會(huì)議須知等內(nèi)容。

10、參會(huì)資料的準(zhǔn)備

(1)根據(jù)參會(huì)人員到會(huì)狀況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天

制作并打印參會(huì)須知，內(nèi)容包括會(huì)議議程、會(huì)務(wù)組聯(lián)絡(luò)方式、

會(huì)議特殊規(guī)定等；

(2)波及分組討論的會(huì)議，需同步制作并打印人員分組信

息表；

11、茶歇采買(mǎi)

原則如下：月度例會(huì)不提供茶歇，只提供會(huì)議用水。季

度例會(huì)提供茶歇以點(diǎn)心為主、水果為輔，詳細(xì)采購(gòu)明細(xì)參照

如下：

類別明細(xì)闡明

巧克力派、薩其瑪、小面包（達(dá)利園/盼盼）、

點(diǎn)心購(gòu)置3-4種

膜片、蘇打餅干（美丹）

草莓，油桃，香蕉，葡萄、蘋(píng)果、桔子、小

水果購(gòu)置3-4種

西紅柿、紅提

休閑食品豆腐干、雪餅、福娃糙米卷購(gòu)置1-2種

在酒店開(kāi)會(huì)如安排圓桌餐，

酒水礦泉水、紅酒、白酒、飲料（雪碧、可樂(lè)）

需采購(gòu)白酒、紅酒、飲料。

其他口香糖、咖啡（雀巢）、茶葉、咖啡攪拌棒/

以上品類供參照，購(gòu)置數(shù)量根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)及會(huì)議人數(shù)進(jìn)行匹

配。

12、會(huì)場(chǎng)布置

（1）會(huì)議室布置

——根據(jù)會(huì)議規(guī)模、召開(kāi)方式、參會(huì)人數(shù)對(duì)參會(huì)人員座次進(jìn)

行排定，規(guī)定會(huì)場(chǎng)內(nèi)座椅擺放整潔，布局合理；

——核算所有參會(huì)人員桌牌名字無(wú)誤，并按照規(guī)定擺放整潔;

——重要會(huì)議根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)場(chǎng)條幅，規(guī)定會(huì)懸掛整

潔，標(biāo)示粘貼牢固；

——會(huì)議場(chǎng)所布置指導(dǎo)標(biāo)示、擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)

務(wù)組日勺地點(diǎn)；

——會(huì)議用日勺資料（文獻(xiàn)袋、筆、軟皮本）檢查無(wú)誤后分發(fā)

至桌上；

（2）會(huì)議設(shè)備調(diào)試

——會(huì)議設(shè)備調(diào)試，波及內(nèi)容有：投影儀及幕布調(diào)試、麥克

風(fēng)及音響調(diào)試、匯報(bào)用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試、場(chǎng)內(nèi)燈光及空

調(diào)開(kāi)關(guān)位置及調(diào)制、電源及插板的連接；

——準(zhǔn)備會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄所需設(shè)備，包括記錄取電腦、錄音筆、

攝影機(jī)、攝像機(jī)等，并明確有關(guān)負(fù)責(zé)人員；

——告知匯報(bào)人員于會(huì)前5分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。

（2）會(huì)場(chǎng)服務(wù)用品布置

——會(huì)議用礦泉水規(guī)定在會(huì)議前30分鐘擺放到位；

——會(huì)議用熱水需在會(huì)前20分鐘前準(zhǔn)備，茶水需在會(huì)前10

分鐘開(kāi)始沖泡；

——會(huì)議用水果、點(diǎn)心、休閑食品分裝成盤(pán)，整潔合理；

——確定有關(guān)的準(zhǔn)備工作，如紙杯、咖啡勺、紙巾、食品碟、

開(kāi)水壺、垃圾筒等物品日勺充足，并在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備好。

（二）會(huì)中工作

1.會(huì)議設(shè)備保障

（1）會(huì)議開(kāi)始前30分鐘，會(huì)務(wù)人員確定一下設(shè)備調(diào)試

會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無(wú)誤；

會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無(wú)誤（保密會(huì)議不能用無(wú)

線麥克風(fēng)）；

——會(huì)議匯報(bào)用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤；

——會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開(kāi)關(guān)、電源及插板日勺貫徹；

一一會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的貫徹，且調(diào)試無(wú)誤；

——確定會(huì)場(chǎng)專用打印機(jī)和紙張，聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤；

（2）會(huì)議過(guò)程中會(huì)務(wù)組安排專人隨時(shí)對(duì)如下設(shè)備進(jìn)行檢查,

并根據(jù)狀況及時(shí)安排：電腦、投影機(jī)、激光筆、屏幕、攝像

設(shè)備（視頻會(huì)議）、錄音設(shè)備（會(huì)議記錄）、空調(diào)設(shè)備、燈光

設(shè)備、攝影機(jī)；

（3）若會(huì)議過(guò)程中需代表發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人，

規(guī)定每次匯報(bào)、討論開(kāi)始前，確定麥克風(fēng)電量及位置、音響

音量及音質(zhì)；

（4）查看會(huì)場(chǎng)中攜帶筆記本人數(shù)，與否需要充電器，網(wǎng)線

等，協(xié)助進(jìn)行準(zhǔn)備。

2.會(huì)議簽到

（1）由會(huì)議告知發(fā)起人確定參會(huì)人員到會(huì)狀況、參會(huì)行程，

并制作對(duì)應(yīng)會(huì)議簽到表；

（2）會(huì)議議程波及分組討論，簽到表規(guī)定體現(xiàn)分組信息，

簽到過(guò)程中會(huì)務(wù)人員要及時(shí)告知參會(huì)人員所在組別及會(huì)場(chǎng)

座位位置；

(3)會(huì)議開(kāi)始之前確認(rèn)簽到的物資準(zhǔn)備齊全，包括簽到臺(tái)、

簽到表、簽到用筆等；

(4)簽到規(guī)定在會(huì)議開(kāi)始前2分鐘結(jié)束，會(huì)務(wù)人員根據(jù)實(shí)

際簽到狀況記錄會(huì)議應(yīng)到人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、請(qǐng)假人數(shù)及遲到

人員，并將記錄成果于會(huì)議開(kāi)始前傳遞至?xí)h主持人，由會(huì)

議主持人在會(huì)上進(jìn)行參會(huì)狀況通報(bào)。

3.會(huì)議匯報(bào)拷貝

(1)會(huì)議開(kāi)始前，確定會(huì)議用電腦調(diào)試無(wú)誤后，由會(huì)議記

錄人告知有關(guān)匯報(bào)人員進(jìn)行匯報(bào)的拷貝，規(guī)定將所有匯報(bào)匯

報(bào)搜集到桌面的同一新建文獻(xiàn)夾中；

(2)匯報(bào)過(guò)程中，會(huì)議記錄人需關(guān)注各個(gè)匯報(bào)材料更新?tīng)?/p>

況，匯報(bào)前負(fù)責(zé)告知匯報(bào)人員材料所在位置，并協(xié)助其進(jìn)行

設(shè)備調(diào)試及匯報(bào)的放映；

(3)會(huì)議結(jié)束后，記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議用電腦中匯報(bào)材料的刪

除工作，并將匯報(bào)匯報(bào)存檔保管。

4.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)

(1)保障會(huì)議入場(chǎng)高效有序，參會(huì)人員簽到后，由會(huì)務(wù)組

引導(dǎo)入場(chǎng)，入場(chǎng)過(guò)程中，會(huì)議室屏幕展現(xiàn)會(huì)場(chǎng)坐席分布圖；

（2）會(huì)議期間防止隨意走動(dòng)，由會(huì)務(wù)組安排人員負(fù)責(zé)協(xié)助

參會(huì)人文獻(xiàn)資料的傳遞、修改及打印工作；

（3）與會(huì)人員假如因特殊原因無(wú)法參會(huì)或中途離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，

需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到容許；會(huì)議期間出現(xiàn)參會(huì)人員

隨意遲到或早退，會(huì)務(wù)組進(jìn)行記錄并引導(dǎo)其迅速入場(chǎng)就座；

（4）會(huì)議開(kāi)始前由主持人提醒各參會(huì)人將等通訊工具調(diào)

至靜音或關(guān)閉，過(guò)程中會(huì)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督，出現(xiàn)未靜音、接

聽(tīng)按照會(huì)務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形式日勺罰款；

（5）為實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行整體控制，會(huì)務(wù)組制作匯報(bào)倒

計(jì)時(shí)卡，提醒匯報(bào)人員在規(guī)定期間進(jìn)行匯報(bào)（上下可浮動(dòng)3

分鐘），否則按照會(huì)務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形式的罰款；

（6）著裝規(guī)定:參與會(huì)議需著商務(wù)正裝；若會(huì)議有特殊的著

裝規(guī)定需在告知中明確指出。

5.會(huì)議記錄

（1）會(huì)議紀(jì)要

一一會(huì)議由發(fā)起部門(mén)派專人準(zhǔn)備筆記本電腦進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要

日勺撰寫(xiě)，會(huì)后三個(gè)工作日內(nèi)完畢紀(jì)要審批并發(fā)給有關(guān)與會(huì)者;

——精確寫(xiě)明會(huì)議名稱（要寫(xiě)全稱），開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)

議性質(zhì)；

——規(guī)定詳細(xì)記下會(huì)議主持人、會(huì)議應(yīng)到人數(shù)和實(shí)到人數(shù)，

缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名；

——會(huì)議討論發(fā)言日勺內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)，規(guī)定體現(xiàn)發(fā)言要點(diǎn),

重要日勺會(huì)議或重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，需要記下所有內(nèi)容；

一一記錄規(guī)定忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，

更不容許故意增刪發(fā)言內(nèi)容。

(2)會(huì)議錄音：會(huì)議全程保證至少一支錄音筆，由會(huì)務(wù)組

提前準(zhǔn)備，并隨時(shí)關(guān)注錄音筆電量及錄音狀態(tài)，會(huì)后由會(huì)議

記錄人將錄音資料、紀(jì)要資料統(tǒng)一交由系統(tǒng)文獻(xiàn)管理員進(jìn)行

存檔。

(2)拍照攝影：由企劃專人負(fù)責(zé)會(huì)議日勺拍照攝像工作。

6?用餐安排

(1)廠區(qū)會(huì)議

一一結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，告知餐廳部門(mén)飯菜的準(zhǔn)備狀況

(人數(shù))及用餐時(shí)間；

——假如下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐；

一一會(huì)議結(jié)束前30分鐘與就餐部門(mén)聯(lián)絡(luò)確認(rèn)飯菜狀況；

——會(huì)議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)飯菜、飲料均已到位；

——散會(huì)后引領(lǐng)參會(huì)人到廠區(qū)餐廳就餐。

(2)酒店會(huì)議

結(jié)合會(huì)議議程以及到會(huì)人數(shù)安排酒店用餐日勺預(yù)定，明確

用餐日期、時(shí)間、地點(diǎn)、用餐形式、餐飲原則、用餐保證人

數(shù)、餐廳日勺聯(lián)絡(luò)方式；

——若會(huì)議議程中午休息時(shí)間較短，午餐應(yīng)安排為自助餐;

一一會(huì)議前兩天根據(jù)制定的用餐安排對(duì)酒店就餐地點(diǎn)、菜單

進(jìn)行核算，并在會(huì)議議程中注明用餐詳細(xì)時(shí)間、地點(diǎn)、用餐

形式；

——就餐客人座位、排序的貫徹；

——會(huì)議結(jié)束前30分鐘與酒店聯(lián)絡(luò)確認(rèn)板菜準(zhǔn)備狀況；

一一規(guī)定涼菜在正餐開(kāi)始前15分鐘擺放完畢，熱菜在用餐

開(kāi)始時(shí)上火；

----在會(huì)議結(jié)束前10分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲

料到位；

——安排人員引領(lǐng)參會(huì)人到指定用餐地點(diǎn)就餐；

7.茶歇供應(yīng)

(1)茶歇提供原貝月度會(huì)議供應(yīng)茶水，季度會(huì)議供應(yīng)茶

水、點(diǎn)心、水果；茶歇臺(tái)擺放在相對(duì)靠近、相對(duì)寬松的地點(diǎn)；

(2)飲水供應(yīng)：會(huì)議全程提供礦泉水、熱水供應(yīng)，會(huì)前每

人桌上擺放瓶裝水，茶歇區(qū)提供白開(kāi)水、茶水、咖啡等，由

參會(huì)人按照個(gè)人需求自取飲用；

(3)點(diǎn)心、水果供應(yīng)：全天會(huì)議一般安排上下午茶歇各1

次，使用茶歇日勺時(shí)間在15-30分鐘不等，其中上午茶歇時(shí)使

用時(shí)間一般在10：00-10:30,下午茶歇時(shí)使用時(shí)間

15:00-15:30；

(4)茶歇開(kāi)始前30分鐘，確定有關(guān)的準(zhǔn)備工作，如紙杯、

咖啡勺、紙巾、食品碟、開(kāi)水壺、垃圾筒等物品日勺充足；

(5)會(huì)務(wù)人員隨時(shí)對(duì)水果、點(diǎn)心、開(kāi)水、物品進(jìn)行檢查，

并根據(jù)狀況及時(shí)安排補(bǔ)充：

(3)服務(wù)人員進(jìn)行有關(guān)日勺引導(dǎo)，最重要日勺是在茶歇開(kāi)始前

做好有關(guān)的準(zhǔn)備工作，如餐具、紙巾、垃圾筒會(huì)議茶歇服

務(wù)方案

1.企業(yè)人員、設(shè)備、資料和物品的狀況；

2.會(huì)議用、禮品的購(gòu)置、分裝、整頓狀況；

3.會(huì)議用礦泉水的貫徹，并在會(huì)議前30分鐘擺放到位；

4.會(huì)議用茶水、茶杯的貫徹，并在會(huì)議前30分鐘準(zhǔn)備好；

8.記錄返程信息

(1)酒店會(huì)議波及送站服務(wù)工作，規(guī)定以返程記錄回執(zhí)單

日勺形式記錄并安排參會(huì)人送站服務(wù)；

(2)回執(zhí)單規(guī)定在會(huì)議休息時(shí)段，由會(huì)務(wù)人員將回執(zhí)單發(fā)

至各參會(huì)人員，并在會(huì)議結(jié)束前完畢搜集回執(zhí)單；

(3)返程回執(zhí)單規(guī)范格式如下：

返程記錄回執(zhí)單

姓名：聯(lián)絡(luò)方式：

離店時(shí)間：返程方式

返程車次：乘車地點(diǎn)：

為便于會(huì)務(wù)組送站，請(qǐng)您在會(huì)議結(jié)束前將回執(zhí)單傳遞至工作人員，我們將確認(rèn)您的返

程信息，并安排車輛提供送站服務(wù)，感謝您的參與！

（三）會(huì)后工作

1、會(huì)場(chǎng)整頓

（1）會(huì)務(wù)工作人員對(duì)會(huì)議桌上的資料進(jìn)行整頓并存檔，若

無(wú)存檔價(jià)值，務(wù)必將其銷毀后丟掉；對(duì)電腦中存有的匯報(bào)進(jìn)

行清空處理。

（2）關(guān)閉所有運(yùn)行中日勺會(huì)議設(shè)備（