行政系列工作手冊(cè)

行政系列工作手冊(cè)

0行政系列業(yè)務(wù)簡(jiǎn)介

本手冊(cè)包括行政系列所屬辦公室、信息中心兩個(gè)部門。

所開展的活動(dòng)：辦公室負(fù)責(zé)日常政務(wù)管理、事務(wù)管理的綜合

管理。信息中心負(fù)責(zé)建立、管理、維護(hù)信息系統(tǒng)平臺(tái)，保證信息

網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全、正常運(yùn)行。本手冊(cè)梳理和規(guī)范了行政系列工作流

程和要求，是開展政務(wù)管理、事務(wù)管理和信息化建設(shè)的操作性文

件。

本手冊(cè)的編寫和執(zhí)行，旨在強(qiáng)化行政系列所屬部門內(nèi)部以及

和其他部門之間的溝通，創(chuàng)建和諧的工作環(huán)境，為舟山煙草的改

革、發(fā)展、管理實(shí)施政令傳遞、綜合協(xié)調(diào)、后勤服務(wù)和信息化保

障工作。

1行政系列所屬部門組織機(jī)構(gòu)

1.1辦公室

主任（副主任）

L2信息中心

主任（副主任）

2行政系列所屬部門職責(zé)

2.1部門公共職責(zé)

2.1.1貫徹執(zhí)行國(guó)家法律法規(guī)和上級(jí)有關(guān)指示精神：遵守行紀(jì)行

規(guī)和市局（公司）各項(xiàng)規(guī)章制度；擬訂本部門各項(xiàng)管理辦法。

2.1.2根據(jù)市局（公司）質(zhì)量、職業(yè)健康安全方針、目標(biāo)和年度

工作任務(wù)，擬訂本部門年度工作計(jì)劃，并落實(shí)完成。

2.1.3負(fù)責(zé)本部門日常管理、思想教育、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和員工績(jī)效考

核工作。

2.1.4負(fù)責(zé)本部門工作數(shù)據(jù)采集、匯總、整理、分析和傳遞，每

年于1月底前對(duì)本部門工作所形成的文件和記錄，按要求歸檔,

做好保密工作。

2.1.5負(fù)責(zé)本部門預(yù)算編制、審核、上報(bào)。

2.1.6負(fù)責(zé)本部門設(shè)備的日常使用管理；

2.1.7負(fù)責(zé)對(duì)各縣（區(qū)）局（公司）及市局（公司）其他所屬單

位相關(guān)業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)。

2.1.8完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

2.2辦公室職責(zé)

2.2.1負(fù)責(zé)各部門季、年度工作任務(wù)和目標(biāo)的匯總、整理和分解,

負(fù)責(zé)工作督辦、檢查和協(xié)調(diào)，保證工作落實(shí)到位。

2.2.2負(fù)責(zé)建立和完善統(tǒng)一的行政管理辦法和規(guī)章制度。

2.2.3負(fù)責(zé)公文處理、檔案管理、保密和穩(wěn)定工作。

2.2.4負(fù)責(zé)外事、對(duì)外聯(lián)絡(luò)、對(duì)外宣傳報(bào)道和政務(wù)信息工作。

2.2.5負(fù)責(zé)綜合材料的組織起草工作，負(fù)責(zé)以市局（公司）名義

召開的會(huì)議會(huì)務(wù)組織和會(huì)議記錄工作，負(fù)責(zé)市局（公司）會(huì)議室

的管理和服務(wù)，協(xié)助做好有關(guān)部門組織召開的專業(yè)會(huì)議會(huì)務(wù)工

作。

2.2.6負(fù)責(zé)綜合辦公信息系統(tǒng)的建設(shè)和管理，協(xié)調(diào)信息中心做好

技術(shù)支持。

2.2.7負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)、家具用具、辦公用品統(tǒng)一采購(gòu)的管理工作。

2.2.8負(fù)責(zé)房屋資產(chǎn)的日常管理，負(fù)責(zé)歸口設(shè)備、設(shè)施的安裝、

檢查、維護(hù)和設(shè)備的登記管理工作。

2.2.9負(fù)責(zé)后勤事務(wù)服務(wù)和公務(wù)接待管理，負(fù)責(zé)員工勞保福利計(jì)

劃的落實(shí)與執(zhí)行。

2.2.10負(fù)責(zé)辦公室車輛的日常使用管理。

2.3信息中心職責(zé)

2.3.1負(fù)責(zé)制定信息化工作管理辦法和信息化管理規(guī)章制度、操

作規(guī)程并組織實(shí)施和監(jiān)督執(zhí)行。

2.3.2負(fù)責(zé)組織信息化項(xiàng)目的建設(shè)實(shí)施，集中維護(hù)、管理信息網(wǎng)

絡(luò)系統(tǒng)，保證其正常運(yùn)行。

2.3.3負(fù)責(zé)信息設(shè)備、設(shè)施和軟件的日常維護(hù)和統(tǒng)一管理工作。

2.3.4負(fù)責(zé)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全建設(shè)和管理，確保設(shè)備安全、網(wǎng)

絡(luò)安全、信息安全、數(shù)據(jù)安全、病毒防護(hù)安全。

2.3.5負(fù)責(zé)確認(rèn)各部門計(jì)算機(jī)軟、硬件的需求，編制購(gòu)置、更新、

升級(jí)方案，開展信息資源整合、應(yīng)用軟件改進(jìn)需求的提交和落實(shí)

反饋等工作，推動(dòng)新技術(shù)的應(yīng)用。

2.3.6負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)操作應(yīng)用指導(dǎo)，組織開展對(duì)員工進(jìn)行計(jì)算機(jī)理

論知識(shí)和操作技能的培訓(xùn)。

3崗位職責(zé)

3.1崗位設(shè)置表

部門崗位編號(hào)崗位名稱艙前崗位職數(shù)

ZY—G—1001主任管理崗位

ZY—G—1002副主任管理崗位

ZY—G—1003秘書執(zhí)行崗位（非管理崗位）

ZY—G—1004機(jī)要、檔案執(zhí)行崗位（非管理崗位）

行政事務(wù)執(zhí)行崗位（非管理崗位）

辦ZY—G—1005

公ZY—G—1006接待執(zhí)行崗位（非管理崗位）

室ZY—G—1007車隊(duì)長(zhǎng)（小車班長(zhǎng)）執(zhí)行崗位（非管理崗位）

ZY-G-1008駕駛員操作崗位

ZY—G—設(shè)備管理員（水電操作崗位

X）

ZY—G—1009勤雜工操作崗位

ZY—G—12001主任管理崗位

信

ZY—G—12002系統(tǒng)管理員執(zhí)行崗位（非管理崗位）

息

網(wǎng)絡(luò)管理員執(zhí)行崗位（非管理崗位）

中ZY—G—12003

心ZY—G—12004綜合事務(wù)管理員執(zhí)行崗位（非管理崗位）

3.2崗位說明書

3.2.1辦公室

3.2.1.1主任（副主任）

ZY—G—1001

部門名稱辦公室崗位編號(hào)

ZY—G—1002

崗位名稱主任（副主任）崗位性質(zhì)管理崗位

學(xué)歷條件大學(xué)本科（副職?？疲┮陨蠈W(xué)歷，黨員

工作經(jīng)驗(yàn)兩年以上管理崗位工作經(jīng)臉（副職五年以上工齡和三年以上管理工作經(jīng)歷）

1、掌握行政管理學(xué)、秘書學(xué)、公共關(guān)系管理等專業(yè)知識(shí)；

2、掌握煙草企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理方面的知識(shí)、企業(yè)發(fā)展的方針、政策和管理機(jī)制運(yùn)

行情況：

任專業(yè)知識(shí)

3,掌握現(xiàn)代化辦公的有關(guān)知識(shí)；

職

4、掌握煙草專賣法及有關(guān)組織、行政、檔案等方面的法律、法規(guī)；

條

5,了解社會(huì)學(xué)、企業(yè)管理及財(cái)務(wù)管理知識(shí)，了解機(jī)關(guān)各崗位工作職責(zé)。

件

1、具有較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和統(tǒng)籌安排能力，具有袞強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)；

能力要求2、具有較好的草擬、審核有關(guān)文件和專題報(bào)告的能力；

3、具有較強(qiáng)的口頭表達(dá)能力與人際交往的能力。

持續(xù)培1、參加省局（公司）和單位組織的各類培訓(xùn)和研討會(huì)

訓(xùn)要求2.白儻學(xué)習(xí)相關(guān)知識(shí)

序

號(hào)職責(zé)職責(zé)分解

1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)搞好調(diào)查研究

流程：調(diào)查研究-出謀劃策

權(quán)限：提出建議，傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)意見

2,協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常事務(wù)，督查督辦會(huì)議決定或領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)

流程：接受任務(wù)-調(diào)直研究-發(fā)現(xiàn)問題-處理問題-報(bào)告反饋

權(quán)限：提出送議，督促落實(shí)

3、負(fù)賁領(lǐng)導(dǎo)的行程活動(dòng)日程安排

流程了解&項(xiàng)行程-安排行程■向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)

參與政務(wù)?

權(quán)限：提出建議，組織落實(shí)

--當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)

4、組織制定和完善相關(guān)的行政規(guī)章制度，審查其它部門起草的規(guī)章制度

參謀助手

流程：調(diào)查研究-起草或修改規(guī)章制度-征求相關(guān)部門意見-法規(guī)處審查-

辦公室審核-我領(lǐng)導(dǎo)審批-發(fā)布

權(quán)限：組織起草或修訂，對(duì)規(guī)章制度進(jìn)行審核

5、組織做好各部門季、年度工作任務(wù)和目標(biāo)的匯總、整理和分解

流程：匯總整理各部門階段工作任務(wù)-報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審閱-分解工作任務(wù)一督查工

作完成進(jìn)度和質(zhì)量一收集反饋信息一總結(jié)匯報(bào)

權(quán)限：督查，提出建議

1、組織制定和實(shí)施本部門工作目標(biāo)和計(jì)劃

流程：調(diào)查研究-制定辦公室工作目標(biāo)和計(jì)劃初稿-審核-修改-報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)

管理事務(wù)審定-發(fā)布-實(shí)施

權(quán)限：對(duì)工作目標(biāo)和計(jì)劃的初稿進(jìn)行審核，檢查落實(shí)情況

二確保工作

有序

序

號(hào)職責(zé)職責(zé)分解

2,組織做好公文處理工作，負(fù)責(zé)發(fā)文核稿和收文擬辦

發(fā)文流程：擬搞-審核-核稿-領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)-編號(hào)-校對(duì)-印發(fā)

收文流程：登記-擬辦-領(lǐng)導(dǎo)批辦-閱辦-辦結(jié)

權(quán)限：核稿，擬辦

3,組織做好檔案管理工作和煙草年鑒、煙草志編寫工作

流程1：收集-整理-歸檔-移交

流程2：起草-審核-領(lǐng)導(dǎo)審定-報(bào)送

權(quán)限：檢交，審核，督辦

4、蛆織做好信息盲傳報(bào)療工作

流程：采集-修改-重大題材報(bào)辦公室主任和局（公司）領(lǐng)導(dǎo)審核-編輯-發(fā)

布-向外報(bào)送-年度考核

權(quán)限：稿子初審，年度考核結(jié)果審核

5、組織做好重要會(huì)議籌備、保障和文字材料起草工作

流程：接殳任務(wù)或申請(qǐng)-分配任務(wù)-檢查或?qū)Σ牧铣鯇?向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或?qū)彾?

現(xiàn)場(chǎng)會(huì)務(wù)保障

權(quán)限：分配任務(wù)，材料初審

6、組織做好歸口設(shè)備設(shè)施和房屋等資產(chǎn)的使用、管理工作

流程：安袈使用-速立臺(tái)帳-專人管理-組織檢查-維護(hù)維修-固定資產(chǎn)清查整

理-申請(qǐng)報(bào)廢/折價(jià)轉(zhuǎn)讓-登記報(bào)廢或轉(zhuǎn)讓

權(quán)限：組織管理、檢查，初審維修、租賃、轉(zhuǎn)讓方案

1、負(fù)責(zé)非煙商品采購(gòu)的統(tǒng)一管理

流程：接受申請(qǐng)-審核采購(gòu)計(jì)劃-分管領(lǐng)導(dǎo)審批-實(shí)施采購(gòu)或授權(quán)采購(gòu)一驗(yàn)收

登記

權(quán)限：審核采購(gòu)事項(xiàng)，審批500元以下低值易耗品（含辦公用品）

2、組織做好接待管理和重要接待工作

流程：提出接待申請(qǐng)-審批-確定接待標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)并安排落實(shí)-結(jié)算

權(quán)限：確定接待標(biāo)準(zhǔn)、地點(diǎn)

搞好服務(wù)

3、組織做好各種勞保福利和辦公用品的操辦和發(fā)放

三提高后勤

流程：按標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃^算-辦公室審核-修改-報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審定-實(shí)施

保障水平

權(quán)限：審核

4.負(fù)責(zé)辦公用車的管理和派遣

流程：提出用車申請(qǐng)一審批-出島報(bào)局長(zhǎng)經(jīng)理審批-調(diào)度-出車一回場(chǎng)

權(quán)限：本島內(nèi)調(diào)度

5、組織做好大樓物業(yè)管理、清潔衛(wèi)生、綠化等

流程：接受申請(qǐng)或按需-組織實(shí)施

權(quán)限：落實(shí)任務(wù)和人員

直接上級(jí)：分管局長(zhǎng)（經(jīng)理）

上下級(jí)關(guān)系直接下級(jí)：秘書、機(jī)要檔案、行政事務(wù)、接待、車隊(duì)長(zhǎng)、駕駛員、設(shè)備管理員、

勤雜工

省局（公司）辦公室、地方黨政機(jī)關(guān)及有關(guān)部門、市局（公司）各部門、下屬單

聯(lián)系單位

位

3.2.1.2秘書

部門名稱辦公室崗位編號(hào)ZY—G—1003

崗位名稱秘書崗位性質(zhì)執(zhí)行崗位（非管理崗位）

學(xué)歷條件大學(xué)本科以上學(xué)歷，文秘、行政管理等相關(guān)專業(yè)畢業(yè)

工作經(jīng)驗(yàn)三年以上相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)

1、掌握秘書學(xué)、文書學(xué)、行政管理學(xué)等知識(shí)，掌握國(guó)家行政機(jī)關(guān)、行業(yè)機(jī)關(guān)

公文處理的規(guī)定和辦法；

2、掌握現(xiàn)代化辦公的有關(guān)知識(shí)；

專業(yè)知識(shí)3、熟悉行業(yè)及企業(yè)發(fā)展的方針、政策，掌握煙草專賣法、行政法等方面的法

任律、法規(guī)，熟悉有關(guān)保密法規(guī)；

職4、了解新聞學(xué)及經(jīng)濟(jì)信息等知識(shí)，了解本系統(tǒng)的管理機(jī)制運(yùn)行情況，熟悉本

條系統(tǒng)的組織情況及各部門的崗位職責(zé)。

件1、具有較強(qiáng)的工作應(yīng)變能力和協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系的能力，具有熟練使用現(xiàn)

代辦公設(shè)備的能力；

能力要求2、具有草擬列行性公文、情況報(bào)告和專題研究報(bào)告的能力，具有較強(qiáng)的語(yǔ)言

表達(dá)能力；具有撰寫全局性的工作報(bào)告、總結(jié)等材料的能力；

3、具有較強(qiáng)的信息捕捉能力和采編能力。

持續(xù)培1、參加省局（公司）和單位組織的各類培訓(xùn)

訓(xùn)要求2、自覺學(xué)習(xí)用關(guān)知識(shí)

序

號(hào)職責(zé)職責(zé)分解

1、向行業(yè)內(nèi)外報(bào)道本地區(qū)、本單位關(guān)經(jīng)營(yíng)管理動(dòng)態(tài)和重大事項(xiàng)

流程：消息添加一審核一重要消息報(bào)辦公室主任和局（公司）審批一編輯、

修改一錄用一刊登

負(fù)責(zé)文

權(quán)限:一般消息的審核

件、信息

2、組織人員向系統(tǒng)內(nèi)外刊物投福；

報(bào)道、綜

流程：落實(shí)信息報(bào)道人員一加強(qiáng)與行業(yè)內(nèi)外主要刊物聯(lián)系一撰寫槁件一秘

合性文

一書初審一辦公室主任或局（公司）領(lǐng)導(dǎo)審核一與有關(guān)部門和單位進(jìn)行聯(lián)系一報(bào)

字材料

送稿件一做好發(fā)表稿件的收集和登記

的起草、

權(quán)限：一般稿件的審核

校核及

3、綜合性材料撰寫

運(yùn)轉(zhuǎn)

流程：調(diào)查研究一收集各條線材料一撰寫一形成討論稿一領(lǐng)導(dǎo)審閱-修改

一形成正式稿

權(quán)限：撰寫初稿，提出建議

負(fù)責(zé)有1、擬訂全市性會(huì)議計(jì)劃

關(guān)會(huì)議流程：年初發(fā)放會(huì)議計(jì)劃境報(bào)表-匯總會(huì)議計(jì)劃一辦公室主任審核-市局（公

會(huì)務(wù)和司）領(lǐng)導(dǎo)審定-發(fā)布

記錄工權(quán)限：擬訂計(jì)劃草案

作

序

號(hào)

解

職責(zé)分

職責(zé)

事項(xiàng)

會(huì)議

有關(guān)

承辦

2、

議記錄

像-會(huì)

攝影掇

保障-

與會(huì)務(wù)

錄-參

會(huì)議記

通知-

-會(huì)議

受任務(wù)

：錢

流程

督辦。

項(xiàng)督查

決定事

-會(huì)議

息撰寫

會(huì)儀信

歸檔-

送審和

記錄

會(huì)議

市性

和全

會(huì)議

行政

室務(wù)、

知，

議通

：會(huì)

權(quán)限

劃

作計(jì)

訂工

1、擬

理、

核實(shí)整

報(bào)內(nèi)容

一對(duì)上

作安排

下季工

總結(jié)和

季工作

上報(bào)當(dāng)

各部門

流程：

報(bào)

核一

任審

室主

辦公

一報(bào)

計(jì)劃》

度工作

司）季

局（公

訂《市

草制

一起

歸納

分類

布

上發(fā)

一網(wǎng)

審定

領(lǐng)導(dǎo)

公司）

局（

有

負(fù)賁

》初稿

作計(jì)劃

季度工

公司）

局（

《市

起草

權(quán)限：

三

務(wù)

關(guān)政

規(guī)章

行政

擬定

起草、

2、

工作

審

領(lǐng)導(dǎo)

分管

查-報(bào)

處審

-去規(guī)